Gedragscode Privacy en publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Midden-Groningen 2019

De raad van de gemeente Midden-Groningen;

Gelezen het raadsvoorstel,

overwegende dat:

gelet op:

Besluit vast te stellen de Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Midden-Groningen 2019

Inleiding

Openbaarheid van bestuur is een belangrijk onderdeel van de democratie. De algemene gedachte is dat de overheid meer inzicht geeft in het functioneren. Niet alleen het eindresultaat van beleidvorming of beleid is van belang, minstens zo belangrijk is de manier waarop de besluiten tot stand zijn gekomen. De actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden is geregeld in de Wet openbaarheid bestuur (Wob)

De gemeenteraad van Midden-Groningen heeft als stelregel dat bijeenkomsten en stukken die daarbij worden gevoegd openbaar zijn, tenzij…, dus informatie wordt actief openbaar gemaakt. Deze informatie bevat soms privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en burgers. Privacy en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is geregeld in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gehouden aan de AVG en de uitzonderingsgronden als genoemd in de Wob. Actieve openbaarmaking door overheden kent geen eenduidige regels. Er is een spanningsveld tussen het belang van actieve openbaarmaking van overheidsinformatie en het risico voor betrokkenen bij openbaar making van persoonsgegevens op het internet. Ook het weglakken van gegevens volstaat niet altijd, omdat – bij publicatie op internet – via andere manieren de identiteit achterhaald kan worden. Er moet altijd een belangenafweging gemaakt worden.

De gemeenteraad heeft een gedragscode opgesteld in het belang van bestuurlijke transparantie en de in acht te nemen wet- en regelgeving. In deze code wordt artikelsgewijs aangegeven hoe de gemeenteraad rekening houdt met de privacy van betrokken natuurlijke personen.

Gedragscode privacy en publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Midden-Groningen 2019

het gewenst is een gedragscode te formuleren voor het publiceren van persoonsgegevens op het raadsgedeelte van de website van Midden-Groningen;

in het kader van de Wet openbaarheid bestuur documenten actief openbaar gemaakt worden;

de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

de Wet openbaarheid van bestuur;

artikel 149 van de Gemeentewet;

Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website raadsinformatiesysteem’

• a. Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie door de gemeenteraad van Midden-Groningen op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte van de website en in het raadsinformatiesysteem (RIS).

• b. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing toegankelijk. De geplaatste stukken zijn terug te zoeken tot en met 01-01-2018.

Artikel 2 Recht op rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens

• a. Betrokkene heeft het recht op rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens dan wel het recht een aanvullende verklaring te verstrekken wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens. Rectificatie vindt zo spoedig mogelijk plaats.

• b. Betrokkenen kunnen ten allen tijde verzoeken hun persoonsgegevens van de website te verwijderen. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Bij een dergelijk verzoek wordt door de griffier aan de hand van deze gedragscode beoordeeld of het laten staan van de persoonsgegevens noodzakelijk is.

• c. De gegevens worden wel op het besloten deel van de website ter beschikking gesteld aan de leden van het gemeentebestuur. Raadsleden en raadscommissieleden zijn bekend met het aan de stukken toegekende niet openbare karakter en gaan daar prudent mee om. Voor hen geldt de gemeentelijke gedragscode voor politiek ambtsdragers.

Artikel 3 Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met g geldt dat betrokkenen actief geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens.  

a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden.

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen. Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Op de website worden voor- en achternaam, een foto, het gemeentelijk mailadres en zakelijk telefoonnummers van de wethouders gepubliceerd. Van raadsleden worden voor- en achternaam, een foto, woonadressen, zakelijke, dan wel persoonlijke mailadressen en telefoonnummers gepubliceerd, tenzij zij de griffie verzoeken alleen de naam en het zakelijke mailadres kenbaar te maken. Nevenfuncties van politiek ambtsdragers moeten wettelijk openbaar worden gemaakt.

Gedragslijn: Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website. Bij aanvang van de benoeming wordt door de griffie geïnformeerd op welke wijze de raadsleden hun persoonsgegevens openbaar gemaakt willen hebben. Indien bij de griffie het verzoek binnen komt om telefoonnummers van raadsleden vrij te geven, wordt door de griffie aangegeven dat er contact wordt met het raadslid en dat deze zelf contact zoekt met de derde.

b. Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren dan wel extern ingehuurde personen, worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.

Gedragslijn: Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, ongeacht of zij voor de gemeente Midden-Groningen of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn, geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden openbaargemaakt, eventueel met vermelding van hun functie en de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.

c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt soms voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die, doorgaans handgeschreven, naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking, dit geldt voor genoemde vormen, zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

Transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereist dat op de website is te vinden dat een brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als er een lijst van ingekomen stukken wordt gepubliceerd, waarin wordt aangegeven dat er een ingekomen brief is ontvangen van een burger en het onderwerp worden vermeld.

Gedragslijn: Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Ingekomen brieven en petities worden via het beveiligde gedeelte (met persoonlijke wachtwoord) van het raadsinformatiesysteem (RIS) ontsloten zodat raadsleden en commissieleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan. Belanghebbenden (pers/burgers) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Dergelijke verzoeken zullen dan met toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur en de AVG worden behandeld. De griffie doet altijd melding van een dergelijk verzoek aan de afzender/indiener van brieven/petities.

d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen.

Personen die tijdens raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in. Van de vergaderingen worden ook opnames gemaakt die via de website te bekijken zijn. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, kunnen deze worden gepubliceerd.

Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun naam. Insprekers worden hierop gewezen door middel van een bevestigingsmail dat zij ontvangen van de griffie.

Gedragslijn: Indien een inspreker een tekst inlevert, op papier of digitaal, dan wordt deze bij de besluitenlijst van desbetreffende vergadering gevoegd. De bijdrage wordt zoals deze is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens, op de website geplaatst. Insprekers worden hier van tevoren op gewezen door de griffie.

e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college.

Een belangrijke categorie zijn de zienswijzen, bijvoorbeeld tegen bestemmingsplannen.

Zienswijzen tegen bestemmingsplannen, worden op de lijst van ingekomen stukken geplaatst conform de werkwijze bij c. Bij de stukken voor de raadsvergadering en de raadscommissie die ter voorbereiding daarop wordt gehouden, wordt een geanonimiseerde “nota van zienswijzen” toegevoegd. Daarbij wordt als bijlage tevens alle ingediende zienswijzen geanonimiseerd toegevoegd. Deze stukken worden op het openbare deel van de website geplaatst. De lijst met namen van de indieners en de door hun ingediende zienswijzen wordt ontsloten via het beveiligde gedeelte van het RIS (met persoonlijk wachtwoord) conform de werkwijze bij c. De griffie dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.

Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Ook in dit soort gevallen worden de stukken via de lijst van ingekomen stukken ter kennis gebracht van de raad, conform de werkwijze bij c. Documenten als bijlage bij de besluitvormende raad en de raadscommissie die ter voorbereiding daarop wordt gehouden, worden via het beveiligde gedeelte van het raadsinformatiesysteem ontsloten.

Gedragslijn: De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. De griffie ziet hierop toe. Deze stukken worden via het beveiligde gedeelte van het raadsinformatiesysteem ontsloten zodat raadsleden en raadscommissieleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan. Voor behandeling van zaken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen geldt dat indien nodig de zaak in een besloten raadsvergadering behandeld wordt. Dan wordt conform de Gemeentewet geheimhouding opgelegd.

f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad

In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.

Gedragslijn: Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is. De contactpersoon wordt hierover vooraf geïnformeerd.

g. Besluiten of zaken als benoemingen

Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

Benoemingen in Stichtingen: Namen van benoemde personen kunnen openbaar worden gepubliceerd mits het een ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) betreft. Het is wenselijk vooraf toestemming te vragen. Cv’s en andere persoonlijke gegevens worden niet vrijgegeven.

Gedragslijn: Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt. Overige stukken aangaande benoemingen (bijvoorbeeld een cv.) worden via het beveiligde gedeelte van het RIS ontsloten zodat raadsleden en raadscommissieleden wel kennis kunnen nemen van de stukken waarop persoonsgegevens staan.

h. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders

Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden aan het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift aan de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.

De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van brieven aan de gemeenteraad wordt als zodanig niet openbaar gemaakt. Dit gebeurt via de lijst van ingekomen stukken zie onder c.

Gedragslijn: De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van brieven aan de gemeenteraad wordt als zodanig niet openbaar gemaakt. Dit gebeurt in de lijst van ingekomen stukken, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. De lijst met ingekomen stukken wordt op de website gepubliceerd. Raadsleden en commissieleden kunnen op het beveiligde deel van het RIS kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.

Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode wordt aanbevolen de namen en handtekeningen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-) belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen bij publicatie van een rechterlijke beslissing op rechtspraak.nl.

Artikel 5. Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in de gedragsregels zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de

raadsleden/raadsfracties worden ingediend. Een voorbeeld is het initiatiefvoorstel.

Artikel 6 Citeertitel en inwerkingtreding

• a. Deze gedragscode kan worden aangehaald als “Gedragscode privacy en publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Midden-Groningen 2019”

• b. Deze gedragscode treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 19 december 2019

Adriaan Hoogendoorn Voorzitter

Mieke Bouwman Griffier

De raad van de gemeente Midden-Groningen