Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Midden-Groningen 2019

De raad van de gemeente Midden-Groningen.;

Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Gelet op artikel 83 eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de algemene wet bestuursrecht,

Gezien de ledenbrief VNG 19/018 d.d. 17-04-2019

 

Besluit vast te stellen de Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Midden-Groningen 2019

HOOFDSTUK 1: ALGEMEEN

 

 

Artikel 1: Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    collegeorganisatie: de organisatie van ambtenaren die op grond van art. 160, eerste lid, onder c, Gemeentewet valt onder verantwoordelijkheid van het college;

  • b.

    budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten;

  • c.

    raadscommissies: commissies ex art. 82 Gemeentewet;

  • d.

    griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

  • e.

    griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad en bestaat uit de griffier en de onder diens verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

  • f.

    werkgeverscommissie: een commissie ex art. 83 Gemeentewet;

  • g.

    commissieleden: leden benoemd in een raadscommissie ex artikel 82 gemeentewet.

 

HOOFDSTUK 2: WERKGEVERSCHAP

 

 

Artikel 2: Werkgeverscommissie

  • 1.

    De raad benoemt de leden van de werkgeverscommissie.

  • 2.

    De werkgeverscommissie treedt op als bevoegd gezag voor de griffier, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107 resp. 107d, eerste lid, van de Gemeentewet. De raad verleent de werkgeverscommissie met het vaststellen van deze verordening mandaat tot het uitoefenen van de daarbij behorende bevoegdheden.

  • 3.

    De werkgeverscommissie bestaat uit:

  • a.

    maximaal drie raadsleden;

  • b.

    functioneringsgesprekken en of beoordelingsgesprekken met de griffier zullen door de voltallige werkgeverscommissie gevoerd worden.

  • c.

    de raadsvoorzitter van de raad heeft in de werkgeverscommissie de rol van adviseur.

  • 4.

    De werkgeverscommissie benoemt uit haar midden een voorzitter. Deze fungeert als eerste aanspreekpunt voor de griffier.

  • 5.

    De werkgeverscommissie legt in een reglement de eigen werkwijze vast.

  • 6.

    De werkgeverscommissie kiest een P&O adviseur.

  • 7.

    De werkgeverscommissie bereidt voor de raad de besluiten voor die zijn uitgezonderd in het tweede lid.

  • 8.

    De voorzitter van de werkgeverscommissie tekent namens de raad de besluiten als bedoeld in het tweede lid.

 

Artikel 3: Griffier

  • 1.

    De griffier is eindverantwoordelijke voor de griffie. Met het vaststellen van deze verordening mandateert de raad aan de griffier de bevoegdheden van artikel 107e, tweede lid van de Gemeentewet om de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

  • 2.

    De in het eerste lid genoemde besluiten worden namens de raad ondertekend door de griffier.

  • 3.

    De griffier informeert de werkgeverscommissie over benoeming, schorsing en ontslag van griffiemedewerkers.

 

HOOFDSTUK 3: BEPALINGEN OVER DE GRIFFIE

 

 

Artikel 4: Taak griffie

De griffie ondersteunt de griffier, de raad en de voorzitter van de raad in de uitvoering van hun werkzaamheden.

 

Artikel 5: Rechtspositie griffie

De griffie volgt de Arbeidsvoorwaardenregeling van de Gemeente Midden-Groningen, welke wordt vastgesteld door de raad.

 

Artikel 6: Medezeggenschap

De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. In dit kader regelt de griffier als bestuurder in overleg met de werkgeverscommissie en de medewerkers van de griffie, de medezeggenschap voor de griffie.

 

Artikel 7: Facilitaire ondersteuning

De facilitaire ondersteuning van de griffie (op het gebied van administratie, financiën, archivering, huisvesting, automatisering, personeelszorg en andere interne diensten) wordt verzorgd door de collegeorganisatie, voor zover niet opgepakt in eigen beheer van de griffie.

 

HOOFDSTUK 4: INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER

 

 

Artikel 8: Ondersteuning en informatie raad

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, de raadsleden en commissieleden, de fracties, de bijeenkomsten van de raad en raadscommissies.

  • 2.

    De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij behoeven. De informatie wordt mondeling, elektronisch, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk digitaal gewerkt wordt.

  • 3.

    De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd de benodigde bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.

  • 4.

    De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

  • 5.

    voor het kunnen vertegenwoordigen van de gemeente bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, voor zover die betrekking hebben op het werkgebied van de raad en griffie, verleent de burgemeester een volmacht aan de griffier.

  • 6.

    De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

 

Artikel 9: Bijstand raadsvoorzitter

De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

 

Artikel 10: Voorbereiding vergaderingen raad, en raadscommissies

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad, en de raadscommissies.

  • 2.

    De griffier draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad, de raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.

  • 3.

    De griffier is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

  • 4.

    De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. Ter voorbereiding en afstemming van de agenda van de raad, en de raadscommissies en jaaragenda treedt de griffier in overleg met de gemeentesecretaris over planning en programmering.

  • 5.

    Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

 

Artikel 11: Vergaderingen fractievoorzittersoverleg, agendacommissie en raadscommissies

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg en de agendacommissie van de raad.

  • 2.

    De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van andere door de raad ingestelde commissies, tenzij een commissie anders besluit.

  • 3.

    De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen en voor het vastleggen van de genomen besluiten en registratie van de daarbij aanwezige personen.

 

Artikel 12: Verantwoordelijkheid voor griffie

  • 1.

    De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

  • 2.

    De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;

  • b.

    het tijdig en voldoende voorzien van de raad en de raadscommissies van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;

  • c.

    een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan.

 

Artikel 13: Budgethouderschap

  • 1.

    De griffier is hoofdbudgethouder van de budgetten die vallen onder de raad en de griffie. De raad mandateert met het vaststellen van deze verordening aan de griffier de bevoegdheid bestedingen te verrichten ten laste van de toegekende budgetten.

  • 2.

    De budgetten van de raad en griffie zijn onderdeel van de programmabegroting en worden als zodanig door de raad vastgesteld.

 

Artikel 14: Afwezigheid

  • 1.

    Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

  • 2.

    De raad benoemt één of meer plaatsvervangend griffier(s), die de griffier bij diens afwezigheid vervangt of vervangen.

 

HOOFDSTUK 5: AMBTELIJKE BIJSTAND RAADSLEDEN, COMMISSIELEDEN EN FRACTIES

PARAGRAAF 1: BIJSTANDSVERLENING

 

Artikel 15: Opdracht tot bijstandverlening

Indien de raad als geheel bijstand wenst, geeft hij - tenzij hij besluit tot uitbesteding - daartoe opdracht aan de griffier.

 

Artikel 16: Verzoek aan de griffier

Indien één of meerdere raadsleden of commissieleden bijstand wensen, wenden zij zich tot de griffier. Bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend door de griffier, of door een griffiemedewerker.

 

Artikel 17: Verzoek aan de gemeentesecretaris

De secretaris, de griffier en de burgemeester voeren regelmatig overleg over de verleende en te verlenen ambtelijke bijstand en ondersteuning door de collegeorganisatie als bedoeld in artikel 1, onder a. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier, of een griffiemedewerker kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

 

Artikel 18: Weigeringsgronden

Bijstand wordt verleend, tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente of de individuele belangen van derden kan schaden;

  • c.

    de ermee gemoeide werkzaamheden een onevenredig beslag leggen op de ambtelijke capaciteit;

  • d.

    het verzoek een kennelijk discriminerende strekking heeft ten opzichte van individuele personen, of groepen van personen.

 

Artikel 19: Beoordeling

  • 1.

    Of een verzoek om bijstand dient te worden geweigerd, wordt beoordeeld door de griffier indien het een verzoek ex artikel 16 betreft en door de gemeentesecretaris indien het een verzoek ex artikel 17 betreft.

  • 2.

    Weigering van het verzoek om bijstand wordt schriftelijk en met redenen omkleed aan het raadslid of commissielid meegedeeld.

  • 3.

    Een raadslid of commissielid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

  • 4.

    Een geweigerd verzoek om bijstand kan worden voorgelegd aan:

  • a.

    De werkgeverscommissie indien het een weigering op grond van artikel 16 betreft. De commissie beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

  • b.

    De burgemeester indien het een weigering op grond van artikel 17 betreft. Als overleg met de secretaris met de griffier niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan het raadslid of commissielid de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

  • 5.

    Indien de griffier, respectievelijk de gemeentesecretaris bijstand weigert op grond van artikel 18, kan de raad besluiten om externen in te schakelen.

 

Artikel 20: Rechten commissieleden

Commissieleden hebben recht op aanvullende voorzieningen die van gemeentewege aan raadsleden worden verstrekt, zoals een toegangspas tot de gebouwen, digitale hulpmiddelen en het gebruik van de fractie- en raadsruimten.

 

PARAGRAAF 2: FRACTIEONDERSTEUNING

 

Artikel 21: Recht op financiële bijdrage

  • 1.

    De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

  • 2.

    Deze financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 1000,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,- per raadszetel.

 

Artikel 22: Besteding financiële bijdrage

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    Betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • b.

    giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • c.

    uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten

 

Artikel 23 Voorschot financiële bijdrage

  • 1.

    Er worden geen voorschotten verstrekt voor het lopende kalenderjaar. Jaarlijks wordt door de fracties vóór 1 februari een verantwoording afgelegd over het voorgaande jaar. Uiterlijk 1 maart vindt de uitbetaling van de financiële bijdrage plaats.

  • 2.

    In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.

 

Artikel 24: Gevolgen splitsen fractie en einde bestaan fractie

  • 1.

    Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

  • 2.

    Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

  • 3.

    Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

  •  

Artikel 25. Reserve

  • 1.

    De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2.

    De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 23.

  • 3.

    Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de verrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

  • 4.

    De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5.

    Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 6.

    Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 26 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

  • 1.

    Elke fractie legt, vóór 1 februari van het nieuwe kalenderjaar, op de afgesproken wijze, aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.

  • 2.

    De raad stelt via het fractievoorzittersoverleg na controle van het financieel verslag de hoogte vast van:

  • a.

    de financiële bijdrage;

  • b.

    het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot’.

 

HOOFDSTUK 6: OVERIGE BEPALINGEN

 

 

Artikel 27. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Midden-Groningen 2019.

 

Artikel 28. Hardheidsclausule

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier overleg met de werkgeverscommissie.

 

Artikel 29. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de op 02-01-2018 door de gemeenteraad vastgestelde ”Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Midden-Groningen 2018”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 november 2019,

Hans Haze, Plaatsvervangend voorzitter,

Mieke Bouwman, De griffier,

Naar boven