Instructie voor de griffier van de gemeente Someren 2019

De raad van de gemeente Someren;

 

gezien het voorstel van de werkgeverscommissie griffie gemeente Someren d.d. 17 december 2019;

 

gelet op: artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet

 

b e s l u i t :

 

vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Someren 2019

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

Griffier:

de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

Griffie:

de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

Werkgeverscommissie:

een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeente ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffer is gedelegeerd;

Presidium:

een door de raad ingesteld orgaan ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad en de raadscommissies en het doen van aanbevelingen inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies;

Raadsplanning (of lange termijnagenda):

plannings- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

 

Hoofdstuk 2 Instructie voor de griffier

Artikel nr. 2 Algemene ondersteuning

  • 1.

    De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen.

  • 2.

    De griffier is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

  • 3.

    De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

  • 4.

    De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

  • 5.

    De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

  • 6.

    De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

  • 7.

    De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

 

Artikel nr. 3 Ondersteuning vergaderingen

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding, voor het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen en nazorg van de vergaderingen daarvan;

  • 2.

    De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden

  • 3.

    De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

  • 4.

    De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van de raadsvoorzitter, de plaatsvervangend raadsvoorzitter en de commissievoorzitter(s).

 

Artikel nr. 4 Ondersteuning presidium

  • 1.

    De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

  • 2.

    De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad en de raadscommissies.

  • 3.

    De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de termijnagenda van de raad.

  • 4.

    De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad.

 

Artikel nr. 5 Organisatie griffie

  • 1.

    De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.

  • 2.

    De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

  • 3.

    De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

  • 4.

    De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

 

Artikel nr. 6 Bestuurlijk en ambtelijk overleg

  • 1.

    De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

  • 2.

    De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

  • 3.

    De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

  • 4.

    De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

  • 5.

    De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

 

Artikel nr. 7 Ondersteuning rekenkamer- en onderzoekscommissie

  • 1.

    De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 810a van de Gemeentewet.

  • 2.

    De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

  • 3.

    De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

 

Artikel nr. 8 Communicatie en voorlichting

  • 1.

    De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

  • 2.

    De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en van de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

  • 3.

    De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

  • 4.

    De griffier draagt, op verzoek van de raad of college, met instemming van het presidium, zorg voor de organisatie van informatiebijeenkomsten ten behoeve van raads- en commissieleden.

 

Artikel nr. 9 Verhindering en vervanging

  • 1.

    Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn/ haar ambt te vervullen, doet hij/ zij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

  • 2.

    De plaatsvervanger van de griffier is aan te wijzen door de gemeentesecretaris, in overleg en overeenstemming met de werkgeverscommissie.

  • 3.

    Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad benoemde plaatsvervanger.

 

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel nr. 10 Slotbepaling

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

 

Artikel nr. 11 Citeertitel en inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening kan worden aangehaald als: Instructie voor de griffier van de Gemeente Someren 2019

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.

 

Aldus besloten in de vergadering van de raad van de gemeente Someren,

de raadsgriffier,

J. Laurens Janse-Oostdijk

de voorzitter,

D. Blok

TOELICHTING

 

Algemeen

Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier.

 

 

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

 

Artikel nr. 2 Algemene ondersteuning

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen de raad en het college.

 

Artikel nr. 3 Ondersteuning vergaderingen.

De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het presidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijke denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

 

Artikel nr. 4 Ondersteuning presidium

Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het presidium is samengesteld als commissie uit de raad waar enkele vertegenwoordigers uit de raad (één per fractie) tezamen met de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter procedurele afspraken maken. Het presidium wordt door de griffier ondersteund.

Naar boven