Gemeenteblad van Oost Gelre
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Oost Gelre | Gemeenteblad 2020, 42742 | Overige overheidsinformatie |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Privacyreglement basisregistratie personen gemeente Oost Gelre 2020
De wet: de Wet basisregistratie personen
Het besluit: het Besluit basisregistratie personen
De verordening: de Verordening basisregistratie personen vastgesteld door de Gemeenteraad op
Basisregistratie: de basisregistratie personen zoals bedoeld in artikel 1.2 van de wet.
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening zoals bedoeld in artikel 66a van het besluit.
Autorisatiebesluit: een besluit zoals bedoeld in artikel 3.2 van de wet, betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V.
Ingeschrevene: diegene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen.
Ingezetene: de ingeschrevene die zijn adres heeft in de gemeente Oost Gelre en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen.
Authentiek gegeven: een in de BRP opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt.
Aangehaakt gegeven: een in de BRP over de ingeschrevenen opgenomen gegeven dat niet behoort tot de verplichte gegevensset van de BRP, maar dat de gemeente per persoon bijhoudt voor eigen gebruik.
Bijhoudingsgemeente: de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.4 van de wet verantwoordelijk is voor de bijhouding van de persoonslijst.
Beheerder: de functionaris die namens de gemeente verantwoordelijk is voor de dagelijkse zorg voor de BRP.
Bestuursorgaan: een orgaan van een rechtspersoon dat krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed.
Binnengemeentelijke bestuursorgaan: een bestuursorgaan van de gemeente.
Derde: elke andere persoon of instelling dan een bestuursorgaan, een ingeschrevene of een geregistreerde.
Artikel 2 Beheer van de basisregistratie personen
De beheerder van de BRP is de leidinggevende van afdeling Burgerzaken.
De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
(Te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties.
(Rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie door middel van andere geautomatiseerde toepassingen.
Verstrekkingen aan binnengemeentelijke bestuursorganen, of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de BRP.
Artikel 3 Verplicht gebruik authentieke gegevens en terugmeldplicht
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden ten minste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke bestuursorgaan die deze gegevens uit de BRP nodig hebben voor de vervulling van hun taken; zodanig dat deze bestuursorgaan aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen.
Een bestuursorgaan dat gerede twijfel heeft over de juistheid van een (authentiek) gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie is verplicht hiervan mededeling te doen aan de beheerder.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V
Rechtstreekse toegang tot de BRP hebben:
De beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van afdeling Burgerzaken.
De in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke bestuursorganen, voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 3.5 en 3.8 van de wet.
De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke bestuursorganen hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de BRP. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke bestuursorganen rechtstreeks toegang tot de in Bijlage 2 vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke bestuursorganen hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke bestuursorganen
Met inachtneming van de artikelen 3.8 en 3.9 van de wet worden aan de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke bestuursorgaan de aldaar aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens aldaar aangegeven doeleinden. In Bijlage 5 zijn hiervoor instructies opgenomen.
Artikel 6 Verbanden met andere registraties
Op grond van artikel 3.8 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie gegevens verstrekt aan de in Bijlage 4 genoemde beheerders van andere registraties.
De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan bestuursorganen niet zijnde een orgaan van de gemeente, aan derden zoals bedoeld in artikel 3.9 van de wet, en aan andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. In Bijlage 5 zijn hiervoor instructies opgenomen.
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 3.9 van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 3.3 en 3.6 van de wet, gegevens worden verstrekt aan de in Bijlage 6 aan te geven overige verzoekers; voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens, en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden, en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.
De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.
De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer wordt gedaan naar aanleiding van een melding; met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 van de wet en de artikelen 27 en 28 van het besluit.
‘Protocollering’ is het recht van ingeschrevenen om te weten welke gegevens van hen zijn verstrekt aan overheidsorganen en derden. Het gaat om gegevensverstrekkingen die tot twintig jaren voorafgaand aan het verzoek hebben plaatsgevonden.
De beheerder houdt een protocol bij van het verstrekken van gegevens.
Artikel 11 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking
Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens, worden ingediend bij de beheerder.
De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.
De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens, worden schriftelijk ingediend bij de beheerder.
De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.
De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de BRP verwijderd, na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen drie maanden na dit besluit.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan, en conform het vastgestelde beveiligingsbeleid van de gemeente Oost Gelre.
Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de bewaartermijnen van de Archiefwet 1995.
Oost Gelre, 4 februari 2020.
Het College van B&W van de gemeente Oost Gelre,
mevrouw A. Bronsvoort, burgemeester
de heer R. Dijkstra, waarnemend gemeentesecretaris
Lijst van organen van de gemeente met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie personen. De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Oost Gelre hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie en de GBA-V voor zover daartoe geautoriseerd op grond van het autorisatiebesluit
De verantwoordelijke, het college van B&W, kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnen-gemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte inzage die gestoeld is op het autorisatiebesluit van de gemeente Oost Gelre.
Lijst van organen/organisaties waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de basisregistratie personen.
Aanvullende autorisaties worden uitsluitend vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Dit geschiedt na een schriftelijk verzoek van het orgaan.
Lijst van organen van de gemeente waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens aan worden verstrekt
Lijst van organen van de gemeente die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens (aangehaakte gegevens) die aan hen verstrekt zijn.
Gegevensverstrekking binnen de eigen organisatie
De Wet BRP laat de regeling van de gegevensverstrekking uit de BRP over aan het College van B&W. Het beleidskader voor de verstrekking is vastgelegd in een verordening. In de gemeente Oost Gelre heeft de Gemeenteraad in mei 2018 in de Verordening gegevensverstrekking BRP het vigerende beleid vastgelegd. Het College van B&W heeft dit beleid concreet geregeld in het Privacyreglement BRP. Hierin is bepaald voor welk doel, over welke personen en over welke gegevens de diverse organisatieonderdelen moeten beschikken. College van B&W wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gezien als de verantwoordelijke. Op de verantwoordelijke rust de verantwoordelijkheid om de privacy van de burgerij te beschermen door adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.
Er zijn in de BRP drie typen gegevensverstrekking:
- •
- •
- •
In bijlage 1 van het Privacyreglement BRP staan de organisatieonderdelen van de gemeente Oost Gelre beschreven die ad hoc vragen mogen stellen. De inhoud van de taak is bepalend voor de wijze van het stellen van vragen (ad hoc adres of ad hoc persoon), de categorie van personen (inwoners / niet-inwoners), en de bijbehorende set van persoonsgegevens. Vrijwel alle onderdelen van de organisatie zullen persoonsgegevens gebruiken tenzij het doel van de BRP zich niet verenigt met de taak waarvoor het organisatieonderdeel zich geplaatst ziet. Een voorbeeld hiervan is dat persoonsgegevens uit de BRP niet mogen worden gebruikt voor de eigen personeelsadministratie. In Bijlage 2 van het Privacyreglement BRP is de gegevensset per organisatieonderdeel bepaald.
Vanuit de applicatie iBurgerzaken van leverancier Pink Roccade worden berichten aangemaakt voor de Makelaarssuite die van daaruit doorgaan naar Key2DDS van leverancier Centric. Het gaat hier om berichten over geboorte, huwelijk, overlijden, verhuizingen, vertrekken, vestigingen in Nederland. In Bijlage 3 van het Privacyreglement BRP is het organisatieonderdeel bepaald dat recht heeft op deze verstrekkingen. Mutaties worden doorgaans digitaal aangeleverd en verwerkt.
Dit betreft verstrekkingen over inwoners die aan specifieke selectiecriteria voldoen. In principe wordt bij elke selectie vooraf getoetst of de organisatie recht heeft op deze verstrekking, gelet op de uit te voeren taak waarvoor deze gegevens worden gevraagd. De beslissing over het al dan niet verstrekken wordt op ambtelijk niveau genomen door het hoofd afdeling Publiek en Bestuur, voor zover bepaald in het
Privacyreglement BRP. Over niet in het Privacyreglement BRP voorziene selectieverzoeken beslist het College van B&W als verantwoordelijke.
Aanlevering van deze gegevens is in principe mogelijk via het netwerk, cd-rom, USB-stick en/of op papier.
Telefonisch / mondeling / mail
In geval een medewerker telefonisch of in persoon gegevens opvraagt, moet zowel de identiteit als de bevoegdheid van de aanvrager worden vastgesteld. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van de ‘wie is wie’ op intranet. Bij twijfel aan de identiteit van de aanvrager wordt -via het (mobiele) nummer vermeld in de ‘Wie Wat Waar’-pagina’s op intranet en ‘In the picture’ zelf telefonisch rechtstreeks contact opgenomen met de aanvragende collega.
Uiteraard worden uitsluitend die gegevens verstrekt die nodig zijn voor de uitvoering van zijn of haar taak.
Ook binnen de organisatie geldt een terugmeldplicht. Dit houdt in dat organen van de gemeente die persoonsgegevens gebruiken, bij gerede twijfel over de juistheid van het verstrekte gegeven, de afdeling Burgerzaken daarvan in kennis moeten stellen.
Periodieke controle en rapportage
Periodiek (minimaal éénmaal per jaar) worden bovengenoemde verstrekkingen op bijzonderheden gecontroleerd. Servicedesk voert deze controle uit en rapporteert hierover aan de leidinggevende van afdeling Burgerzaken.
Bijlage 6 Verstrekkingentabel BRP
Zie hiervoor mede het Schema verzoeken om schriftelijke gegevensverstrekking uit de BRP
Andere verstrekkingen vinden uitsluitend plaats, nadat het college van burgemeester en wethouders hierover afzonderlijk een besluit heeft genomen.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-42742.html