Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Opsterland houdende regels omtrent gedragsregels privacy en persoonsgegevens

Inleiding

Openbaarheid of transparantie van bestuur is een essentieel onderdeel van elke moderne democratie. De algemene gedachte is dat overheden en semioverheden inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang, minstens zo belangrijk is de manier waarop tot de besluiten is gekomen.

De gemeenteraad van Opsterland maakt informatie actief openbaar. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie, zoals persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en inwoners. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot goed; het wordt niet voor niets uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Actieve openbaarmaking door overheden kent geen eenduidige regels. Dat botst met de strengere richtlijnen die er vanwege privacyredenen zijn. Het belang van actieve openbaarmaking weegt niet op tegen de openbaarmaking van persoonsgegevens van betrokkenen. Openbaarmaking van persoonsgegevens op internet kan grote risico’s meebrengen voor betrokkenen. Ook het weglakken van gegevens volstaat niet altijd, omdat – bij publicatie op internet – via andere manieren de identiteit achterhaald kan worden. Er dient altijd een belangenafweging gemaakt te worden.

De gemeenteraad heeft daarom gedragsregels opgesteld. Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe de gemeenteraad rekening houdt met de privacy van personen bij de uitvoering van zijn taken.

Artikel 1. Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeente Opsterland. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar.

Artikel 2. Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen kunnen op ieder moment aangeven dat zij hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd.

Artikel 3. Persoonsgegevens

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente Opsterland gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met e geldt dat betrokkenen via de website geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.

• a. Politieke ambtsdragers: raadsleden, collegeleden

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig gekozen of benoemd. Hun namen komen vaak in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op agenda’s, besluitenlijsten en documenten zoals raadsvoorstellen, moties, amendementen en schriftelijke vragen.

Gedragslijn

Voor politieke ambtsdragers geldt, dat zakelijke e-mailadressen worden bekendgemaakt op de website en in de gemeentegids. Adressen en telefoonnummers worden alleen optioneel, met toestemming van de betrokkenen, bekendgemaakt.

• b. Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, eventueel een vermelding van het domein waar zij werkzaam zijn en het zakelijke e-mailadres.

Gedragslijn

Voor ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad geldt, ongeacht of zij voor de gemeente Opsterland of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden gepubliceerd, eventueel met vermelding van het domein waarvoor zij werkzaam zijn en het zakelijke e-mailadres.

• c. Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van personen en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het e-mailadres en telefoonnummer van de afzender en brieven zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens rechtstreeks zijn in te zien.

Brieven van personen

Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van personen moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Daarnaast vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen.

Brieven van instellingen/organisaties

Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze brieven wordt niet als bovenmatig beschouwd. Tot deze categorie behoren ook brieven/geschriften van de rekenkamercommissie en het college van B&W aan de raad.

Gedragslijn

Alle ingekomen brieven en andere stukken van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, zijn in principe openbaar. De volledige inhoud van die stukken wordt in beginsel echter niet op de website van de raad gepubliceerd. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van burgers door de raad zijn ontvangen, onder vermelding van uitsluitend de naam van de afzender en een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Het ingekomen stuk is integraal beschikbaar voor raadsleden en kan door anderen worden opgevraagd bij de griffie. De griffier verstrekt de stukken in dat laatste geval geanonimiseerd, dus zonder persoonsgegevens.

Indien nodig wordt op de lijst van ingekomen stukken ook de vermelding van de naam van de afzender achterwege gelaten en vervangen door een neutralere omschrijving. Een en ander ter beoordeling van de griffier.

Ingekomen stukken van organisaties en instellingen zijn ook in principe openbaar. Zij worden vermeld op de lijst van ingekomen stukken, die op de website wordt gepubliceerd. Ook deze stukken zijn op te vragen bij de griffie. De griffier verstrekt deze stukken.

Bij het verstrekken van ingekomen stukken aan derden houdt de griffier rekening met de in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur genoemde belangen.

Petities

Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen de boodschap die men wenst uit te dragen, wel wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt niet op de website gepubliceerd, ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart. Het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente. De lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar voor raadsleden.

• d. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen

Personen die tijdens vergaderingen gebruikmaken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website (in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal).

Zij leveren vaak tijdens de vergadering ook de tekst van de inspraakbijdrage in. Als de door hen aangeleverde tekst het adres en eventuele andere persoonsgegevens van de spreker(s) bevat, kunnen deze worden gepubliceerd. Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun naam. Insprekers worden hierop gewezen door de griffie bij de aanmelding voor het inspreken en door de informatie op de website bij het onderdeel over spreekrecht.

Gedragslijn

Indien een inspreker een tekst inlevert, op papier of digitaal, dan wordt deze bij de vergaderstukken van desbetreffende vergadering gevoegd. De bijdrage wordt zoals deze is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens, op de website geplaatst. Insprekers worden hier van tevoren op gewezen door de griffie en door vermelding op de website.

• e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten.

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen weinig besluiten over individuele personen. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens van individuele personen staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals nota’s van zienswijzen bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voor publicatie op de website geanonimiseerd en worden handtekeningen afgeplakt, tenzij de betrokkene expliciet aangeeft geen bezwaar te hebben tegen publicatie van de persoonsgegevens.

Bezwaarprocedures

Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.

Burgerinitiatief

Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of een heel dorp aangaat. Met een burgerinitiatief vragen inwoners de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de postcode van degene die het verzoek indient/ondersteunt.

Gedragslijn

• De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd.

• Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt.

• Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. Ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd.

• f. Besluiten of zaken als benoemingen en voordrachten

Bij benoemingen of voordrachten worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen of voor te dragen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

• g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders

Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van brieven wordt soms op verzoek van de raad in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.

Gedragslijn

De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad wordt niet op de website openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke beantwoordingsbrieven door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de geadresseerde onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. De lijst met ingekomen stukken wordt op de website gepubliceerd. Raadsleden kunnen wel kennisnemen van de beantwoordingsbrief waarop persoonsgegevens staan.

Artikel 4. Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimisering nodig is volgens deze gedragscode wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-) belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen, die door de Nederlandse rechtspraak wordt gebruikt.

Artikel 5. Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsleden/raadsfracties worden ingediend. Een voorbeeld is het initiatiefvoorstel.

Artikel 6. Bevoegdheid griffier

• 1. De uitvoering van deze gedragscode is opgedragen aan de griffier.

• 2. Indien en voor zover er bij het openbaar maken van documenten besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht moeten worden genomen, dan is de griffier bevoegd namens de gemeenteraad dergelijke besluiten voor te bereiden, te nemen en de gemeenteraad te vertegenwoordigen in bezwaarprocedures en rechtsgedingen over die besluiten.

Artikel 7. Ingangsdatum

Deze gedragsregels treden in werking op 17 februari 2020.

Vastgesteld door de gemeenteraad van Opsterland in de openbare raadsvergadering van 10 februari 2020.

De griffier,

Ieke Zwart

De voorzitter,

Ellen van Selm