Gemeenteblad van Opsterland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Opsterland | Gemeenteblad 2020, 39395 | Beleidsregels |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Opsterland houdende regels omtrent het Beleidsplan Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving Fysieke Ruimtelijke Leefomgeving 2020-2024\ OWO-gemeenten
Al een aantal jaren werken de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland (OWO) samen. Daarmee bundelen ze hun krachten met als doel verbetering van de kwaliteit, klantgerichtheid, en vermindering van (meer)kosten en kwetsbaarheid. Op het vakgebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) is er sinds 1 juli 2015 een gezamenlijke afdeling die voor de drie OWO-gemeenten het gros van de werkzaamheden VTH uitvoert in de fysieke ruimtelijke leefomgeving. Het gaat daarbij om ruimtelijke ordening, bouwen en wonen, brandveiligheid, milieu en natuur, openbare ruimte en algemeen plaatselijke verordening, Drank- en horecawet en Bijzondere wetten. Een deel van het VTH-werk ligt bij de afdelingen beleid / ruimte en de klantencontactcentra.
Er is op dit moment veel gaande in onze VTH-wereld. We dragen verplicht extra taken over naar de FUMO (2020). De wetgeving gaat ingrijpend veranderen met de komst van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging (2021). Daarnaast heeft de Rekenkamercommissie recentelijk aanbevelingen gedaan op het terrein van vergunningverlening. Deze aanbevelingen en de adviezen vanuit het provinciale Interbestuurlijke toezicht zijn verwerkt in het plan.
Eén Beleidsplan OWO-VTH voor alle drie OWO-gemeenten
Voor u ligt het eerste Beleidsplan OWO-VTH dat voor alle drie samenwerkende OWO-gemeenten geldt. Dit Beleidsplan OWO-VTH harmoniseert de werkwijze rond de VTH-taken daar waar het kan. Maatwerk in de uitvoering blijft mogelijk. Er zijn meerdere redenen voor het opstellen van VTH-beleid. Ten eerste is het wettelijk verplicht om actueel beleid te hebben en ons ‘oude’ beleid voldeed niet meer aan de eisen. Verder is het VTH-takenpakket breed. We kunnen niet overal tegelijk zijn en moeten daarom keuzes maken. We hebben een omgevings- en risicoanalyse opgesteld om te bepalen waar de grootste risico’s zitten. Ook hebben we uitgangspunten bepaald, onze ‘spelregels’, en doelen: ‘wat we willen bereiken’. Dit helpt om keuzes te maken en de juiste dingen te doen. Elk geval is anders, maar het VTH-beleid geeft algemene beginselen.
Onze uitgangspunten: welke ‘spelregels’ hanteren we?
- •
- •
- •
- •
- •
Onze doelen: wat willen we bereiken?
- •
We dragen met ons werk bij aan een veilige, gezonde, duurzame en schone leefomgeving met een goede ruimtelijke kwaliteit. Dit doen we door vergunningen te verlenen en te controleren op de regels voor bouwen, constructie, brandveiligheid en milieu. Ook controleren we of evenementen veilig zijn en of de horeca zich houdt aan de regels (bijvoorbeeld NIX18) en houden we toezicht op natuur, landschap en groen.
- •
- •
Meldingen over de openbare ruimte kunnen gemakkelijk (digitaal) ingediend worden. We handelen deze meldingen af en dragen daarmee bij aan de kwaliteit van onze leefomgeving en de tevredenheid van onze inwoners en bedrijven. Bij bezwaren zoeken we eerst persoonlijk contact en voorkomen daarmee onnodige juridische procedures.
- •
Wanneer hebben we onze doelen bereikt: uitvoering en monitoring
Jaarlijks vertalen we onze doelen naar concrete werkzaamheden in het VTH-jaarprogramma. We betrekken daarbij de monitoring en evaluatie van het vorige jaar. Het positieve effect van ons werk op de beleidsdoelen is lastig te meten. De omgevingskwaliteit wordt immers bepaald door vele factoren. Daarom kiezen we voor het meten van onze ‘prestaties’, zoals het aantal verleende vergunningen en controles. Ook meten we het naleefgedrag, dit is de mate waarin bepaalde doelgroepen de regels naleven, en het aantal overtredingen. Verder meten we de klanttevredenheid. Door deze metingen regelmatig te herhalen kunnen we een vergelijking maken met voorgaande jaren.
Omgevings- en risicoanalyse OWO-gemeenten geactualiseerd
De drie OWO-gemeenten zijn plattelandsgemeenten met in totaal zo’n 81.000 inwoners. Er zijn een aantal grotere en kleinere dorpen en een uitgestrekt buitengebied met o.a. landbouw en natuur. De beleving van natuur en landschap en de groene, aantrekkelijke woonomgeving is een kernkwaliteit. Verder zijn er een aantal bedrijventerreinen.
Gemeentelijke speerpunten zijn de Energietransitie, dit is hoe we ‘van het gas af gaan’ en omschakelen naar duurzame energievormen, maar ook het tegengaan van Ondermijning, dit is de vermenging van de onderwereld (criminaliteit) met de bovenwereld.
De probleem- en risicoanalyse is uitgevoerd door voor alle VTH-taken in te schatten wat het effect is als de regels niet worden nageleefd en hoe groot de kans daarop is. We gebruiken de formule: Risico = kans x effect.
Wat betekent de omgevings- en risicoanalyse voor ons werk in de komende jaren?
- •
- •
- •
Meer aandacht voor openbare ruimte. Verder stimuleren we het doen van meldingen over hinder en overlast in de openbare ruimte. Dat dit werkt, zien we aan een stijgende lijn in het aantal meldingen. De behandeling van deze meldingen draagt bij aan de kwaliteit van de leefomgeving en een klantgerichte dienstverlening. Het aanbrengen van focus en prioriteit is belangrijk. We verwachten dat de benodigde inzet hierop de komende jaren eerder zal toe- dan afnemen.
- •
- •
Onze strategieën: hoe voeren we ons werk uit?
We passen in ons werk de bovenbeschreven uitgangspunten, onze ‘spelregels’, toe. De strategieën voor vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn verder uitgebreid beschreven in het Beleidsplan OWO-VTH.
De uitvoering van dit Beleidsplan OWO-VTH past binnen de beschikbare middelen. Voor een aantal ontwikkelingen wordt nog gekeken naar aanpak en benodigde middelen.
Al een aantal jaren werken de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland (OWO) samen. Daarmee bundelen ze hun krachten met als doel verbetering van de kwaliteit, klantgerichtheid, en vermindering van (meer)kosten en kwetsbaarheid. Per 1 juli 2015 is één afdeling opgericht, die voor de drie OWO-gemeenten de vergunningverlening, toezicht en handhaving in de fysieke ruimtelijke leefomgeving uitvoert, VTH-beleid opstelt en adviseert over VTH-gerelateerde onderwerpen.
Voor u ligt het eerste Beleidsplan OWO-VTH dat voor de drie samenwerkende OWO-gemeenten geldt. Niet alles uit het plan is nieuw. In het beleidsplan bouwen we voort op de beleidsplannen van de individuele gemeenten, rekening houdend met ontwikkelingen en nieuwe (wettelijke) eisen.
1.1 Waarom een Beleidsplan OWO-VTH?
Er zijn meerdere redenen voor het opstellen van VTH-beleid.
Het is wettelijk verplicht om actueel VTH-beleid te hebben. Het handhavingsbeleid van de individuele OWO-gemeenten liep tot en met 2018 en was verouderd. Het VTH-beleid moet aan veel wettelijke eisen voldoen. Zo moet er een actuele probleem- en risicoanalyse zijn, moeten er meetbare doelen zijn geformuleerd en vanaf 2017 is het ook verplicht om vergunningenbeleid te hebben. We voldeden niet aan alle eisen. We hebben 2019 gebruikt om in OWO-verband nieuw VTH-beleid te ontwikkelen.
Dit Beleidsplan OWO-VTH harmoniseert de werkwijze rond de VTH-taken daar waar het kan.
Maatwerk blijft mogelijk, daar waar dat nodig is.
Het VTH-takenpakket is breed. We kunnen niet overal tegelijk zijn en moeten daarom keuzes maken. In dit Beleidsplan OWO-VTH is een omgevings- en risicoanalyse uitgewerkt. Ook zijn uitgangspunten en doelen vastgesteld. Dit helpt om keuzes te maken en de juiste dingen te doen. Elk geval is anders, maar het VTH-beleid geeft algemene beginselen.
1.2 Waar gaat het Beleidsplan OWO-VTH over?
Fysieke / ruimtelijke leefomgeving
Het Beleidsplan OWO-VTH gaat over onze wettelijke taken in de fysieke / ruimtelijke leefomgeving, voor zover hieraan een Vergunningen-, Toezicht- en / of Handhavingscomponent zit. Binnen de reikwijdte van het fysieke / ruimtelijke domein vallen de volgende onderdelen:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
VTH-taken andere afdelingen, FUMO en VRF
Het Beleidsplan OWO-VTH is ook van toepassing op de VTH-taken die op de afdelingen Beleid / Ruimte, de klantencontactcentra en door de buitendiensten van de drie moederorganisaties worden uitgevoerd. Dit geldt ook voor de werkzaamheden die de Veiligheidsregio Fryslân voor ons uitvoert. Het Beleidsplan OWO-VTH is voorlopig ook van toepassing op de taakuitvoering door de Omgevingsdienst Fryslân (FUMO), omdat er nog geen wettelijk vereist ‘uniform VTH-beleid voor de basistaken met alle deelnemers in de FUMO’ is. Voor de totstandkoming van dit uniforme VTH-beleid voor de basistaken is inmiddels een Fryslân-breed project gestart. Dit leidt naar verwachting in 2020 tot een beleidskader dat bestuurlijk vastgesteld kan worden door alle deelnemers. Zolang dit uniforme VTH-beleid voor basistaken er nog niet is, geldt het Beleidsplan OWO-VTH ook voor de basistaken.
Het beleidsplan ziet niet op de volgende onderwerpen:
- -
- -
- -
- -
VTH heeft wel een oor- en oogfunctie voor bovenstaande onderwerpen en werkt in het veld nauw samen met andere disciplines.
1.3 Hoe is het Beleidsplan OWO-VTH tot stand gekomen?
Met alle drie gemeenteraden heeft in het beginstadium van het proces afstemming en participatie plaatsgevonden. Er zijn drie informele raadsbijeenkomsten geweest, waarin een toelichting op de hoofdlijnen van het voorgenomen VTH-beleid is gegeven en een gedachtewisseling heeft plaatsgevonden. Verder heeft er een bijeenkomst met de drie OWO-colleges plaatsgevonden. Ook met de beleidsafdelingen en KCC’s hebben in het beginstadium gesprekken plaatsgevonden. De omgevings- en risicoanalyse is tot stand gekomen tijdens enkele ambtelijke bijeenkomsten met de VTH-afdeling, en vertegenwoordigers van de afdelingen Beleid / Ruimte en KCC’s.
Het Beleidsplan OWO-VTH is vastgesteld door de colleges van Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland op 28 januari 2020. Het beleidsplan treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari 2020.
De uitgangspunten zijn de ‘spelregels’ van de VTH-werkzaamheden, ‘onze manieren’. De meeste uitgangspunten zijn niet nieuw, maar een herhaling uit eerdere beleidsplannen.
Ons contact met inwoners / bedrijven / verenigingen is erop gericht om op een constructieve manier tot resultaten te komen. We hebben een positieve grondhouding en beoordelen initiatieven op mogelijkheden. We hebben zoveel mogelijk persoonlijk contact met onze inwoners en bedrijven. We kennen ons grondgebied en weten wat er speelt.
De diepgang van de beoordeling van aanvragen en de diepgang en frequentie van toezicht wordt bepaald door de risico’s. De beschikbare personele capaciteit wordt ingezet op situaties met de grootste risico’s en laag naleefgedrag.
Integraal in samenwerking met onze handhavingspartners
Bij vergunningverlening en toezicht vindt beoordeling integraal plaats. Bij vergunningverlening beoordelen we een initiatief op basis van de verschillende wettelijke kaders waar we bevoegd voor zijn. Bij toezicht combineren we waar mogelijk controles en / of signaleren we voor elkaar. We bepalen de handhavingsaanpak nadat we de verschillende handhavingsaspecten in beeld hebben gebracht. Daar waar onze bevoegdheden ophouden of overlappen, werken we nauw samen met onze handhavingspartners. Ingeval van sociale problematiek werken we samen met het sociaal domein.
Gedeelde verantwoordelijkheid: ieder zijn rol
We hebben als overheid een expliciete verantwoordelijkheid in onze VTH-taken. Maar inwoners, bedrijven en verenigingen hebben een eigen verantwoordelijkheid om zich aan de regels te houden en voldoende informatie (complete aanvraag) aan te leveren om een initiatief vlot te kunnen beoordelen. We verwachten van initiatiefnemers dat ze zelf verantwoordelijkheid nemen voor het creëren van draagvlak voor hun voorgenomen plannen (bijvoorbeeld overleg buren). In onze contacten zijn we duidelijk over de rol van de ‘klant’ (wanneer wordt wat verwacht met welk resultaat?).
In onze klantencontacten is ons gedrag en taalgebruik correct. Dit verwachten we andersom ook van onze inwoners, bedrijven en verenigingen. We accepteren niet dat medewerkers worden geconfronteerd met (verbale) agressie of geweld. Bij zulke incidenten doet de gemeente aangifte.
Doelen stellen betekent: focus aanbrengen. Wat willen we bereiken, waar willen we ons op richten? Onze doelen vloeien voort uit de Omgevingswet (veilig, schoon, gezond, duurzaam). Daarnaast richten onze doelen zich op de vier K’s uit de OWO-samenwerking (UitvoeringsKwaliteit, verminderen Kwetsbaarheid, Kostenvermindering en Klantgerichtheid) en op de onderwerpen die in de Verordening Kwaliteit zijn benoemd (Uitvoeringskwaliteit, Dienstverlening en Financiën).
- 1.
Binnen de vergunningverlening en handhaving geven we een hoge prioriteit aan veiligheid (bijvoorbeeld constructieve veiligheid en brandveiligheid, veiligheid evenementen en veiligheid met gevaarlijke stoffen) en zijn alert op ondermijning. We leveren daarmee een bijdrage aan een veilige woon- en leefomgeving.
- 2.
We handelen aanvragen, meldingen e.d. binnen de wettelijke termijnen af. We investeren in de kwaliteit van ons vooroverleg. We handelen de (formele) procedures voortvarend af en verlenging van de beslistermijn komt slechts bij uitzondering of in bijzondere gevallen voor. We passen onze processen aan op de (kortere) termijnen van de Omgevingswet. We maken heldere dienstverleningsafspraken met onze adviseurs en monitoren deze afspraken.
- 3.
Met een adequate afhandeling van meldingen en klachten (over de leefomgeving) dragen we bij aan de kwaliteit van onze leefomgeving en aan de tevredenheid van onze inwoners, bedrijven en instellingen. Onze prioritering baseren we waar mogelijk op ‘metingen kwaliteit openbare ruimte’1. We stellen een Meldingenprotocol op en verwerken onze VTH-prioriteiten hierin.
Onze dienstverlening is deskundig en dichtbij. We kennen ons grondgebied en weten wat er speelt. We beoordelen minder vanaf het bureau en meer in het veld. We ontwikkelen de digitale informatieverstrekking. Bij bezwaren gaan we niet meteen de juridische procedure in, maar zoeken we eerst persoonlijk contact om te horen wat ‘de vraag achter de vraag’ is. Vervelende beschikkingen kondigen we (telefonisch) aan. We meten periodiek de klanttevredenheid.
- 4.
De beschikbare financiële en personele middelen zijn toereikend om de gestelde doelen te halen. Indien wenselijk of noodzakelijk vindt bijstelling van doelen plaats of worden extra middelen gevraagd. We gaan bewust om met onze middelen en leggen verantwoording af over onze prestaties via de begrotingscyclus en het VTH-jaarverslag.
Meetbare en realistische doelen
Wanneer is het doel ‘streven naar een veilige, gezonde, duurzame en schone leefomgeving met een goede ruimtelijke kwaliteit’ bereikt? En hoe meet je dat? Er zijn veel meer factoren die van invloed zijn op de omgevingsveiligheid en -leefbaarheid dan onze VTH-taakuitvoering.
Hieronder lichten we in grote lijnen toe hoe we het bereiken van onze doelen meten. In bijlage B hebben we de doelen verder uitgewerkt. In het VTH-jaarprogramma maken we de concrete koppeling tussen de doelen en de activiteiten om de doelen te halen.
We gaan ervan uit dat verbetering van het naleefgedrag bijdraagt aan een veilige, duurzame, gezonde en aantrekkelijke woon- en leefomgeving. En we gaan ervan uit dat onze VTH-taakuitvoering bijdraagt aan verbetering van het naleefgedrag. We richten ons daarom op het meten van het naleefgedrag. We richten onze activiteiten op de grootste risico’s en prioriteiten.
In een geautomatiseerd systeem houden we onze controles bij en waar welke overtredingen worden geconstateerd. Daarmee wordt het naleefgedrag zichtbaar, uitgedrukt in een naleefpercentage. Door deze metingen over meerdere jaren op dezelfde manier uit te voeren, kan het huidige naleefgedrag worden vergeleken met voorgaande jaren.
Ook onze ‘prestaties’, denk bijvoorbeeld aan het aantal verleende vergunningen, aantal uitgevoerde periodieke en gebiedsgerichte controles e.d. zijn meetbaar. Met deze prestaties dragen we bij aan bovenstaande doelen. De controles richten we op de prioriteiten uit onze probleem- en risicoanalyse en op slecht naleefgedrag en bij vergunningverlening toetsen we intensiever naarmate de risico’s en prioriteit hoger zijn. We meten onze prestaties door deze bij te houden in onze VTH-vakapplicatie.
4 Omgevingsanalyse en prioriteiten
Hieronder beschrijven we ‘in staccato’ de belangrijkste (wettelijke) ontwikkelingen die van invloed zijn op ons werk in de komende vier jaar. Daarnaast schetsen we de context rond de afdeling OWO-VTH. Daarna gaan we in op de omgevingsanalyse en prioriteiten.
Wet en Besluit VTH (inwerkingtreding per 1-7-2017)
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Omgevingswet (planning 1-1-2021)
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen (planning 1-1-2021)
- •
- •
- •
Coalitie-afspraken drie OWO-gemeenten
Interbestuurlijk toezicht door provincie Fryslân
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De Omgevingsanalyse is een instrument om onze omgeving in beeld te brengen. En met de ‘Omgeving’ bedoelen we de gemeentelijke omgeving in brede zin: het hele grondgebied (fysieke leefomgeving / openbare ruimte) met haar gebiedstypen, zoals landbouw, natuur, industrieterrein e.d., en haar specifieke kenmerken, kwaliteiten, risico’s en risicovolle activiteiten.
Met de Omgevingsanalyse creëren we een actueel beeld van ons grondgebied, de omvang en trends van ons takenpakket en de problemen en risico’s. Op basis van de Omgevingsanalyse kunnen we vervolgens bepalen waar onze prioriteiten liggen voor de uitvoering van onze VTH-taken en waar we onze capaciteit op in moeten zetten.
De omgevingsanalyse is tot stand gekomen door analyse van relevante beleidsdocumenten, Omgevingsvisies e.d. van de OWO-gemeenten, de Provinciale Omgevingsanalyse, analyse van ontwikkelingen en context, en coalitieafspraken. Vervolgens zijn meerdere ambtelijke sessies georganiseerd. Een probleem- en risicoanalyse van de VTH-taken is opgesteld met VTH-medewerkers op 10 december 2018 en de resultaten hiervan zijn verder uitgewerkt in werksessies met beleidsmedewerkers en VTH-vertegenwoordiging en met het management van de afdeling OWO-VTH (beide op 4 juni 2019).
De drie OWO-gemeenten zijn plattelandsgemeenten met in totaal zo’n 81.000 inwoners. Naast een aantal grotere en kleinere dorpen is er een uitgestrekt buitengebied met o.a. landbouw en natuur. De beleving van natuur en landschap en de groene, aantrekkelijke woonomgeving is een belangrijke kernkwaliteit die behouden dient te blijven. Naast dorpen, buitengebied en natuur zijn er ook een aantal bedrijventerreinen.
De VTH-werkvoorraad van de afgelopen jaren (gekeken is naar de periode 2016-2018), de ‘productie’, blijkt redelijk stabiel en laat wel schommelingen maar niet echt duidelijke trends zien. Het aantal inrichtingen en locaties voor de periodieke milieu-, Drank- en horecawet- en brandveiligheidscontroles is stabiel. Het totale aantal Wabo-vergunningaanvragen en Wabo-meldingen is redelijk stabiel. De omvang van vergunningverlening APV en bijzondere wetten is per jaar wisselend, maar er is niet een eenduidige trend te herkennen.
Landelijke prioriteiten 2
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De landelijke prioriteiten asbest, toepassing grond en ketentoezicht zijn basistaken en worden uitgevoerd door de FUMO.
Wat de algemene gemeentelijke prioriteiten betreft:
Hieronder wordt verstaan de omschakeling van fossiele naar duurzame energievormen. Het bevorderen van energiebesparing is hier een onderdeel van. Dit raakt de VTH-taken bijvoorbeeld als het gaat om het toezicht op de energievoorschriften bij milieu-inrichtingen en het energieaspect bij de bouwplantoetsing en -toezicht.
OWO-VTH levert een bijdrage aan het bestrijden van ondermijning door o.a. integrale gebiedscontroles op recreatieterreinen, de Bibob-toets, Wet Damocles (sluiting drugspanden) en in zijn algemeenheid bij zowel vergunningverlening als toezicht alert te zijn op aanwijzingen van criminaliteit en ondermijning.
4.3 Probleem- en risicoanalyse
Bij het opstellen van de probleem- en risicoanalyse is gebruik gemaakt van de methodiek die in 2014 is gebruikt bij de handhavingsbeleidsplannen van de OWO-gemeenten en bij het Format VTH-beleidsplan Friese gemeenten en oorspronkelijk is ontwikkeld door het expertisecentrum Rechtshandhaving van het ministerie van Justitie3.
Voor alle VTH-taken voor de fysieke / ruimtelijke leefomgeving is een inschatting gemaakt van de effecten bij niet-naleving enerzijds en de kans op een overtreding anderzijds. Het risico wordt bepaald door de formule: Risico = negatief effect x kans op niet-naleving. Elke taak is bekeken vanuit vergunningverlening en handhaving. Ook is voor elke taak nagegaan in hoeverre er verschillen zijn tussen de OWO-gemeenten.
De inschatting is gedaan op basis van expert-judgement door medewerkers van de afdeling OWO-VTH. De resultaten zijn getoetst in een tweede bijeenkomst waar ook beleidsmedewerkers van de drie moederorganisaties aanwezig waren. Het management van OWO-VTH heeft de resultaten getoetst op eigen ervaring en inzichten. Tot slot zijn de globale resultaten besproken en toegelicht in de drie gemeenteraden.
Uit de probleem- en risicoanalyse volgen een aantal prioriteiten. Deze zijn gekoppeld aan de soort omgeving waar ze het meest voorkomen. Hierbij merken we op dat dit als indicatie bedoeld is: natuurlijk is er overlap tussen de soort gebieden en zijn er prioriteiten die in meerdere gebieden voorkomen.
Vanuit de omgevings- en risicoanalyse trekken we de volgende conclusies:
- 1.
- 2.
Minder periodieke milieucontroles;
Het milieutoezicht op de complexere en zwaardere bedrijvigheid wordt gedaan door de FUMO. Vanwege de geringere risico’s van de achterblijvende bedrijvigheid is het verantwoord om de controlefrequentie van de periodieke milieucontroles omlaag bij te stellen. Deels was het al gangbare praktijk om de lichtste categorie inrichtingen alleen bij klachten te controleren (piepsysteem). Het risicogerichte milieutoezicht wordt verder ontwikkeld (verschuiving van integrale controles naar deels ook projectmatig en thematisch toezicht. De vrijkomende capaciteit verschuift naar andere prioriteiten.
Dit aspect is als speerpunt uit de omgevingsanalyse gekomen als wezenlijk voor het behoud van een aantrekkelijke groene woonomgeving en biodiversiteit. Meer tijd voor toezicht groene wetten en toezicht op bestemmingsplan(bepalingen) is nodig, evenals op afspraken over landschappelijke inpassing van bouwplannen.
Meer toezicht openbare ruimte.
We zien een trend dat het aantal meldingen / klachten over de openbare ruimte toeneemt. Middels de digitale mogelijkheden om meldingen te doen en actieve communicatie daarover, wordt het ook gestimuleerd meldingen in te dienen. De behandeling van deze meldingen draagt bij aan de kwaliteit van de leefomgeving en een klantgerichte dienstverlening, maar kost wel tijd. Het aanbrengen van focus en prioriteit is daarom belangrijk. We verwachten dat de benodigde capaciteit hiervoor de komende jaren eerder zal toe- dan afnemen.
Ad 2. Bijdrage leveren aan gemeentelijke speerpunten Ondermijning en Energietransitie
Landelijk en gemeentelijk speerpunt, ook vanuit integraal veiligheidsbeleid. Vraagt niet meteen meer capaciteit, maar wel bewustwording bij de hele afdeling VTH. Projectmatig toezicht gericht op tegengaan van ondermijning (integrale controles recreatieparken, gevelcontroles industrieterreinen e.d.).
Gemeentelijk speerpunt. VTH-taken waarmee we een bijdrage kunnen leveren, zijn bijvoorbeeld controles energievoorschriften bij bedrijven. Dit pakken we projectmatig op. Capaciteit hiervoor komt vrij door periodieke controlefrequenties milieu te verlagen. Ook bij de bouwplantoetsing en –toezicht kunnen energieaspecten aan de orde zijn. Dit raakt de implementatie van de Wet kwaliteitsborging bouwen en wordt daarom in dat kader verder uitgewerkt.
Dit hoofdstuk beschrijft de strategieën voor de VTH-taken die worden gehanteerd om de naleving van wet- en regelgeving te bevorderen. De naleving van de regels is afhankelijk van veel factoren zoals de kennis van regels, nut en noodzaak er van inzien, en andere belangen (bijvoorbeeld gemak of kostenbesparing). Een aantal van deze factoren is door de gemeente te beïnvloeden door consequent te toetsen, toezicht te houden en handhavend op te treden. In schema:
Onderstaand worden de strategieën samengevat weergegeven. In bijlage D1 t/m D5 zijn de nadere uitwerking en details te vinden.
De preventiestrategie is gericht op het voorkomen van overtredingen middels communicatie en voorlichting. Daarmee vergroten we de bewustwording. We zetten in op vooroverleg, voorafgaand aan de formele procedures. Daarmee scheppen we helderheid over de haalbaarheid van een initiatief en de benodigde informatie bij een aanvraag. We verwachten daarmee de ‘formele’ afhandeltermijnen te verkorten. We voeren overleg, zijn alert op de ‘vraag achter de vraag’ en zetten zo nodig buurtbemiddeling in (als er onderliggende problemen zijn). Na belangrijke activiteiten voeren we evaluatiegesprekken (relatiebeheer en leereffect voor de volgende keer).
Om te voldoen aan de formele afhandeltermijnen, zetten we in op vooroverleg. In de formele procedures hanteren we de eisen van ontvankelijkheid strikter (juiste informatie en op tijd), maar wel met oog voor de verschillende belangen. We monitoren de adviestermijnen van onze in- en externe adviseurs.
Bij binnenkomst van de aanvraag bekijken we welke wetgeving en beleidskaders van toepassing zijn en ‘wie we nodig hebben tijdens de procedure’. We zijn alert op ondermijning en passen waar nodig de Bibob-toets toe. Ook toetsen we of de activiteit op andermans of gemeentegrond plaatsvindt. De diepgang van toetsing is afhankelijk van de risico’s. Veiligheid is belangrijk. Bij de complexere vergunningen, afwijkende gevallen en bijzondere situaties doen we een juridische toets en een handhaafbaarheidstoets en dragen het dossier na vergunningverlening actief over aan de toezichthouder.
Tijdens de controles (gebruiksfase) toetsen we ook de actualiteit van de vergunning. Voor niet gebruikte omgevingsvergunningen starten we in principe de procedure tot intrekking van de vergunning. Rechterlijke uitspraken volgen we op. We evalueren deze uitspraken en de jurisprudentie en leggen zo nodig de wijzigingen in onze digitale werkprocessen vast. We gebruiken de algemeen aanvaarde en (landelijk) ontwikkelde hulpmiddelen zoals leidraden, toolboxen e.d.
Door het houden van toezicht, sporen we overtredingen en illegale activiteiten op. We gaan ervan uit dat van het houden van toezicht een preventieve werking uit gaat en dat we in de meeste gevallen op een vriendelijke manier tot oplossingen komen. Lukt dat niet, dan ‘pakken we door’.
We houden integraal en risicogericht toezicht en werken daarbij samen met onze handhavingspartners. Prioriteit bepaalt de intensiteit van het toezicht. Hoe hoger de prioriteit, hoe hoger de controlefrequentie en hoe diepgaander en gedetailleerder de controle.
We zijn alert op ondermijning en sociale problematiek. Als we een overtreding constateren, gaan we eerst na of de overtreding te legaliseren is. Als dat het geval is, en de initiatiefnemer wil hieraan meewerken, dan kan het verdere handhavingstraject hierop worden afgestemd. Als het vermoeden bestaat dat achter een overtreding een andere problematiek zit (bijvoorbeeld een burenruzie), wijzen we actief op de mogelijkheden van buurtbemiddeling of mediation.
We voeren preventief toezicht uit op verleende vergunningen, meldingen en andere toestemmingen. Voor de uitvoering van periodieke controles op de regels voor milieu, Drank- en horecawet en brandveiligheid (gebruiksfase) hanteren we als leidraad vaste controlefrequenties. Deze passen we aan als het risico of het naleefgedrag dit nodig maken. We hebben toezichthouders die tevens Boa (domein II) zijn. We willen ons toezicht verder ontwikkelen en gerichter inzetten op risico’s en slecht naleefgedrag, bijvoorbeeld door controles thema-gewijs of projectmatig uit te voeren.
Onze toezichthouders openbare ruimte zijn ook Boa (domein I) en houden toezicht op basis van eigen waarnemingen en binnenkomende meldingen / klachten. Een risicoanalyse van de meldingen / klachten is belangrijk om te borgen dat de aandacht naar ‘de juiste gevallen’ gaat. Een helder Meldingenprotocol Fysieke ruimtelijke leefomgeving kan daarbij helpen, evenals kwaliteitsmetingen openbare ruimte (bijvoorbeeld de metingen dorpsspiegels) en de toezichtvraag vanuit de beleidsafdelingen van de moederorganisaties. Op anonieme meldingen wordt in beginsel niet gereageerd, tenzij er veiligheidsaspecten aan de orde zijn.
|
Onze handhavingsstrategie (optreden tegen overtredingen): ‘Handhaving als logisch sluitstuk’
|
De handhavingsstrategie is primair gericht op het optreden tegen overtredingen en het beëindigen van illegale situaties. Als legalisatie niet mogelijk is, wordt de verdere handhavingsaanpak bepaald. Dit gebeurt op basis van risico’s, naleefgedrag en prioriteit, maar ook andere mogelijkheden van aanpak (buurtbemiddeling, extra tijd gunnen) worden bekeken. Als het toezicht niet tot oplossingen leidt, dan is handhaving een (logisch) sluitstuk. Een eenmaal ingezet handhavingstraject wordt doorgezet tot de overtreding is beëindigd en sancties worden geëffectueerd. Consequent en vasthoudend optreden is nodig om reden van geloofwaardigheid. Bovendien gaat hier een preventieve werking van uit naar derden. Daarom zijn hercontroles belangrijk. We houden daarbij echter altijd in het achterhoofd dat elk handhavingstraject ook maatwerk is!
We hanteren de Landelijke Handhavingsstrategie (LHS) voor ons gehele VTH-takenpakket. Daarmee sluiten we aan bij de rest van Nederland: vergelijkbare situaties vergelijkbare keuzes. Het principe van de LHS is dat elke overtreding wordt ‘ingeschaald’ op basis van de ernst en het risico van de overtreding en het gedrag van de overtreder. Vervolgens wordt gemotiveerd gekozen voor bestuursrechtelijke en/of strafrechtelijke vervolgstappen. De strafrechtelijke handhaving voeren we uit met onze eigen Boa’s domein II of in samenwerking met andere Friese gemeenten of de FUMO volgens de Friese afspraken ‘Functionele Boa-structuur’. We gaan de LHS verder implementeren in onze werkwijze en digitale werkprocessen.
Bij de bestuursrechtelijke handhaving hanteren we de Leidraad hoogte dwangsommen en lengte begunstigingstermijnen van Infomil als uitgangspunt. We overwegen de inzet van het instrument ‘bestuurlijke boete’ bij Drank- en Horecawetzaken. Bij invordering (bijvoorbeeld van dwangsommen) werken we conform een protocol samen met onze afdelingen OWO-BVI en OWO-FA.
Wanneer wet- en regelgeving wordt overtreden is het bevoegde gezag in beginsel verplicht om handhavend op te treden. Als we toch van handhaving afzien, doen we dat gemotiveerd en hanteren daarbij de landelijke nota ‘Grenzen aan gedogen’.
5.6 Handhaving eigen organisatie
|
Handhaving op overtredingen door de eigen organisatie is gericht op snel en effectief herstel van overtredingen (voorbeeldfunctie) en vindt in principe op dezelfde wijze plaats. |
In de praktijk kan het voorkomen dat de gemeente zelf een overtreding begaat waartegen handhavend moet worden opgetreden. Hier gaan we als volgt mee om.
We maken geen onderscheid in de wijze van handelen bij geconstateerde overtredingen tussen burgers, bedrijven en (eigen) bestuursorganen. Overtredingen door eigen en/of andere bestuursorganen worden op in dit beleid beschreven wijze aangepakt en afgehandeld als bij inwoners, bedrijven en verenigingen. Ook in deze gevallen wordt de LHS gehanteerd.
Het proces is gericht op een snel en effectief herstel van overtredingen met het oog op de eigen voorbeeldfunctie van de gemeente.
6 Uitvoering, organisatie en monitoring
De omgevingsanalyse, doelen en prioriteiten dienen vertaald te worden naar de uitvoering. Hier speelt het VTH-jaarprogramma een belangrijke rol. Van belang is dat er voldoende middelen zijn om de doelen te bereiken. Er dient monitoring, rapportage en evaluatie plaats te vinden. In dit hoofdstuk wordt hierop ingegaan.
6.1 Beleidscyclus Big8 en VTH-jaarprogramma
Het Besluit omgevingsrecht (Bor) verplicht gemeenten om voor alle VTH-taken die binnen de reikwijdte van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) vallen, een probleem- en risicoanalyse uit te voeren, doelen en prioriteiten te stellen en de capaciteit en middelen in een programma op te nemen. Met dit Beleidsplan OWO-VTH en de VTH-jaarprogramma’s wordt aan deze verplichting voldaan.
Er is sprake van een dubbele uitvoeringscyclus: één op beleidsniveau en één op uitvoeringsniveau die gekoppeld zijn via de schakel “programma en organisatie” (Big Eight). Zie de afbeelding hieronder.
Het Beleidsplan OWO-VTH bevat het strategische en het operationele beleidskader (strategieën) en vormt daarmee het kader voor het VTH-jaarprogramma. Het college van burgemeester en wethouders stelt het VTH-jaarprogramma vast. Het programma vormt het instrument om bestuurlijk sturing te geven aan de uitvoering van de VTH-taken. In het programma worden de VTH-doelen uit het VTH-beleid, en de concrete werkzaamheden om die doelen te behalen, verder uitgewerkt. In het programma worden de beschikbare capaciteit en middelen aan de voorgenomen werkzaamheden toegekend. De jaarlijkse evaluatie van de uitgevoerde werkzaamheden én de jaarlijkse actualisatie van de probleem- en risicoanalyse (beschreven in het VTH-jaarverslag) vormen hierbij belangrijke input.
De voortgang van de uitvoering wordt gedurende het jaar gemonitord. Gedurende het jaar vindt waar nodig bijsturing plaats als gevolg van incidenten, (landelijke) ontwikkelingen of gewijzigde bestuurlijke prioriteit. Bij substantiële afwijkingen van het programma wordt het bestuur geïnformeerd.
Sinds 1 juli 2015 is er één afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving die de VTH-werkzaamheden voor de drie OWO-gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland uitvoert. Deze afdeling is ondergebracht bij Opsterland, bestaat uit een team Vergunningen, een team Toezicht en Handhaving en een team Advies en Ondersteuning en wordt aangestuurd door een afdelingshoofd.
VTH-taken op andere afdelingen
Er liggen ook VTH-taken op de drie afdelingen Beleid / Ruimte, de drie klantencontactcentra en de buitendiensten. Zo liggen bijvoorbeeld de behandeling van principeverzoeken op de beleidsafdelingen, evenals de advisering over omgevingsvergunningen in afwijking van bestemmingsplannen en binnen- en buitenplanse afwijkingsmogelijkheden. De klantencontactcentra doen de intake van meldingen en klachten en van diverse aanvragen en verzoeken. En de buitendiensten zijn een belangrijke oor- en oogfunctie en zitten met hun taken ‘opruimen van afval e.d.’ heel dicht tegen de VTH-taken aan.
Bezwaren worden behandeld door de (onafhankelijke) bezwarencommissies van de drie gemeenten. Daarbij treedt OWO-VTH op als ‘verweerder’. De afhandeling van bezwaren tegen leges vormt hierop een uitzondering. Deze worden voorbereid door OWO-VTH als ‘adviseur’ van de Heffingsambtenaar die bevoegd is voor afdoening. Bij beroepszaken werken OWO-VTH en de stafjuristen van de moederorganisaties nauw samen.
De afspraken over de taakverdeling tussen OWO-VTH enerzijds en de afdelingen Beleid / Ruimte, KCC’s, stafjuristen en buitendiensten anderzijds, zijn vastgelegd in de zogenaamde ‘knipafspraken’. Deze worden regelmatig geëvalueerd.
Bestuurlijke verantwoordelijkheid
Er zijn meerdere bestuurders met een verantwoordelijkheid op het VTH-vlak. Dit zijn de portefeuillehouders voor vergunningverlening en voor toezicht en handhaving. Daarnaast is er vaak betrokkenheid van de portefeuillehouder voor openbare orde en veiligheid en zijn er raakvlakken met de portefeuillehouders die verantwoordelijk zijn voor het beleid (bijvoorbeeld RO, economie).
We werken op basis van vastgestelde mandaatafspraken voor OWO-VTH.
Wettelijke eisen aan VTH-organisatie
In de kwaliteitscriteria en het Besluit omgevingsrecht zijn een aantal eisen vastgelegd waaraan een VTH-organisatie moet voldoen. Hieronder worden de belangrijkste eisen toegelicht.
Functiescheiding vergunningverlening en toezicht
Er is sprake van functiescheiding tussen vergunningverleners en toezichthouders / handhavers. Daarmee wordt gewaarborgd dat een vergunningverlener niet de door hem zelf opgestelde vergunning controleert. Bij de juristen is er in ieder geval functiescheiding op dossierniveau (jurist kan niet in één dossier adviseren over zowel vergunningverlening als handhaving). Verder is er een functionele scheiding tussen de VTH-taken van een gemeente en de betrokkenheid als bouwer/opdrachtgever/initiator/ondersteuner van activiteiten.
Daar waar nodig rouleren de toezichthouders, dit om te voorkomen dat er een te langdurige relatie ontstaat tussen toezichthouders en specifieke bedrijven en om de kwetsbaarheid van het team te verkleinen.
Voldoen aan Kwaliteitscriteria VTH: eisen aan opleiding, kennis, vlieguren
Op grond van het Besluit VTH dient de gemeente een kwaliteitsniveau te kiezen voor de uitvoering van de VTH-taken en dit te borgen in een Verordening Kwaliteit VTH. Gekozen is voor aansluiting bij het kwaliteitsniveau Frysk Peil4 en de Verordening Kwaliteit VTH is vastgesteld door de drie gemeenteraden5.
Medewerkers VTH dienen voor een aantal deskundigheidsgebieden binnen het omgevingsrecht te voldoen aan minimale opleiding- en kenniseisen en dienen een minimaal aantal uren aan de verschillende taken te besteden. In een Verbeterplan wordt uitgewerkt op welke wijze wordt voldaan en wat er nog moet gebeuren om volledig te voldoen; ook een planning en kostenplaatje hoort hierbij.
Om blijvend te voldoen aan de kwaliteitscriteria is een structureel opleidingsbudget nodig, evenals een monitoringssysteem (een soort van VTH-dashboard) waarin de taken en vlieguren per medewerker worden bijgehouden en aangepast bij wijzigingen.
Het actueel houden van de kwaliteitscriteria Frysk Peil vindt plaats onder regie van het Fries VTH-overleg. Ook de samenwerking met andere partijen op deskundigheidsgebieden waar de OWO-gemeenten niet zelfstandig kunnen voldoen wordt afgestemd binnen het Fries VTH-overleg.
24-uurs bereikbaarheid en beschikbaarheid
De meldkamer Noord Nederland is altijd bereikbaar voor noodhulp.
Voor milieu-gerelateerde klachten is het Friese milieualarmnummer 24 uur per dag bereikbaar (ondergebracht bij de FUMO). Voor de milieucalamiteiten die betrekking hebben op basistaken, heeft de FUMO een piketdienst. Milieucalamiteiten die voor de uitvoering bij de gemeente liggen, worden doorgespeeld naar de gemeente. In geval van spoed gebeurt dit naar de crisis- en rampenorganisatie die 24 uur per dag bereikbaar is (Officieren van Dienst, HOWO).
Voor meldingen en calamiteiten in de openbare ruimte is er bij alle drie OWO-gemeenten een piketdienst voor calamiteiten (buitendiensten). Dit is een ‘hard’ piket (iemand heeft dienst). Afhankelijk van het specifieke geval gaat de piketambtenaar de juiste deskundige collega’s erbij betrekken. Dit is een ‘zacht’ piket (lijst telefoonnummers medewerkers). Daarbij wordt ook regelmatig een beroep gedaan op de paraatheid van de VTH-medewerkers.
Omdat een ‘zacht piket’ kwetsbaar is (afhankelijk van of iemand toevallig de telefoon opneemt), gaan we de haalbaarheid van een ‘hard piket’ voor VTH-toezicht onderzoeken.
Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in het Functieboek OWO-VTH, dat bij de oprichting van de samenwerkingsafdeling is opgesteld.
Alle toezichthouders zijn als zodanig aangewezen en aangesteld door het bevoegde bestuursorgaan, al dan niet onder mandaat.
VTH- vakapplicatie , protocollen en werkprocessen
Het streven is om digitaal te werken. Werkprocessen zijn opgenomen in onze digitale werkomgeving (vakapplicatie SquitXO, Squit2go). Voor de toezichthouders is Squit2go beschikbaar, waarmee in het veld de juiste informatie beschikbaar is en gemakkelijk controleresultaten kunnen worden ingevoerd. Bovendien zijn in Squit2go de openstaande (bouw)dossiers en meldingen / klachten (openbare ruimte) visueel zichtbaar op locatie wat efficiëncy en gebiedscontroles faciliteert.
Personele en financiële middelen
De kosten van vergunningverlening, toezicht en handhaving bestaan uit personele kosten, inhuur van derden en materiële kosten. Materiële kosten betreffen bijvoorbeeld werkkleding, meetapparatuur, fototoestellen, telefoons, literatuur en ondersteunende automatisering. Ook opleidingskosten vallen hieronder.
De totaal beschikbare middelen en formatie zijn in de begroting van de drie OWO-gemeenten geborgd. Inzet van middelen en verdeling over de werkzaamheden wordt gepland via het VTH-jaarprogramma, waar een afweging plaatsvindt welke activiteiten moeten worden uitgevoerd om de doelen te bereiken en aan prioriteiten voldoende aandacht te geven. Als gedurende het jaar wijzigingen in de inzet van menskracht en/of middelen nodig zijn ten opzichte van het VTH-jaarprogramma, wordt hierover overleg gevoerd met de portefeuillehouder. Zo wordt de bestuurlijke sturing op de inzet gewaarborgd.
In onderstaande tabel zijn de middelen van OWO-VTH weergegeven. De totale formatie is sinds de start van de afdeling OWO-VTH onveranderd en bedraagt 40.3 fte. Dit is exclusief 1 fte toezichthouder openbare ruimte voor Ooststellingwerf.
Het VTH-jaarprogramma geeft inzicht in de capaciteit en middelen voor de voorgenomen werkzaamheden. Op basis van de werkvoorraad en (op ervaring gebaseerde) kengetallen zijn de personele en financiële middelen toereikend voor het bereiken van gestelde doelen en uitvoering van het VTH-takenpakket. Met risico-gestuurde toetsing en toezicht wordt de beschikbare capaciteit efficiënt en effectief ingezet. Fluctuaties worden opgevangen met een flexibele schil in de formatie. Bij calamiteiten wordt in eerste instantie geschoven met middelen en inzet en zo nodig worden extra middelen gevraagd.
Voor grote ontwikkelingen, zoals de implementatie Omgevingswet (waaronder nieuwe VTH-vakapplicatie), Wet kwaliteitsborging bouwen, voldoen aan kwaliteitscriteria en dergelijke, wordt separaat bekeken welke middelen nodig zijn.
Om te kunnen bepalen of de gestelde VTH-doelen worden bereikt, is het essentieel dat de doelen meetbaar zijn en dat er monitoring en registratie plaatsvindt. Monitoring is het periodiek meten van dezelfde parameters of indicatoren zoals bijvoorbeeld het aantal uitgevoerde controles, aantal verleende vergunningen e.d. Door monitoring en registratie worden de resultaten van de uitvoering en handhaving meetbaar. Van belang is de juiste indicatoren te kiezen, deze eenduidig te definiëren en te meten. Hiermee kunnen periodes met elkaar worden vergeleken. Door de resultaten van de inzet op vergunningverlening en handhaving te registreren en monitoren, wordt belangrijke informatie verkregen over de effectiviteit van onze werkzaamheden. Dit helpt bij de programmering/planning in volgende jaren.
Door registratie en monitoring is het mogelijk om uitspraken te doen over:
- •
- •
- •
In hoofdstuk 3 Doelen hebben we beschreven hoe we het bereiken van onze doelen gaan meten. We steken in op meting van het naleefgedrag en op meting van onze prestaties, waarbij we ervan uitgaan dat onze VTH-werkzaamheden een bijdrage leveren aan een beter naleefgedrag en daarmee aan een veilige, schone, gezonde en duurzame woon- en leefomgeving.
De meting van onze Uitvoeringskwaliteit koppelen we aan de implementatie van de kwaliteitscriteria Frysk Peil en de uitvoering van het Verbeterplan Kwaliteit.
En wat betreft een klantgerichte dienstverlening: we gaan ervan uit dat we met een adequate afhandeling van meldingen en klachten (over de leefomgeving) een bijdrage leveren aan een schone en aantrekkelijke leef- en woonomgeving. Bij onze prioritering maken we ook gebruik van periodieke metingen van de kwaliteit openbare ruimte6. We leveren daarmee ook een bijdrage aan de tevredenheid van onze inwoners, bedrijven en instellingen. We meten het aantal meldingen en borgen de werkwijze in een Meldingenprotocol.
We meten periodiek de klanttevredenheid en passen onze werkwijze aan op de resultaten.
Er wordt gebruik gemaakt van de VTH-applicatie SquitXO en Squit2go om sturingsinformatie vast te leggen en te analyseren. Verdere inrichting van de systemen is nodig om de monitoring en registratie te verbeteren en ‘effectmeting’ mogelijk te maken.
6.4 Evaluatie en VTH-Jaarverslag
Jaarlijks stelt het college van burgemeester en wethouders een VTH-jaarverslag vast, waarmee het college verantwoording aflegt aan de gemeenteraad maar ook aan externe partijen over de uitvoering van de VTH-taken. Deze verantwoording kent een wettelijke grondslag. Het VTH-jaarverslag wordt tevens toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Fryslân.
In het jaarverslag vindt zowel evaluatie van de VTH-doelen plaats (beleidscyclus) als evaluatie van de geprogrammeerde activiteiten (uitvoeringscyclus). Deze evaluaties zijn input voor het volgende jaarprogramma en eventueel aanleiding om het beleid bij te stellen.
In het VTH-jaarverslag wordt ook de vanuit de Verordening Kwaliteit verplichte rapportage aan de raad opgenomen over in hoeverre aan de kwaliteitscriteria wordt voldaan.
Er zijn structurele werkafspraken met de drie OWO-klantencontactcentra en afdelingen Beleid / Ruimte. Deze ‘knipafspraken’ zijn in 2015 vastgelegd bij de start van de OWO-VTH afdeling.
Ook met de buitendiensten van de drie OWO-gemeenten zijn ‘knipafspraken’ vastgelegd.
Met het Sociaal domein wordt samengewerkt als er naast VTH- ook sociaal getinte problematiek aan de orde is (wederzijdse signaalfunctie).
De provincie Fryslân heeft een wettelijke coördinerende rol in de Friese VTH-samenwerking. De provincie is een samenwerkingspartner, daar waar de bevoegdheden van provincie en gemeente elkaar raken (denk bijvoorbeeld aan de groene wetgeving), en op het vlak van de ruimtelijke ordening.
Verder heeft de provincie een rol in het kader van het Interbestuurlijk toezicht. Het gaat daarbij om de kerntaken in het ruimtelijk-fysieke domein: milieu, bouwen, constructieve veiligheid, ruimtelijke ordening, huisvesting en monumenten. Het provinciale interbestuurlijke toezicht richt zich op de uitvoering van wettelijke taken door gemeenten. De provincie kan zich bij taakverwaarlozing ‘in de plaats stellen’ of besluiten schorsen of vernietigen.
Omgevingsdienst Fryslân (FUMO)
De FUMO voert de basistaken uit voor de OWO-gemeenten, zoals vastgelegd in het Besluit VTH. Kort samengevat gaat het om de verlening van omgevingsvergunningen milieu en het toezicht daarop (‘basistaakinrichtingen’), asbest- en bodemtaken (vanaf 1-1-2020) en ketenhandhaving. De samenwerkingsafspraken zijn vastgelegd in een Dienstverleningsovereenkomst (DVO), die jaarlijks per gemeente nader wordt uitgewerkt.
Voor een deel van de basistaken (op dit moment zo’n 15%) stelt de FUMO een provincie-breed uitvoeringsprogramma op, met name voor de projectmatige en themacontroles, deze activiteiten kunnen ook betrekking hebben op de OWO-gemeenten.
Verder is met de FUMO een samenwerkingsovereenkomst afgesloten ter uitvoering van de “bestuurlijke strafbeschikking milieu” waarvoor de bevoegdheid (tot het indienen bij het CJIB) sinds 1 januari 2014 bij de FUMO ligt.
Veiligheidsregio Fryslân (VRF)
De VRF is een Gemeenschappelijke Regeling waarin per 1 januari 2014 Brandweer Fryslân is ondergebracht evenals de GGD. Zij adviseert over brandveiligheidsaspecten bij de omgevingsvergunningverlening bouw en brandveiligheidsaspecten bij het bouwtoezicht. Verder voert de VRF controles brandveiligheid uit (Opsterland). Ook heeft zij een adviserende rol bij evenementen. Risicocommunicatie ligt primair bij de VRF.
De afspraken zijn vastgelegd in een Dienstverleningsovereenkomst.
Wij hebben de toezichthouders van de VRF als zodanig aangewezen er er zijn afspraken over hoe deze bevoegdheid wordt gebruikt.
Belangrijke ketenpartners zijn de politie en het OM. De burgemeesters hebben in april 2014 voor politie-eenheid Noord-Nederland het ‘Koepelbesluit Artikel 20 Wpg’ vastgesteld. Hierin zijn de taken en verantwoordelijkheden van de politie, het OM en de gemeente vastgelegd en de wijze waarop wordt samengewerkt.
In het kader van de samenwerking tussen Boa’s van OWO- VTH en politie is in 2017 de intentie uitgesproken om jaarlijks een afstemmingsoverleg plaats te laten vinden om het contact tussen de politie en de Boa’s te onderhouden en de lijntjes tussen beide organisaties kort te houden.
Met het Wetterskip wordt veel samengewerkt op het gebied van met name waterkwantiteit en het beschermen van primaire en secundaire waterkeringen. Het Wetterskip verleent vergunningen op basis van de Waterwet. De verleende vergunningen worden gedeeld met de gemeente zodat deze kan zien of er nog samenloop is met door de gemeente af te geven vergunningen. Overigens kan het ook zo zijn dat de gemeente een omgevingsvergunning moet afgeven voor een werk nabij een waterkering waarbij advies van het Wetterskip nodig is. Naast de reguliere contacten met de medewerkers van het Wetterskip is er twee keer per jaar regulier overleg over actuele zaken.
Wij hebben de toezichthouders van het Wetterskip aangewezen als toezichthouder en er zijn afspraken gemaakt in welke gevallen en op welke wijze van deze aanwijzing gebruik wordt gemaakt.
Welstandscommissie Hûs en Hiem
Hûs en Hiem is een samenwerkingsverband van Friese gemeenten, in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. De adviseurs van Hûs en Hiem geven op verzoek van gemeenten onafhankelijk en deskundig advies over ruimtelijke kwaliteit, welstand en monumentenbeleid Naast de wettelijk vereiste advisering aan gemeenten voert Hûs en Hiem ook projecten uit. De adviezen van de organisatie beslaan een breed spectrum van de ruimtelijke kwaliteit van Fryslân. De aandacht gaat daarbij niet alleen uit naar het behoud en versterking van de bestaande kwaliteiten maar ook naar het creëren van ruimte voor vernieuwende ideeën.
Deze gemeente doet voor ons de zonetoetsing en advisering over geluid(voorschriften).
Natuur( beschermings )organisaties
Natuur en landschap krijgen aandacht in diverse beleidsterreinen, zoals de ruimtelijke ordening, economie en toerisme De gemeente heeft zelf weinig of geen capaciteit in het VTH-domein gericht op natuur en landschap. Deze beheertaak ligt vooral bij de, in Fryslân breed werkende, natuurbeheer-organisaties zoals ’t Fryske Gea en landelijke organisaties als Staatsbosbeheer en Natuurmonumenten.
Dit is een (wettelijk verplicht) bestuurlijk en ambtelijk overleg, waarin op provinciaal niveau afstemming plaatsvindt tussen diverse bevoegde gezagen (gemeente, provincie en Wetterskip), terreinbeheerders, politie en justitie. De reikwijdte betreft de (beleidsmatige) VTH-taken in de fysieke leefomgeving.
De samenwerking rond de kwaliteitscriteria VTH vindt plaats onder de vlag van het Fries VTH-overleg.
Integraal Veiligheidsoverleg (IVO), Opsterland
Maandelijks vindt het integraal veiligheidsoverleg plaats. Hieraan nemen deel de burgemeester, de politie Opsterland/Smallingerland, de brandweer en ambtelijke vertegenwoordigers van de vakgebieden handhaving, openbare orde en veiligheid en crisisbeheersing. In dit overleg vindt onder meer afstemming plaats tussen politie en handhaving en toezicht door de gemeente.
Bijlage A - Begrippen en afkortingen
Bijlage C1 - Wettelijke en beleidsmatige kaders Ooststellingwerf
Bijlage C2 - Wettelijke en beleidsmatige kaders Westststellingwerf
Bijlage C3 - Wettelijke en beleidsmatige kaders Opsterland
Bijlage D1 – Uitwerking Preventiestrategie (hoofdstuk 5.1)
Bijlage D2 – Uitwerking Vergunningenstrategie (hoofdstuk 5.2)
Bijlage D3 – Uitwerking Toezichtstrategie (Hoofdstuk 5.3)
Bijlage D4 – Uitwerking Handhavingsstrategie (hoofdstuk 5.4)
Bijlage C1 - Wettelijke en beleidsmatige kaders Ooststellingwerf
Bijlage C2 - Wettelijke en beleidsmatige kaders Westststellingwerf
Bijlage D1 – Uitwerking Preventiestrategie (hoofdstuk 5.1)
De preventiestrategie is gericht op het voorkomen van overtredingen middels communicatie en voorlichting. Daarmee vergroten we de bewustwording. We zetten in op vooroverleg, voorafgaand aan de formele procedures. Daarmee scheppen we helderheid over de haalbaarheid van een initiatief en de benodigde informatie bij een aanvraag. We verwachten daarmee de ‘formele’ afhandeltermijnen te verkorten. We voeren overleg, zijn alert op de ‘vraag achter de vraag’ en zetten zo nodig buurtbemiddeling in (als er onderliggende problemen zijn). Na belangrijke activiteiten voeren we evaluatiegesprekken (relatiebeheer en leereffect voor de volgende keer).
Een bekend gezegde luidt: “Voorkomen is beter dan genezen”. Communicatie met onze inwoners, bedrijven en verenigingen is een wezenlijk onderdeel om onze doelen te bereiken. Via actieve communicatie en voorlichting willen we overtredingen terugdringen en spontaan naleefgedrag bevorderen. Bij projectmatig toezicht wordt de communicatie in het projectplan beschreven. Verder worden specifieke communicatie-acties uitgewerkt in het VTH-jaarprogramma.
We zetten in op vooroverleg, voorafgaand aan de formele procedures. om de regels en mogelijkheden uit te leggen. Tijdens vooroverleg lichten we de regels en mogelijkheden toe. De aanvrager krijgt daarmee helderheid over de haalbaarheid van een initiatief (toetsing aan wetgeving, ruimtelijk beleid en welstand) en de benodigde informatie bij de aanvraag. De vergunningverlener is in het vooroverleg naast toetser ook adviseur. Vooroverleg is belangrijker naarmate een initiatief complexer en grootschaliger is. In het vooroverleg kunnen adviezen van de beleidsafdelingen nodig zijn voor de toetsing aan lokaal (ruimtelijk) beleid. Met vooroverleg wordt ook voorkomen dat onnodig vergunningaanvragen en meldingen worden ingediend (vergunningvrij). Hiermee worden (formele) afhandelingstermijnen verkort. Onder de Omgevingswet worden een aantal proceduretermijnen substantieel korter. Er is sprake van ‘termijnen van orde’, dit betekent geen vergunningen van rechtswege meer, maar wel nog de mogelijkheid van in gebreke stellingen. Dit maakt het nog belangrijker om vooroverleg te voeren.
Buurtbemiddeling en (persoonlijk) overleg
We schakelen buurtbemiddeling in als we zelf partij zijn in een zaak of als we geen taak / bevoegdheid hebben. Wij zijn alert op de ‘vraag achter de vraag’. Met persoonlijk overleg proberen we meldingen, klachten en bezwaren op te lossen voordat er juridische procedures nodig zijn. Vervelende beschikkingen kondigen we (telefonisch) aan.
Evaluatiegesprekken na belangrijke activiteiten
Na belangrijke activiteiten voeren we evaluatiegesprekken (bijvoorbeeld na grote evenementen of na uitvoering van een project). Hiermee houden we een goed contact met de initiatiefnemers en trekken we gezamenlijke conclusies voor vervolgtrajecten.
Bijlage D2 – Uitwerking Vergunningenstrategie (hoofdstuk 5.2)
Om te voldoen aan de formele afhandeltermijnen, zetten we in op vooroverleg. In de formele procedures hanteren we de eisen van ontvankelijkheid strikter (juiste informatie en op tijd), maar wel met oog voor de verschillende belangen. We monitoren de adviestermijnen van onze in- en externe adviseurs.
Bij binnenkomst van de aanvraag bekijken we welke wetgeving en beleidskaders van toepassing zijn en ‘wie we nodig hebben tijdens de procedure’. We zijn alert op ondermijning en passen waar nodig de Bibob-toets toe. Ook toetsen we of de activiteit op andermans of gemeentegrond plaatsvindt. De diepgang van toetsing is afhankelijk van de risico’s. Veiligheid is belangrijk. Bij de complexere vergunningen, afwijkende gevallen en bijzondere situaties doen we een juridische toets en een handhaafbaarheidstoets en dragen het dossier na vergunningverlening actief over aan de toezichthouder.
Tijdens de controles (gebruiksfase) toetsen we ook de actualiteit van de vergunning. Voor niet gebruikte omgevingsvergunningen starten we in principe de procedure tot intrekking van de vergunning. Rechterlijke uitspraken volgen we op. We evalueren deze uitspraken en de jurisprudentie en leggen zo nodig de wijzigingen in onze digitale werkprocessen vast. We gebruiken de algemeen aanvaarde en (landelijk) ontwikkelde hulpmiddelen zoals leidraden, toolboxen e.d.
UITWERKING VERGUNNINGENSTRATEGIE
Voor veel vergunningsaanvragen gelden op dit moment wettelijke termijnen waarbinnen de gemeente een besluit moet nemen. Overschrijding van deze termijnen kan leiden tot vergunningen van rechtswege of in gebreke stellingen. Overschrijding van termijnen wordt soms veroorzaakt door de onvolledigheid van aanvragen (het niet voldoen aan de indieningsvereisten), soms ook door trage levering van adviezen door onze in- en externe adviseurs. Vanuit klantvriendelijkheid kiezen we er dan voor om in dergelijke gevallen de ‘procedure te laten doorlopen’ om een weigering of buiten behandeling laten van de vergunning te voorkomen. We willen daarom inzetten op vooroverleg. Tegelijkertijd willen we omwille van de tijdigheid in de formele procedures (na indienen aanvraag) wat strikter worden en zo weinig mogelijk gebruik maken van de mogelijkheid tot verlenging van de termijn. Ook gaan we adviestermijnen monitoren.
Integraal toetsen, alert op ondermijning
Een ingediende aanvraag / verzoek komt binnen bij de casemanager. Bij de ‘intake’ bekijken we welke besluiten en meldingen nodig zijn voor het initiatief, welke beleidskaders van toepassing zijn, welke adviseurs en samenwerkingspartners betrokken moeten worden en of er een Bibob-toets7 nodig is. Bij vermoeden van ondermijning wordt waar mogelijk en nodig de Bibob-toets ingezet, desnoods gemotiveerd afwijkend van ons Bibob-beleid. De exploitatievergunning voor horeca-inrichtingen kan een bruikbaar instrument zijn om ondermijning tegen te gaan, omdat de Bibob-toets hierop van toepassing is.
Omgevingsaanvragen bouw en ruimtelijke ordening worden waar nodig afgestemd met de afdelingen Beleid. Afhankelijk van de complexiteit, maatschappelijke context en naleefgedrag wordt bepaald welk soort voorschriften nodig zijn. Principeverzoeken worden afgedaan door de beleidsafdelingen en geven duidelijkheid of er bestuurlijke intentie is om mee te werken aan een bestemmingswijziging.
Integraliteit is niet altijd wettelijk geregeld. Zo is strijdigheid met het bestemmingsplan helaas geen weigeringsgrond voor de Drank- en horecawet (DHW); we verlenen de vergunning dan met de uitdrukkelijke vermelding dat de vergunning niet gebruikt mag worden in strijd met het bestemmingsplan. Er is geen automatische weigeringsgrond voor aangevraagde activiteiten op andermans grond of gemeentegrond, maar hier wordt wel naar gekeken om problemen te voorkomen.
De diepgang van de toetsing van aanvragen is afhankelijk van de risico’s van de gevraagde activiteiten. Voor het beoordelen van aanvragen wordt een integraal toetsingsprotocol opgesteld waarin, afhankelijk van de risico’s en het naleefgedrag, verschillende toetsingsniveaus zijn gehanteerd. Veiligheid is belangrijk, denk bijvoorbeeld aan constructieve veiligheid en brandveiligheid. Constructieberekeningen van complexere bouwwerken worden getoetst door een extern bureau. Waar nodig, adviseert de Veiligheidsregio Fryslân over brandveiligheidsaspecten.
Voor het behandelen en beoordelen van aanvragen hanteren wij vaste toetsingskaders. Deze kaders komen voort uit de wet- en regelgeving en ons vastgestelde beleid. Zie bijlage C1 t/m C3 Beleidsinventarisaties. Elke aanvraag om omgevingsvergunning wordt getoetst aan de gemeentelijke beleidskaders en regelgeving.
De beleidsafdelingen adviseren over binnen- en buitenplanse afwijkingsmogelijkheden.
Handhaafbaarheidstoets, actieve overdracht vergunning naar toezicht en handhaving
Een goede vergunning verkleint het risico op latere problemen bij het toezicht en de handhaving op de naleving van de vergunning. Daarom doen we (steekproefsgewijs) een handhaafbaarheidstoets, met name in de complexere gevallen met maatwerkvoorschriften.
Bij de complexere vergunningen, afwijkende gevallen en bijzondere situaties wordt het vergunningsdossier actief overgedragen naar de toezichthouder (tekst en uitleg en aandachtspunten voor toezicht).
Actuele vergunningen, intrekking
Vergunningen voor activiteiten met een beheer- of gebruiksfase worden periodiek getoetst op actualiteit. Voor milieuvergunningen ligt deze taak bij de FUMO. Voor vergunningen brandveilig gebruik en de Drank- en horecawetvergunningen wordt de actualiteitstoets meegenomen in de periodieke controles.
Voor niet gebruikte omgevingsvergunningen starten we in principe de procedure tot intrekking van de vergunning. De gemeente wil daarmee voorkomen dat bouwwerken op grond van ‘oude bouwregels’ worden gebouwd en dat ‘slapende’ vergunningen en nieuwe ontwikkelingen strijdig met elkaar zijn / worden.
Rechtszekerheid voor inwoners en bedrijven is van groot belang. We streven naar vergunningen die helder, duidelijk en niet voor meerdere uitleg vatbaar zijn en daardoor de rechterlijke toets kunnen doorstaan. Rechterlijke uitspraken volgen we op. We evalueren deze uitspraken en de jurisprudentie en leggen zo nodig de wijzigingen in onze digitale werkprocessen vast. We gebruiken de algemeen aanvaarde en (landelijk) ontwikkelde hulpmiddelen zoals leidraden, toolboxen e.d.
Werkprocessen digitaal en geborgd in VTH- vakapplicatie
De werkprocessen zijn vastgelegd in de VTH-vakapplicatie Squit XO en Squit2go (toezicht). De procedures en aanlevertermijnen van onze interne adviseurs (groen, ruimtelijke ordening) en externe adviseurs (FUMO, VRF) worden in dit systeem bijgehouden. We streven naar verdere digitalisering van werkprocessen.
Bijlage D3 – Uitwerking Toezichtstrategie (Hoofdstuk 5.3)
Door het houden van toezicht, sporen we overtredingen en illegale activiteiten op. We gaan ervan uit dat van het houden van toezicht een preventieve werking uit gaat en dat we in de meeste gevallen op een vriendelijke manier tot oplossingen komen. Lukt dat niet, dan ‘pakken we door’.
We houden integraal en risicogericht toezicht en werken daarbij samen met onze handhavingspartners. Prioriteit bepaalt de intensiteit van het toezicht. Hoe hoger de prioriteit, hoe hoger de controlefrequentie en hoe diepgaander en gedetailleerder de controle.
We zijn alert op ondermijning en sociale problematiek. Als we een overtreding constateren, gaan we eerst na of de overtreding te legaliseren is. Als dat het geval is, en de initiatiefnemer wil hieraan meewerken, dan kan het verdere handhavingstraject hierop worden afgestemd. Als het vermoeden bestaat dat achter een overtreding een andere problematiek zit (bijvoorbeeld een burenruzie), wijzen we actief op de mogelijkheden van buurtbemiddeling of mediation.
We voeren preventief toezicht uit op verleende vergunningen, meldingen en andere toestemmingen. Voor de uitvoering van periodieke controles op de regels voor milieu, Drank- en horecawet en brandveiligheid (gebruiksfase) hanteren we als leidraad vaste controlefrequenties. Deze passen we aan als het risico of het naleefgedrag dit nodig maken. We hebben toezichthouders die tevens Boa (domein II) zijn. We willen ons toezicht verder ontwikkelen en gerichter inzetten op risico’s en slecht naleefgedrag, bijvoorbeeld door controles thema-gewijs of projectmatig uit te voeren.
Onze toezichthouders openbare ruimte zijn ook Boa (domein I) en houden toezicht op basis van eigen waarnemingen en binnenkomende meldingen / klachten. Een risicoanalyse van de meldingen / klachten is belangrijk om te borgen dat de aandacht naar ‘de juiste gevallen’ gaat. Een helder Meldingenprotocol Fysieke ruimtelijke leefomgeving kan daarbij helpen, evenals kwaliteitsmetingen openbare ruimte (bijvoorbeeld de metingen dorpsspiegels) en de toezichtvraag vanuit de beleidsafdelingen van de moederorganisaties. Op anonieme meldingen wordt in beginsel niet gereageerd, tenzij er veiligheidsaspecten aan de orde zijn.
Van de controle maken we een rapport. De rapportage en briefwisseling wordt in de VTH-vakapplicatie Squit bijgehouden. Ook het aantal en soort overtredingen wordt in Squit bijgehouden. We gaan ervan uit dat van het houden van toezicht een preventieve werking uit gaat. Overtredingen kunnen daarmee mogelijk worden voorkomen en in de praktijk blijkt dat in veel gevallen met een waarschuwing en het maken van afspraken overtredingen snel worden verholpen en verdere handhaving niet nodig is. Ook hierbij is onze dienstverlening erop gericht om op een klantvriendelijke manier tot een oplossing te komen. We gebruiken de algemeen aanvaarde en (landelijk) ontwikkelde hulpmiddelen zoals leidraden, toolboxen e.d.
We voeren waar mogelijk integraal toezicht uit. Dit betekent dat tijdens een controle wordt gecontroleerd op alle regelgeving die van toepassing is. Hiertoe controleren onze toezichthouders zoveel mogelijk met elkaar (ook met handhavingspartners), voor elkaar (ook voor partners) of na elkaar. Het uitgangspunt is dat er zo min mogelijk (administratieve) lasten zijn voor inwoners, bedrijven en verenigingen.
Tijdens controles geven de toezichthouders voorlichting over de geldende regels. De controle-resultaten worden bijgehouden in de VTH-vakapplicatie.
We hebben de toezichthouders van het Wetterskip Fryslân aangewezen als toezichthouder zodat zij in voorkomende gevallen voor ons bepaalde aspectcontroles uit kunnen voeren (bijvoorbeeld erfafspoeling agrarische bedrijven). Ditzelfde geldt voor de toezichthouders van de Veiligheidsregio Fryslân, die bepaalde brandveiligheidscontroles voor ons uitvoeren.
In voorkomende gevallen doen we gezamenlijke controles met één of meer handhavingspartners, als er meerdere handhavingsaspecten aan de orde zijn.
Bij periodieke controles milieu, Drank- en horecawet of brandveilig gebruik worden andere aspecten waar mogelijk meegenomen, bijvoorbeeld gokautomaten, evenementen.
We zijn alert op sociale problematiek en houden daarbij contact met onze vaste aanspreekpunten bij het sociaal domein (illegale bewoning recreatiewoningen, verwaarlozing e.d.).
Als een overtreding wordt geconstateerd, wordt eerst nagegaan of de overtreding te legaliseren is. Als dat het geval is, en de initiatiefnemer is hiertoe genegen (bijvoorbeeld indienen vergunningaanvraag), dan kan het verdere handhavingstraject hierop worden afgestemd.
Als het vermoeden bestaat dat achter een overtreding een andere problematiek zit (bijvoorbeeld een burenruzie), wijzen we actief op de mogelijkheden van buurtbemiddeling of mediation. We willen hiermee voorkomen dat we partij worden in onderlinge conflicten en dat we tijd moeten besteden aan zaken met lage prioriteit en/of waar we geen bevoegdheden hebben (bijvoorbeeld privaatrechtelijke geschillen). Natuurlijk nemen we onze verantwoordelijkheid bij overtredingen met impact op de leefomgeving.
We voeren preventief toezicht uit:
- -
- -
- -
- -
- -
Risicogericht toezicht, alert op ondermijning
‘Toezicht daar waar de risico’s het grootst zijn of het naleefgedrag slecht’
‘Minder toezicht waar dat kan – meer waar dat nodig is’
‘Toezicht op basis van prioriteiten’
Om risicogericht te kunnen werken en het toezicht te kunnen richten op de situaties waar het naleefgedrag slecht is en/of de risico’s hoog zijn, is een probleem- en risicoanalyse uitgevoerd. Deze is beschreven in hoofdstuk 4. Alle VTH-taken zijn ‘gescoord’ en hebben een lage, gemiddelde of hoge prioriteit.
De prioritering bepaalt de intensiteit van het toezicht. Voorop staat dat we op alle prioriteiten toezicht houden. De intensiteit en diepgang van het toezicht zijn echter verschillend, zie onderstaande tabel.
De uitwerking van de toezichtactiviteiten vindt plaats in het VTH-jaarprogramma, waarbij de evaluatie uit het VTH-jaarverslag input vormt. Voor periodieke controles in de gebruiksfase (milieu, brandveilig gebruik, drank- en horeca-inrichtingen) gelden de hieronder vermelde controlefrequenties als leidraad. Verdere uitwerking vindt waar nodig plaats in een nog op te stellen toetsings- en toezichtprotocol. Bij acute hinderlijke, gevaarlijke en/of spoedeisende situaties wordt direct opgetreden.
Bij het toezicht op omgevingsvergunningen bouw worden controles uitgevoerd tijdens het bouwproces en soms bij de oplevering (m.n. in complexere gevallen en/of indien sprake is brandveiligheidsaspecten). Op basis van de risico’s wordt de frequentie en diepgang van het toezicht bepaald. Eén en ander wordt verder uitgewerkt in een integraal toezichtprotocol.
Veiligheidsaspecten zijn belangrijk (constructie, brandveiligheid). Bij weigering van vergunningen wordt ingeschat welk toezicht nodig is om illegale activiteiten te voorkomen.
Controle op sloopmeldingen is met name aan de orde als er asbest vrijkomt; deze sloopmeldingen worden vanaf 1-1-2020 getoetst en gecontroleerd door de FUMO (basistaak).
Het toezicht op de vergunningsvrije bouw en bestaande bouw vindt plaats aan de hand van meldingen / klachten, eigen waarnemingen en andere aanwijzingen voor risico’s (bijvoorbeeld wijziging gebruik of incidenten elders).
Op basis van de risico’s is aan alle inrichtingen / activiteiten een milieucategorie en gemiddelde controlefrequentie toegekend, die als leidraad wordt gebruikt voor het uitvoeren van de periodieke controles. Zie onderstaande tabel. Er heeft harmonisatie binnen OWO plaatsgevonden. De controlefrequentie voor de lichtere bedrijvigheid is omlaag gebracht. Daarmee wordt capaciteit vrijgespeeld om meer op basis van steekproeven en thema’s toezicht te gaan houden en het risicogerichte toezicht verder te ontwikkelen. Bij slecht naleefgedrag wordt de inrichting, ongeacht de controlefrequentie, het volgende jaar weer gecontroleerd. Bij goed naleefgedrag kan de controlefrequentie omlaag bijgesteld worden (bonus-malus systeem). Voor de basistaak-inrichtingen voert de FUMO het milieutoezicht uit (zo’n 420 inrichtingen binnen OWO). Voor de overige inrichtingen wordt het toezicht door OWO-VTH uitgevoerd.
Het toezicht op brandveiligheidseisen in de bestaande bouw vindt periodiek plaats voor de grotere, relevante gebouwen waar veel personen verblijven of waar sprake is van nachtverblijf of verblijf minder redzame personen. Het betreft zo’n 160-200 gebouwen per gemeente. Het toezicht wordt deels door de Veiligheidsregio Fryslân en deels door onszelf uitgevoerd. Als leidraad voor deze periodieke controles worden de onderstaande controlefrequenties gehanteerd. Deze controlefrequentie komt overeen met de systematiek van de Veiligheidsregio Fryslân. Jaarlijks komt dit neer op gemiddeld zo’n 50-70 controles per gemeente.
Toezicht Drank- en horecawet (DHW) en evenementen
De gemeentelijke Preventie- en Handhavingsplannen vormen een belangrijk kader voor de toezichtactiviteiten. Jaarlijks wordt in nauw overleg met de beleidsafdelingen een uitvoeringsprogramma DHW en evenementen opgesteld en dat wordt opgenomen in het VTH-jaarprogramma.
Tijdens de verlening van een DHW-vergunning wordt gecontroleerd op de inrichtingseisen (ventilatie, oppervlakte e.d.). Het niet voldoen aan de inrichtingseisen is namelijk een weigeringsgrond voor de vergunning. Verder vinden periodieke controles plaats bij de inrichtingen Drank- en horecawet. Als leidraad wordt de onderstaande controlefrequentie gehanteerd.
Deze controles worden waar mogelijk gecombineerd met de periodieke milieucontroles bij deze bedrijven, gokautomaten e.d.
Toezicht op evenementen vindt steekproefsgewijs plaats. In het VTH-jaarprogramma wordt capaciteit geraamd. De keuze van te controleren evenementen vindt jaarlijks plaats op basis van een risico-inschatting, waarbij het soort evenement, aantal bezoekers, omgeving, het naleefgedrag en overlastervaringen van voorgaande jaren een rol spelen.
Leeftijdscontroles worden uitgevoerd bij zowel evenementen als inrichtingen. Deze leeftijdscontroles worden gedeeltelijk uitbesteed aan een extern bureau, die Boa’s in dienst heeft. Wij hebben deze Boa’s aangewezen als toezichthouder.
Toezicht APV / openbare ruimte
Voor het toezicht op de APV-bepalingen en/of de openbare ruimte, zijn er Boa’s domein I voor het OWO-grondgebied. Toezicht vindt plaats op basis van eigen waarnemingen van de Boa en op basis van meldingen / klachten, die telefonisch of via de digitale meldsystemen binnenkomen. Een risicoanalyse van de meldingen / klachten is belangrijk om te borgen dat de aandacht naar ‘de juiste gevallen’ gaat. Afspraken met de klantencontactcentra over de intake van deze meldingen is van belang (voldoende informatie, simpele gevallen meteen telefonisch afdoen door KCC), dit wordt geborgd middels een actueel protocol Meldingen fysieke ruimtelijke leefomgeving. Evaluatie en inzet vindt plaats o.a. op basis van metingen van de kwaliteit openbare ruimte10 en de jaarlijkse toezichtvraag vanuit de beleidsafdelingen van de moederorganisaties (bijvoorbeeld parkeren, afval, reclame e.d.).
Eén Boa domein I is in dienst bij en werkt voor Ooststellingwerf, maar draait verder mee met de afdeling OWO-VTH..
Afhandeling meldingen / klachten / verzoeken om handhaving
We voeren toezicht uit naar aanleiding van meldingen en klachten over de leefomgeving, verzoeken om handhaving e.d. We hanteren daarbij de uitgangspunten van de Ombudsman en ons Meldingenprotocol Leefomgeving.
Bij het afdoen van meldingen, klachten en verzoeken om handhaving onderschrijven wij de uitgangspunten en richtlijnen die de Nationale Ombudsman hierover heeft vastgelegd in het rapport van 2017 ‘De kunst van het handhaven’. De belangrijkste aandachtspunten daarbij zijn:
- 1.
- 2.
- 3.
Meldingenprotocol fysieke ruimtelijke leefomgeving
De afhandeling van meldingen en klachten is belangrijk en heeft prioriteit. Dit draagt bij aan de veiligheid, ruimtelijke kwaliteit en een prettige leefomgeving. De mogelijkheid om digitaal meldingen in te dienen worden steeds groter, daarmee wordt de drempel om een melding / klacht in te dienen lager. Om onze beschikbare capaciteit in te kunnen blijven zetten op de ‘juiste gevallen’, wordt de de aard en ernst van de melding / klacht onderzocht en gerelateerd aan de VTH-prioriteiten. Niet alle klachten resulteren in een controle.
Op anonieme meldingen wordt in beginsel niet gereageerd, tenzij er veiligheidsaspecten aan de orde zijn. In het Meldingenprotocol Leefomgeving zijn duidelijke afspraken gemaakt met de klantencontactcentra van de drie moederorganisaties over de intake van meldingen en het afdoen van ‘simpele, veel voorkomende meldingen’. Meldingen en klachten van overlast in het fysieke / ruimtelijke domein kunnen 24/7 via de website en/of andere digitale meldsystemen van de gemeente gemeld worden11 en tijdens kantooruren ook via een daarvoor bestemd telefoonnummer van de gemeente. Het formulier op de website ondersteunt een voortvarende afhandeling (gerichte vragen naar informatie, snel doorgeleiden naar verantwoordelijke ambtenaar). Er wordt actief met de melder afgestemd of er sprake is van een melding / klacht of een ingediend handhavingsverzoek.
Bijlage D4 – Uitwerking Handhavingsstrategie (hoofdstuk 5.4)
|
Onze handhavingsstrategie (optreden tegen overtredingen): ‘Handhaving als logisch sluitstuk’
|
De handhavingsstrategie is primair gericht op het optreden tegen overtredingen en het beëindigen van illegale situaties. Als legalisatie niet mogelijk is, wordt de verdere handhavingsaanpak bepaald. Dit gebeurt op basis van risico’s, naleefgedrag en prioriteit, maar ook andere mogelijkheden van aanpak (buurtbemiddeling, extra tijd gunnen) worden bekeken. Als het toezicht niet tot oplossingen leidt, dan is handhaving een (logisch) sluitstuk. Een eenmaal ingezet handhavingstraject wordt doorgezet tot de overtreding is beëindigd en sancties worden geëffectueerd. Consequent en vasthoudend optreden is nodig om reden van geloofwaardigheid. Bovendien gaat hier een preventieve werking van uit naar derden. Daarom zijn hercontroles belangrijk. We houden daarbij echter altijd in het achterhoofd dat elk handhavingstraject ook maatwerk is!
We hanteren de Landelijke Handhavingsstrategie (LHS) voor ons gehele VTH-takenpakket. Daarmee sluiten we aan bij de rest van Nederland: vergelijkbare situaties vergelijkbare keuzes. Het principe van de LHS is dat elke overtreding wordt ‘ingeschaald’ op basis van de ernst en het risico van de overtreding en het gedrag van de overtreder. Vervolgens wordt gemotiveerd gekozen voor bestuursrechtelijke en/of strafrechtelijke vervolgstappen. De strafrechtelijke handhaving voeren we uit met onze eigen Boa’s domein II of in samenwerking met andere Friese gemeenten of de FUMO volgens de Friese afspraken ‘Functionele Boa-structuur’. We gaan de LHS verder implementeren in onze werkwijze en digitale werkprocessen.
Bij de bestuursrechtelijke handhaving hanteren we de Leidraad hoogte dwangsommen en lengte begunstigingstermijnen van Infomil als uitgangspunt. We overwegen de inzet van het instrument ‘bestuurlijke boete’ bij Drank- en Horecawetzaken. Bij invordering (bijvoorbeeld van dwangsommen) werken we conform een protocol samen met onze afdelingen OWO-BVI en OWO-FA.
UITWERKING HANDHAVINGSSTRATEGIE
Bij elke geconstateerde overtreding wordt een afweging gemaakt of en hoe het verdere handhavingstraject wordt ingezet. Is legalisatie niet mogelijk dan kan het nodig zijn dat er gebruik wordt gemaakt van dwangmiddelen om de overtreding te beëindigen. Tegen geconstateerde overtredingen kan zowel bestuursrechtelijk (gemeente) als strafrechtelijk (buitengewoon opsporingsambtenaar/politie/Openbaar Ministerie) worden opgetreden.
Incidenteel kan er privaatrechtelijk worden opgetreden, bijvoorbeeld als het gaat om illegaal gebruik van gemeentegrond of om de naleving van voorwaarden bij een verkoopovereenkomst e.d.
In die gevallen ligt het primaat bij (de juristen van) de drie moederorganisaties.
Bij het bepalen van het verdere handhavingstraject, worden de risico’s, naleefgedrag, prioriteit, maar ook andere mogelijkheden van aanpak (buurtbemiddeling, extra tijd gunnen) bekeken en waar mogelijk ingezet. Handhaving is pas aan de orde in die gevallen dat het (informele) voortraject niet tot de gewenste oplossing heeft geleid en / of de overtreder niet bereid is om mee te werken aan een mogelijke oplossing. In dat geval wordt (logischerwijs) overgegaan tot het (formele) handhavingstraject. Een eenmaal ingezet handhavingstraject wordt doorgezet tot de overtreding is beëindigd en sancties worden geëffectueerd. Consequent en vasthoudend optreden is nodig om reden van geloofwaardigheid. Bovendien gaat hier een preventieve werking van uit naar derden. We houden daarbij echter altijd in het achterhoofd dat elk handhavingstraject ook maatwerk is!
Landelijke Handhavingsstrategie (LHS)
Voor onze handhavingsstrategie, sluiten we aan bij de Landelijke Handhaving Strategie (LHS). Deze is vastgesteld in de drie colleges12. Alhoewel de LHS ontwikkeld is voor de Wabo, hanteren wij de systematiek over de volle breedte van ons VTH-takenpakket.
De kern van de landelijke handhavingsstrategie is de ‘interventiematrix’. Dit is een blokkenschema waarin op basis van 1. de ernst van de overtreding en 2. het gedrag van de overtreder, passende bestuursrechtelijke en/of strafrechtelijke instrumenten worden benoemd. Uitgaande van de interventiematrix, wordt afgewogen welke (combinatie van) sancties het meest doeltreffend is om een overtreding te beëindigen. Met deze strategie kunnen toezichthouders in Nederland in vergelijkbare situaties vergelijkbare keuzes maken en interventies op vergelijkbare wijze kiezen en toepassen.
Het toepassen van de LHS vindt plaats met behulp van de onderstaande interventiematrix en een vast stappenplan. Startpunt van het stappenplan is een tijdens het toezicht gedane bevinding.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Stap 1: Plaats de bevinding in de interventiematrix
Aan de hand van het gedrag van de overtreder en de (mogelijke) gevolgen van de overtreding, wordt de uitgangspositie in de interventiematrix bepaald.
Stap 2: Bepaal of sprake is van verzwarende aspecten
Vervolgens bepaalt de toezichthouder of er verzachtende factoren (bijvoorbeeld legalisatie) dan wel verzwarende factoren zijn (zoals bijvoorbeeld recidive), waardoor de overtreding een trede lager of hoger in de matrix terecht kan komen.
Stap 3: Bepaal of overleg met politie en OM noodzakelijk is
Indien een overtreding in het midden- of zware segment is gepositioneerd, stelt de LHS dat overleg met de strafrechtpartner plaatsvindt om te bepalen of alleen bestuursrecht of alleen strafrecht of bestuurs- en strafrechtelijk wordt opgetreden.
Stap 4: Optreden met toepassing van de interventiematrix
De LHS gaat uit van het principe zo licht mogelijk starten met interveniëren gericht op herstel en het vervolgens snel inzetten van zwaardere interventies als naleving uitblijft.
De doorlopen stappen en genomen beslissingen worden verifieerbaar en transparant vastgelegd in een rapportage en in Squit XO.
- •
- •
- •
- •
Afwijken van de handhavingsstrategie is mogelijk als dat nodig of beter is voor het bereiken van het doel: het beëindigen van de overtreding. Dit moet wel gemotiveerd worden.
De LHS wordt verder geïmplementeerd in onze werkwijze en onze format rapportages in Squit.
Stappenplan handhavingsstrategie bestuursrechtelijk traject, link met LHS
Het aantal stappen in het bestuursrechtelijke traject is afhankelijk van de ‘inschaling’ van de overtreding in de interventiematrix:
Uitvoering hercontroles is belangrijk
De opvolging van termijnen, die zijn gesteld om overtredingen ongedaan te maken, is belangrijk. Het voortduren van een overtreding is namelijk ongewenst en komt de geloofwaardigheid van een handhavingstraject niet ten goede. Daarom worden hercontroles uitgevoerd kort na afloop van de gestelde (begunstigings)termijnen.
Leidraad hoogte dwangsommen en lengte begunstigingstermijnen
De meest voorkomende bestuursrechtelijke handhavingsbeschikking is de dwangsombeschikking. De gemeente heeft bij het bepalen van de hoogte van de dwangsom en het maximum van het te verbeuren bedrag een ruime mate van beleidsvrijheid. De gemeente bepaalt ook zelf de begunstigingstermijn, dit is de tijd die de overtreder krijgt om de overtreding te beëindigen. Om transparant te zijn en willekeur tegen te gaan, hanteren we de landelijke Leidraad dwangsombedragen en begunstigingstermijnen’ van Infomil13.
De genoemde bedragen zijn een algemene richtlijn. In de handhavingsbeschikking wordt de hoogte van de dwangsom en de lengte van de begunstigingstermijn gemotiveerd. Afhankelijk van de overtredingssituatie, kan gemotiveerd worden afgeweken van de genoemde bedragen.
De bestuurlijke boete kan worden toegepast bij de Drank- en Horecawet en kan meerwaarde hebben als bestuursrechtelijk ‘lik-op-stuk’ instrument.
Toepassing strafrecht, werkwijze Boa’s domein I en II
De strafrechtelijke handhaving, voortvloeiend uit de systematiek van de LHS, voeren we uit met onze eigen Boa’s domein II dan wel in samenwerking met onze buurgemeenten dan wel de FUMO.
Binnen Fryslân hanteren we de afspraken ‘Functionele Boa-structuur’ (2019). Daarnaast hebben we Boa’s domein I. Eén Boa domein I is in dienst bij Ooststellingwerf en werkt voor Ooststellingwerf, maar draait wel mee met afdeling OWO-VTH. Binnen OWO hebben we samenwerkingsafspraken waarmee geregeld is dat al onze Boa’s op het hele OWO-grondgebied mogen optreden.
Na het verlopen van de begunstigingstermijn uit de dwangsombeschikking is de opgelegde dwangsom van rechtswege verbeurd. Er wordt een invorderingsbeschikking opgesteld om het bedrag te innen. De invordering moet starten binnen één jaar nadat een bedrag is verbeurd.
De overtreder heeft juridische mogelijkheden om tegen de inning van een dwangsom op te komen. Alleen indien een besluit door een rechter wordt geschorst bij wijze van voorlopige voorziening, dan wel van rechtswege wordt geschorst (verzet tegen een dwangbevel), wordt de inning opgeschort.
Bij de inning en bezwaar daartegen, staat de hoogte van de dwangsom in principe niet meer ter discussie.
Als niet wordt overgegaan tot betaling dan wordt er eenmalig een aanmaning gestuurd. Daarna wordt overgegaan tot invordering bij dwangbevel. De kosten van invordering, waaronder advocaatkosten en deurwaarderskosten, worden op de overtreder verhaald.
We werken bij de invordering van dwangsommen e.d. samen met de afdelingen OWO-BVI en OWO-FA op basis van een vastgesteld protocol.
Bijlage D5 – Uitwerking gedoogstrategie (hoofdstuk 5.5)
Wanneer wet- en regelgeving wordt overtreden is het bevoegde gezag in beginsel verplicht om handhavend op te treden. Als we toch van handhaving afzien, doen we dat gemotiveerd en hanteren daarbij de landelijke nota ‘Grenzen aan gedogen’.
Wanneer wet- en regelgeving wordt overtreden is het bevoegde gezag in beginsel verplicht om handhavend op te treden. Slechts onder bijzondere omstandigheden mag het bestuursorgaan afzien van handhaven. Onder gedogen wordt verstaan: het bestuur dat bevoegd is tot handhaving kan en mag wel handhaven maar neemt een gemotiveerde beslissing14 om hiervan af te zien. Het niet constateren van overtredingen valt niet onder de definitie van gedogen.
De gemeente sluit wat haar gedoogstrategie betreft voor alle beleidsvelden aan bij de landelijke nota ‘Grenzen aan gedogen’ (Tweede Kamer, 1996-1997, 25085, nrs 1-2) . Kort samengevat geldt voor gedogen:
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-39395.html