Gemeenteblad van Alphen aan den Rijn

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Alphen aan den RijnGemeenteblad 2020, 39177Verordeningen



Verordening werkgeverscommissie griffie(r) gemeente Alphen aan den Rijn 2020

 

De gemeenteraad van Alphen aan den Rijn;

Gelet op de artikelen 83 en 107 van de Gemeentewet:

 

B E S L U I T vast te stellen de:

 

Verordening werkgeverscommissie griffier(r) gemeente Alphen aan den Rijn 2020

 

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad aangewezen functionaris;

b. Griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

c. Werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie, die het werkgeverschap van de griffie(r) uitoefent.

 

Artikel 2 Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie

1. De werkgeverscommissie oefent namens de raad het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier, zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd, met uitzondering van het nemen van besluiten met betrekking tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst en arbeidsrechtelijke maatregelen ten aanzien van de griffier;

2. Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoort ook de voorbereiding, vaststelling en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen;

3. De griffier heeft het mandaat om namens de raad en de werkgeverscommissie het werkgeverschap uit te oefenen over de overige op de griffie werkzame medewerkers.

 

Artikel 3 Samenstelling werkgeverscommissie

1. De werkgeverscommissie bestaat uit minimaal 2, maximaal 4 leden. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter alsmede een plaatsvervangend voorzitter aan.

2. De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

3. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt:

a. op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling gaan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;

b. indien het lid aftreedt als lid van de raad: beëindiging treedt dan onmiddellijk in;

c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen.

4. De voorzitter van de raad maakt deel uit van de werkgeverscommissie als adviseur en eventueel als informant.

 

Artikel 4 Taken voorzitter

De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor:

a. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie;

b. het leiden van de vergaderingen;

c. het doen naleven van deze verordening;

d. het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie, het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie.

 

Artikel 5 Ondersteuning van de commissie

De griffier staat de werkgeverscommissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat en maakt met het college of de gemeentesecretaris afspraken over HRM-ondersteuning.

 

Artikel 6 Besluitvorming

1. Er wordt gestreefd naar unanieme besluitvorming. In uitzonderingsgevallen worden besluiten genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in artikel 3.

2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3. Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter, dan wel bij diens afwezigheid de plaatsvervangend voorzitter doorslaggevend.

 

Artikel 7 Verslaglegging

De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld.

 

Artikel 8 Beslotenheid van vergaderingen

1. De werkgeverscommissie vergadert - vanuit privacyoverwegingen - in beslotenheid, maar kan openbare - informatieve - vergaderingen beleggen.

2. De agenda, de daarop betrekking stukken en de besluitenlijsten zijn niet openbaar, tenzij de werkgeverscommissie anders beslist;

3. Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang.

 

Artikel 9 Vergaderfrequentie

1. De werkgeverscommissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht.

2. De griffier kan de werkgeverscommissie verzoeken bijeen te komen.

 

Artikel 10 Verantwoording

De werkgeverscommissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 8, jaarlijks door tussenkomst van het fractievoorzittersoverleg - verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden.

 

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan beslist de werkgeverscommissie op voorstel van de voorzitter.

 

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2020.

 

Artikel 13 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Verordening werkgeverscommissie griffie(r) Alphen aan den Rijn 2020”, onder intrekking van de:

Verordening werkgeverscommissie griffie(r) Alphen aan den Rijn, vastgesteld op 2 januari 2014 en laatst gewijzigd bij besluit van 18 juni 2015, 2015/22759.

 

Vastgesteld door de gemeenteraad van Alphen aan den Rijn in de openbare vergadering van 30 januari 2020,

De griffier, de voorzitter,

Drs. J.A.M. Timmerman, mr. drs. J.W.E. Spies

Toelichting

 

Algemeen

De gemeente is de werkgever van de ambtenaren die werkzaam zijn bij deze rechtspersoon. Raad en college vullen dit werkgeverschap in. De raad is daarbij het bevoegd gezag van de griffie en het college voor zijn organisatie. Gelet op de publieke taken, de grootte en de samenstelling (een diversiteit aan politieke partijen) van de raad ligt het voor de hand dat hij voor de feitelijke invulling van het werkgeverschap een (werkgevers)commissie instelt waaraan hij deze taak delegeert. Deze commissie is gebaseerd op artikel 83 en artikel 156, eerste lid van de Gemeentewet en bestaat uitsluitend uit raadsleden.

Deze “werkgeverscommissie” zal door zijn omvang sneller in de gelegenheid zijn personele besluiten te nemen die over het algemeen behoren tot het dagelijkse werkgeverschap, inclusief het uitvoeren van de Cao Gemeenten en het Personeelshandboek. Niet alle te nemen besluiten, zoals bijvoorbeeld een verlofaanvraag, een werktijdenregeling lenen zich voor agendering in de gemeenteraad, alleen al omdat de agenda en de vergadering, nog afgezien van de privacyaspecten, daardoor te veel zouden worden belast.

 

Artikel s gewijs

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

De inhoud van dit artikel spreekt voor zich.

 

Artikel 2 Taken en bevoegdheden werkgeverscommissie

In artikel 2 wordt verwoord dat de werkgeverscommissie namens de raad ten aanzien van de griffier alle taken en bevoegdheden vervult die voortvloeien uit het werkgeverschap, met uitzondering van een aantal nader genoemde onderwerpen. De griffier oefent het werkgeverschap uit namens de raad en de werkgeverscommissie over de overige op de griffie werkzame medewerkers. Deze systematiek past bij het gebruik in de organisatie waarin de leidinggevenden optreden als integraal leidinggevende ten aanzien van hun team(s). De keuze om de griffier op te laten treden namens de werkgeverscommissie en de raad is gelegen in de beperking van de bevoegdheden die de werkgeverscommissie heeft, anders dan de raad. De werkgeverscommissie kan ten aanzien van de griffier niet zelfstandig een arbeidsovereenkomst aangaan, wijzigen en beëindigen en arbeidsrechtelijke maatregelen nemen. Die bevoegdheid blijft bij de raad. De griffier moet deze bevoegdheden wel kunnen uitoefenen ten aanzien van griffiepersoneel. Overigens is het vanzelfsprekend dat de griffier bij het inzetten van de aan hem in de verordening gemandateerde bevoegdheden, zeker als deze al dan niet voorziene grote financiële of andere gevolgen hebben, voorafgaand overleg voert met de werkgeverscommissie.

Andere voorbeelden die horen tot het werkgeverstaak zijn het voeren van overleg met de griffier over de voortgang van de werkzaamheden van de griffie, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier en het doen van voorstellen over de inrichting van de griffie. Met betrekking tot deze taken zal de P&O desgevraagd een ondersteunende en uitvoerende rol vervullen.

De bevoegdheid van de raad om besluiten te nemen over het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de griffier en de op de griffie werkzame ambtenaren moet worden gelezen als de bevoegdheid om besluiten te nemen ‘ter voorbereiding van een privaatrechtelijke rechtshandeling’. Het ondertekenen, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst is namelijk een privaatrechtelijke handeling. Alleen de rechtspersoon ‘gemeente’ kan privaatrechtelijke rechtshandelingen aangaan. De burgemeester is bevoegd om de gemeente ‘in en buiten rechte te vertegenwoordigen’ (artikel 171, lid 1 Gemeentewet). De burgemeester ondertekent daarom in beginsel de arbeidsovereenkomsten, maar kan de ondertekening opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon (volmacht, artikel 171, lid 2 Gemeentewet).

 

Artikel 3 Samenstelling werkgeverscommissie

Door de verantwoordelijkheid van het werkgeverschap van het organisatieonderdeel griffie met uitzondering van een aantal nader omschreven onderwerpen (zie taken en bevoegdheden in artikel 1) - onder te brengen in een werkgeverscommissie en bij de griffier voor wat betreft de overige op de griffie werkzame medewerkers, is gewaarborgd dat de personele aangelegenheden (incl. arbeidsverhoudingen) niet uitsluitend de juiste, maar vooral ook voldoende aandacht krijgen. Het succesvol werken met een werkgeverscommissie staat of valt met de benoeming van leden in zo’n commissie die een bepaalde affiniteit hebben op het gebied van personele aspecten. Uit artikel 83 van de Gemeentewet vloeit voort dat de burgemeester en de andere collegeleden geen lid kunnen zijn van de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie mag uitsluitend bestaan uit raadsleden. Dit is volledig in lijn met het feit dat de raad het bevoegde gezag is van de griffie. Aan een “goede” samenstelling dient dus de nodige aandacht te worden besteed. Gezien de omvang van de raad is een bestuurscommissie bestaande uit minimaal 2, maximaal 4 leden voldoende. Het verdient natuurlijk wel aanbeveling dat de raadsvoorzitter, frequent gesprekspartner van de griffier, deel uitmaakt van de werkgeverscommissie als adviseur en eventueel als informant.

 

Artikel 4 Taken voorzitter

Gelet op de taken van de voorzitter van de werkgeverscommissie is het goed om voor de invulling van dit voorzitterschap een voorzittersprofiel op te stellen, waardoor de raad kan oordelen of de beoogde voorzitter aan dit profiel voldoet. Ook is het wellicht van belang om als raad aan de voorzitter (en de leden) van de werkgeverscommissie scholing aan te bieden op het specifieke terrein waarop deze commissie zich begeeft.

 

Artikelen 5, 6 en 7 Ondersteuning van de commissie, Besluitvorming en Verslaglegging

De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich.

 

Artikel 8 Beslotenheid van vergaderingen

In vergaderingen van de werkgeverscommissie zullen veelal personele aangelegenheden aan de orde komen. Om privacygevoelige redenen ligt het dan ook voor de hand dat hierover in beslotenheid wordt vergaderd. Dit geldt ook voor de agenda, de stukken en de besluitenlijsten, tenzij de werkgeverscommissie anders beslist. Vanzelfsprekend kunnen raadsleden wel inzage krijgen in de niet openbare stukken etc., aangezien de raad het oorspronkelijke bevoegde orgaan is. Dit neemt niet weg dat ook de raadsleden die kennis nemen van de stukken hier vanwege privacyaspecten vertrouwelijk mee om dienen te gaan.

 

Artikel 9 Vergaderfrequentie

De inhoud van dit artikel spreekt voor zich.

 

Artikel 10 Verantwoording

De raad heeft sinds de dualisering van het gemeentebestuur een eigen secretaris gekregen in de persoon van de griffier. Daarnaast heeft de raad ook een griffie ingericht om hem, zijn organen en de griffier te ondersteunen. Daardoor heeft de raad er formeel een taak bij gekregen, de invulling van het werkgeverschap. Het is van belang dat de raad inzicht krijgt en houdt wat hieronder moet worden verstaan. De verantwoording door de werkgeverscommissie van haar werkzaamheden en bevindingen kan hieraan bijdragen. Uit een oogpunt van efficiency zal de raad worden geïnformeerd door tussenkomst van de fractievoorzitters.

 

Artikelen 11, 12 en 13 Onvoorziene omstandigheden, Inwerkingtreding en Citeerartikel

De inhoud van deze artikelen spreekt voor zich.