Gemeenteblad van Westerwolde

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
WesterwoldeGemeenteblad 2020, 353707Beleidsregels



Uitleenbeleid materialen voor evenementen

1. Inleiding/Aanleiding

Er worden in de gemeente Westerwolde veel evenementen georganiseerd. Dit draagt bij aan de leefbaarheid en onderlinge verbondenheid tussen bewoners. Vaak vinden deze evenementen plaats op de openbare weg. Om deze evenementen allemaal (veilig) te kunnen laten plaatsvinden zijn er diverse zaken nodig. Voorbeelden daarvan zijn:

  • -

    Modderborden (waarschuwing modder op de weg)

  • -

    Aggregaten (+ brandstof)

  • -

    Minicontainers

  • -

    Schrikhekken om de weg tijdelijk af te zetten

  • -

    Pionnen, hesjes parkeerregelaar, lichtkegels

  • -

    Verkeersregelaarshesjes

  • -

    Omleidingsroutes en parkeerverwijsroutes

  • -

    Tijdelijke parkeerverboden/stopverboden/eenrichtingsverkeer

  • -

    Tijdelijke parkeeraanduidingen

  • -

    Tijdelijke snelheidsbeperkingen

  • -

    Rijplaten

De eisen hiertoe worden, o.a. van de hulpdiensten, GGD, GHOR, Veiligheidsregio maar ook van de provincie, steeds strenger. Mede oorzaak hiervan is natuurlijk de veiligheid: bij een evenement komen veel mensen samen. Begrijpelijkerwijs mogen dan hoge eisen worden gesteld aan de veiligheid. Hulpdiensten vereisen vaak speciale calamiteitenroutes die vrij moeten blijven in geval van calamiteiten.

 

Sommige evenementenorganisatoren zorgen zelf voor de materialen. Heel vaak wordt hiervoor echter ook een beroep gedaan op de gemeente. Er zit vaak een groot verschil tussen het organiserende vermogen van de verschillende evenementenorganisatoren. De meer professionele organisatoren regelen veelal veel dingen zelf. Maar de organisatoren die het veel moeten hebben van vrijwilligers en vaak een niet al te groot budget hebben doen eerder een beroep op de gemeente voor ondersteuning. Soms ook in de vorm van een subsidieaanvraag bij de gemeente of een andere overheidsinstantie (provincie). De kosten voor dergelijke materialen ( en de nodige voorbereidingen daartoe als het opstellen van een goed verkeersplan) kunnen, alles bij elkaar (afhankelijk van de grootte van het evenement) soms oplopen in de vele duizenden euro’s met elkaar lopen. Zeker als het bijvoorbeeld gaat om een weg afzetting van een provinciale weg, waarvan het verkeer vaak niet altijd omgeleid kan worden via een gemeentelijke weg. En bedrijven die organisatoren hierbij kunnen helpen vragen vaak een marktconform tarief.

 

De provincie heeft het beleid dat evenementenorganisatoren zelf voor deze bebording moeten zorgen. De vraag die dan kan worden opgeworpen is in hoeverre de gemeente, als niet organisator, van dit evenement, maar ook als verbindende organisatie tussen haar inwoners deze kosten dan moet dragen. En deze werkzaamheden voor deze organisaties zou moeten uitvoeren. Hierbij komt ook dat de gemeente deze materialen zelf ook vaak nodig heeft voor haar eigen (weg)werkzaamheden en de voorraad beperkt is. Ook is de Buitendienst van de gemeente vaak druk met het ter beschikking stellen van de materialen, halen/brengen , plaatsen en weer weghalen. Deze tijd (en dus ook geld) kan de Buitendienst niet besteden aan andere noodzakelijke werkzaamheden voor de publieke taak. Daarbij slijt het materiaal ook door het uitlenen aan derden. En moet na loop van tijd een keer worden vervangen.

 

Er ontbreken momenteel duidelijke op papier vastgelegde afspraken hoe met dergelijke verzoeken moet worden omgegaan en welke vergoedingen in rekening moeten worden gebracht. Dit leidt er nu toe dat met evenementenorganisatoren in de Gemeente Westerwolde verschillend wordt omgegaan door diverse oorzaken en redenen. Al dan niet door (politieke) afspraken uit het verleden. De huidige werkwijze is verder weinig kostendekkend. Dit vinden wij een onwenselijke situatie vanuit oogpunt van precedentwerking. Maar ook uit oogpunt van het omgaan met de schaarse publieke middelen.

 

Met deze beleidsnotitie wordt een voorzet gedaan tot duidelijke afspraken op dit gebied, opdat voor iedereen duidelijk is waar hij/zij aan toe is als het gaat om het ter beschikking stellen van materialen voor evenementen in de Gemeente Westerwolde. Dit document is een coproductie van de – voor deze gelegenheid – speciaal opgerichte werkgroep uitleenbeleid materialen evenementen bestaande uit de volgende vakdisciplines:

  • -

    Vergunningverlening APV evenementen;

  • -

    Ruimtelijk Beheer; Verkeer en Vervoer;

  • -

    Buitendienst.

Extern is overleg geweest met de Provincie Groningen.

2. Wettelijk en Juridisch Kader

Wanneer er evenementen op de openbare weg plaatsvinden gelden er zonder aanvullende maatregelen in principe gewoon de normale landelijke verkeersregels zoals vastgelegd in het RVV 1990 (Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens) In combinatie met de verkeersdrukte rondom het evenement kan dit qua veiligheid echter niet altijd een goede combinatie zijn. I.v.m. de verkeersveiligheid en openbare orde kunnen dan aanvullende verkeersmaatregelen worden ingesteld. Als voor een evenement aanvullende verkeersmaatregelen worden ingesteld hebben we, juridisch gezien, te maken met de volgende zaken als kader:

  • -

    Wegenverkeerswet

  • -

    Algemene Plaatselijke Verordening Gemeente Westerwolde (APV)

  • -

    Evenementenbeleid Westerwolde (22/10/2019)

  • -

    Wet Markt en overheid

In het vastgestelde evenementenbeleid Westerwolde is in bijlage 3 (Richtlijn Verkeersplan) vastgelegd dat de kosten van plaatsing en verwijdering van de bebording voor evenementen voor rekening van de aanvrager komen.

  • -

    CROW1 publicatie 265 Verkeersmaatregelen bij Evenementen

  • -

    CROW publicatie 96b Omleidingen en tijdelijke bewegwijzering

Daarnaast is er het Provinciaal Modderprotocol, waaraan alle Groninger gemeenten zich hebben geconformeerd. Dit modderprotocol stelt dat bij kans op gladheid moet worden gewaarschuwd met zogenaamde modderborden. Een dergelijke situatie doet zich bijvoorbeeld voor bij de situatie waarin voor een evenement in landerijen een tijdelijke parkeervoorziening moet worden ingericht.

 

 

Over CROW publicatie 96b is er jurisprudentie dat dit verplicht is bij het treffen van tijdelijke verkeersmaatregelen: LJN: BX0635 (Uitspraak Rechtbank Utrecht, 2 juli 2012).

Wet Markt en Overheid

Het uitlenen van gemeentelijke materialen aan commerciële partijen moet marktconform gebeuren omdat anders in strijd wordt gehandeld met de Wet Markt & Overheid. Het heeft echter de voorkeur dit uitlenen aan de private markt zelf over te laten.

 

Het uitlenen van materialen aan niet commerciële partijen mag onder de kostprijs worden gedaan indien daar redenen van algemeen belang voor zijn. In dit geval valt leefbaarheid daaronder.

3. Uitleenbeleid materialen

 

3.1 Uitlenen materialen aannemers

Gemeentelijk beleid is dat de materialen niet worden uitgeleend aan aannemers die in de gemeente werkzaamheden verrichten. Deze aannemers dienen te voorzien in hun eigen materialen. De materialen zijn er namelijk ter bevordering van de leefbaarheid en de gemeente wil zo weinig mogelijk in concurrentiepositie treden met de markt.

 

3.2 Uitlenen materialen organisatoren van evenementen

Organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens evenementen. Dit betekent dat de organisator in 1e instantie verantwoordelijk is voor het regelen van de benodigde materialen opdat zijn/haar evenement veilig verloopt. De eisen daartoe worden opgenomen in de benodigde evenementenvergunning die organisatoren bij de gemeente moeten aanvragen voor het mogen houden van het evenement. Dan wel in de toestemming vanuit de gemeente in geval het alleen een melding plichtig evenement betreft.

 

Als het evenement betrekking heeft op een provinciale weg, zijn de eisen opgenomen in de toestemming van de provincie voor het evenement. De organisator van het evenement dient apart toestemming aan te vragen bij de provincie voor het houden van het evenement. De gemeentelijke toestemming voor een evenement is niet automatisch ook geldig voor de provinciale wegen. De provincie kan andere voorwaarden stellen. Voor een wedstrijd over de openbare weg die betrekking heeft op meerdere gemeenten, bijvoorbeeld een wielerwedstrijd of auto of motorsportwedstrijd, is wettelijk gezien de provincie ook het bevoegde gezag (artikel 10 j.o. artikel 148 Wegenverkeerwet). De provincie vraagt dan aan de betreffende gemeenten een zogenaamde ‘Verklaring van Geen Bezwaar’. Uit de ervaringen in de laatste jaren is bekend dat de provincie de landelijke richtlijnen voor wegafzettingen volgt van het CROW.

 

Mocht de organisatie niet in staat zijn de benodigde materialen zelf te regelen, kan zij een beroep doen op de gemeente. Hiervoor worden dan echter wel kosten in rekening gebracht. De kosten die hiervoor in rekening worden gebracht zijn opgenomen in Hoofdstuk 4. Voor het aanvragen van de benodigde materialen dien gebruik te worden gemaakt van het aanvraagformulier als bijgesloten in bijlage 2.

4. Vergoeding

De organisatoren van evenementen worden, indien zij de materialen van de gemeente lenen, de in dit hoofdstuk genoemde (vervangings/slijtage)vergoeding in rekening gebracht. Betaling kan per pin bij de gemeentewerf te Vriescheloo en per pin op het Gemeentehuis te Sellingen. Alles onder voorbehoud van beschikbaarheid en altijd reserveren via de gemeentewerf te Vriescheloo!

 

4.1 Verkeersborden en modderborden

Verkeersborden (m.u.v. modderborden) € 0,50 per evenement per bord.

 

 

Modderborden € 0,50 per dag per bord.

 

 

4.2 Aggregaat

€ 50,- per evenement + € 50,- halen en brengen + brandstofkosten indien de aggregaat niet met volle tank wordt teruggebracht.

 

I.v.m. gewicht aggregaat alleen halen en brengen door gemeente. (Niet te vervoeren achter elke standaard personenauto.)

 

In geval van een calamiteit (stroomstoring) is dit aggregaat direct opeisbaar door de gemeente om hiermee o.a. het gemeentehuis te Wedde van noodstroom te kunnen voorzien.

 

 

4.3 Schrikhekken

€ 0,50 per evenement per strem/schrikhek.

 

 

4.4 Dranghekken

€ 0,50 per evenement per dranghek.

 

 

4.5 Pionnen, verkeersregelaarshesjes (verkeersregelaar/parkeerregelaar) en lichtkegels

Geen kosten.

 

Hesjes gratis op te halen bij de balies van de gemeentehuizen.

 

 

4.6 Halen en brengen van materiaal door de gemeente

€ 50,-.

 

4.7 Het op verzoek plaatsen en verwijderen van borden, hekken door de gemeente

€ 50,-.

 

4.8 Het op verzoek op maat maken van gele borden

Het betreft hier onder andere het maken van borden voor omleidingsroutes, maken van vooraankondigingen voor evenementen en het maken van parkeerverwijsroutes voor evenementen.

 

€ 50,- vast tarief per evenement.

 

 

4.9 (Mini)containers

€ 2,- per evenement per minicontainer 140 liter + € 5,50 voor lediging van de container.

 

 

€ 4,- per evenement per vierwielcontainer 880/1100 liter + € 25 voor lediging van de container.

 

 

4.10 Afzetlint

Geen kosten.

 

 

4.11 Carnaval Ter Apel

Voor het jaarlijkse Carnaval in Ter Apel met bijbehorende grote Carnavalsoptocht is een structurele subsidie opgenomen in de gemeentelijke begroting in een bijdrage van de kosten van tijdelijke verkeersmaatregelen voor een bedrag van € 6.000,-. De totale kosten zijn nog een aantal duizenden Euro’s hoger. Dit grote evenement trekt jaarlijks circa 25.000 bezoekers en is daarmee het grootste jaarlijkse evenement in de gemeente Westerwolde.

 

In overleg met de hulpdiensten is voor dit evenement een apart verkeersplan opgesteld, welke jaarlijks aan de hand van evaluaties met o.a. de hulpdiensten en organisatoren wordt herijkt. De benodigde materialen en materieel voor dit evenement worden jaarlijks door de gemeente gehuurd bij een gespecialiseerd bedrijf in tijdelijke verkeersmaatregelen. De gemeente beschikt hier niet zelf over. De hoeveelheid tijdelijk te plaatsen bebording voor het Carnaval is zodanig groot dat dit niet op de gemeentewerven van Sellingen en Vriescheloo zou passen. Ook is dit evenement van een zodanige regionale impact, met o.a. impact op de nabijgelegen drukke provinciale autoweg N366 (100 km/h), dat hiervoor centrale regie vanuit de gemeente vereist blijft om het voldoen aan (provinciale) veiligheidseisen te waarborgen. Denk hierbij aan plaatsingseisen voor de bebording zoals de inzet van een botsabsorber voertuig (vrachtwagen) bij het plaatsen/verwijderen van de bebording langs de N366 (eis provincie). Het plaatsen van bebording komt bij dit evenement verder nauwgezet.

 

De gemeente vindt het niet verantwoord dit geheel aan de organiserende carnavalsverenigingen over te laten. Verder speelt mee dat organiserende Carnavalsverenigingen hebben aangegeven failliet te gaan als zij opdraaien voor de kosten hiervan. De gemeente beschikt verder zelf niet over de personele capaciteit en het benodigde materiaal en materieel om de bebording voor dit evenement te maken c.q. te plaatsen/verwijderen zouden Carnavalsverenigingen daartoe verzoeken.

 

Wel doen de organiserende carnavalsverenigingen bepaalde werkzaamheden zelf voor dit evenement zoals het plaatsen en verwijderen van bebording in het Centrum van Ter Apel. Hiervoor zijn er separate afspraken tussen gemeente en organisatoren gemaakt.

 

4.12 Commerciële partijen

Commerciële partijen worden uitgesloten van het lenen van gemeentelijke materialen voor evenementen. Vanwege de Wet Markt en Overheid moet namelijk uitleen van gemeentelijke materialen marktconform gebeuren omdat de gemeente hiermee namelijk anders concurreert met de private markt, die hierin ook kan voorzien. Het uitlenen van materialen aan niet commerciële partijen mag wel onder de kostprijs worden gedaan indien daar redenen van algemeen belang voor zijn. In dit geval valt leefbaarheid daaronder. Het uitlenen conform marktconforme tarieven en het uitlenen onder de kostprijs sluit elkaar uit. Daarom kiest de gemeente er voor om redenen van algemeen belang aan niet commerciële partijen onder de kostprijs uit te lenen, maar commerciële partijen uit te sluiten van het lenen van gemeentelijke materialen. Bijkomend argument is dat de gemeente slechts een beperkte voorraad aan materialen heeft voor evenementen waarbij het principe geldt op = op. De gemeente vindt het wenselijk dat deze materialen ook zoveel mogelijk kunnen worden gebruikt door degenen die het daadwerkelijk ook het meeste nodig hebben, de niet commerciële partijen.

 

Commerciële partijen kunnen de benodigde materialen voor evenementen tegen marktconforme tarieven huren bij marktpartijen.

Bijlage 1 Kaart Provinciale wegen Gemeente Westerwolde

 

Bijlage 2 Aanvraagformulier gebruik materialen

Verklaring gebruik materialen van de gemeente Westerwolde

(zonder een getekende verklaring worden geen materialen verstrekt!)

 

Naam van de gebruiker

: _________________________________________________________________________

 

 

Adres

: _________________________________________________________________________

 

 

Postcode + woonplaats

: _________________________________________________________________________

 

 

Telefoonnummer

: _________________________________________________________________________

 

Indien u namens een organisatie/vereniging/stichting etc. tekent, dan gaat de gemeente er vanuit dat u hiertoe bevoegd bent. Mocht -bij eventuele schade/ontvreemding/claims- blijken dat dit niet het geval is, dan zal de gemeente de kosten hiervoor bij u in rekening brengen.

 

verklaart akkoord te gaan met de volgende bepalingen en bedingingen:

  • -

    De hieronder nader omschreven materialen van de gemeente worden gebruikt ten behoeve.

    van

    __________________________________________datum_____________ ___ _________

    Voor het gebruik (en ledigen) van de materialen worden kosten in rekening gebracht. Indien de materialen bezorgd en opgehaald moeten worden, worden er eveneens kosten in rekening gebracht. Indien de materialen geplaatst/verwijderd moeten worden, worden daarvoor eveneens aparte kosten in rekening gebracht.

 

 

Aantal

 

Vergoeding

 

 

Minicontainer

 

x

€ 2,00

=

€ 0,00

Vierwielcontainer

 

x

€ 4,00

=

€ 0,00

Voor het ledigen van minicontainer

 

x

€ 5,50

=

€ 0,00

Voor het ledigen van vierwielcontainer

 

x

€ 25,00

=

€ 0,00

Modderborden (let op: bedrag voor het gebruik geldt per dag)

 

x

€ 0,50

=

€ 0,00

Verkeersborden RVV 1990

 

x

€ 0,50

=

€ 0,00

Dranghek

 

x

€ 0,50

=

€ 0,00

Dranghek incl. bord C1

 

x

€ 0,50

=

€ 0,00

Aggregaat (let op: dieselverbruik wordt ook in rekening gebracht)

 

x

€ 100,00

=

€ 0,00

Pionnen

 

x

Gratis

 

 

Verkeersregelaar hesjes (alleen te verkrijgen onder vertoon evenementenvergunning)

 

x

Gratis

 

 

Parkeerregelaar hesjes

 

x

Gratis

 

 

Lichtkegels

 

x

Gratis

 

 

Afzetlint

 

x

Gratis

 

 

Op maat maken gele borden (omleidingsroute/vooraankondiging/parkeerverwijzingen e.d)

 

x

€ 50,00

=

€ 0,00

De kosten voor bezorgen en ophalen

 

x

€ 50,00

=

€ 0,00

De kosten voor het plaatsen en weghalen van borden/hekken door de gemeente

 

x

€ 50,00

=

€ 0,00

Anders; namelijk

 

 

 

 

 

Totaal te betalen

 

 

 

 

€ 0,00

 

De materialen worden bezorgd/gehaald d.d. _________________ en opgehaald/teruggebracht op d.d. __________________.

De materialen worden bezorgd / opgehaald op de locatie: _________________________

  • -

    Betaling (pin) dient binnen 14 dagen na het gebruik te gebeuren op de gemeentewerf te Vriescheloo en/of het gemeentehuis te Sellingen. Indien dit niet gebeurd, zullen extra kosten in rekening worden gebracht.

  • -

    Verkeersregelaar hesjes en parkeerregelaar hesjes zijn op te halen bij de balies op de gemeentehuizen te Sellingen en Wedde.

  • -

    De materialen worden in deugdelijke staat uitgeleend en dienen in dezelfde staat te worden geretourneerd op de afgesproken wijze en datum.

  • -

    De gebruiker is vanaf het moment van afhalen dan bezorgen van de materialen verantwoordelijk voor deze materialen.

  • -

    De materialen mogen alleen worden gebruikt voor het vergunde/het gemelde/anders.

  • -

    De gebruiker dient de materialen dusdanig op te stellen zodat er geen wanordelijke dan wel verkeersonveilige situaties ontstaan. Plaatsing dient te geschieden overeenkomstig de gemeentelijke vergunning/toestemming dan wel overeenkomstig aanwijzingen van de politie.

  • -

    Indien er schade ontstaat door de materialen dan wel door plaatsing van de materialen, is de gebruiker hiervoor verantwoordelijk . De gemeente vrijwaart zich van enige aansprakelijkheid hiervoor.

  • -

    Indien er schade aan de materialen ontstaat dan wel indien de materialen worden ontvreemd dient de gebruiker hiervoor de volgende bedragen aan de gemeente te betalen. De betaling vindt plaats op het moment dat de materialen worden opgehaald dan wel teruggebracht.

     

  • -

    Nadere voorwaarden gebruik aggregaat:

    • Alleen halen en brengen door gemeente (i.v.m. gewicht niet te vervoeren achter elke auto en met elk rijbewijs).

    • In geval van een eventuele calamiteit/stroomstoring is deze direct beschikbaar voor de gemeente (i.v.m. kunnen voorzien gemeentehuis van noodstroom).

Bij beschadiging worden de herstelkosten in rekening gebracht:

 

De kosten voor ontvreemding verkeersbord

0

x

€ 50,00

=

De kosten voor ontvreemding dranghek

0

x

€ 100,00

=

De kosten voor ontvreemding dranghek incl. bord

0

x

€ 150,00

=

De kosten voor ontvreemding modderbord compleet

0

x

€ 100,00

=

De kosten voor ontvreemding van een minicontainer

0

x

=

De kosten voor ontvreemding van een vierwielcontainer

0

x

=

 

  • -

    Voor ontvreemding van materialen die niet zijn genoemd, geldt dat de kosten (voor het nieuw aanschaffen) in rekening worden gebracht.

  • -

    De gebruiker mag de materialen niet uitlenen dan wel afstaan aan derden.

Plaats:

 

Datum:

 

Gaat akkoord met bovenstaande bepalingen en bedingingen,

 

De heer, mevrouw

 

=============================================================================

Controlestrook

 

De gebruikte materialen zijn in goede staat geretourneerd op:

 

Ondertekening beheerder gemeente Westerwolde: