Besluit van de raad van de gemeente Barneveld tot vaststelling van de Financiële verordening gemeente Barneveld

De raad van de gemeente Barneveld;

 

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders, nummer 302;

 

gelet op de artikelen 149, 186, 197, 212, 213, 213a van de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording( BBV) en accountantscontrole gemeenten;

besluit:

 

vast te stellen de Financiële verordening gemeente Barneveld

 

HOOFDSTUK 1 BEGROTING EN VERANTWOORDING

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    administratie:

    Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • b.

    BBV:

    Het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies. Dit is een algemene maatregel van bestuur ter invulling van artikel 186 van de Gemeentewet. Het BBV regelt de financiële beleidskaders waaraan de gemeenten verbonden zijn.

  • c.

    beleidsproducten:

    Onderdeel van een programma waarin een bundeling van te realiseren doelstellingen wordt weergegeven. Dit tezamen met de voorgenomen inspanningen en de daarvoor benodigde middelen om deze doelstellingen te bereiken.

  • d.

    doelmatigheid:

    De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

  • e.

    doeltreffendheid:

    De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Inrichting begroting en jaarverslaggeving

  • 1.

    De raad stelt de programma-indeling van de programmabegroting vast.

  • 2.

    De begroting wordt in overeenstemming met het BBV en voorschriften uit overige wet- en regelgeving ingedeeld naar programma’s en paragrafen.

  • 3.

    Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming van de beleidsproducten per programma en bij de jaarverslaggeving wordt een overzicht gegeven van de realisatie van de beleidsproducten.

  • 4.

    In de begroting worden de beleidstoevoegingen opgenomen. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen beleidstoevoegingen met incidentele en structurele lasten.

Artikel 3 Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen

  • 1.

    De raad geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan burgemeester en wethouders om de beoogde maatschappelijke effecten na te streven en de daaruit voortvloeiende doelstellingen te realiseren.

  • 2.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per beleidsproduct.

  • 3.

    De raad stelt het beleid met betrekking tot de paragrafen vast.

  • 4.

    Indien burgemeester en wethouders voorzien dat een geautoriseerd beleidsproduct dreigt te worden overschreden, wordt dit door burgemeester en wethouders aan de raad ter autorisatie voorgelegd. Voor afwijkingen binnen het bestaande beleid gebeurt dit via de tussentijdse rapportage (artikel 4) voor afwijkingen met een minimum van € 50.000 aan lasten of baten én meer dan 2% van het budget op het beleidsproduct. Kleinere afwijkingen kunnen ook ter autorisatie worden voorgelegd indien deze als politiek en/of bestuurlijk gevoelig worden beoordeeld.

  • 5.

    Indien afwijkingen volgen uit aanpassing van beleid, stellen burgemeester en wethouders een voorstel op voor wijziging van het beleid alsook voor het budget van het beleidsproduct en legt dit aan de raad ter autorisatie voor.

Artikel 4 Investeringen

  • 1.

    De benodigde investeringsbedragen uit de lijst van beleidstoevoegingen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

  • 2.

    Indien het burgemeester en wethouders voorzien dat een investeringsbedrag dreigt te worden overschreden, wordt dit door burgemeester en wethouders aan de raad ter autorisatie voorgelegd. Dit gebeurt voor afwijkingen met een minimum van € 50.000 én meer dan 2% aan uitgaven of inkomsten. Kleinere afwijkingen kunnen ook ter autorisatie worden voorgelegd indien deze als politiek en/of bestuurlijk gevoelig worden beoordeeld.

  • 3.

    Voor investeringen die niet in de begroting zijn opgenomen, leggen burgemeester en wethouders vooraf een investeringsvoorstel aan de raad voor.

Artikel 5 Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Burgemeester en wethouders informerende raad gedurende het jaar door middel van maandrapportages over de realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zonodig voorstellen ter wijziging van de begroting.

  • 2.

    De inrichting van de maandrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 3.

    Burgemeester en wethouders informeren tenminste één keer per kwartaal de raad middels de maandrapportage ook over de financiële ontwikkeling van de grondexploitaties.

HOOFDSTUK 2 FINANCIEEL BELEID

Artikel 6 Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1.

    De materiële vaste activa worden afgeschreven overeenkomstig de bij deze verordening behorende tabel met afschrijvingstermijnen. Afwijking van deze tabel is slechts mogelijk bij raadsbesluit. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen, tenzij zij behoren tot een groep van activa.

  • 2.

    Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden niet geactiveerd tenzij deze binnen afzienbare tijd gevolgd worden door een investering in materiële vaste activa. De kosten komen in dat geval ten laste van de investering en worden in maximaal vijf jaar lineair afgeschreven. In de andere gevallen worden de kosten in het betreffend jaar in één keer afgeboekt.

  • 3.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 4.

    Bij investeringen wordt begonnen met afschrijven in het jaar na ingebruikname van het activum.

Artikel 7 Reserves en voorzieningen

  • 1.

    Burgemeester en wethouders stellen een nota reserves en voorzieningen op waarin het beleid ten aanzien van de indeling, vorming en besteding van reserves en voorzieningen wordt bepaald.

  • 2.

    Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar de nota reserves en voorzieningen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst.

  • 3.

    De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

Artikel 8 Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken.

  • 2.

    De toerekening van de indirecte kosten wordt gebaseerd op het algemene opslagpercentage dat in de begroting is opgenomen.

  • 3.

    Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar dit systeem van kostentoerekening.

Artikel 9 Gemeentelijke belastingen

Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar de nota gemeentelijke belastingen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

Artikel 10 Grondbeleid

  • 1.

    Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar de nota grondbeleid op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

    • a.

      de strategische visie van het toekomstige grondbeleid van de gemeente;

    • b.

      te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

    • c.

      de verwerving en uitgifte van gronden;

    • d.

      de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden.

  • 2.

    In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarverslaggeving wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden en dergelijke.

  • 3.

    Verwachte verliezen op grondexploitatiecomplexen worden op eindwaarde via een verliesvoorziening ten laste van het resultaat getroffen. Een directe afwaardering op een complex vindt alleen in die gevallen plaats bij de complexen die niet verder ontwikkeld worden. De gronden worden na afwaardering overgedragen naar de materiële vaste activa.

Artikel 11 Treasury

  • 1.

    Burgemeester en wethouders nemen in een treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het dagelijkse risico- en kasbeheer. Burgemeester en wethouders regelen daarbij tevens de administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie.

  • 2.

    Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar het treasurystatuut op actualiteit en informeren de raad over de uitkomst.

  • 3.

    De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

Artikel 12 Risicomanagement & weerstandsvermogen

  • 1.

    Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar de nota risicomanagement & weerstandsvermogen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst.

  • 2.

    De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

Artikel 13 Verbonden partijen

  • 1.

    Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar de nota verbonden partijen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst.

  • 2.

    De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

HOOFDSTUK 3 ADMINISTRATIE EN INTERNE CONTROLE

Artikel 14 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij:

  • a.

    ondersteunend is aan de sturing en beheersing van de activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie;

  • b.

    de organisatie in staat stelt om verantwoording over de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen en de begroting te kunnen afleggen;

  • c.

    voldoet aan de relevante interne en externe wet- en regelgeving.

Artikel 15 Interne controle

Burgemeester en wethouders zorgen voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel.

Artikel 16 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

HOOFDSTUK 4 FINANCIËLE ORGANISATIE

Artikel 17 Financiële organisatie

Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringen.

Artikel 18 Inkoop

Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, diensten en werken en actualiseert deze tenminste eenmaal per vier jaar. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een contractenregister.

Artikel 19 Subsidieverstrekking

Burgemeester en wethouders beoordelen tenminste eenmaal per vier jaar de Algemene subsidieverordening op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de verordening vast. Burgemeester en wethouders zorgen voor nadere regels voor de verlening van subsidies conform de verordening.

HOOFDSTUK 5 ACCOUNTANTSCONTROLE

Artikel 20 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole de kaders vast, waaronder:

    • a.

      de gunningcriteria en bijbehorende wegingsfactoren;

    • b.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de jaarlijkse controle van de jaarverslaggeving.

  • 2.

    Elk jaar wordt tijdens een overleg tussen de auditcommissie en de accountant vastgesteld aan welke onderwerpen van de jaarrekening de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. Dit zijn de zogenaamde speerpunten van controle (maximaal drie per jaar).

  • 3.

    Jaarlijks wordt de uitvoering van de controle in een opdrachtbrief vastgelegd.

Artikel 21 Interim-controle

  • 1.

    In het najaar voert de accountant een interim-controle uit. Na het uitvoeren van de interim-controle brengt de accountant een managementletter uit.

  • 2.

    De managementletter en de reactie daarop van burgemeester en wethouders worden in de auditcommissie besproken.

Artikel 22 Jaarrekeningcontrole

  • 1.

    Begin van het jaar voert de accountant de jaarrekeningcontrole uit over het afgelopen boekjaar. Na het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole brengt de accountant een verslag van bevindingen uit.

  • 2.

    Het verslag van bevindingen en de reactie daarop van burgemeester en wethouders worden in de auditcommissie, voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarverslaggeving, besproken.

  • 3.

    Voor 1 juni van het volgende jaar worden de gecontroleerde jaarverslaggeving (inclusief accountantsverklaring), het verslag van bevindingen met de reactie van burgemeester en wethouders hierop aan de raad ter beschikking gesteld.

  • 4.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen, waarvoor geen afdoende verklaringen gegeven kunnen worden, constateert en de afwijkingen leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift van deze melding aan burgemeester en wethouders.

  • 5.

    Als basis voor het normenkader en controleprotocol gelden deze verordening, het bestek van de aanbesteding van de accountant en het totale actuele beleid (inclusief verordeningen) van de gemeente Barneveld.

HOOFDSTUK 6 ONDERZOEKEN DOELTREFFENDHEID EN DOELMATIGHEID

Artikel 23 Onderzoek doeltreffendheid en doelmatigheid

Burgemeester en wethouders voeren jaarlijks onderzoeken uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur.

HOOFDSTUK 7 AUDITCOMMISSIE

Artikel 24 Taken en bevoegdheden

De auditcommissie heeft de volgende taken en bevoegdheden:

  • a.

    voorbereiding aanbesteding accountantscontrole;

  • b.

    afstemming onderzoeken met accountant, rekenkamercommissie en burgemeester en wethouders;

  • c.

    vaststellen controleprotocol, inclusief specifieke controlepunten en normenkader;

  • d.

    bespreking met de accountant van het bestuurlijk deel van het verslag van bevindingen naar aanleiding van de interim-controle;

  • e.

    bespreking met de accountant van het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarstukken;

  • f.

    budgethouderschap controlekosten accountant;

  • g.

    voeren van overleg met burgemeester en wethouders over kwaliteitsverbetering van planning en control;

  • h.

    voorbereiding aanpassing van de financiële verordening.

Artikel 25 Samenstelling

  • 1.

    De gemeenteraad benoemt de leden van de auditcommissie, waarbij van elke fractie in de gemeenteraad maximaal één lid kan worden afgevaardigd in de auditcommissie. De plaatsvervangende leden van de auditcommissie worden door de fracties aangewezen.

  • 2.

    De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de auditcommissie worden door de gemeenteraad benoemd.

  • 3.

    De concerncontroller is secretaris van de auditcommissie.

Artikel 26 Adviseurs

  • 1.

    Het lid van burgemeester en wethouders dat financiën in zijn portefeuille heeft is vaste adviseur van de auditcommissie.

  • 2.

    De in het eerste lid bedoelde adviseur kan zich laten bijstaan door ambtelijke adviseurs.

  • 3.

    De rekenkamercommissie en de accountant zijn adviseur van de auditcommissie.

Artikel 27 Openbaarheid

  • 1.

    De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar.

  • 2.

    Van de vergaderingen wordt een afsprakenlijst gemaakt, die ter kennisname van de gemeenteraad wordt gebracht.

HOOFDSTUK 8 SLOTBEPALINGEN

Artikel 28 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 12 februari 2020 en werkt terug tot en met 1 januari 2020, onder gelijktijdige intrekking van de Financiële verordening gemeente Barneveld, vastgesteld bij raadsbesluit van 10 juni 2015 en laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 26 april 2017.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 5 februari 2020.

De raad voornoemd,

de griffier,

de voorzitter,

Bijlage behorende bij de Financiële verordening gemeente Barneveld

Tabel afschrijvingstermijnen als bedoeld in artikel 6, eerste lid (Waardering en afschrijving vaste activa)

 

Afschrijvingstermijn in jaren

Bedrijfseconomisch nut

 

Grondkosten

niet afschrijven

Gebouwen

40

Centrale verwarmingsinstallaties

15

Overige installaties

20

Noodvoorzieningen onderwijs

15

1e Inrichting onderwijs

20

Apparatuur betaald parkeren

15

Rioleringen

50

Renovatie riolering

25

Pompen riolering

15

Vervoermiddelen (exclusief elektrisch)

8

Vervoermiddelen elektrisch

12

Tractiebatterijen

6

Automatisering (hardware)

3

Automatisering (software)

5

Inventaris/ meubelen

10

Vloerbedekking

15

Grasmaaiers en overige aanbouwapparatuur

8

 

 

Maatschappelijk nut

 

Civieltechnische werken

20

Speelgelegenheden

10

Kunstgrasvelden

15

Plantsoenaanleg

15

Verkeersregelinstallaties

15

Lichtmasten

30

Armaturen

30

Verlichting op sportcomplexen

15

Abri’s

20

Begraafplaatsen

30

Minicontainers

15

Straatmeubilair

15

Zonnepanelen

20

 

Naar boven