Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Gulpen-Wittem houdende regels omtrent het instellen van een rekenkamer (Verordening op de Rekenkamer Gulpen-Wittem)

De raad van de gemeente Gulpen-Wittem

gezien het initiatiefvoorstel van het fractievoorzittersoverleg d.d. 23 november 2020 inzake bovengenoemd onderwerp;

gelet op artikel 81a van de Gemeentewet;

besluit

vast te stellen de "Verordening op de Rekenkamer Gulpen-Wittem":

artikel 1 instellen rekenkamer

• a. Voor het onderzoeken van de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur is er een Rekenkamer Gulpen-Wittem.

• b. De Rekenkamer Gulpen-Wittem bestaat uit één lid.

artikel 2 werving lid en plaatsvervangend lid

• a. De werkgeverscommissie is belast met de werving, selectie en het doen van een voordracht van het lid en het plaatsvervangend lid.

• b. Het lid of plaatsvervangend lid van de rekenkamer kan niet tevens medewerker of adviseur van de gemeente Gulpen-Wittem zijn ongeacht de aard van het dienstverband.

• c. De werkgeverscommissie stelt de vergoeding voor het lid en het plaatsvervangend lid vast.

artikel 3 onderzoeksplan

• a. De Rekenkamer Gulpen-Wittem stelt per kalenderjaar een onderzoeksplan op en zendt dat voor 1 september van het jaar voorafgaand aan het onderzoeksjaar aan de raad en het college.

• b. In het onderzoeksplan is tenminste opgenomen:

  • een overzicht met toelichting van de te verwachten instandhoudingskosten van de Rekenkamer Gulpen-Wittem, waaronder de vergoeding voor het lid en het plaatsvervangend lid;

  • een overzicht met toelichting van de voorgenomen onderzoeken en de daaraan verbonden kosten.

• c. Binnen twee weken na ontvangst van het onderzoeksplan informeert het college de raad indien er een voornemen bestaat om op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoek in te stellen over een in het onderzoeksplan opgenomen onderzoek.

• d. In oktober voorafgaand aan het onderzoeksjaar bespreekt de daarvoor door de raad aangewezen commissie met de rekenkamer het onderzoeksplan.

• e. In de begroting als bedoeld in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet raamt de raad de nodige middelen voor een goede uitoefening van de werkzaamheden van de Rekenkamer Gulpen-Wittem.

artikel 4 incompatibiliteit

Indien de rekenkamer de uitvoering van onderzoek overlaat aan anderen, gelden voor die personen dezelfde incompatibiliteiten als voor het lid van de rekenkamer.

artikel 5 verantwoording

• a. De Rekenkamer Gulpen-Wittem zendt voor 1 april een verantwoording van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar aan de raad en het college.

• b. In de verantwoording is tenminste opgenomen:

  • een overzicht van de instandhoudingskosten van de Rekenkamer Gulpen-Wittem, waaronder de vergoeding voor het lid en het plaatsvervangend lid;

  • een overzicht van de gerealiseerde onderzoeken en de daaraan verbonden kosten;

  • een toelichting op de verschillen tussen het onderzoeksplan en de realisatie.

• c. In mei volgend op het onderzoeksjaar bespreekt de daarvoor door de raad aangewezen commissie met de rekenkamer de verantwoording.

artikel 6 opdracht en betaling

• a. Het college mandateert de griffier om namens de gemeente de door de Rekenkamer Gulpen-Wittem gewenste onderzoeken op te dragen. De griffier treedt hierbij niet in een beoordeling van de opdracht.

• b. Het college mandateert de griffier om ten laste van de gemeente uitbetaling op te dragen van:

  • de door de Rekenkamer Gulpen-Wittem goedgekeurde facturen ter zake van uitgevoerde onderzoeken;

  • van de gedeclareerde instandhoudingskosten van de Rekenkamer Gulpen-Wittem, waaronder de vergoeding voor het lid en het plaatsvervangend lid.

• De griffier treedt hierbij niet in een beoordeling van de betaling.

• c. De griffier informeert de raad en het college terstond indien een opdracht als bedoeld onder a of een opdracht tot uitbetaling als bedoeld onder b leidt tot een overschrijding van het daarvoor geraamde budget als bedoeld onder artikel 3, lid e.

artikel 7 secretariële ondersteuning

De griffier of een door hem aangewezen ambtenaar is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de rekenkamer. Hij doet geen onderzoek voor de rekenkamer en onthoudt zich van advies. De rekenkamer is zelfvoorzienend ten aanzien van haar bedrijfsmiddelen.

artikel 8 Slotbepalingen

• a. Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de Rekenkamer Gulpen-Wittem.

• b. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2021.

• c. De Verordening op de Rekenkamercommissie voor de gemeente Gulpen-Wittem 2012 wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Gulpen-Wittem in zijn vergadering van 17 december 2020.

De plv. raadsgriffier,

Drs. F.J. van den Bos

de voorzitter,

ing. N.H.C. Ramaekers-Rutjens.

Toelichting op de “Verordening op de Rekenkamer Gulpen-Wittem”.

In hoofdstuk IVA en XIA van de Gemeentewet vinden we de wettelijke bepalingen ten aanzien van de gemeentelijke rekenkamer. De Verordening op de Rekenkamer Gulpen-Wittem is een aanvulling op deze wetgeving en moet ook steeds in relatie met de wet worden gezien.

artikel 1 instellen rekenkamer

Artikel 81a van de Gemeentewet bepaalt nu nog dat de raad een rekenmaker kan instellen. Nadat het voorstel tot wijziging van de Gemeentewet is aangenomen zal dit artikel dwingend voorschrijven dat de raad een rekenkamer instelt. Met artikel 1 van de verordening stelt de raad een rekenkamer in.

Artikel 182 van de Gemeentewet geeft de rekenkamer de taak de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur te onderzoeken. In artikel 1 van de verordening wordt dit benadrukt.

Artikel 81b van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad het aantal leden van de rekenkamer vaststelt. Lid 2 van artikel 1 van de verordening voorziet daarin.

artikel 2 werving lid en plaatsvervangend lid

Artikel 81c van de Gemeentewet bepaalt dat de raad de leden van de rekenkamer benoemt. In lid 1 van artikel 2 is geregeld dat de werkgeverscommissie de werving en selectie verzorgt en de raad een voorstel doet.

In artikel 81f is geregeld welke functies een lid van de rekenkamer niet mag vervullen. Hierin is opgenomen dat een lid rekenkamer niet tevens ambtenaar bij die gemeente kan zijn. Wij vinden het ongewenst dat een medewerker van de gemeente lid is van de rekenkamer en willen dat niet beperken tot ambtenaren. Daarom bepaalt artikel 2, lid b, dat het (plaatsvervangend) lid van de rekenkamer geen medewerker van de gemeente kan zijn, ongeacht het dienstverband.

Wettelijk mag het lid van de rekenkamer geen functionaris zijn die krachtens een wettelijk voorschrift het gemeentebestuur van advies dient. Analoog aan het voorafgaande vinden wij het ongewenst dat de een lid van de rekenkamer hoe dan ook adviseur van de gemeente is. Lid b geeft daarom aan dat het (plaatsvervangend) lid niet tevens adviseur van de gemeente kan zijn. Dit laat onverlet dat het (plaatsvervangend) lid is die hoedanigheid het gemeentebestuur wel van advies dient.

Artikel 81k van de wet bepaalt dat de leden van de rekenkamer een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten ontvangen. Artikel 2, lid c, van onze verordening regelt dat de werkgeverscommissie deze vergoeding vaststelt (mandaat).

artikel 3 onderzoeksplan en artikel 5 verantwoording

In artikel 81f van de Gemeentewet is geregeld dat de raad, na overleg met de rekenkamer, de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking stelt voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden. En in artikel 185 vinden we dat de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar opstelt. In de artikelen 3 en 4 van de verordening is de procedure hieromtrent geregeld. Ook is daarbij vastgelegd dat twee maal per jaar de daarvoor door de raad aangewezen commissie ( nu de auditcommissie) met de rekenkamer bijeenkomt. Om te voorkomen dat er een ongewenste samenloop is in de onderzoeken die het college op grond van artikel 213a van de Gemeentewet uitvoert en de onderzoeken die de Rekenkamer voornemens is te gaan doen, voorziet artikel 3 in een informatie uitwisseling.

artikel 4 incompatibiliteit

Bij een eenhoofdige rekenkamer ligt het voor de hand dat onderzoeken niet door de rekenkamer zelf, maar door derden worden uitgevoerd. Artikel 4 regelt dat voor die onderzoekers dezelfde onverenigbaarheid van functies geldt als voor de rekenkamer zelf. Dit om de onafhankelijkheid van de onderzoeker te garanderen.

artikel 6 opdracht en betaling

De rekenkamer is geen rechtspersoon, kan dus geen middelen aanhouden en kan geen opdrachten verstrekken. We vinden het ongewenst dat het lid van de rekenkamer dit als privé persoon gaat doen. Daarom voorziet artikel 5 er in dat de griffier, namens de gemeente, de privaatrechtelijke handelingen voor de rekenkamer verricht. Om de onafhankelijkheid van de rekenkamer te waarborgen is uitdrukkelijk opgenomen dat de griffier zich onthoudt van inhoudelijke beoordeling. Hij is louter technisch uitvoerder. Wel informeert hij het college (verantwoordelijk voor de uitvoering van de begroting) en de raad (opdrachtgever aan de rekenkamer) zodra er sprake is van budgetoverschrijding, maar ook in dat geval voert hij de opdracht van de rekenkamer onverkort uit.

artikel 7 secretariële ondersteuning

De rekenkamer heeft een brievenbus nodig en verder kan er behoefte zijn aan secretariële ondersteuning (agendavoering, reprografie, archief). Hiervoor kan de rekenkamer een beroep doen op de griffier of een door hem aangewezen ambtenaar. Het gaat daarbij uitdrukkelijk niet om onderzoekstaken. Vooralsnog verwachten we niet dat het beroep dat de rekenkamer op de griffie zal doen een formatieve uitbreiding noodzakelijk zal maken. Wat betreft haar bedrijfsmiddelen (ICT apparatuur, telefoon) zal de rekenkamer daar zelf in moeten voorzien. Wel zijn de redelijke kosten daarvan als instandhoudingskosten declarabel.