Nadere regel Projectsubsidies Cultuur gemeente Utrecht

Het college van burgemeester en wethouders van Utrecht;

- gelet op artikel 156 lid 3 Gemeentewet juncto artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening Gemeente Utrecht;

- en gelet op de door de raad vastgestelde nota Kunst kleurt de stad, Cultuurnota 2021-2024 en Cultuurvisie 2030;

BESLUIT:

Vast te stellen de volgende nadere regel Projectsubsidies Cultuur gemeente Utrecht

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze nadere regel wordt verstaan onder:

• a. Project: een activiteit of een samenhangend geheel van activiteiten met een duidelijk begin en een eind. Binnen het project wordt toegewerkt naar ten minste één publiek toegankelijk presentatiemoment in Utrecht. In de begroting zijn alleen die kosten opgenomen die direct betrekking hebben op het project (activiteitenlasten).

• b. Participatieve kunsten: initiatieven op het gebied van cultuureducatie, cultuurparticipatie en/of amateurkunst. Deelnemers beoefenen zelf (kunst)activiteiten of voeren deze uit en dit gebeurt op school of in de vrije tijd.

• c. Professionele kunsten: initiatieven van professionele kunstenaars of culturele organisaties op het gebied van de verschillende kunstdisciplines. De rol van deelnemers/publiek is voornamelijk receptief.

Artikel 2 Beleidsdoelstelling

De gemeente Utrecht ondersteunt het culturele leven in de stad. De Cultuurvisie 2030 ‘Kunst kleurt de stad’ en daarop volgende nota’s vormen hierbij het inhoudelijke beleidskader. Een subsidieaanvraag dient een bijdrage te leveren aan de ambities en doelstellingen die in deze cultuurvisie zijn verwoord.

SUBSIDIEDOELSTELLING

De regeling voor projectsubsidies cultuur van de gemeente Utrecht heeft als doel bijzondere culturele projecten te stimuleren die van belang zijn voor de gemeente Utrecht, haar inwoners en/of de Utrechtse culturele sector.

Artikel 3 Rechtsvorm aanvrager

De subsidie kan worden aangevraagd door zowel rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid als door één of meer (groepen van) natuurlijke personen.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Het college stelt jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

Om in te kunnen blijven spelen op nieuwe ontwikkelingen en actualiteiten op het gebied van de professionele kunsten en participatieve kunsten, stelt de gemeente subsidies beschikbaar voor projecten, producties en manifestaties in Utrecht. Het kan hierbij gaan om projecten of manifestaties in alle kunstdisciplines en mengvormen daartussen. Naast de geldende criteria vormen samenwerkingen met verrassende partners, de artistieke ontwikkeling van talentvolle makers, inclusie en brede cultuurparticipatie hierbij aandachtspunten.

Niet subsidiabel zijn:

• Projecten in het kader van of als onderdeel van een (kunstvak)opleiding.

• Projecten die aan het publiek gepresenteerd worden voordat de gemeente in staat is een besluit te nemen over de subsidieaanvraag.

• Projecten die al gestart zijn ten tijde van de aanvraag.

• Projecten van instellingen die een meerjarige cultuursubsidie van de gemeente Utrecht ontvangen en die betrekking hebben op de kerntaak waarvoor de meerjarige subsidie beschikbaar is gesteld (zoals productie, programmering, participatie of educatie).

• Projecten waarvoor al eerder een subsidie uit het programma Cultuur van de gemeente Utrecht is verstrekt.

• Projecten die geen openbaar toegankelijk presentatiemoment in de gemeente Utrecht bevatten.

• Reguliere (jaar)programmering of reguliere activiteiten van de aanvrager.

• Investeringen en niet-projectgebonden materiaalkosten.

• De productie van boeken, geluidsdragers en beeldend kunstwerken.

• Aanvragen voor reisbeurzen of artist in residency-programma’s.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

Een subsidieaanvraag wordt alleen in behandeling genomen als deze:

• Voldoet aan de eisen en voorwaarden van de geldende Algemene Subsidieverordening.

• Is ingediend door middel van een volledig en naar waarheid ingevuld en ondertekend digitaal aanvraagformulier via www.utrecht.nl/subsidie, en voorzien van een activiteitenplan en een sluitende begroting inclusief toelichting.

• Een compleet activiteitenplan bevat van niet meer dan 4.000 woorden, bestaande uit genummerde pagina’s. Het activiteitenplan en de begroting dienen opgebouwd te zijn volgens de leidraden die als bijlagen bij deze nadere regel zijn opgenomen.

Artikel 7 Indiening subsidieaanvraag

• Alle aanvragen moeten worden ingediend bij het college van b en w, per adres subsidiebureau, via het daarvoor bestemde e-formulier (beschikbaar op www.utrecht.nl/subsidie)

• Er vinden 5 subsidierondes per jaar plaats. De deadlines zijn 15 januari, 15 maart, 15 mei, 15 september en 15 november. De uiterlijke tijd van indiening op de dag van de deadline is 23:59 uur.

• In verband met de incidentele subsidierondes voor activiteiten in het kader van Utrecht 900 jaar, komen de deadlines van 15 mei 2021 en van 15 januari 2022 te vervallen. Meer informatie over de subsidies voor Utrecht 900 is te vinden op www.utrecht.nl/subsidie.

• De aanvrager geeft bij indiening van de subsidieaanvraag zelf aan of de aanvraag in de commissie professionele kunsten of de commissie participatieve kunsten behandeld moet worden.

• De gemeente houdt de in de ASV vermelde beslistermijn van 13 weken aan, maar streeft ernaar om binnen 6 weken na datum van de deadline een besluit te nemen.

• Indien gewenst krijgt de aanvrager de mogelijkheid om de subsidieaanvraag mondeling toe te lichten aan de adviescommissie.

• Voor projecten die bij een eerdere subsidieronde zijn afgewezen, kan éénmaal een herziene aanvraag worden ingediend in een volgende ronde.

Artikel 8 Hoogte subsidie

• De aan te vragen subsidie bedraagt minimaal 1.000 euro en maximaal 20.000 euro per project.

• De totale gemeentelijke subsidie bedraagt maximaal 50% van de totale kosten van het project; zowel op begrotingsbasis als bij verantwoording. De aanvrager moet dus minimaal 50% van de kosten dekken door publieksinkomsten, eigen inkomsten, bijdragen uit private middelen of subsidies van derden. Indien bij de verantwoording blijkt dat deze norm niet is gehaald, kan een evenredig bedrag teruggevorderd worden.

Artikel 9 Beoordelingscriteria

De Adviescommissie Projectsubsidies Cultuur adviseert het college van B en W over de aanvragen binnen deze regeling.

De volgende criteria worden gehanteerd bij de beoordeling van aanvragen op het gebied van de professionele kunsten en participatieve kunsten:

- Artistieke kwaliteit

Het project getuigt op alle aspecten van artistieke kwaliteit. Het project toont vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid. Het is een toevoeging op het bestaande aanbod en/of stimuleert door zijn uitzonderlijke, voorbeeld stellende karakter naar verwachting andere activiteiten en/of verdieping op het gebied van de kunsten in Utrecht. Eventuele participatieve of educatieve onderdelen van het project komen met vakmanschap tot stand en worden met vakmanschap uitgevoerd. Bij participatieve projecten wordt zowel het proces als het verwachte eindresultaat beoordeeld, evenals de mate waarin de doelgroep actief wordt betrokken bij de voorbereiding, productie en/ of uitvoering van het project.

- Betekenis voor de stad

Van belang is de betekenis van het project voor Utrecht, de beoogde positionering in en aanvulling op de culturele infrastructuur (op stads- en/of wijkniveau) en de bijdrage aan de pluriformiteit en kwaliteit van het culturele leven. Er is sprake van (voldoende) presentatiemomenten in de stad en (voldoende) bereik van Utrechts publiek. Het project en het maakproces zijn ingebed in een Utrechtse context en er zijn Utrechtse makers/kunstenaars betrokken. Tenslotte kan er inhoudelijk sprake zijn van een Utrechts belang vanwege de inhoud van het project (bijvoorbeeld vanwege representativiteit, de gekozen doelgroep of thematiek). Het project stimuleert (structurele) deelname aan cultuuraanbod door inwoners van Utrecht. Specifieke aandacht gaat hierbij uit naar de mate van inclusie, d.w.z. de mate waarin de deelname van uiteenlopende groepen wat betreft leeftijd of levensfase, gender, fysieke of mentale gezondheid, etnische of sociale achtergrond, seksuele geaardheid, financiële situatie of sociale positie wordt bevorderd. Bij participatieve projecten wordt ook gelet op het tot stand brengen van verbindingen tussen gemeentelijke beleidsdomeinen.

- Ondernemerschap

Daarbij wordt gelet op de mate waarin de aanvraag realistisch en haalbaar is, sprake is van een evenwichtige financieringsmix en het gevraagde bedrag in verhouding staat tot het gewenste resultaat. Er is sprake van een visie op het creëren van een zo groot en divers mogelijk publieksbereik via een effectieve marketing- en communicatiestrategie. Daarnaast is sprake van draagvlak voor het project, hetgeen kan blijken uit relevante samenwerkingspartners (binnen en buiten de stad), de te verwachten belangstelling van publiek en de financiële bijdragen van derden. Feitelijk wordt gekeken naar de inspanningen van de aanvrager om het project met zo weinig mogelijke gemeentesubsidie te realiseren zonder in te leveren op de artistieke kwaliteit.

Artikel 10 Besluitvorming

• De aanvrager krijgt een schriftelijke bevestiging van de ontvangst van de subsidieaanvraag.

• Alle aanvragen worden getoetst aan de formele vereisten zoals deze zijn opgenomen in de ASV en in deze nadere regel.

• De aanvragen zullen individueel worden getoetst aan de criteria uit artikel 9. De criteria wegen allen even zwaar. Voor een verlening moet voor alle criteria een voldoende worden gescoord.

• Het college neemt een besluit op basis van het advies van de Adviescommissie Projectsubsidies Cultuur.

• De Adviescommissie Projectsubsidies Cultuur houdt in de beoordeling ook rekening met de context van de aanvraag en de actuele situatie in het culturele veld.

• Een uitzondering wordt gevormd voor aanvragen die duidelijk niet voldoen aan de eisen en voorwaarden uit deze regeling en de ASV. Die kunnen ambtelijk worden afgewezen zonder advies van de commissie.

• Voor terugkerende activiteiten geldt dat er maximaal drie keer een subsidie kan worden verleend voor hetzelfde project.

Artikel 11 Evaluatie

De nadere regel Projectsubsidies Cultuur wordt minimaal een keer per jaar geëvalueerd.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

• Deze nadere regel treedt in werking op 15 januari 2021.

• De nadere regel Projectsubsidies Cultuur gemeente Utrecht (m.i.v. 15 november 2019) komt te vervallen na inwerkingtreding van deze nadere regel.

• Er kan naar deze nadere regel worden verwezen als: nadere regel Projectsubsidies Cultuur gemeente Utrecht.

 

Aldus is vastgesteld door burgemeester en wethouders van Utrecht in hun vergadering van 15 december 2020.

De secretaris, De burgemeester,

Drs. G.G.H.M. Haanen P.E.J. den Oudsten

Bijlage I

Leidraad activiteitenplan

Aandachtspunten:

• Het activiteitenplan bestaat uit maximaal 4.000 woorden en heeft genummerde pagina’s.

• Besteed in uw activiteitenplan aandacht aan onderstaande onderwerpen.

• Neem de kopjes van de vragen over en houd dezelfde nummering aan.

1 Kunstdiscipline

Geef aan op welke van deze kunstdisciplines uw aanvraag betrekking heeft:

□ theater

□ dans

□ muziek

□ film / audiovisueel

□ nieuwe media

□ beeldende kunst

□ (immaterieel) erfgoed

□ letteren

□ urban arts

□ anders, namelijk: …

2 Activiteitenplan

Geef een korte omschrijving van het project (inhoud, vorm concept) en motiveer de noodzaak om dit project te realiseren. Licht daarna de volgende onderwerpen toe.

2.1 Artistieke kwaliteit

• Onderbouw de artistieke kwaliteit door in te gaan op uw vakmanschap en de zeggingskracht en oorspronkelijkheid van het project. Beschrijf en onderbouw de artistieke keuzes die u maakt bij het uitwerken van uw project.

• Geef aan wat de betekenis is van het realiseren van uw aanvraag voor de artistieke ontwikkeling van u als maker / van uw organisatie. Beschrijf de wijze waarop het project zich verhoudt tot eerder uitgevoerde activiteiten.

• Beschrijf de voorgenomen werkmethode en motiveer deze.

• Geef een overzicht van de betrokken kernmedewerkers en geef een toelichting op hun rol in de organisatiestructuur.

• Bij participatieve projecten: beschrijf de voorgenomen werkmethode en de mate waarin de doelgroep betrokken wordt bij de voorbereiding, productie en/of uitvoering.

2.2 Betekenis voor de stad

• Omschrijf uw functie/plaats binnen het Utrechtse culturele veld. Geef aan op welke wijze de realisering van uw project bijdraagt aan de ontwikkeling van de kunstsector in Utrecht, of verbreding van het kunstaanbod in de stad.

• Motiveer waarin het project zich onderscheidt van bestaande culturele initiatieven.

• Geef aan op welke manier het project is ingebed in de stad, welke Utrechtse samenwerkingspartners en makers bij het project zijn betrokken of op welke manier het project inhoudelijk voor Utrecht van belang is.

• Geef aan wat het beoogde publieksbereik in Utrecht is en welke presentatiemomenten er in de stad zijn. Omschrijf de beoogde publieksgroepen die u met dit project wil bereiken.

• Geef aan op welke wijze het project deelname aan het cultuuraanbod door inwoners van Utrecht stimuleert en beschrijf de beoogde doelgroepen en publieksgroepen die u met dit project wil bereiken.

2.3 Ondernemerschap

• Marketingstrategie/PR: geef aan hoe u de publieksgroepen wil gaan bereiken.

• Geef aan of het project alleen of in samenwerking met partners tot stand komt. En zo ja met welke partners?

• Geef een planning van het project tot en met de evaluatie, inclusief de beoogde en bevestigde data en locaties van uitvoering.

• Geef aan hoe u uw project gaat financieren en welke eventuele andere fondsen of financiers reeds een bijdrage hebben toegezegd.

• Geef aan in hoeverre u rekening houdt met de maatregelen rondom het coronavirus, bijvoorbeeld door verschillende scenario’s of een plan b aan te geven.

3 Jaarsubsidie

Ontvangt u een jaarsubsidie van de Gemeente Utrecht in het kader van de cultuurnota 2021-2024? Zo ja, beschrijf dan waarom dit project niet binnen het reguliere activiteitenplan past waarvoor u jaarsubsidie ontvangt.

4 Mondelinge toelichting

Indien gewenst kunt u een korte mondelinge toelichting geven aan de adviescommissie die uw aanvraag beoordeelt. U krijgt eerst kort (circa 5 minuten) de gelegenheid om uw project toe te lichten. Hierna stelt de commissie een aantal vragen. In totaal duurt de mondelinge toelichting maximaal 15 minuten. Wij raden een mondelinge toelichting alleen aan als u het idee heeft dat bepaalde onderdelen van uw aanvraag schriftelijk niet voldoende kunnen worden toegelicht. Een mondelinge toelichting kan dan helpen om uw aanvraag beter te duiden, maar de schriftelijke aanvraag blijft altijd leidend. Als u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, geef dat dan onder een apart kopje aan in uw aanvraag. U ontvangt dan een uitnodiging met een datum en tijdstip.

Bijlagen

Voeg alleen informatie toe die noodzakelijk is om het activiteitenplan te ondersteunen of illustreren.

Denk hierbij aan:

- (beeld)materiaal van het project en/of deelnemende kunstenaars, verwijzing naar een website, een voorbeeldscène, tekstfragment etc.

- cv’s van de kernmedewerkers (maximaal 1 A4 per cv, neem hierin alleen de informatie op die van belang is voor het project waarvoor u aanvraagt).

 

Bijlage II

Leidraad begroting

Aandachtspunten

• De begroting met toelichting is maximaal 3 A4 in een pdf-bestand.

• De begroting moet sluitend zijn.

• Het subsidiebedrag is minimaal € 1.000,- en maximaal € 20.000,-.

• De subsidie is maximaal 50% van de totale kosten.

Kengetallen

Geef een overzicht van het:

• beoogd aantal activiteiten;

• beoogd aantal bezoekers.

Begroting en dekkingsplan

Maak een overzicht met de begroting en het dekkingsplan voor het project. Geef in ieder geval inzicht in de volgende inkomsten en uitgaven:

Lasten en uitgaven		Baten en inkomsten
voorbereidingskosten	organisatie, productie, uitvoerenden, huur zaal, materiële kosten	publieksinkomsten	kaartverkoop, uitkoop, partage etc.
uitvoeringskosten	organisatie, productie, uitvoerenden, huur zaal, materiële kosten	eigen inkomsten	horeca, verhuur, sponsoring, etc.
publiciteit en marketing	acties, materialen, onderzoek, opening/première	bijdrage uit private middelen	particulieren, bedrijven, private fondsen
overige kosten	Kantoor, administratie, verzekering, vergunningen, etc)	subsidies	andere overheden en publieke fondsen
	Onvoorziene kosten (max. 5%)		Gevraagde subsidie (max. 50%)
Totaal		Totaal

Toelichting

Geef een toelichting bij de begroting waarin u de inkomsten en/of uitgaven verder specificeert of toelicht. Sta ook stil bij wat verschillende scenario’s met betrekking tot het coronavirus betekenen voor de financiën van uw project.