Beleidsregels Subsidieverstrekking Sturing en Toezicht Velsen 2020

Het college van burgemeester en wethouders van Velsen;

Gelet op titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening Velsen 2017;

In aanmerking nemend de Notitie sturing en toezicht op de bedrijfsvoering van gesubsidieerde organisaties van 10 oktober 2017;

Overwegend dat het voor de gemeente van belang is om meer inzicht te krijgen in de bedrijfsvoering van gesubsidieerde organisaties voor het bereiken van de volgende doelen:

- een constructieve en zakelijke samenwerkingsrelatie tussen subsidieontvangers en gemeente op zowel inhoudelijke ambities als (financiële) bedrijfsvoering;

- het voorkomen of tijdig onderkennen van inhoudelijke en financiële problemen bij subsidieontvangers, zowel door de betreffende organisaties als de gemeente.

Overwegende dat de beleidsregels uit 2018 zijn geëvalueerd en dat hierbij is vastgesteld dat hierin geen bepalingen waren opgenomen voor het afschalen van het verscherpt toezicht;

stelt de volgende beleidsregels voor de toepassing van sturing en toezicht bij subsidieverstrekking vast.

1. Begrippen

In deze beleidsregels wordt verstaan onder:

a. Awb: de Algemene wet bestuursrecht;

b. ASV: de Algemene subsidieverordening Velsen 2017;

c. Subsidieregeling: algemeen verbindende voorschriften vastgesteld door het college op basis van de ASV waarin op bepaalde punten afgeweken wordt van de bepalingen van de ASV

(nadere regels).

d. Sturing: eisen en voorwaarden die het college in de vorm van verplichtingen vooraf stelt aan de gesubsidieerde activiteiten en aan de bedrijfsvoering van een gesubsidieerde organisatie;

e. Toezicht: maatregelen waarmee de gemeente de uitvoering van de in het kader van sturing opgelegde eisen en voorwaarden monitort.

f. Toezichthouder: toezichthouder zoals bedoeld in artikel 5:11 Awb.

2. Toepassing

• 1. Deze beleidsregels zijn van toepassing op subsidies die worden verstrekt met toepassing van de ASV, een specifieke subsidieverordening of subsidieregeling.

• 2. Deze beleidsregels zijn zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op subsidies die niet worden verstrekt met toepassing van de ASV of een subsidieverordening of -regeling.

• 3. Ten aanzien van subsidieverstrekking waarop vanwege Europese cofinanciering of ter voorkoming van ongeoorloofde staatssteun Europees rechterlijke voorschriften van toepassing zijn, zijn deze beleidsregels van toepassing, voor zover zij niet strijdig zijn met deze voorschriften.

3. Processtappen

• In het proces van sturing en toezicht worden de volgende drie stappen onderscheiden:

• 1. Basissturing;

• 2. Basistoezicht en risicoanalyse;

• 3. Verscherpte sturing en toezicht.

4. Basissturing

• 1. Aanvraag

De subsidieaanvraag bevat een activiteitenplan en een begroting. Deze stukken worden beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

a. Activiteitenplan:

1. Het activiteitenplan beschrijft de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd

2. Het activiteitenplan bevat minimaal de informatie die de gemeente op het aanvraagformulier heeft voorgeschreven en heeft een zichtbare relatie met het gemeentelijke beleid en doelstellingen.

b. Begroting:

1. De begroting bevat de kosten van de activiteiten en een dekkingsplan waarmee de begroting

sluitend is.

2. De raming van de begrotingsposten is gebaseerd op het activiteitenplan.

3. De ramingen zijn onderbouwd met realistische aannames.

2. Subsidieverlening

• 1. In het kader van basissturing legt het college op grond van artikel 4:37 Awb bij subsidieverlening de volgende verplichtingen ten aanzien van de verantwoording op:

• a. In de jaarrekening zijn gerealiseerde lasten en baten zo veel mogelijk gerelateerd aan de uitvoering van het activiteitenplan.

• b. Afwijkingen tussen gerealiseerde lasten en baten en de begroting zijn toegelicht met onderbouwde analyses die goed inzicht geven in de financiële en inhoudelijke stand van zaken.

• 2. Aan ontvangers van subsidies boven de € 50.000,-- worden aanvullend de volgende bedrijfsmatige verplichtingen opgelegd:

• a. Administratieve organisatie/interne controle:

• - Kritische bedrijfsvoeringprocessen zijn beschreven en worden overeenkomstig de beschrijving uitgevoerd;

• - De processen bevatten interne beheersmaatregelen, zoals scheiding van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en toepassing van het vier-ogen-principe, die risico’s wegnemen dat de gesubsidieerde organisatie procesmatig niet in control is;

• - Er vindt daarnaast periodiek verbijzonderde interne controle plaats op nakoming van de procesgang van kritische bedrijfsvoeringprocessen op basis van een intern controleplan.

• b. Financiële administratie:

• - Er is een verplichtingenadministratie;

• - Er is een activa-administratie;

• - Er is een contractadministratie;

• - Er is een boekhoudkundige handleiding voor een eenduidige wijze van boeken;

• - bij mutaties in de financiële administratie worden aantoonbaar interne beheers-maatregelen toegepast, gericht op scheiding van bevoegdheden.

• c. Planning & Control:

• - Het P&C-proces (inclusief planning) is beschreven;

• - Er zijn formats voor de verschillende P&C-producten;

• d. De begroting is een meerjarenbegroting voor de komende drie jaren.

• e. In een kwartaal of halfjaarrapportage legt de gesubsidieerde organisatie rekening en verantwoording af over de tot dan verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten. De rapportage bevat tevens een eindejaar prognose.

• 3. Aan ontvangers van subsidies boven de € 100.000,-- worden betreffende de jaarrekening aanvullend de volgende verplichtingen opgelegd:

• a. In de jaarrekening is een continuïteitsparagraaf opgenomen waarin risico’s en beheersmaatregelen worden genoemd.

• b. De jaarrekening bevat financiële indicatoren (tenminste liquiditeit en solvabiliteit), zowel de door de subsidieontvanger zelf daaraan gestelde normen als de einde boekjaar gerealiseerde indicatoren.

5. Basistoezicht

• 1. Het toezicht op de uitvoering van de op grond van artikel 4 opgelegde verplichtingen vindt plaats door middel van een door ontvangers van (structurele) subsidies boven de € 50.000,-- periodiek in te vullen zelfscan.

• 2. Het college stelt een model vast voor de zelfscan.

• 3. Het college kan subsidieontvangers verzoeken om de uitkomst van de zelfscan met bewijzen te onderbouwen.

• 4. Indien de zelfscan hiertoe aanleiding geeft, kan het college besluiten om een aanvullend onderzoek te doen.

6. Risicoanalyse

• 1. Aan de hand van de gegevens uit de zelfscan, bewijsvoering en eventueel aanvullend onderzoek stelt het college vast of de verplichtingen die in het kader van basissturing zijn opgelegd adequaat zijn uitgevoerd en voldoende zekerheid bieden dat de activiteiten binnen de kaders kunnen worden uitgevoerd.

• 2. De uitkomst van deze risicoanalyse wordt met de gesubsidieerde organisatie gedeeld.

• 3. Op basis van de uitkomst van de risicoanalyse en eventueel gesignaleerde verbeterpunten bepaalt het college met welke frequentie de zelfscan door de gesubsidieerde organisatie wordt uitgevoerd.

7. Verscherpte sturing en toezicht

• 1. Aan de hand van de uitkomst van de risicoanalyse en het daarover met de gesubsidieerde organisatie gevoerde gesprek kan het college besluiten om bij de volgende subsidieverlening over te gaan tot verscherpte sturing en toezicht.

• 2. In dat geval treedt het college met de organisatie in overleg over specifieke inhoudelijke en/of bedrijfsmatige wijzigingen/ verbeteringen en vertaalt dit in de beschikking tot subsidieverlening.

• 3. Het college monitort de voortgang van de wijzigingen/verbeteringen en kan hiervoor bij subsidies van meer dan 50.000,-- een toezichthouder aanwijzen.

• 4. In spoedeisende gevallen kan het college besluiten om de besproken maatregelen van toepassing te verklaren voor het lopende subsidiejaar.

• 1. 5.Het college kan de organisatie verplichten door middel van een periodieke rapportage de stand van zaken met betrekking tot de inhoudelijke en financiële voortgang van de uitvoering van het activiteitenplan en de in het kader van verscherpt toezicht opgelegde verplichtingen terug te koppelen.

8. Afschalen van het verscherpt toezicht naar basistoezicht

• 1. Het college monitort periodiek of de bedrijfsmatige wijzigingen / verbeteringen zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking naar tevredenheid zijn doorgevoerd en geïmplementeerd in de organisatie;

• 2. Indien de wijzigingen / verbeteringen naar het oordeel van het college voldoende zijn doorgevoerd, kan het college besluiten het verscherpt toezicht af te schalen naar basistoezicht.

• 3. Indien een toezichthouder is aangesteld wordt aan deze advies gevraagd over het afschalen van verscherpt toezicht naar basistoezicht.

9. Slotbepalingen

• 1. Deze beleidsregels kunnen worden aangehaald als beleidsregels Subsidieverstrekking Sturing en Toezicht Velsen 2020.

• 2. Deze beleidsregels treden in werking op de dag na publicatie onder gelijktijdige intrekking van de Beleidsregels Subsidieverstrekking Sturing en Toezicht Velsen 2018.

Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Velsen

van 1 december 2020.

De secretaris, De burgemeester,

K.M. Radstake F. C. Dales