Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2020

Toelichting

De Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2020 zijn van toepassing op subsidies die zijn verstrekt op basis van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2020.

De richtlijnen bevatten de algemene beleidsregels voor de verantwoording van subsidies. Specifieke eisen aan de verantwoording van een subsidie zijn altijd opgenomen in de beschikking tot verlening van de subsidie.

Besluitvorming

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Haag,

gelet op:

• artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht, de Kadernota subsidies Den Haag 2020 en de bepalingen van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2020,

besluit vast te stellen de Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2020.

Artikel 1 Begripsbepaling en

In deze richtlijnen wordt verstaan onder:

• ASV: Algemene subsidieverordening Den Haag 2020.

Artikel 2 Inhoudelijk verslag

• 1. Het inhoudelijk verslag als bedoeld in artikel 17, vierde lid, van de ASV voldoet aan de eisen die daaraan zijn gesteld in de verleningsbeschikking.

• 2. Het inhoudelijk verslag geeft een juist en volledig beeld over de mate waarin de activiteiten, resultaten en doelen zijn gerealiseerd conform de verleningsbeschikking. Het inhoudelijk verslag bevat daartoe per subsidiabele activiteit, resultaat en doel een vergelijking van de realisatie ten opzichte van de verleningsbeschikking, waarbij eventuele afwijkingen van meer dan 10% naar aard, omvang en beïnvloedbaarheid zijn toegelicht.

• 3. Het inhoudelijk verslag bevat altijd het kenmerk en de datum van de verleningsbeschikking en de maximaal verleende subsidie.

• 4. Wanneer met het inhoudelijk verslag meerdere subsidies worden verantwoord of wanneer het verslag meer bevat dan de verantwoording van subsidie, bijvoorbeeld een jaarverslag, vermeldt een bijlage bij het verslag per subsidie:

  a. het kenmerk en de datum van de verleningsbeschikking en de maximaal verleende subsidie;

  b. in welk deel van het verslag de betreffende subsidie wordt verantwoord conform de eisen als bedoeld in het eerste en tweede lid, en

  c. voor zover deze niet in het verslag zelf is opgenomen: de aanvullende inhoudelijke verantwoording.

Artikel 3 Financieel verslag

• 1. Het financieel verslag als bedoeld in artikel 17, vijfde lid, van de ASV voldoet aan de eisen die daaraan zijn gesteld in de verleningsbeschikking.

• 2. Het financieel verslag geeft een juist en volledig beeld over de mate waarin de subsidie is besteed:

  a. voor het doel waarvoor zij blijkens de verleningsbeschikking is verstrekt, en

  b. overeenkomstig de verleningsbeschikking.

• Afwijkingen van de verleningsbeschikking van meer dan 10% per kostensoort worden naar aard, omvang en beïnvloedbaarheid toegelicht.

• 3. Het financieel verslag bevat altijd het kenmerk en de datum van de verleningsbeschikking en de maximaal verleende subsidie.

• 4. Wanneer met het financieel verslag meerdere subsidies worden verantwoord, of wanneer het verslag meer bevat dan de verantwoording van subsidie, bijvoorbeeld een jaarrekening, vermeldt het verslag per subsidie:

  a. het kenmerk en de datum van de verleningsbeschikking en de maximaal verleende subsidie;

  b. in welk deel van het verslag de betreffende subsidie wordt verantwoord conform de eisen als bedoeld in het eerste en tweede lid, en

  c. voor zover deze niet in het verslag zelf is opgenomen: de aanvullende financiële verantwoording.

Artikel 4 Verklaring juistheid en volledigheid verantwoording subsidies

• 1. Wanneer subsidie is verleend aan een rechtspersoon bevat de verantwoording van deze subsidie altijd een rechtmatig ondertekende verklaring dat de verantwoording juist en volledig is en of de subsidie rechtmatig en doelmatig is besteed conform de relevante wettelijke bepalingen en de verleningsbeschikking.

• 2. Voor de in het eerste lid bedoelde verklaring gebruiken stichtingen en verenigingen het door het college vastgestelde model voor de bestuursverklaring. In de overige gevallen gebruikt de subsidieontvanger het model voor de directieverklaring zoals dat is vastgesteld door het college.

Artikel 5 Het a ssurance -rapport

• 1. Het assurance-rapport over het inhoudelijk verslag als bedoeld in artikel 18, eerste lid, onderdeel a, van de ASV bevat het oordeel van de accountant of het inhoudelijk verslag een juist beeld geeft van de mate waarin de activiteiten, resultaten en doelen zijn gerealiseerd conform de normen die zijn opgenomen in de verleningsbeschikking.

• 2. Voor het assurance-rapport geldt een beperkte mate van zekerheid, tenzij de verleningsbeschikking anders bepaalt.

• 3. Tenzij de verleningsbeschikking anders bepaalt, bevat het assurance-rapport het oordeel van de accountant of het inhoudelijk verslag voldoet aan de eisen van artikel 2.

• 4. De accountant hanteert voor het assurance-rapport het model dat hiervoor is voorgeschreven door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

Artikel 6 De controleverklaring

• 1. De controleverklaring over het financieel verslag als bedoeld in artikel 18, eerste lid, onderdeel b, van de ASV bevat het oordeel van de accountant of het financieel verslag een juist en volledig beeld geeft van de besteding van de subsidie conform de verleningsbeschikking.

• 2. Voor de controleverklaring geldt een goedkeuringstolerantie van 1% voor elke subsidie waar de controleverklaring op ziet.

• 3. Tenzij de verleningsbeschikking anders bepaalt, bevat de controleverklaring het oordeel van de accountant:

  a. of het financieel verslag voldoet aan de eisen van artikel 3;

  b. of de volgende punten, voor zover opgenomen in de verleningsbeschikking, zijn nageleefd:

  1° er is geen subsidie overgeheveld van de ene kostensoort naar de andere kostensoort zonder dat de subsidieregeling dat mogelijk maakt of het college hiervoor toestemming heeft verleend conform artikel 14 van de ASV;

  2° reserves uit positieve resultaten zijn uitsluitend gevormd met toestemming van het college conform artikel 21 van de ASV;

  3° de controle van de declaraties ingediend door directieleden of bestuurders is expliciet onderdeel van de uitvoerende controle;

  4° de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verleend;

  5° alle verleende voorschotten zijn juist en volledig opgenomen, en

  6° eventuele nog niet verantwoorde of doorgeschoven verleende subsidies uit voorgaande jaren zijn duidelijk, juist en volledig opgenomen, en

  c. of het inhoudelijk verslag met het financieel verslag over datzelfde jaar verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.

• 4. De accountant hanteert voor de controleverklaring het model dat hiervoor is voorgeschreven door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

• 5. Het oordeel van de accountant over de verantwoorde subsidies mag ook worden opgenomen als onderdeel van zijn controleverklaring bij de jaarrekening, mits in deze verklaring in de oordeelsparagraaf duidelijk het oordeel over de verantwoorde subsidies, als bedoeld in het eerste tot en met derde lid, is opgenomen.

Artikel 7 Hergebruik informatie

Wanneer de subsidieontvanger een of meer bij de verantwoording in te dienen stukken al heeft ingediend bij een eerdere verantwoording van een aan hem door het college verstrekte subsidie, verwijst de subsidieontvanger in de aanvraag tot vaststelling voor die eerder ingediende stukken naar de eerdere verantwoording, onder vermelding van het gemeentelijk kenmerk van die subsidie.

Artikel 8 Wijzigen tijdvak

• 1. Indien de subsidieontvanger bij de aanvraag tot vaststelling tevens toestemming vraagt voor het doorschuiven van activiteiten en de hieraan verbonden te besteden middelen naar een periode na het tijdvak waar de aanvraag tot vaststelling op ziet, moet de aanvraag tot vaststelling dit expliciet vermelden.

• 2. Het college verleent geen toestemming voor het doorschuiven van voor de vaste kernactiviteiten van de aanvrager.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1. Deze richtlijnen treden in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als: Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2020.

Den Haag, 8 december 2020

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Ilma Merx

de burgemeester,

Jan van Zanen