AANWIJZINGS- EN BENOEMINGSBESLUITEN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRUMMEN 2019

Kenmerk Z037015/D309578

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE BRUMMEN;

HEEFT BESLOTEN:

1. Het gemeentearchief van de gemeente Zutphen als depot voor informatie waarvan de interne bezwaartermijn is verstreken aan te wijzen conform het Aanwijzings- en benoemingsbesluit (D309578).

2. De gemeentearchivaris van de gemeente Zutphen te benoemen om de wettelijke verplichtingen, zoals deze gelden voor decentrale overheden, in de Archiefwet 1995 zijn gesteld, uit te voeren conform het Aanwijzings- en benoemingsbesluit (D309578).

3. Een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in te stellen conform het Aanwijzings- en benoemingsbesluit (D309578).

Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer Gemeente Brummen 2019

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brummen;

- in de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995; gelet op artikelen 31 en 32, derde lid van de Archiefwet 1995 en artikel 3a van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

I. als gemeentesecretaris te benoemen c.q. aan te wijzen¹: de gemeentearchivaris van de gemeente Zutphen;

II. als archiefbewaarplaats aan te wijzen: de in artikel 31 van de Archiefwet bedoelde archiefbewaarplaats bevindt zich bij het Erfgoed Centrum Zutphen (EZC) in het pand Spiegelstraat 13-17 in Zutphen

II. a. een Strategisch informatieoverleg in te stellen waarin zitting hebben:

- De gemeentearchivaris

- De informatiemanager

- De beleidsadviseur Informatiebeheer (DIV)

- De archiefbeheerder/recordmanager

- De strategisch communicatie adviseur

- Vertegenwoordiger inwoners gemeente Brummen

- Vertegenwoordiger bedrijfsleven gemeente Brummen

- Ad-hoc: Bij het onderwerp betrokken deskundige

en

b. als onafhankelijke deskundige, op voordracht van de onder a genoemde personen, in het Strategisch informatieoverleg te benoemen: een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie,

en

IV. dat dit besluit in werking treedt op de dag na bekendmaking en wordt aangehaald als: Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer van de gemeente Brummen 2019.

Dit besluit is genomen tijdens de collegevergadering van 27 augustus 2019.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brummen,

De secretaris, M. Klos

De burgemeester A.J. van Hedel

Toelichting

In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd.

Dit besluit betreft een aantal besluiten die burgemeester en wethouders moeten nemen om aan hun zorgtaak op grond van de Archiefwet te voldoen.

Onderdeel I betreft de benoeming van de gemeentearchivaris overeenkomstig artikel 32, derde lid, van de Archiefwet. In het eerste lid van artikel 32 van de Archiefwet is bepaald dat de gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek. Burgemeester en wethouders zijn eveneens bevoegd tot het benoemen, schorsen en ontslaan van voldoende deskundigpersoneel (artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet). Door in de formulering op te nemen dat dit tevens geldt als aanwijzingsbesluit wordt nu al voorgesorteerd op de wetswijziging van de Archiefwet per 1 januari 2020.

Onderdeel II betreft een uitwerking van de bevoegdheid van burgemeester en wethouders om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (artikel 31 van de Archiefwet).

Onderdeel II betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur.

De onafhankelijke deskundige heeft in het bijzonder de positie van de burger als uitgangspunt. Hiertoe dient het SIO een voordracht te doen (artikel 3a, eerste lid, van het Archiefbesluit). Het Archiefbesluit stelt eisen om de deskundigheid en onafhankelijkheid van deze functionaris te borgen (artikel 3a, tweede lid).