Besluit vervanging klantdossiers WMO, BBZ en WSNP 2020

Ondergetekende, hoofd van Werk en Inkomen van de gemeente Utrecht, deelt mee dat hij heeft besloten tot tot vervanging van de navolgende papieren archiefbescheiden door digitale reproducties en tot daaropvolgende vernietiging van de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden:

• WMO-klantdossiers ontstaan vanaf 1-1-2007 en nog lopend per 1-4-2012

• BBZ-klantdossiers ontstaan vanaf 1-6-1995 en nog lopend per 11-3-2014

• WSNP-klantdossiers ontstaan vanaf 1-1-2011 en nog lopend per 10-9-2014

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit vervanging klantdossiers WMO, BBZ, WSNP 2020

De dossiers komen voort uit de processen Aanvraag individuele voorziening WMO behandelen, Aanvraag Bijstand voor Zelfstandigen behandelen (BBZ) en Aanvraag Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen behandelen (WSNP).

Dit besluit is getoetst door Het Utrecht Archief op de relevante bepalingen in de Archiefwet 1995 c.a.. De resultaten van deze toetsing zijn verwerkt in dit besluit.

Dhr. B. Stam

IRM (Integraal resultaatverantwoordelijk manager) Werk en Inkomen

Utrecht, 29 juni 2020

Bezwaar

Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar. Bezwaar kan gemaakt worden binnen 6 weken na publicatie van dit besluit.

Bij de Gemeente Utrecht kunt u online bezwaar maken. U kunt ook schriftelijk (per post) bezwaar maken. Stuur uw bezwaarschrift naar:

Gemeente Utrecht

T.a.v. Werk en Inkomen (WenI)

Postbus 16200

3500 CE Utrecht

www.utrecht.nl/bezwaar

Wat staat in uw bezwaarschrift?

• Uw naam en adres

• Uw telefoonnummer (zodat we snel contact met u kunnen opnemen)

• Datum van het bezwaarschrift

• Reden(en) van bezwaar

• Uw handtekening

Verdere informatie over bezwaar maken kunt u vinden op www.utrecht.nl/bezwaar.

Bijlage: formele toetsing wettelijke eisen vervangingsbesluit WMO, BBZ en WSNP

In deze bijlage wordt het vervangingsbesluit getoetst op de relevante bepalingen in de Archiefwet 1995 c.a. opgenomen in paragraaf 2 van Standpunt digitale vervanging van HUA. Bij deze rechtmatigheidstoets is artikel 26b van de Archiefregeling inbegrepen.

Gebruikte afkortingen: Archiefwet 1995 (Aw); Archiefbesluit 1995 (Ab); Archiefregeling (Ar).

artikel	Eis en toetsing	voldoet?
Aw art. 7	De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties [sic], teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Het betreft hier overeenkomsten van de gemeente Utrecht, waarvoor burgemeester en wethouders zorgdrager zijn onder de Archiefwet 1995. Het besluit is gemandateerd aan de hoofden van de organisatieonderdelen onder artikel 6.3.1.10 in de mandaatregeling 2020 Gemeente Utrecht.	ja
Ab art. 2 lid 1 onder a	Bij […] besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reprodukties […] wordt rekening gehouden met: de taak van het desbetreffende overheidsorgaan; De taak is beschreven aan de hand van de drie processen in de publicatietekst en de toelichting op het besluit. Tevens zijn verwijzingen opgenomen naar de categorieën in de Vernietigingslijst 1996 en ‘Kwaliteitsnormen bewindvoerdersorganisatie Wsnp II’.	ja
onder b	de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen; Uit de beschrijving van de betreffende taken blijkt dat geen rekening gehouden hoeft te worden met (taken van) andere overheidsorganen.	ja
onder c	de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en Volgens de aangeduide categorieën van de Vernietigings- en Selectielijst zijn de betreffende archiefbescheiden op termijn vernietigbaar.	ja
onder d	het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Dit blijkt uit de toepassing categorie selectielijst.	ja
Ab art. 6 lid 1	De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. WenI heeft volgens het KKCD oog voor de nog bestaande risico’s en stemt in met de nog te nemen maatregelen die na een zorgvuldige analyse naar voren kwamen en adviseert positief over de vervangingsaanvraag. Aanvullend aan het besluit adviseert het KKCD door WenI een migratieplan op te stellen. Op dit migratieplan zal KKCD een advies uitbrengen. De gemeentearchivaris zal een afschrift van het advies KKCD en het migratieplan worden toegezonden.	ja
Ab art. 6 lid 2	De zorgdrager maakt bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. De overwegingen onder c en d zijn nog niet opgenomen in de concept-publicatietekst (bijlage 2). Zij blijken wel uit de toelichting op het besluit (bijlage 1).	Ja, indien toegevoegd
Ab art. 8	De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd. Dit is afdoende beschreven in de toelichting op het besluit.	ja
Ar art. 26 b onder a	De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging […] inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces: de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; Dit is afdoende beschreven in de toelichting op het besluit.	ja
onder b	de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; Dit is afdoende beschreven in de toelichting op het besluit.	ja
onder c	voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; Dit is afdoende beschreven in de toelichting op het besluit.	ja
onder d	de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit; Dit is afdoende beschreven in de toelichting op het besluit.	ja
onder e	de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; Dit is afdoende beschreven in de toelichting op het besluit.	ja
onder f	de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; Dit is afdoende beschreven in de toelichting op het besluit.	ja
onder g	het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; Ik heb nu nog niet inzichtelijk hoe de vernietigingsprocedure wordt verantwoord aan de GU maar ga er vooralsnog vanuit dat dit sluitend is en zal navraag doen bij het KKCD t.a.v. vernietigingsprocedure Allbidigit.	ja
onder h	de kwaliteitsprocedures. Het KKCD heeft positief advies uitgebracht op de vervangingsaanvraag.	ja