Algemeen mandaatbesluit Leusden 2020

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Leusden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

gelet op de artikelen 160 en 171 van de Gemeentewet, Titel 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

overwegende dat:

het college van burgemeester en wethouders in 2017 de Organisatievisie gemeente Leusden 2017-2020 heeft ontwikkeld;

de inrichting van de ambtelijke organisatie is afgestemd op de hiervoor genoemde Organisatievisie;

het college van burgemeester en wethouders het Organisatiebesluit gemeente Leusden 2019 heeft vastgesteld;

in dit mandaatbesluit de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie worden toegekend om hen in staat te stellen de aan hen toevertrouwde taken rechtmatig uit te voeren.

stelt vast:

ALGEMEEN MANDAATBESLUIT LEUSDEN 2020

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. gemeente: de gemeente als publiekrechtelijk lichaam, alsmede de gemeente als publiekrechtelijke rechtspersoon;

• b. gemandateerde: de functionaris aan wie mandaat is verleend;

• c. mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen;

• d. volmacht: de bevoegdheid om namens het college en de burgemeester tot privaatrechtelijke rechtshandelingen te besluiten en deze te verrichten;

• e. machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

• f. mandaatgever: het bestuursorgaan dat mandaat verleent en de gemandateerde die ondermandaat verleent;

• g. burgemeester: de burgemeester van Leusden als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;

• h. college: het college van burgemeester en wethouders van Leusden;

• i. portefeuillehouder: het lid van het college dat bestuurlijk verantwoordelijk is voor een onderwerp;

• j. directeur-secretaris: de functionaris die door het college is aangesteld en eindverantwoordelijk is voor de ambtelijke organisatie en die als secretaris zoals bedoeld in artikel 100 Gemeentewet functioneert;

• k. organisatiemanager: het afdelingshoofd dat is belast met de integrale aansturing van de ambtelijke organisatie;

• l. concerncontroller: de functionaris die door de directeur-secretaris, gehoord het college, benoemd is en die zich bij de uitoefening van zijn taken richt op het bevorderen van het "in control" zijn van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering, de rechtmatigheid en naleving van toepasselijke wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen en de daarvoor gehanteerde processen, systemen en instrumenten;

• m. manager: de teamleider die als eerstverantwoordelijke is belast met de integrale aansturing en facilitering van de medewerkers van een taakveld, of een cluster van samenhangende taakvelden;

• n. medewerker: de functionaris die is belast met een opgave, taak of uitvoering van wet-, regelgeving en beleid;

• o. budgethouder: de functionaris die in het financieel geautomatiseerde systeem als bedoeld in de “Financiële verordening gemeente Leusden 2017” als zodanig is aangewezen.

Artikel 2 Algemene bepalingen

• 1. In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt onder het verlenen van mandaat tevens het geven van een volmacht of machtiging verstaan.

• 2. De gemandateerde kan enkel gebruik maken van zijn mandaat voor het aangaan van financiële verplichtingen voor zover de gemandateerde budgethouder is en de financiële verplichtingen passen binnen het aan hem toevertrouwde budget.

Artikel 3 Mandaat aan de directeur-secretaris

• 1. Het college en de burgemeester verlenen mandaat voor al hun bevoegdheden aan de directeur-secretaris, behalve:

  • a. bevoegdheden waarvoor rechtens geen mandaat kan worden verleend of waarvan de aard en strekking zich tegen het verlenen van mandaat verzetten;

  • b. de bevoegdheden die zijn genoemd in bijlage 1;

• 2. Het college verleent mandaat voor hun bevoegdheden zoals genoemd in bijlage 1 aan de portefeuillehouder.

• 3. Het college en de burgemeester verlenen de directeur-secretaris mandaat om mandaten die bij dit besluit aan onder hem ressorterende functionarissen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk in te trekken.

Artikel 4 Mandaat aan de overige functionarissen

• 1. Het college en de burgemeester verlenen de aan de directeur-secretaris gemandateerde bevoegdheden tevens aan de medewerkers, behoudens voor zover het college en de burgemeester de bevoegdheden voorbehoudt aan de:

  • a. de directeur-secretaris (bijlage 2);

  • b. de organisatiemanager (bijlage 3);

  • c. de concerncontroller (bijlage 4);

  • d. de managers (bijlage 5).

• 2. De in het eerste lid genoemde functionarissen maken van de aan hen verleende mandaten slechts gebruik voor aangelegenheden die behoren bij hun werkterrein en binnen de grenzen van de hen toegekende budgetten.

Artikel 5 Terugkoppeling

De mandaathouder draagt er zorg voor dat er terugkoppeling aan het college, de portefeuillehouder of de burgemeester wordt gegeven voordat een besluit plaatsvindt indien:

• a. het een aangelegenheid betreft waarover door de raad in een eerder stadium vragen aan het college of de burgemeester zijn gesteld;

• b. het college, een portefeuillehouder of de burgemeester dit kenbaar heeft gemaakt;

• c. het besluit ingrijpende financiële consequenties heeft, zoals budgetoverschrijding of het aangaan van meerjarige verplichtingen;

• d. het besluit of de (rechts)handeling als politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig wordt aangemerkt;

• e. de aangelegenheid tot kritische berichtgeving in de media heeft geleid, dan wel in verband met de aard van de aangelegenheid redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit zal gebeuren.

Artikel 6 Ondertekening

• 1. De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het college of de burgemeester, tenzij dit anders is geregeld.

• 2. De stukken worden als volgt ondertekend:

  Het college van burgemeester en wethouders van Leusden,

  namens dezen,

  gevolgd door ondertekening, naam en functieaanduiding.

  De burgemeester van Leusden

  namens deze,

  gevolgd door ondertekening, naam en functieaanduiding.

Artikel 7 Slotbepalingen

• 1. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het “Algemeen besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Leusden 2019”.

• 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na die waarop dit besluit op de voorgeschreven is bekend gemaakt.

• 3. Dit besluit wordt aangehaald als: “Algemeen mandaatbesluit Leusden 2020”.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders gemeente Leusden in haar vergadering van 28 januari 2020.

Burgemeester en wethouders van Leusden,

directeur-secretaris

H.W. de Graaf-Koelewijn

burgemeester

G.J. Bouwmeester

Burgemeester van Leusden,

G.J. Bouwmeester

Bijlage 1: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan (leden van) het college en de burgemeester

A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1. Het nemen van besluiten en het voeren van correspondentie gericht tot:

  • a. de gemeenteraad;

  • b. de Koning en andere leden van het Koninklijk Huis;

  • c. de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie, ministers en staatssecretarissen;

  • d. de voorzitter van de Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;

  • e. de vicepresident van de Raad van State;

  • f. de president van de Algemene Rekenkamer.

• 2. Het doen van voorstellen aan de gemeenteraad, het informeren van de gemeenteraad en het beantwoorden van schriftelijke vragen van leden van de gemeenteraad.

• 3. Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, voor zover deze niet door de gemeenteraad worden vastgesteld.

• 4. Het nemen van besluiten op bezwaar.

• 5. Het nemen van besluiten, bijvoorbeeld door toepassing van de hardheidsclausule, waarbij wordt afgeweken van het beleid, richtlijnen en/of voorschriften.

• 6. Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet Veiligheidsregio’s.

• 7. Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade en nadeelcompensatie.

• 8. Het nemen van besluiten om bezwaar of (administratief) beroep aan te tekenen of verzoeken om (wijzigingen of opheffing van) een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen in bestuursrechtelijke procedures.

• 9. Het nemen van besluiten door de burgemeester om te weigeren dat de ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand op verzoek elders binnen de gemeente ambtsbezigheden verricht.

• 10. Het nemen van besluiten door de burgemeester tot intrekking of verlenging van een tijdelijk huisverbod krachtens de Wet tijdelijk huisverbod, alsmede de lastgeving tot inbewaringstelling.

• 11. De in de Gemeentewet aan de burgemeester toegekende bevoegdheden tenzij deze uitdrukkelijk zijn gemandateerd.

• 12. Het vaststellen van een inkoopstrategie ten behoeve van leveringen en diensten en het aangaan van overeenkomsten voor bedragen hoger dan de Europese aanbestedingsdrempel (€ 214.000,-- in 2020).

• 13. Het vaststellen van een inkoopstrategie ten behoeve van werken en het aangaan van overeenkomsten voor bedragen hoger dan € 1.500.000,--.

• 14. Het nemen van besluiten over subsidie voor bedragen hoger dan € 1.000.000,-.

Privaatrecht

Overeenkomsten

• 15. Het nemen van besluiten tot het aangaan van intentieverklaringen en bestuursovereenkomsten.

• 16. Het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten indien:

  • a. op grond van de Gemeentewet het college de gemeenteraad vooraf over de overeenkomst moet informeren;

  • b. op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;

  • c. de gemeenteraad ter zake om informatie heeft gevraagd.

• 17. Het nemen van besluiten over het verstrekken van een gemeentegarantie of -lening aan een derde (zoals een stichting of een vereniging).

Civiele procedures

• 18. Het nemen van besluiten tot het aangaan van en het voeren van verweer in civiele procedures.

• 19. Het nemen van besluiten tot het instellen van hoger beroep of cassatie namens de gemeente in civiele procedures.

• 20. Het nemen van besluiten ten aanzien van alternatieve geschillenbeslechting, niet zijnde arbitrage of het voorleggen van geschillen aan scheidslieden, voor zover afspraken daarover vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 21. Het nemen van besluiten tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen.

• 22. Het kwijtschelden en buiten invordering stellen van vorderingen met een financieel belang van meer dan € 10.000,--.

• 23. Het nemen van besluiten tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/legaten/ schenkingen.

• 24. Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement van een derde partij.

• 25. Het nemen van besluiten tot aankoop en verkoop van onroerende zaken, alsmede het aangaan van overeenkomsten die daarmee verband houden.

• 26. Het nemen van besluiten tot het aangaan van verzekeringsovereenkomsten voor de gemeente, met uitzondering van mutaties op al bestaande verzekeringsovereenkomsten.

• 27. Het nemen van besluiten op verzoeken om schadevergoeding vanaf een bedrag van € 30.000,-- voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar kunnen worden overgedragen.

• 28. Het verhalen van schadebedragen van meer dan € 30.000,--.

Machtiging

Het ondertekenen van overeenkomsten met een bestuursorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de burgemeester de vertegenwoordiging kan opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon.

B. Personeels- organisatieaangelegenheden

• 29. Het vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie.

• 30. Het nemen van besluiten over rechtspositie, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen ten aanzien van de directeur-secretaris en de concerncontroller.

• 31. Het nemen van besluiten ten aanzien van personele geschillen in afwijking van het advies van de geschillencommissie.

• 32. Het nemen van reorganisatiebesluiten met zodanige ingrijpende gevolgen dat een sociaal plan nodig is.

• 33. Het nemen van besluiten tot privatisering of tot publiekrechtelijke taakoverheveling.

• 34. Het afdoen van klachten met betrekking tot ongewenst gedrag zoals bedoeld in paragraaf 11.6 van het Personeelshandboek.

• 35. Het afnemen van de eed of belofte.

C. Overige aangelegenheden

• 36. Het nemen van besluiten tot benoeming van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Leusden in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen.

• 37. Het nemen van besluiten tot benoeming van personen in adviesorganen van het college.

• 38. Het nemen van besluiten tot benoeming van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet.

• 39. Het nemen van besluiten tot benoeming van personen in commissies als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.

• 40. Het afdoen van klachten op grond van de Regeling klachtencommissie ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid voor zover deze zijn gericht tegen politieke ambtsdragers.

Bijlage 2: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de directeur-secretaris

A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1. Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen in rechtsgedingen en bij de hoorzittingen van de commissie voor de bezwaarschriften.

• 2. Het vaststellen van een inkoopstrategie ten behoeve van leveringen en diensten en het aangaan van overeenkomsten voor bedragen hoger dan € 30.000,-- en lager dan de Europese aanbestedingsdrempel (€ 214.000,-- in 2020).

• 3. Het vaststellen van een inkoopstrategie ten behoeve van werken en het aangaan van overeenkomsten voor bedragen hoger dan € 150.000,-- en lager dan € 1.500.000,--.

• 4. Het nemen van besluiten over subsidie voor bedragen hoger dan het bedrag dat overeenkomt met de Europese aanbestedingsdrempel voor leveringen en diensten (€ 214.000,-- in 2020) en lager dan € 1.000.000,--.

• 5. Het ondertekenen van overeenkomsten inzake het verstrekken van een gemeentegarantie of -lening aan een derde (zoals een stichting of een vereniging).

Privaatrecht

• 6. Het aangaan van een overeenkomst tot sponsoring.

• 7. Het samen met de concerncontroller nemen van besluiten over het aantrekken van kort- en langlopende leningen, uitzettingen en vervroegde aflossingen zoals bedoeld in de Treasuryverordening Leusden 2016.

B. Personeels- en organisatieaangelegenheden

• 8. Het nemen van besluiten op grond van de Wet op de Ondernemingsraden.

• 9. Het voeren van overleg met de vakbonden.

• 10. Het nemen van besluiten over rechtspositie, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen ten aanzien van de organisatiemanager.

• 11. Het toepassen van de hardheidsclausule bij ziekte zoals bedoeld in artikel 7.1 lid 7 Cao Gemeenten.

• 12. Het jaarlijks aanwijzen van verplichte vrije dagen (brugdagen).

• 13. Het verlenen van ontslag:

  • a. wegens reorganisatie/bedrijfseconomische redenen (artikel 7:669 lid 3 sub a BW);

  • b. wegens ongeschiktheid (artikel 7:669 lid 3 sub d BW);

  • c. op andere omstandigheden (artikel 7:669 lid 3 sub h BW);

  • d. op staande voet (artikel 7:677 BW).

• 14. Het overeenkomen van een vaststellingsovereenkomst zoals bedoeld in artikel 7:670b BW.

• 15. Verlengen van de re-integratiefase of het van werk naar werk traject en andere beslissingen ter uitvoering van hoofdstuk 9 en 10 Cao Gemeenten (van werk naar werk-aanpak en voorzieningen bij werkloosheid), waarbij een afweging moet worden gemaakt.

• 16. Het opleggen van de volgende ordemaatregelen:

  • a. het ontzeggen van de toegang tot de kantoren, werkplaatsen of andere arbeidsterreinen, dan wel het verblijf aldaar;

  • b. het opleggen van een schorsing, als bedoeld in artikel 11.4 Cao Gemeenten.

• 17. Het nemen van besluiten ten aanzien van nevenwerkzaamheden en financiële belangen van ambtenaren.

• 18. Het opdragen van andere werkzaamheden onder andere in tijden van calamiteiten.

• 19. In geval van organisatiewijzigingen: beslissingen ten aanzien van plaatsing dan wel boventalligverklaring.

• 20. Het nemen van besluiten over functiewaardering.

• 21. Het nemen van besluiten over het toepassen van hardheidsclausules van alle door het college vastgestelde (uitvoerings)regelingen, inclusief het Personeelshandboek.

• 22. Het nemen van besluiten over een budgettair niet-neutrale wijziging van de in de begroting vastgestelde formatie.

• 23. Het nemen van besluiten over de vaststelling van een plaatsingsplan.

• 24. Het nemen van besluiten over de vaststelling van een bedrijfshulpverleningsplan zoals bedoeld in artikel 3 van de wet en uitgewerkt in afdeling 4 van het Arbobesluit.

• 25. Het nemen van besluiten over het opleggen van de verplichting tot het verrichten van passende arbeid (het bepalen wat passende arbeid is wordt geregeld in artikel 30 van de ZW).

• 26. Het aangaan van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Bijlage 3: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de organisatiemanager

• 1. Het nemen van besluiten over rechtspositie, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen ten aanzien van de manager, de functionarissen in functies met wettelijk geattribueerde bevoegdheden, zoals toezichthouders, heffings- en invorderingsambtenaar, leerplichtambtenaar, (buitengewoon) ambtenaar burgerlijke stand.

• 2. Het nemen van besluiten inzake een budgettair neutrale wijziging van de in de begroting vastgestelde formatie.

• 3. Het kwijtschelden en buiten invordering stellen van vorderingen met een financieel belang van minder dan € 10.000,--.

• 4. Het nemen van besluiten tot het aanvragen van subsidie ten behoeve van de gemeente.

Bijlage 4: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de concerncontroller

• 1. Het nemen van besluiten die voorvloeien uit het verrichten van de taken zoals die zijn opgenomen in de Instructie voor de concerncontroller 2015.

• 2. Het samen met de directeur-secretaris nemen van besluiten over het aantrekken van kort- en langlopende leningen, uitzettingen en vervroegde aflossingen zoals bedoeld in de Treasuryverordening Leusden 2016.

Bijlage 5: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de manager

Het nemen van besluiten over rechtspositie, het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen ten aanzien van de medewerker.

Toelichting

Algemeen

Inleiding

Voor u ligt het Algemeen mandaatbesluit Leusden 2020. Dit is een geactualiseerde versie van de op 1 juni 2019 in werking getreden Algemeen besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Leusden 2019.

In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan, in dit geval het college van burgemeester en wethouders, hierna het college, of de burgemeester. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het college of de burgemeester zelf. Het college of de burgemeester verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde blijven doen.

Dit mandaatbesluit sluit aan bij de huidige organisatiestructuur, zoals die is vastgelegd in het Organisatiebesluit gemeente Leusden 2019.

Oude methodiek

Tot 1 juni 2019 was gebruikelijk om in het mandaatbesluit alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Verder wordt telkens verwezen naar functies. Deze methode heeft vanzelfsprekend voor- en nadelen.

Voordeel

Er kan vrij nauwkeurig worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling dan is uitsluitend het college bevoegd om de besluiten te nemen.

Nadelen

• Een mandaatbesluit volgens de oude methodiek veroudert snel omdat wetten en functies voortdurend wijzigen. Dit maakt de mandaatregeling kwetsbaar en onderhoudsgevoelig.

• Een mandaatbesluit volgens de oude methodiek bestaat uit veel tekst en is daardoor moeilijk toegankelijk.

• Een mandaatbesluit volgens de oude methodiek sluit niet meer goed aan bij de Organisatievisie Leusden 2017-2020 en het daarop gebaseerde Organisatiebesluit gemeente Leusden 2019, met name niet nu in die visie, ter bevordering van de slagvaardigheid van de organisatie, de verantwoordelijk- en bevoegdheden laag in de organisatie zijn belegd.

Nieuwe methodiek van het omgekeerde mandaat

De methodiek van het omgekeerde mandaat methodiek komt tegemoet aan de hiervoor genoemde nadelen.

Een mandaatbesluit volgens de nieuwe methodiek is niet snel verouderd omdat deze in veel mindere mate is gekoppeld aan wetten en functies. De kwetsbaarheid en het onderhoud zijn beduidend minder.

Een mandaatbesluit volgens de nieuwe methodiek is goed toegankelijk. Er is sprake van een compact (hoofd)mandaat. De bevoegdheden die niet in mandaat bij een medewerker zijn neergelegd, maar wel bij het college, de burgemeester, het management of de concerncontroller, worden expliciet in beeld gebracht in de vijf bijlagen. Hierdoor is het compacte (hoofd)mandaat overzichtelijk en duidelijk.

Verder sluit een mandaatbesluit volgens de nieuwe methodiek prima aan op de organisatievisie van Leusden waarin de verantwoordelijk- en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie liggen. In de nieuwe methodiek worden de bevoegdheden in principe zoveel mogelijk toevertrouwd aan de medewerkers. Hierdoor zijn zij in staat slagvaardig en efficiënt de hen toevertrouwde taken uit te voeren. Dit is slechts anders als die bevoegdheden expliciet zijn voorbehouden aan het college, de burgemeester of het management, een en ander zoals genoemd in de vijf bijlagen van het mandaatbesluit.

Wettelijk kader

Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, verordeningen, nadere regels, beleidsregels, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc., in acht te worden genomen.

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Ondertekening- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.

De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Definities

Spreekt voor zich.

Artikel 2 Algemene bepalingen

Lid 1:

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente.

Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (artikel 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij dit rechtsfiguur stil te staan.

Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.

Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge artikel 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar mandaat verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om namens de burgemeester de overeenkomst te tekenen.

Lid 2:

In deze bepaling wordt de bevoegdheid van de gemandateerde voor zover het betreft het aangaan van financiële verplichtingen beperkt tot die functionarissen die hiertoe als budgethouder zijn aangewezen.

Artikel 3 Mandaat aan de directeur-secretaris

Lid 1:

In dit artikellid worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten gemandateerd aan de directeur-secretaris. De directeur-secretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden die het college en de burgemeester aan de gemeentesecretaris heeft gemandateerd, tevens gemandateerd aan de medewerkers, dit voor zover die bevoegdheden niet zijn voorbehouden aan de directeur-secretaris, de organisatiemanager, de concerncontroller en de manager. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties (zie bijlagen 2 tot en met 5) nodig moet zijn om terug te vallen op een hiërarchisch hoger bevoegdhedenniveau.

Lid 2:

De in bijlage 1 aan het college voorbehouden bevoegdheden worden wel gemandateerd aan de portefeuillehouder.

Lid 3:

Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het derde lid ook toegekend aan de directeur-secretaris. Dit maakt het mogelijk dat de directeur-secretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen.

Artikel 4 Mandaat aan de overige functionarissen

Lid 1:

Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden via de gemeentesecretaris aan de medewerkers gemandateerd, dit voor zover het college en de burgemeester ze niet voorbehoudt aan de directeur-secretaris, de organisatiemanager, de concerncontroller en de managers. Voor het aangaan van financiële verplichtingen geldt te allen tijde het bepaalde de restrictie zoals bepaald in artikel 2 lid 4.

Lid 2:

In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de in lid 1 genoemde medewerkers en hun werkterrein.

Artikel 5 Terugkoppeling

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid.

In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.

Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb. Ook is een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook opgenomen in een artikel waarin bepaald wordt wanneer er teruggekoppeld moet worden en niet in een artikel waarin bepaald wordt dat het mandaat niet gebruikt mag worden.

Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd.

In grote lijnen betekent dit dus dat voor de in dit artikel genoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het college of de burgemeester. De criteria zijn niet allemaal even hard. Van de betrokken functionaris mag worden verwacht dat hij/zij dergelijke begrippen op juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee om kan gaan. Artikel 5, lid e en f zijn opgesteld naar analogie van artikel 160 juncto art. 169, lid 4 en 5 Gemeentewet. De Gemeentewet verwacht ook inschattingsvermogen van het college, over het geven van inlichtingen aan de raad. Ook hier zijn een aantal begrippen opgenomen die onbepaald zijn te noemen.

Artikel 6 Ondertekening

Spreekt voor zich.

Artikel 7 Slotbepalingen

Spreekt voor zich.