Gemeenteblad van Laarbeek
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Laarbeek | Gemeenteblad 2020, 294064 | Overige besluiten van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Laarbeek | Gemeenteblad 2020, 294064 | Overige besluiten van algemene strekking |
Besluit tot vervanging archiefbescheiden Laarbeek 2020
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit.
Dit besluit kan worden aangehaald als:
`Vervangingsbesluit digitale vervanging bouwvergunningen gemeente Laarbeek tot en met 1996’.
Bent u het niet eens met dit besluit? Dan kunt u een bezwaarschrift indienen. Hoe u dat kunt doen, leest u hieronder.
het college van burgemeester en wethouders,
gemeentesecretaris van Laarbeek,
J.W.M. van de Ven
de burgemeester van Laarbeek,
F.L.J. van der Meijden
Handboek vervanging archiefbescheiden 2020
Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden
De overheid communiceert steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Wat er nog op papier wordt vastgelegd, maakt plaats voor digitale scans. Het is in zulke situaties mogelijk om substitutie toe te passen. Substitutie (vervanging) is het digitaliseren van analoge archiefbescheiden met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen.
Artikel 7 Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager de bevoegdheid heeft om over te gaan tot substitutie. Substitutie is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsinformatie die belangrijk is voor bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording. Daarom is goede uitvoering van het vervangingsproces van belang. De daaraan voorafgaande afweging leidt tot het antwoord op de vraag of, en zo ja, onder welke voorwaarden, vervanging doelmatig en doeltreffend is.
Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een goed doordacht plan om het gehele proces van substitutie van begin tot eind zowel juridisch als technisch op een verantwoorde en praktische wijze te doorlopen. Het Handboek heeft drie functies:
Het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging;
Het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk;
Het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel.
De te maken keuzes hangen sterk af van de aard en het belang van de te vervangen archiefbescheiden en de werkprocessen waaruit de archiefbescheiden voortkomen. Daarom is substitutie altijd maatwerk. In dit Handboek zijn, binnen de bandbreedte van de regelgeving, systematisch alle aspecten die van invloed (kunnen) zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de vervangende reproductie opgenomen. Hieronder, zie Figuur 1, is het substitutieproces schematisch weergegeven.
Figuur 1: systematische weergave van het substitutieproces
1. Afwegingen van het vervangingsbesluit
1.1 Aanleiding voor vervanging
De gemeente Laarbeek wenst vervanging vanwege:
Volledig digitaal werken: De gemeente Laarbeek wil volledig digitaal werken en kiest vervanging van papier boven digitalisering, omdat bij digitalisering blijven de papieren versies gelden als de originele archiefbescheiden. Wat er voor zorgt dat de papieren versies bewaard moeten blijven.
Voorkomen hybride situatie: Een nadeel van digitalisering ten opzichte van vervanging is, dat digitalisering zorgt voor een toenemende hybride situatie. Een hybride situatie brengt dubbele beheerlasten met zich mee, namelijk zowel beheer op het analoge origineel als op de digitale kopie.
Slechte materiële staat: Indien archiefbescheiden in slechte materiële staat verkeren, kan vervanging noodzakelijk zijn om de gegevens veilig te stellen voor de toekomst.
Dit handboek is van toepassing op vervanging van informatie in een lopend werkproces, zoals vervanging van analoge post. Daarnaast is dit handboek van toepassing op afgesloten archiefbestanden.
1.2 vervanging van bestaande analoge dossiers
De vervanging van bestaande dossiers die volledig analoog zijn, vereist zorgvuldige afweging. De gemeente Laarbeek neemt het besluit om analoge dossiers, zoals hierboven genoemd, wel te vervangen. De gemeente Laarbeek motiveert dit als volgt:
Aanleidingen voor vervanging zijn:
Vanaf circa 1980 is er sprake van hybride archieven, waarbij een dossier bestaat uit analoge en digitale archiefbestanden. Het beheer van hybride processen is complex. Vandaar dat de gemeente Laarbeek niet kiest voor hybride processen. De gemeente Laarbeek kiest voor de volgende optie:
Digitaal: Hybride dossiers worden volledig digitaal gearchiveerd. Hierbij is de dossieropbouw digitaal. Analoge archiefbescheiden worden vervangen door digitale archiefbescheiden.
Combinatie van volledig analoge dossiers of volledig digitale dossiers: Hybride dossiers worden of volledig digitaal gearchiveerd of volledig analoog gearchiveerd. Per dossier wordt een keuze gemaakt voor een volledig analoge dan wel volledig digitale dossiervorming.
1.4 Context van de te vervangen archiefbescheiden
Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin de archiefbescheiden zijn ontstaan. Deze context moet na vervanging toegankelijk blijven. Daarom legt de gemeente Laarbeek vast in welke context de te vervangen archiefbescheiden zijn ontstaan. Dit doet de gemeente door metadata bij te houden en deze metadata te koppelen aan de te vervangen archiefbescheiden. Welke metadata bijgehouden moet worden, vermeldt de gemeente in een metadataschema.
Het college van B&W van de gemeente Laarbeek heeft een metadataschema vastgesteld op 18 augustus 2020. Het metadataschema van de gemeente Laarbeek is opgenomen in 9.1 Bijlage 1: Metadataschema.
1.5 Uitzonderingen op vervanging
Er kan aanleiding zijn om specifieke archiefbescheiden uit te zonderen van vervanging. Vandaar dat binnen de gemeente Laarbeek de volgende uitzonderingen op vervanging gelden:
2. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit
Artikel 6 Archiefbesluit 1995 stelt dat een reproductie een juiste en volledige weergave is van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daarom zijn criteria van toepassing op de technische en visuele kwaliteit van de digitale reproducties (scans). Bij het toepassen van Optical Character Recognition (OCR) is dit eveneens het geval.
De gemeente Laarbeek houdt zich tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande technische criteria:
De helderheid, kleuren en tint van de reproductie (de scan) komt overeen met het origineel. De afwijkingen van de reproductie ten opzichte van het origineel wordt door middel van (steekproefsgewijze) controlemetingen vastgesteld en uitgedrukt in ΔE (Delta E). De formule om deze afwijkingen te berekenen is CIE 1976. Toegestane toleranties zijn een gemiddelde ΔE ≤ 6 met maximale ΔE ≤ 10.
De gemeente Laarbeek houdt zich tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande criteria:
De gemeente Laarbeek houdt zich bij het toepassen van OCR tijdens het vervangen van archiefbescheiden aan de onderstaande criteria:
3. Keuze van de technische infrastructuur
De inrichting van het vervangingsproces en de borging van de zorgvuldigheid en kwaliteit is mede afhankelijk van de technische infrastructuur. De technische infrastructuur is het deel van de ICT-infrastructuur dat is gericht op de toepassing van systemen en software. Op grond van artikel 26b, sub b en c van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging inzicht geven in de keuzes ten aanzien van de apparatuur en de software die in verband met het vervangingsproces worden aangeschaft. Vandaar dat de keuze van de gewenste apparatuur en software in dit hoofdstuk wordt vastgelegd.
De gemeente Laarbeek heeft bij de keuze voor merk, type en standaardinstellingen van de apparatuur, eventuele randapparatuur en de software de in hoofdstuk 2. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit genoemde criteria meegenomen in haar keuze. De technische specificaties voor de scanner van de gemeente Laarbeek zijn opgenomen in 9.2 Bijlage 2: Technische specificaties scanner.
4. Bepalen van de reproductiewijze
De keuzes ten aanzien van de reproductiewijze moeten op grond van artikel 26b sub e van de Archiefregeling in dit vervangingshandboek beschreven worden; ”De zorgdrager moet inzicht geven in de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk”.
De voorbereidingshandelingen zijn bepalend voor wat wel of niet zichtbaar is op de digitale reproducties. Vandaar dat de gemeente Laarbeek de volgende voorbereidingshandelingen toepast voor het digitaliseren van archiefbescheiden:
Sommige archiefbescheiden vereisen extra zorgvuldigheid en vergen meer voorbewerking voor het digitaliseren dan andere archiefbescheiden. Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij:
Indien een analoog archiefstuk niet gedigitaliseerd kan worden, kan geen vervanging plaatsvinden. De gemeente Laarbeek gaat als volgt om met archiefbescheiden die niet vervangen kunnen worden: Indien een archiefstuk niet voor scannen gereedgemaakt kan worden, wordt het analoog stuk naar de medewerker die met de werkzaamheden is belast gebracht. Deze medewerker zendt het stuk na verwerking terug naar de afdeling DIV. Medewerkers DIV registreren het archiefstuk in het DMS en vermelden daarbij dat het stuk niet vervangen kon worden. Relevante relaties met of verwijzingen naar andere archiefbestanden moeten ook in het DMS vastgelegd worden. Het stuk wordt bewaard in het analoog archief]
5. Inrichten van kwaliteitsprocedures
Om de kwaliteit van het vervangingsproces en van de reproducties te kunnen borgen, zijn interne kwaliteitsprocedures vereist. Artikel 3 Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganisaties tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is ook van toepassing op reproducties die op grond van een vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Artikel 26b sub f en h van de Archiefregeling schrijft de zorgdrager voor om inzicht te geven in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures. De gemeente Laarbeek voert interne controles uit op de kwaliteit van de vervanging. Deze controles worden in dit hoofdstuk besproken.
Door middel van het toepassen van de PDCA (plan-do-check-act cyclus) verbetermethode vindt er bij de gemeente Laarbeek foutenherstel plaats. In 9.3 Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden is opgenomen wie in het vervangingsproces waarvoor verantwoordelijk is.
5.1 Periodieke controle scanapparatuur
De gemeente Laarbeek controleert de scanapparatuur periodiek. Fouten die door de controle zijn opgemerkt worden door de gemeente hersteld. De gebruikte scanapparatuur en software wordt maandelijks gecontroleerd en gekalibreerd. Hierbij wordt gecontroleerd of:
Daarnaast worden tijdens deze controle schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd. Hierdoor wordt voorkomen dat stofdeeltjes, spikkeltjes of strepen veroorzaken op de scanafbeelding. Voor het schoonmaken van de scanner wordt door de gemeente Laarbeek de volgende procedure gevolgd:
5.2 Toetsen van de beeldkwaliteit
De gemeente Laarbeek voert maandelijks steekproefsgewijs controles uit om te controleren of de scans voldoen aan de in Hoofdstuk 2. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit genoemde criteria. Fouten die uit de controle naar boven komen worden door de gemeente hersteld. Zowel een technische controle als visuele controle is noodzakelijk om alle relevante eigenschappen van de digitale reproducties te controleren.
Bij de bepaling van de omvang en frequentie van de steekproef moet een risicoafweging gemaakt worden. Daarom gebruikt de gemeente Laarbeek de AQL-methodiek voor het bepalen van de steekproefgrootte en de foutmarge.
De AQL-methodiek maakt het mogelijk om te bepalen welke steekproefgrootte tot betrouwbare resultaten leidt en welke norm gehanteerd moet worden voor acceptatie en afkeuring. Figuur 11 laat zien welke steekproefgrootte er bij welke hoeveelheid moet worden toegepast. Bijvoorbeeld, wanneer de gemeente 600 documenten heeft vervangen, moet de gemeente een steekproefcontrole uitvoeren op 80 documenten.
6. Opstellen en vaststellen van het vervangingsbesluit
Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij de artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 vermeldt. Dit houdt in dat het vervangingsbesluit gepubliceerd moet worden, waarmee belanghebbende(n) de gelegenheid geboden wordt om bezwaar te maken tegen het besluit. Vervanging kan dus pas als het vervangingsbesluit is gepubliceerd, de bezwaartermijn van zes weken is verstreken en over de eventueel daaruit volgende bezwaren zijn definitieve uitspraken gedaan. De gemeente Laarbeek publiceert het vervangingsbesluit via het digitale gemeenteblad op overheid.nl. Een voorbeeld van het vervangingsbesluit is bijgevoegd in 9.4 Bijlage 4: Bekendmaking van het vervangingsbesluit.
7. Uitvoeren van het vervangingsbesluit
De kwaliteit van het vervangingsproces valt of staat met de uitvoering. Daarom is het essentieel dat de bij het proces betrokken medewerkers, zie 9.3 Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden, bekend zijn met het handboek vervanging en in staat zijn om met het handboek te werken. De gemeente Laarbeek zorgt ervoor dat betrokken medewerkers bekend zijn met het vervangingshandboek en voorziet iedere betrokken medewerker van een instructie omtrent het vervangingsproces.
7.1 Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Artikel 26b sub 9 van de Archiefregeling stelt dat de zorgdrager verplicht is een beschrijving op te nemen van het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.
De snelheid van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden is afhankelijk van de doorlooptijd van de kwaliteitstoetsing en de aard van de vervangen archiefbescheiden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de vernietiging bij doorlopende vervanging en vernietiging bij vervanging achteraf.
Vervanging achteraf : Bij vervanging achteraf moeten de originele archiefbescheiden langer bewaard worden. Dit is afhankelijk van het gebruiksverleden van de archiefbescheiden en de intensiteit waarmee zij geraadpleegd worden. De gemeente Laarbeek hanteert de volgende termijn: Laarbeek houdt een vernietigingstermijn aan van 3 maanden.
Nadat de vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, moet de zorgdrager zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 een verklaring van vervanging opstellen. Dit geldt voor zowel doorlopende vervanging als vervanging achteraf. De verklaring van vervanging bevat de volgende drie onderdelen:
In 9.5 Bijlage 5: Format verklaring van vervanging is een format opgenomen waarop de verklaring van vervanging gebaseerd kan worden.
8 Beheren, onderhouden en herzien van het vervangingsproces
Wet- en regelgeving en technologische veranderingen kunnen er toe leiden dat het vervangingsproces herzien moet worden. Deze veranderingen kunnen zorgen voor kleine wijzigingen of grote wijzigingen in het vervangingsproces. De gemeente Laarbeek controleert jaarlijks of er nog gewerkt wordt volgens het vervangingshandboek en zal, indien nodig, het vervangingshandboek aanpassen.
Kleine procedurele wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Deze kleine veranderingen worden door de gemeente Laarbeek bijgehouden in een logboek, zie 9.6 Bijlage 6: Logboek kleine veranderingen. De gemeente Laarbeek stelt het RHCe op de hoogte bij het doorvoeren van kleine veranderingen. Bij het doorvoeren van kleine veranderingen wordt het proces opnieuw getoetst, zodat de werkbaarheid van het handboek gewaarborgd blijft.
Grotere wijzigingen in het vervangingsproces kunnen ertoe leiden dat er een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. De gemeente Laarbeek zal bij de volgende wijzigingen een nieuw vervangingshandboek en een nieuw vervangingsbesluit opstellen:
9.2 Bijlage 2: Technische specificaties scanner
Voor het scannen wordt gebruik gemaakt van de Canon imageFORMULA DR-G1100 (alle formaten tot en met A3) en HP Designjet T2300 (formaten groter dan A3). We maken gebruik van CapturePerfect scansoftware. Hier onder worden de specificaties van de scanners beschreven.
Specificaties Capture software
De Canon imageFORMULA DR-G1100 scanner wordt geleverd met CapturePerfect 3.1 software. Deze software wordt gebruikt voor onder andere het scannen, opslaan, delen en printen van documenten.
Enkele functies van de CapturePerfect 3.1 software zijn onder andere:Scannen naar PDF;
Specificaties Canon imageFORMULA DR-G1100
Specificaties HP Designjet T2300
9.3 Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden
9.4 Bijlage 4: Bekendmaking van het vervangingsbesluit
Besluit tot vervanging van archiefbescheiden Laarbeek 2020
Burgemeester en wethouders van de gemeente Laarbeek,
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.
Dit besluit kan worden aangehaald als:
`Vervangingsbesluit digitale vervanging bouwvergunningen gemeente Laarbeek tot en met 1996’.
Beek en Donk, datum nog invullen
het college van burgemeester en wethouders,
gemeentesecretaris van Laarbeek,
`Handboek vervanging archiefbescheiden 2020’
9.5 Bijlage 5: Format verklaring van vervanging
Ondergetekende verklaart op grond van de lastgeving van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Laarbeek dat de vermelde archiefbescheiden die ter vervanging -conform het Handboek vervanging archiefbescheiden 2020- gereproduceerd zijn ter vernietiging zijn aangeboden.
De archiefbescheiden zijn conform Handboek vervanging archiefbescheiden 2020, vastgesteld op datum nog invullen, vervangen door digitale reproducties.
Het betreft de gescande en gecontroleerde documenten van de scandatum begindatum nog invullen tot en met einddatum nog invullen.
Deze papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door vul in: versnippering en/of verbranding door naam vernietigingsbedrijf.
Medewerker team informatiebeheer
9.6 Bijlage 6: Logboek kleine veranderingen
Kleine veranderingen in het vervangingsproces worden door de gemeente Laarbeek bijgehouden in het onderstaande logboek. Het RHCe wordt van de wijzigingen in kennis gesteld.
Bezwaar en voorlopige voorziening
Bent u het niet eens met dit besluit? Dan kunt u tegen dit besluit een bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders, Postbus 190, 5740 AD Beek en Donk. Een bezwaarschrift moet worden ondertekend en moet ten minste bevatten: de naam en het adres van de indiener, de dagtekening, een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en de gronden van het bezwaar.
Als u een bezwaarschrift heeft ingediend, is het daarnaast ook mogelijk om een schriftelijk verzoek tot het treffen van een voorlopige voorziening in te dienen. Een voorlopige voorziening vraag u aan bij: De Voorzieningenrechter van rechtbank Oost-Brabant , sector bestuursrecht, postbus 90125, 5200 MA ’s-Hertogenbosch. U dient hierbij een afschrift van het bezwaarschrift te overleggen. Voor een verzoek om voorlopige voorziening is griffierecht verschuldigd.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-294064.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.