Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Koggenland houdende regels omtrent de rekenkamercommissie (Verordening Rekenkamercommissie Koggenland, 2020)

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan:

• a. Rekenkamercommissie: de rekenkamerfunctie zoals bedoeld in art. 81oa van de Gemeentewet;

• b. Voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie, niet zijnde raadslid;

• c. Intern lid: lid van de rekenkamer dat door de raad uit zijn midden wordt benoemd;

• d. Extern lid: lid van rekenkamer, dat door de raad van buiten de kring van zijn leden is benoemd;

• e. Gemeentebestuur: gemeenteraad, commissies door de raad ingesteld, college van burgemeester en wethouders, en burgemeester;

• f. Presidium: procedureel overlegplatform van alle fractievoorzitters uit de gemeenteraad;

• g. Doelmatigheid; de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• h. Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald;

• i. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving;

• j. Budget: het door de gemeenteraad in de begroting opgenomen budget voor de uitvoering van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie.

Artikel 2. Taken van de rekenkamercommissie

• 1. Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als rekenkamercommissie;

• 2. De commissie onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid, alsmede (gesubsidieerde) instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente wordt bekostigd zoals genoemd in artikel 14 van deze verordening, en doet aanbevelingen hierover aan de gemeenteraad;

• 3. De rekenkamercommissie stelt elk jaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Dit verslag wordt ter kennisgeving aan de raad aangeboden;

• 4. De commissie treedt jaarlijks in overleg met een afvaardiging van de gemeenteraad over de onderzoeksonderwerpen.

Artikel 3. Samenstelling en benoeming rekenkamercommissie

• 1. De rekenkamercommissie bestaat uit maximaal 5 leden: een externe voorzitter, twee externe leden en twee interne leden waarvan één uit de coalitie en één uit de oppositie, en wordt secretarieel ondersteund vanuit de griffie;

• 2. De raad benoemt de interne leden op voordracht van het Presidium, waarbij een advies van de rekenkamercommissie is meegewogen;

  De raad benoemt de externe leden op gezamenlijke voordracht van het Presidium en de rekenkamercommissie;

  De voordracht voor (her)benoeming van de externe leden (waaronder de voorzitter) en de benoeming van de interne leden wordt voorbereid onder verantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie en met betrokkenheid van maximaal twee raadsleden en met betrokkenheid van de griffie;

• 3. Bij de samenstelling van de rekenkamercommissie ziet de raad toe op een evenwichtige spreiding van competenties, welke voor het goed functioneren van de rekenkamercommissie van belang zijn. Daartoe stelt de raad, op voorstel van de rekenkamercommissie, voor de externe leden van de rekenkamercommissie een profielschets vast;

• 4. Artikel 15 en artikel 81f van de Gemeentewet zijn van toepassing op de externe leden;

• 5. Artikel 81f van de Gemeentewet is van toepassing op de interne leden met uitzondering van de bepalingen onder k en o;

• 6. De voorzitter en externe leden worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen eenmaal worden herbenoemd. Teneinde de continuïteit binnen de rekenkamercommissie te waarborgen, hanteert de rekenkamercommissie een schema van roulerend aftreden voor externe leden incl. de voorzitter;

  De interne leden worden benoemd voor de periode gelijk aan de zittingstermijn van de gemeenteraad;

• 7. Voormalige bestuurders en voormalige ambtenaren van de gemeente kunnen niet als extern lid worden benoemd in de rekenkamercommissie.

Artikel 4. Taken voorzitter

• 1. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergadering, het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en werkwijze, het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming, het onderhouden van de contacten met de gemeenteraad, ambtelijke organisatie en pers;

  De voorzitter stuurt functioneel de secretaris van de rekenkamercommissie aan en fungeert als budgethouder. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met de secretaris van de rekenkamercommissie.

• 2. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende externe lid op als voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste externe lid in jaren.

Artikel 5. Taken interne leden NIEUW

• 1. De interne leden fungeren als klankbord voor de externe leden bij de keuze van het onderzoeksonderwerp, bij de onderzoeksopzet alsmede het meelezen van de uitgaande rapportages en de presentaties aan de gemeenteraad;

• 2. De interne leden zijn aanwezig bij de vergaderingen van de rekenkamercommissie waar de onder lid 1 genoemde onderdelen worden besproken.

Artikel 6. Beëdiging

• 1. Alvorens de functie te kunnen uitoefenen, leggen de externe leden van de rekenkamercommissie in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, de eed of verklaring en belofte af overeenkomstig artikel 81g van de Gemeentewet.

Artikel 7. Einde van het lidmaatschap

• 1. De gemeenteraad ontslaat de leden of stelt hen op non-actief in overeenstemming met hetgeen daarover in lid 2 van dit artikel is bepaald.

• 2. Het lidmaatschap van het lid/de voorzitter eindigt:

  • a. op eigen verzoek;

  • b. indien het lid aftreedt als lid van de raad;

  • c. bij aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap/voorzitterschap van de rekenkamercommissie;

  • d. wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens een misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  • e. indien het bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft gekregen of wegens schulden is gegijzeld.

• 3. De leden kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte, gebreken of ongeschiktheid niet in staat zijn hun functie naar behoren in te vullen.

Artikel 8. Budget rekenkamercommissie

• 1. De rekenkamercommissie is bevoegd, binnen een aan haar bij de Programmabegroting beschikbaar gesteld budget, uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken;

• 2. Ten laste van het in het in lid 1 bedoelde budget worden de kosten vooraf inzichtelijk gemaakt van:

  • a. de vergoedingen aan de interne en externe leden;

  • b. de reiskosten van de externe leden

  • c. de ambtelijk secretaris (indien extern)

  • d. de externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld;

  • e. de overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

• 3. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. Deze verantwoording wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 2 lid 3 van deze verordening.

Artikel 9. Ondersteuning van de rekenkamercommissie

• 1. De raadsgriffier wijst in overleg met de rekenkamercommissie de ambtelijk secretaris aan;

• 2. De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde;

• 3. De secretaris van de rekenkamercommissie draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, de vorming van dossiers, organiseren van het ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor, de aanbieding van het rapport aan de gemeenteraad en overige voorkomende secretariële taken;

• 4. De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

Artikel 10. Uitgangspunten werkwijze commissie

• 1. De commissie hanteert voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden de volgende uitgangspunten:

  • a. de externe leden geven in gezamenlijkheid vorm aan haar taken (jaarverslag, onderzoeken, etc.);

  • b. de vergaderingen zijn besloten, waarbij bij monde van de voorzitter derden worden uitgenodigd;

  • c. voor geldige besluiten dient de mening van alle leden meegenomen te worden. In beginsel is het streven naar consensus. Anders wordt besloten bij meerderheid van stemmen, waarbij ieder lid 1 stem heeft. Als alle stemmen staken beslist de voorzitter. Minderheidsstandpunten worden niet naar buiten gebracht;

  • d. Verslagen van vergaderingen zijn beknopt en uitsluitend bestemd voor haar leden;

  • e. De leden betrachten zorgvuldigheid en terughoudendheid over lopende onderzoeken en werkwijze van de commissie;

  • f. De commissie kan ook openbare informatieve vergaderingen beleggen.

Artikel 11. Openbaarheid/geheimhouding

• 1. De rekenkamercommissie kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 en 11 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent de inhoud van de stukken die aan haar worden overgelegd, geheimhouding opleggen;

• 2. De geheimhouding wordt door allen die van deze stukken kennis dragen in acht genomen totdat de rekenkamercommissie haar opheft.

Artikel 12. Onderwerpselectie en onderzoeksopzet

• 1. De rekenkamercommissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast en neemt dit op in het jaarplan;

• 2. De rekenkamercommissie verricht minimaal één meer omvangrijk dan wel twee kleinere onderzoeken per jaar, voor zover dat past binnen het budget;

• 3. Het in lid 1 bedoelde jaarplan wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de raad gestuurd;

• 4. De raad kan de rekenkamercommissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamercommissie bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor gronden aan voeren, welke zijn gebaseerd op de in artikel 13 van deze verordening genoemde criteria.

Artikel 13. Toe te passen criteria bij de selectie van de onderzoeksonderwerpen

• 1. Het onderzoek dient aan de volgende criteria te voldoen:

  • a. een actueel maatschappelijk belang;

  • b. een toegevoegde waarde en bruikbare resultaten in de vorm van aanbevelingen;

  • c. toekomstgericht;

  • d. antwoord geven op beredeneerbare twijfel omtrent doelmatigheid, doeltreffendheid en /of rechtmatigheid van het onderzoeksonderwerp;

  • e. gaan over beleid en/of uitvoering;

  • f. positief onderscheidend te zijn ten opzichte van andere onderzoeken (doordat het onderwerp niet eerder is onderzocht, er andere elementen zijn onderzocht of andere onderzoeken minder diepgaand/kwalitatief minder goed zijn uitgevoerd);

  • g. bijdragen aan enige evenwichtige spreiding van de opvolgende onderzoeken over de gemeentelijke beleidsterreinen. Het onderzoek kan aan een volgend criteria voldoen;

    • o Een oplossing bieden voor de risico’s (financieel, juridisch, imago, politiek en dergelijke) die de gemeente ten aanzien van het onderzoeksonderwerp loopt;

    • o Een substantieel financieel belang voor de gemeente bevat.

Artikel 14. Onderzoek en bevoegdheden

• 1. De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van een gemeentelijk bestuursorgaan en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van het onderzoek. De secretaris van de rekenkamercommissie kan de rekenkamercommissie daarbij vertegenwoordigen;

• 2. De leden van het gemeentelijke bestuursorgaan en de ambtenaren van de gemeente verstrekken desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamercommissie ter vervulling van haar taak nodig acht, binnen de door de rekenkamercommissie te stellen redelijke termijn;

• 3. De rekenkamercommissie is bevoegd bij de besturen en of directies van de hierna genoemde organisaties de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van het onderzoek. Het betreft:

  • a. Openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen waaraan de gemeente deelneemt;

  • b. Instellingen die een subsidie, lening of garantie van de gemeente ontvangen;

  • c. Naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen waarvan de gemeente tenminste 50% van het aandelenkapitaal houdt;

  • d. Rechtspersonen die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefenen en daartoe geheel of gedeeltelijk worden bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen.

• 4. De rekenkamercommissie kan zich laten bijstaan door deskundigen;

• 5. Om een onderzoek van de rekenkamercommissie naar behoren te kunnen uitvoeren zijn de stukken, die onder oplegging van geheimhouding aan de rekenkamercommissie ter beschikking worden gesteld, ook beschikbaar voor de secretaris van de rekenkamercommissie en de door de rekenkamercommissie aangewezen deskundigen.

Artikel 15. Uitvoering van het onderzoek en rapportage

• 1. De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens de door haar vastgesteld onderzoeksopzet;

• 2. De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren;

• 3. De rekenkamercommissie stelt de betrokken ambtenaren in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken en maximaal vier weken bedraagt, hun zienswijze op het feitenonderzoek in het concept-onderzoeksrapport aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitoefening (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt verder wie ook als betrokkenen worden aangemerkt. Opmerkingen waar de rekenkamercommissie mee instemt kunnen in dit stadium nog aanleiding geven het concept-onderzoeksrapport aan te passen;

• 4. De rekenkamercommissie stelt daarna het colleges in de gelegenheid om binnen een door de rekenkamercommissie te stellen termijn, die tenminste twee weken en maximaal vier weken bedraagt, hun zienswijze op het concept-onderzoeksrapport, inclusief conclusies en aanbevelingen aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken;

• 5. Na vaststelling van het onderzoeksrapport met de zienswijze van het college en een eventueel nawoord van de rekenkamercommissie als bijlage, wordt het onderzoeksrapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.

Artikel 16. Behandeling onderzoeksrapporten

• 1. Het presidium bepaalt de wijze van behandeling van de rapporten en overige stukken die door de rekenkamercommissie worden aangeboden;

• 2. De voorzitter van de rekenkamercommissie c.q. externe leden worden door het presidium uitgenodigd om bij de behandeling van het rapport in de gemeenteraad deze toe te lichten en eventuele vragen te beantwoorden;

• 3. De rapporten en overige stukken worden door de raad in zijn vergadering binnen drie maanden na ontvangst behandeld. Daarbij stelt de raad desgewenst een termijn vast waarbinnen het college met een plan van aanpak dient te komen ter uitvoering van de door de raad aangenomen aanbevelingen.

Artikel 17. Voorziening en verdere uitwerking

• 1. In die gevallen waarin deze verordening niet voorziet, en tot het werkgebied van de rekenkamercommissie behoren, beslist de rekenkamercommissie op voorstel van de voorzitter.

• 2. In die gevallen waarin deze verordening niet voorziet, en waar het de bevoegdheid van de gemeenteraad betreft, vindt eerst overleg plaats met de griffier dan wel met het presidium.

Artikel 18. Inwerkingtreding

• 1. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt de ‘Verordening Rekenkamercommissie Koggenland 2017, vastgesteld op 1 mei 2017’. ingetrokken;

• 2. De ‘Verordening Rekenkamercommissie Koggenland, 2020’ treedt in werking een dag na de bekendmaking.

Artikel 19 Citeertitel

• 1. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening Rekenkamercommissie Koggenland, 2020’.

De raad van de gemeente Koggenland

Datum, 2 november 2020

De griffier,

Mevrouw ir. R.M. Kiès

De voorzitter,

Mevrouw mr. M.M. Bonsen-Lemmers

BIJLAGE bij Verordening Rekenkamercommissie Koggenland, 2020

VERGOEDINGEN REKENKAMERCOMMISSIE

De rekenkamercommissie vergadert ongeveer 1 x per 6 weken.

• 1. Vergoeding per vergadering

  Voorzitter/onderzoeker 185 euro per vergadering

  Externe leden/onderzoeker 150 euro per vergadering

  Interne leden/raadsleden conform Rechtspositiebesluit decentrale bestuurders

  Secretaris de medewerker maakt onderdeel uit van de griffie; kosten komen ten laste van de personele kosten griffie ( 8u p.m. voor RKC werk)

  Reiskosten 0,37 per km voor externe leden

• 2. Vergoeding voor onderzoek sactiviteiten

  Bij elk onderzoek wordt vooraf bepaald (zie onderstaand schema) wie op welke onderdelen van het onderzoek wordt ingezet en voor hoeveel uur. Het uurtarief is 75 euro. Tot de onderzoeksactiviteiten behoren ook het onderlinge overleg van de externe leden.

  Alvorens het onderzoek start stelt de rekenkamercommissie de urenverdeling van de onderzoeksopzet in haar vergadering vast.

  Voorbeeld urenverdeling In de onderzoeksopzet

  Fase onderzoek	Onderzoeker 1	Onderzoeker 2	Onderzoeker 3	Totaal
  Fase 1	5	3	3	11
  Fase 2	2	5	5	12
  Fase 3	14	18	14	46
  Fase 4	4	3	6	13
  Fase 5	4	4	1	9
  Intern overleg	3	3	3	9
  Uren onderzoek + overleg	32	36	32	100
  Tarief	€ 75,00	€75,00	€ 75,00	€ 75,00
  Totale investering	€ 2.400,00	€ 2.700,00	€ 2.400	€ 7.500,00

• 3. Totaal kosten onderzoek

  De kosten van elk onderzoek is de optelsom van a. Vergoeding van de vergaderingen + b. vergoedingen voor onderzoeksactiviteiten.

  Declaratie vindt plaats zodra het onderzoek is afgerond en aangeboden aan de gemeenteraad.

  Bij een groot onderzoek vindt 0,5 van de declaratie halverwege het onderzoek plaats op basis van de urenverdeling voor de onderzoeksactiviteiten. Aan het eind van de onderzoek vindt de afrekening plaats. In de praktijk betekent het dat de vergoedingen halfjaarlijks worden betaald.