/1/png-2/utrecht_(utr).png)
Gemeenteblad van Utrecht
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Utrecht | Gemeenteblad 2020, 29274 | Beleidsregels |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht behorende bij de Algemene Subsidieverordening Gemeente Utrecht
Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;
Gelet op de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht en de Algemene Wet Bestuursrecht;
Overwegende dat het Verantwoordingsprotocol Subsidies gemeente Utrecht 2019, gepubliceerd in het Gemeenteblad 2019, Nr. 264912 op enkele punten kan worden verduidelijkt;
Besluit vast te stellen het Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht
3.2 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van maximaal € 100.000
3.3 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag meer dan € 100.000 met een exploitatiesubsidie
3.4 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van maximaal € 500.000 of de subsidie van de gemeente Utrecht is maximaal 50% van de inkomsten
3.5 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van meer dan € 500.000 en de subsidie van de gemeente Utrecht is meer dan 50% van de inkomsten
Dit verantwoordingsprotocol is opgesteld voor de financiële verantwoording van de subsidies en de bijbehorende accountantscontrole. Het is bestemd voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt van de gemeente Utrecht. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit verantwoordingsprotocol aan de accountant.
Het Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht is alleen van toepassing als een subsidieontvanger in een kalenderjaar meer dan € 20.000 subsidie ontvangt. Daarbij blijven subsidies, die direct worden vastgesteld buiten beschouwing.
Op grond van de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht (ASV gemeente Utrecht) kunnen subsidies worden verstrekt. De verleende subsidies worden verantwoord via een financiële verantwoording en een activiteitenverslag.
In de ASV gemeente Utrecht en in dit verantwoordingsprotocol zijn de eisen opgenomen waaraan de verantwoording van de subsidie moeten voldoen en welke accountantsverslagen dan wel accountantsverklaringen verplicht zijn. Op verzoek van de subsidieontvanger kan door het college vrijstelling worden verleend van deze verplichtingen, mits daar goede gronden voor zijn naar het oordeel van het college.
Bij de verantwoording van de subsidies dient de regelgeving in Hoofdstuk 5 van de ASV te worden gevolgd. In het besluit tot verlening kunnen ook aanvullende verplichtingen of verantwoordingsinstructies zijn opgenomen. Als deze afwijken van de verplichtingen of instructies die in dit verantwoordingsprotocol zijn vermeld, dan volgt de subsidieontvanger de verplichtingen of instructies, die in het besluit tot subsidieverlening zijn vermeld.
Door de subsidieontvanger wordt verantwoording afgelegd, overeenkomstig de kaders in hoofdstuk 3 van dit verantwoordingsprotocol.
In het Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht worden de volgende definities gehanteerd:
De activiteitenkosten zijn de variabele kosten die worden gemaakt voor de uitvoering van activiteiten.
Het activiteitenverslag maakt inzichtelijk in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Tevens bevat het een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen. In het activiteitenverslag dienen de activiteiten te worden verantwoord in gesubsidieerde en gerealiseerde aantallen zoals vermeld in het besluit tot verlening. In het geval er in het besluit tot verlening geen aantallen zijn opgenomen vervalt deze verplichting.
Het activiteitenverslag valt buiten de reikwijdte van het accountantscontrole, de accountant stelt overeenkomstig Standaard 720 alleen vast of het verslag verenigbaar is met de jaarrekening of financiële verantwoording en geen materiele afwijkingen bevat. Dit verslag mag ook worden toegevoegd aan de financiële verantwoording, maar vormt daar als zodanig geen onderdeel van.
Conform artikel 19, derde en vierde lid, van de ASV gemeente Utrecht kan in bepaalde gevallen een bestemmingsfonds subsidies worden gevormd. Dit is een egalisatiereserve zoals bedoeld in artikel 4:72 van de Awb. Dit bestemmingsfonds dient zichtbaar te worden opgenomen in de financiële verantwoording en voldoen aan de gestelde eisen.
ASV gemeente Utrecht artikel 19
4. Het college kan in een besluit bepalen dat het bedrag waarmee de subsidie lager vastgesteld kan worden op grond van het tweede lid door de subsidieontvanger mag worden toegevoegd aan een bestemmingsfonds subsidies. Dit bestemmingsfonds is een egalisatiereserve als bedoeld in artikel 4:72 van de Awb . Dit bestemmingsfonds dient zichtbaar te worden opgenomen in de financiële verantwoording conform artikel 17. De subsidieontvanger kan het college verzoeken om voornoemde toestemming.
5. Dit bestemmingsfonds als bedoeld in het vierde lid mag uitsluitend worden ingezet ten behoeve van de gesubsidieerde activiteiten van de gemeente Utrecht. Het college kan in een besluit nadere eisen stellen aan de inzet van dit bestemmingsfonds.
Btw in de subsidieverantwoording
Bij de verantwoording van de subsidie kan uitsluitend niet verrekenbare Btw als subsidiabele lasten worden opgevoerd. De subsidiabele activiteiten zijn nagenoeg altijd vrijgesteld voor de btw. In het uitzonderlijke geval dat de gesubsidieerde activiteiten btw plichtig zijn en de subsidieontvanger bovendien btw plichtig is, kan de subsidieontvanger aan de gemeente een factuur met btw sturen voor de activiteiten.
Activiteitensubsidie, waarvan de hoogte vooral wordt bepaald door het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger over het subsidiejaar.
Een separate subsidieverantwoording met de baten en lasten verbonden aan de verleende subsidie, met daarin een vergelijking van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag. Uit de financiële verantwoording dient te blijken of is voldaan aan de verplichtingen die aan de verleende subsidie zijn verbonden.
De begroting is de begroting van baten en lasten, die is ingediend bij de subsidieaanvraag. De begroting wordt door de gemeente goedgekeurd middels het besluit tot subsidieverlening, waarbij eventuele afwijkingen worden benoemd. De begroting kan tussentijds worden aangepast met instemming van de gemeente.
Hoofdstuk 5 van de ASV in dit verantwoordingsprotocol verwijst naar de artikelen 17, 18 en 19 van de ASV gemeente Utrecht: “Bij vaststelling van een subsidie over te leggen gegevens” en “Accountantsonderzoek”. Daar waar wij in dit verantwoordingsprotocol verwijzen naar Hoofdstuk 5 van de ASV wordt daarmee naar deze drie artikelen verwezen.
De huisvestingskosten bestaan uit de kosten die direct samenhangen met de huisvesting, waaronder nutskosten en afschrijving van gebouwen.
De jaarrekening dient te worden opgesteld overeenkomstig de in Nederland geldende voorschriften voor de jaarverslaggeving. Dit betreft in het algemeen Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en/of de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. In de jaarrekening dient een specificatie te worden opgenomen van de activa en de passiva, een vergelijking met voorgaand jaar en een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag.
De organisatiekosten zijn de overige kosten, die geen deel uitmaken van de personeelskosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten.
De personeelskosten bestaan uit de loonkosten, de werkgeverslasten en de overige kosten, die direct zijn gerelateerd aan het personeel (zoals opleidingskosten en reiskosten woon-werk). De kosten voor de inhuur van personeel maken deel uit van de personeelskosten.
Verklaring van het bestuur aangaande het voldoen aan de subsidieverplichtingen
In de verklaring van het bestuur dient het bestuur dan wel de bestuurder te verklaren, dat volledig is voldaan is aan alle verplichtingen die zijn verbonden aan de ontvangen subsidies. Desgewenst mag de verklaring worden opgenomen in het bestuursverslag.
Het uitgangspunt voor de gemeente Utrecht is dat de subsidie goed wordt verantwoord, maar dat de administratieve lasten voor de subsidieontvangers waar mogelijk beperkt blijven. Met een goede onderbouwing kunnen op verzoek nadere afspraken gemaakt worden over de wijze van verantwoorden. Bijvoorbeeld als de subsidieontvanger een verantwoording moet indienen bij meerdere geldverstrekkers of bij de jaarlijkse verantwoording binnen een meerjarige subsidie.
De wijze waarop de subsidie verantwoord moet worden en de accountantsrapportage die aangeleverd dient te worden is afhankelijk van de volgende vier factoren:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Het besluit tot verlening bepaalt de aan te leveren verantwoording en accountantsverklaring. Tenzij een specifieke verplichting is opgenomen, geldt variant I bij een totaal subsidiebedrag (ad 1) van maximaal € 100.000 en zijn bij een hoger subsidiebedrag drie varianten mogelijk (II, III en IV).
- I.
- II.
- III.
- IV.
3.2 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van maximaal € 100.000
Voor zover in het besluit tot verlening niet anders is bepaald, dienen de volgende stukken te worden aangeleverd:
- 1.
- 2.
- 3.
- •
- •
Nadere eisen aan de financiële verantwoording
De financiële verantwoording sluit aan bij de begroting die bij de aanvraag is ingediend. In het geval er meerdere subsidies zijn ontvangen in een kalenderjaar kunnen de subsidies gezamenlijk worden verantwoord, mits de kosten en inkomsten per verleende subsidie zichtbaar zijn opgenomen.
- •
- •
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeelskosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.
- •
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.
- •
- •
- •
- •
3.3 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag meer dan € 100.000 met een exploitatiesubsidie
De volgende stukken dienen te worden aangeleverd.
- 1.
- 2.
- 3.
Nadere eisen aan de financiële verantwoording
In de financiële verantwoording staat een vergelijking van de werkelijke baten en lasten met de goedgekeurde begroting. Als er een bestemmingsfonds subsidies is of wordt gevormd dient het saldo, en de toevoeging dan wel de onttrekking aan dit fonds in de jaarrekening te zijn opgenomen en dient het bestemmingsfonds op de balans te staan.
Uitsluitend indien er naast de exploitatiesubsidie andere subsidies zijn verleend zijn de volgende eisen van toepassing:
- •
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeelskosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.
- •
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.
- •
- •
- •
3.4 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van maximaal € 500.000 of de subsidie van de gemeente Utrecht is maximaal 50% van de inkomsten
De volgende stukken dienen te worden aangeleverd.
- 1.
- 2.
Vooropgesteld dat de financiële verantwoording in elk geval aan de gestelde nadere eisen moet voldoen, mag de subsidieontvanger bij de vorm van de financiële verantwoording kiezen uit de volgende alternatieven:
- I.
- II.
III. Een separate financiële verantwoording met een beoordelingsverklaring van de accountant die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht in combinatie met:
Uitsluitend als de totale inkomsten in een kalenderjaar maximaal € 500.000 bedragen is er een vierde alternatief:
IV. Een separate financiële verantwoording met een beoordelingsverklaring van de accountant, die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht in combinatie met:
- •
- •
- •
Nadere eisen aan de financiële verantwoording
In de financiële verantwoording staat een vergelijking met de baten en lasten uit de begroting. In de financiële verantwoording dient per verleende subsidie de realisatie te zijn opgenomen aansluitend op de wijze waarop het subsidiebedrag is bepaald.
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeelskosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.
- •
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.
- •
- •
- •
- •
- •
3.5 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van meer dan € 500.000 en de subsidie van de gemeente Utrecht is meer dan 50% van de inkomsten
De volgende stukken dienen te worden aangeleverd.
- 1.
- 2.
- 3.
Nadere eisen aan de financiële verantwoording
In de financiële verantwoording staat een vergelijking met de baten en lasten uit de begroting. In de financiële verantwoording dient per verleende subsidie de realisatie te zijn opgenomen aansluitend op de wijze waarop het subsidiebedrag is bepaald.
- •
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeelskosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.
- •
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.
- •
- •
- •
- •
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-29274.html