Gemeenteblad van Baarn

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
BaarnGemeenteblad 2020, 285550Verordeningen



Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Baarn

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Gemeente Baarn

2013,

Laatste wijziging, september 2020

 

Inhoudsopgave

 

1 Inleiding

2 Begrippen

3 Gemeentelijke doelstellingen

4 Juridische uitgangspunten

5 Maatschappelijke uitgangspunten

6 Economische uitgangspunten

7 Organisatorische uitgangspunten

Bijlage 1 Waarden van de social return bouwblokken

 

 

1 Inleiding

Deze beleidsnota geeft de doelen en uitgangspunten aan waarbinnen de gemeente Baarn producten, diensten en (de uitvoering van) werken inkoopt en, indien nodig, aanbesteedt. Onder inkoop wordt verstaan: alle (rechts)handelingen van de gemeente Baarn gericht op de uitvoering van werken, levering van producten of verrichten van diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben. Aanbesteden is het proces van inkopen waarbij de gemeente Baarn op transparante en objectieve wijze de opdracht verstrekt aan een opdrachtnemer, die voldoet aan bepaalde eisen en die de beste aanbieding heeft gedaan. De gemeente Baarn koopt uiteenlopende zaken in: kantoormateriaal, schoonmaak, de aanleg en onderhoud van riolering, onderhoud gemeentelijk groen. Zij streeft daarbij naar de beste prijs-/kwaliteitverhouding.

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is van toepassing op alle aankopen van de gemeente Baarn, behoudens de overheidsopdrachten genoemd in de artikelen 2.23 en 2.24 van de Aanbestedingswet 2012 (uitgezonderde overheidsopdrachten).

De gemeente Baarn wil een betrouwbare en integere opdrachtgever zijn die opdrachtnemers op eerlijke en gelijke wijze behandelt. Dit beleid helpt de gemeente Baarn bij het streven naar een rechtmatige en doelmatige inkooppraktijk. Daarnaast biedt het de gemeente de mogelijkheid om thema’s zoals duurzaamheid, maatschappelijke betrokkenheid en maatschappelijke participatie in te bedden in de inkooppraktijk. Het beleid biedt een handvat voor medewerkers en opdrachtnemers als het gaat om inkoop bij de gemeente Baarn.

De gemeente Baarn wenst met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid haar inkoopfunctie te professionaliseren en hanteert daarbij een aantal gemeentelijke doelstellingen. Daarnaast gaat de gemeente Baarn bij haar inkoop- en aanbestedingsbeleid uit van:

- juridische uitgangspunten(hoe gaat de gemeente om met relevante regelgeving),

- maatschappelijke uitgangspunten (hoe gaat de gemeente om met de maatschappij),

- economische uitgangspunten (hoe gaat de gemeente om met de markt en ondernemers),

- organisatorische uitgangspunten (hoe koopt de gemeente in).

In het vervolg van deze nota worden deze doelstellingen en uitgangspunten verder beschreven.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zo veel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente Baarn.

De praktische uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is uitgewerkt in een inkoophandboek.

 

 

2 Begrippen

Budgethouder: de programmamanager die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van de budgetten welke door de algemeen directeur zijn aangewezen.

Budgetbeheerder: de medewerker die door de budgethouder is aangewezen om namens hem/haar één of meerdere budgetten van producten of kostenplaatsen te beheren. De budgetbeheerder kan ten laste van de toegewezen budgetten binnen de afgesproken kaders namens de gemeente Baarn financiële overeenkomsten (verplichtingen) aangaan. Dit is meestal een teamcoördinator of een projectleider.

Budgethoudersregeling: regeling waarin staat beschreven hoe binnen de gemeente wordt omgegaan met het beschikbare budget.

Diensten: de door de opdrachtnemer op basis van de overeenkomst ten behoeve van de gemeente Baarn te verrichten werkzaamheden, niet zijnde levering van producten of uitvoeren van werken.

Enkelvoudige gunning : de opdracht wordt, zonder concurrentiestelling, gegund aan één partij die op basis van een offerteverzoek een offerte heeft ingediend.

Europees aanbesteden: overheidsopdrachten met een waarde boven de Europese drempel die via een bepaalde aanbestedingsprocedure in de markt wordt gezet. De procedure wordt via Tenderned aangekondigd.

Levering(en): het één of meer producten in bezit stellen, respectievelijk in de macht brengen van de gemeente Baarn.

Mandaat : de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

Meervoudig aanbesteden: bij meervoudig onderhands aanbesteden nodigt de aanbestedende dienst een aantal (minimaal 3 en maximaal 5) gegadigden uit om een offerte in te dienen op basis van een door hem vervaardigd beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie.

Nationaal aanbesteden: vanaf een bepaalde drempelwaarde vrijwillig een openbare of niet-openbare aanbestedingsprocedure volgen. De procedure wordt via een digitaal platform, waaronder Tenderned aangekondigd.

Niet-openbaar aanbesteden:de niet-openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in twee rondes. . De procedure wordt via een digitaal platform, waaronder Tenderned aangekondigd.. Iedere ondernemer kan inschrijven op de selectiefase, waarna een beperkt aantal inschrijvers wordt toegelaten tot de inschrijvingsfase.

Opdrachtnemer: degene met wie schriftelijk het leveren van goederen en/of het verrichten van diensten en/of het uitvoeren van werken wordt of is overeengekomen.

Openbaar aanbesteden: de openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in één ronde die via Tenderned wordt aangekondigd. Iedere ondernemer kan inschrijven. Aan de hand van geschiktheidseisen en gunningscriteria bepaalt de aanbestedende dienst welke inschrijver voor verlening van de opdracht in aanmerking komen.

Perceel: afzonderlijke onderdelen van een grotere opdracht. Een reden voor het onderverdelen van een opdracht in percelen kan zijn om bepaalde expertise op een specifiek onderdeel van de opdracht te kunnen laten inschrijven of om bijvoorbeeld het MKB meer aan bod te laten komen bij het inschrijven op een opdracht. Kunstmatige splitsing van een opdracht is niet toegestaan.

Producten: roerende zaken, waaronder begrepen data, software, energie en water, die worden geleverd op grond van een overeenkomst tussen de gemeente Baarn en een opdrachtnemer.

Tenderned: online site waarop Europese en openbare nationale aanbestedingen op grond van de Aanbestedingswet in ieder geval moeten worden aangekondigd.

Volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

Werken: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. 

 

 

3 Gemeentelijke doelstellingen

Met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid streeft de gemeente Baarn naar een verdere professionalisering van de inkoopfunctie. De gemeente hanteert daarvoor de volgende doelstellingen:

  • 1.

    Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgeld op transparante en verantwoorde wijze wordt besteed

De gemeente Baarn voldoet aan de bestaande wet- en regelgeving en volgt haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel.

  • 2.

    Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-/kwaliteitverhouding

Bij het inkopen van goederen en diensten en het verlenen van opdrachten tot de uitvoering van werken kan de gemeente Baarn ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken. De kwaliteit van het product, de geleverde dienst en het geleverde werk is voor de gemeente Baarn een belangrijk inkoopvoorwaarde.

  • 3.

    Vergroten van de inkoopkennis en verspreiden ervan in de eigen organisatie

De gemeente Baarn investeert in kennis op het gebied van inkoop en aanbesteding. Zij is op dit gebied bezig haar werkprocessen uniform in te richten en de kennis op het gebied van inkoop en aanbesteding bij de medewerkers te vergroten.

  • 4.

    Betrouwbare en zakelijke opdrachtgever

De gemeente Baarn wil een betrouwbare en zakelijke opdrachtgever zijn. Als overheid heeft zij een voorbeeldfunctie in de samenleving. Bij de inkoop van producten, diensten en werken neemt de gemeente Baarn het gemeentebelang als uitgangspunt, maar houdt zij ook rekening met de belangen van de opdrachtnemer. De gemeente Baarn onderstreept eerlijke concurrentie en komt afspraken en overeenkomsten na.

  • 5.

    Administratieve lastenverlichting zowel voor de gemeente Baarn als voor ondernemers

Zowel de gemeente Baarn als de ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en het inkoopproces efficiënt in te richten.

  • 6.

    Het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemeen beleid van de gemeente Baarn

Beleidsterreinen die van invloed zijn op of relevant zijn voor het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn onder andere:

- Economisch beleidsplan

- Milieubeleidsplan

- Collegeprogramma

- Programmabegroting

- Gemeentelijk arbeidsmarkt- en re-integratiebeleid

- Mandaatstatuut

- Integriteitbeleid

- Beleid toepassing Wet Bibob 

 

 

4 Juridische uitgangspunten

De juridische uitgangspunten geven weer hoe de gemeente Baarn omgaat met relevante wet- en regelgeving op het gebied van inkoop en aanbesteden.

1. Toepassen algemene beginselen

Bij al haar inkopen neemt de gemeente Baarn de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en het bestuursrecht in acht. Dit zijn onder andere:

  • -

    Gelijkheidsbeginsel; de gemeente Baarn behandelt inschrijvers gelijk en geeft hen gelijke kansen.

  • -

    Transparantiebeginsel; gevolgde procedures zijn controleerbaar.

  • -

    Proportionaliteitsbeginsel; de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot de opdracht. De gemeente Baarn past het proportionaliteitsbeginsel toe binnen het gehele aanbestedingsproces.

  • -

    Motiveringsbeginsel; besluiten bevatten een deugdelijke en kenbare motivering.

  • -

    Zorgvuldigheidsbeginsel; besluiten worden zorgvuldig voorbereid en genomen, de burger wordt correct behandeld.

2. Naleven geldende wet- en regelgeving

De gemeente Baarn leeft de geldende wet- en regelgeving na. Op het gebied van inkoop en aanbesteding is dat:

  • -

    Europese aanbestedingsrichtlijn 

  • -

    Aanbestedingswet 2012

  • -

    Aanbestedingsbesluit

  • -

    Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Baarn

  • -

    Burgerlijk Wetboek

3. Uniformiteit

De gemeente Baarn streeft uniformiteit na. Zij past de volgende richtsnoeren toe:

  • -

    Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016)

  • -

    Gids Proportionaliteit

4. Overeenkomsten en inkoopvoorwaarden

De gemeente Baarn hanteert standaard haar eigen algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Voor o.a. werken, IT-dienstverlening en architect- en ingenieursdiensten kunnen specifieke branchegerichte voorwaarden worden gehanteerd. De gemeente doet geen zaken op basis van verkoopvoorwaarden van ondernemers.

Gemeente Baarn hanteert de volgende algemene inkoopvoorwaarden bij opdrachten:

  • -

    Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Baarn 2013

  • -

    GIBIT 2016 (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT)

  • -

    UAV 2012 (bij werken)

  • -

    DNR 2011 (architect- en ingenieursdiensten)

Inhoudelijk afwijken van bovengenoemde voorwaarden is slechts mogelijk na afstemming met JZ. Het toepassen van andere dan bovengenoemde voorwaarden is slechts mogelijk na vaststelling daarvan door het college van burgemeester en wethouders, tenzij specifieke afwijkingen zijn gemandateerd.

Exemplaren van deze voorwaarden zijn te raadplegen en downloaden via www.baarn.nl 

5. Mandaat en volmacht

Besluiten tot het aangaan van een overeenkomst worden door het college van burgemeester en wethouders genomen, tenzij de bevoegdheid daartoe op grond van het mandaat-, machtiging- en volmachtstatuut en de budgethoudersregeling aan iemand anders is gemandateerd.

Overeenkomsten worden in beginsel ondertekend door de burgemeester, tenzij deze bevoegdheid op grond van het mandaat-, machtiging- en volmachtstatuut en de budgethoudersregeling bij volmacht aan iemand anders is verleend.

6. Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een goed gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn.

7. Klachtenregeling

De gemeente Baarn hanteert de Uniforme klachtenregeling aanbesteden. Klachten met betrekking tot een aanbestedingsprocedure kunnen worden ingediend bij het Klachtenmeldpunt van de opdrachtgever via het webformulier op de website. 

 

 

5 Maatschappelijke uitgangspunten

Door middel van vastlegging van maatschappelijke uitgangspunten geeft de gemeente Baarn weer hoe zij maatschappelijk gezien opereert. Hoe gaat de gemeente om met duurzaamheid, maatschappelijke betrokkenheid en participatie. Welke eisen stelt zij in dat kader aan zichzelf en aan de opdrachtnemers.

1. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

Integer handelen van bestuurders en ambtenaren is voor de gemeente Baarn essentieel. De bestuurders houden zich aan de vastgestelde Gedragscode voor het college van B&W, de ambtenaren aan de vastgestelde Gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Baarn. Zij handelen zakelijk en objectief, opdat belangenverstrengeling wordt tegengegaan.

2. De gemeente contracteert alleen met integere ondernemers

De gemeente Baarn wil geen zaken doen met ondernemers die zich bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers bij inkoop behoort tot de mogelijkheden. Dit kan door onder andere het hanteren van uitsluitingsgronden, het opvragen van een gedragsverklaring aanbesteden of het (laten) uitvoeren van een Bibob-onderzoek.

3. Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI)

De gemeente Baarn werkt aan de verduurzaming van haar eigen gemeentelijke organisatie. Eén van de manieren om dit te doen is door maatschappelijk verantwoord in te kopen (MVI). Het streven van de gemeente Baarn is om 100% duurzaam in te kopen en specifiek op vijf MVI-thema’s in te zetten. Dit zijn:

  • *

    Klimaatbewust inkopen,

  • *

    Circulair inkopen,

  • *

    MKB-gericht inkopen (zie ook Lokaal voorkeursbeleid, 6.2)

  • *

    Social return

  • *

    door middel van innovatiegericht inkopen.

De gemeente heeft dit vastgelegd in een actieplan MVI. Dit actieplan is te vinden op www.pianoo.nl

De gemeente Baarn koopt duurzaam in door:

  • -

    bij iedere inkoop de eisen en criteria van door Agentschap.nl opgestelde criteriadocumenten toe te passen, tenzij het college besluit dat financiële en/of technische eisen dit belemmeren. De criteria zijn te vinden op www.pianoo.nl

  • -

    bij de geselecteerde aanbestedingen in het Actieplan MVI in te zetten op toepassing van de geselecteerde thema’s.

  • -

    de overige acties uit het actieplan MVI uit te voeren en deze te monitoren.

4. De gemeente past bij de inkoop van gemeentelijke diensten en waar praktisch mogelijk en uitvoerbaar ook bij werken zoveel mogelijk “social return” toe.

De gemeente vervult een belangrijke taak bij het integreren en re-integreren van mensen op de arbeidsmarkt. De gemeente Baarn heeft zichzelf ten doel gesteld in dat kader zoveel mogelijk

opleidings-, werk- en stageplekken te creëren.

In haar rol van opdrachtgever zet de gemeente haar inkoopkracht dus in om arbeidsmogelijkheden te stimuleren voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in al haar aanbestedingen, klein en groot!

Het SROI-beleid van de Gemeente is opgenomen in bijlage I en wordt met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Met de actualisatie wordt:

  • -

    aangesloten bij de meest actuele wet- en regelgeving en jurisprudentie;

  • -

    maatwerk mogelijk gemaakt bij een Aanbesteding;

  • -

    ruimte gecreëerd voor een Opdrachtnemer voor een innovatieve invulling van de SROI-opgave.

Social Return kan worden geformuleerd als een verplicht percentage van de opdrachtsom dat moet worden aangewend voor Social Return activiteiten. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het nakomen van de overeengekomen SROI-verplichtingen, ook indien de activiteiten bij bijvoorbeeld een toeleverancier worden uitgevoerd.

De SROI-waarde die wordt gerealiseerd wordt berekend door gebruik te maken van bouwblokken. De te hanteren bouwblokken en bijbehorende waardering zijn in bijlage 1 ook geactualiseerd. In de toekomst kan het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente de bouwblokken actualiseren op basis van de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en binnen de groep mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

5. Sociale werkvoorziening en inbesteding

Het Regionaal Werkvoorzieningschap Amersfoort en omstreken (RWA) voert onder andere voor de gemeente Baarn de Wet sociale werkvoorziening uit. Deze wet verplicht de gemeente Baarn werk aan te bieden aan mensen die door lichamelijke, verstandelijke of psychische beperkingen uitsluitend onder aangepaste omstandigheden arbeid kunnen verrichten. Mensen met een WsW-indicatie kunnen bij het RWA in dienst treden. Vanuit het RWA worden deze medewerkers gedetacheerd naar Amfors of een ander aan het RWA gelieerde vennootschap (SW-bedrijf). Indien mogelijk wenst de gemeente Baarn opdrachten die geschikt zijn voor mensen met een WsW-indicatie op te dragen aan het SW-bedrijf en af te zien van een (niet)openbare of meervoudig onderhandse aanbesteding. In dat geval wordt de opdracht (quasi)-inbesteed en gelden de aanbestedingsvormen genoemd in paragraaf 7 van Hoofdstuk 6 niet.

 

 

6 Economische uitgangspunten

De economische uitgangspunten geven inzicht in de wijze waarop de gemeente Baarn omgaat met de markt en ondernemers. Op welke wijze gaat de gemeente Baarn om met lokale en regionale ondernemers? Hoe bepaalt de gemeente Baarn de waarde van de opdrachten en op welke wijze wordt bepaald welke aanbestedingsprocedure wordt doorlopen? De gemeente Baarn heeft hiervoor de volgende uitgangspunten vastgesteld.

1. Samenwerking

De gemeente Baarn hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten bij inkoop.

2. Lokaal voorkeursbeleid

Bij Europese en nationale aanbestedingen mag geen lokaal voorkeursbeleid worden gevoerd. Bij onderhandse gunning en meervoudig onderhandse aanbestedingen mag een gemeente wel een voorkeursbeleid toepassen, voor zover dit niet leidt tot discriminatie. In geval van onderhandse gunning zal, als een lokale of regionale ondernemer het gevraagde kan leveren, de voorkeur uitgaan naar een lokale of regionale ondernemer. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt ten minste één lokale of regionale leverancier gevraagd om een offerte uit te brengen, mits de lokale of regionale ondernemer het gevraagde kan leveren.

3. Onafhankelijkheid van ondernemers

De gemeente Baarn is onafhankelijk ten opzichte van ondernemers zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente is vrij in het maken van haar keuzes bij de inkoop, voor zover de wet- en regelgeving dit toelaat.

4. Kostenvergoeding

De gemeente Baarn biedt in beginsel geen vergoeding aan voor deelname aan aanbestedingen.

In het geval dat de gemeente Baarn een aanbesteding intrekt is een eventuele kostenvergoeding afhankelijk van de aard van de aanbesteding, de kosten die gemaakt zijn en de omstandigheden waaronder de intrekking heeft plaatsgevonden.

5. Waardebepaling opdrachten

Welke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd is afhankelijk van vooraf vastgestelde drempelwaarden. Om te bepalen welke waarde een opdracht heeft volgt de gemeente Baarn voor al haar inkopen de waardebepaling zoals omschreven in de Europese aanbestedingsregels. De berekening van de waarde van de opdracht is gebaseerd op het totale bedrag van de opdracht (exclusief BTW), met inbegrip van opties en verlengingen en voorzien meerwerk.

Bij twijfel over de waarde van de opdracht kiest de gemeente Baarn ervoor een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om te voorkomen dat achteraf blijkt dat een zwaardere aanbestedingsvorm gekozen had moeten worden.

6. Samenvoegen opdrachten en opdelen in percelen

De gemeente Baarn zal opdrachten niet onnodig samenvoegen. Indien opdrachten toch worden samengevoegd, dan motiveert de gemeente Baarn dat in haar aanbestedingsstukken.

De gemeente Baarn deelt, indien mogelijk, een opdracht op in afzonderlijke delen (percelen) die gelijktijdig in één procedure worden aanbesteed. Indien dit niet passend is, motiveert de gemeente Baarn dit in haar aanbestedingsstukken.

Kunstmatige splitsing van opdrachten teneinde de drempelwaarden te omzeilen is niet toegestaan..

7. Te hanteren aanbestedingsvormen

De gemeente Baarn hanteert de volgende aanbestedingsvormen:

Enkelvoudige gunning :  

Gemeente Baarn verstrekt, zonder enige vorm van concurrentiestelling, direct opdracht aan door de gemeente Baarn uitgekozen ondernemer.

Meervoudig onderhands aanbesteden

Gemeente Baarn vraagt minimaal 3 en maximaal 5 ondernemers om een offerte in te dienen op basis van een door haar vervaardigd beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie.

Nationaal aanbesteden

Gemeente Baarn kiest vanaf een bepaalde drempelwaarde voor een aanbesteding. De meest gangbare procedures zijn:

  • 1.

    aanbesteding via een openbare procedure waarbij iedere ondernemer kan inschrijven.

  • 2.

    aanbesteding via een niet-openbare procedure, waarbij iedere ondernemer kan inschrijven op de selectiefase, waarna een beperkt aantal inschrijvers wordt toegelaten tot de inschrijvingsfase.

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelwaarden is de gemeente Baarn in beginsel verplicht de opdracht Europees aan te besteden, tenzij dit niet nodig is op basis van geldende wet- en regelgeving. Hierbij kan in beginsel gekozen worden uit de volgende procedures:

  • 1.

    aanbesteding via een openbare procedure waarbij iedere ondernemer kan inschrijven.

  • 2.

    aanbesteding via een niet-openbare procedure, waarbij iedere ondernemer kan inschrijven op de selectiefase, waarna een beperkt aantal inschrijvers wordt toegelaten tot de inschrijvingsfase.

  • 3.

    prijsvraag

  • 4.

    concurrentiegerichte dialoog

  • 5.

    procedure van innovatiepartnerschap

  • 6.

    mededingingsprocedure met onderhandelingen

  • 7.

    onderhandelingsprocedure zonder aankondiging

  • 8.

    procedure voor sociale en andere specifieke diensten.

8. Drempelwaarden

Drempelwaarden zijn waarden die aangeven welke aanbestedingsvorm moet worden gevolgd vanaf een bepaalde waarde van de opdracht. De gemeente Baarn hanteert in overeenstemming met de Gids Proportionaliteit de volgende drempelwaarden (excl. BTW):

  • Leveringen en diensten

    Sociale en andere specifieke diensten*

    Werken

    Aantal offertes

    Aanbestedingsvorm

    0 – 50.000

    0 – 50.000

    0 - 150.000

    1

    Enkelvoudig onderhands aanbesteden

    50.000 -

    214.000

    ≥ 50.000 – 750.000,--

    150.000 – 1.500.000

    ≥ 3

    Meervoudig onderhands aanbesteden

    nvt

    nvt

    1.500.000 –

    5.350.000

    -

    Nationaal aanbesteden

    ≥ 214.000

    750.000

    ≥ 5.350.000

    -

    Europees aanbesteden**

* Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een speciale procedure waarbij de volgende stappen moeten worden gezet:

- (voor)aankondiging van de opdracht;

- opname technische specificaties;

- proces-verbaal van opdrachtverlening;

- aankondiging gegunde overheidsopdracht

** Drempelwaarden vastgesteld door de Europese Commissie voor de jaren 2020-2021. Deze waarden worden elke 2 jaar opnieuw door de Europese Commissie opnieuw vastgesteld. Nieuwe door de Europese Commissie vastgestelde Europese drempelwaarden treden automatisch in de plaats van de oude bedragen, zonder dat het beleid opnieuw moet worden vastgesteld.

De hierboven genoemde drempelbedragen zijn minimale eisen. Het is zonder meer toegestaan een aanbestedingsvorm te kiezen die bij een hogere drempelwaarde behoort dan de geraamde waarde.

 

 

 

7 Organisatorische uitgangspunten  

De organisatorische uitgangspunten geven aan op welke wijze de gemeente Baarn haar inkoopproces heeft ingericht en op welke wijze dit proces wordt uitgevoerd.

1. Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen:

 

Aanbesteden is slechts een onderdeel van het inkoopproces. Het betreft het specificeren, selecteren en contracteren. De fases van het proces kenmerken zich door de volgende handelingen:

*

 

2. Inkoopfunctie

De gemeente Baarn gaat uit van gecoördineerde inkoop. De algemeen directeur, de budgethouder en -beheerder zijn namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven volgens de toegekende budgetten in de Budgethoudersregeling.

3. Raamovereenkomsten 

De gemeente Baarn streeft ernaar om voor herhalings- en routinematige inkopen raamovereenkomsten af te sluiten met geschikte leveranciers.

4. Toepassen uniforme documenten

De gemeente Baarn zet in op verbetering van de kwaliteit van haar producten en diensten. In dat kader streeft zij naar een eenduidige professionele werkwijze. Deze standaardwerkwijze ligt vast in een Inkoophandboek en inkoopproces met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkoopproces.

5. Aanbestedingsdossier

Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Na gunning van de opdracht wordt dit dossier opgeslagen in het centrale archief.

6. Contractbeheer

Contractbeheer heeft als doel om de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en de juiste contractuele afspraken. Door middel van contractbeheer is het mogelijk om vast te stellen wanneer contracten voor bewerking (onderhandeling/aanbesteding) moeten worden opgepakt. De gemeente Baarn streeft ernaar om alle contracten inzichtelijk te krijgen volgens een bepaald gestructureerd systeem.

 

Bijlage 1 Waarden van de social return bouwblokken  

Door het opleggen van een SROI-verplichting bij aanbestedingen wil de gemeente Baarn investeren in de sociale infrastructuur van de gemeente en de regio. Dit gebeurt met name door meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij aanbestedingen doet de gemeente dit door:

  • a.

    Toepassing van de bouwblokkenmethode;

  • b.

    Aanbestedingen voor te behouden op grond van artikel 2.82 van de Aanbestedingswet.

Ad a. Toepassing van de bouwblokkenmethode

De Social Return-verplichting wordt in dit geval geformuleerd als een verplicht percentage van de opdrachtsom dat moet worden aangewend voor Social Return activiteiten. De SROI-waarde die door een opdrachtnemer wordt gerealiseerd wordt berekend door gebruik te maken van bouwblokken. De waarde van een bepaald bouwblok staat niet in relatie tot werkelijke loonkosten of uitkeringen, maar hangt samen met de afstand van de (uitkerings)groep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die geleverd moet worden om de groep terug te geleiden. We noemen deze waarde de inspannings­waarde. In tabel 1 staan de bouwblokken die worden onderscheiden met de bijbehorende inspanningswaarden.

 

Tabel 1. Bouwblokken Social Return On Investment

  • Soort kandidaat / bouwblok

    Inspanningswaarde Social Return (op basis van een fulltime jaarcontract)

    Participatiewet-uitkering

    € 40.000

    Wajong/Doelgroep Banenafspraak

    € 50.000

    WW-uitkering

    € 20.000

    WIA/WAO

    € 40.000

    Niet uitkeringsgerechtigde (NUGger)

    € 10.000

    Leeftijdstoeslag 50+

    € 10.000

    Beroepsbegeleidend (BBL) traject/leerwerkplek, MBO-3, MBO-4

    € 25.000

    Beroepsbegeleidend (BBL) traject/leerwerkplek, MBO-1, MBO-2

    € 35.000

    Beroepsopleidend (BOL) traject/stageplek, MBO-3, MBO-4

    € 10.000

    BOL traject / stageplek PrO, VSO, MBO-1, MBO-2

    € 20.000

    Maatschappelijke activiteit, bijvoorbeeld

    • -

      inkopen van producten en diensten/detacheringen bij sociaal ondernemers[1] en Sociale Werkvoorzieningen,

    • -

      delen van kennis, expertise en/of middelen ten behoeve van de doelgroep Social Return,

    • -

      hulp/steun/kennis bieden aan een lokaal initiatief (bijvoorbeeld van een social enterprise) dat bijdraagt aan een inclusieve samenleving

    €100 per besteed uur per medewerker en/of betaalde factuur

    Eenmalige bonus

    Extra inspanningswaarde boven op bovenstaande bedragen

    Statushouders

    € 10.000

    Een kandidaat een vast dienstverband aanbieden

    € 10.000

N.B.

Bovenstaande bouwblokken worden periodiek geactualiseerd naar aanleiding van de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en binnen de groep mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

De activiteiten mogen in de opdracht worden uitgevoerd maar ook in de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer of bij een onderaannemer of toeleverancier. Voorwaarde is wel dat het een nieuwe, aanvullende activiteit betreft en dat deze activiteit alleen bij de gemeente Baarn wordt opgegeven. Bestaande of al eerder uitgevoerde activiteiten worden niet meegenomen. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het nakomen van zijn social return verplichtingen (ook indien de activiteiten bijvoorbeeld bij een toeleverancier worden uitgevoerd).

De gemeente adviseert en faciliteert de opdrachtnemer bij de invulling van social return. Opdrachtnemers kunnen voor of na gunning contact opnemen met het werkgeversservicepunt voor vragen over de bouwblokken of meedenken over de invulling van de SROI-verplichting.

Bij het (vooraf) bepalen van de hoogte van de SROI-verplichting die aan een opdrachtnemer wordt opgelegd, houdt de gemeente rekening met de hoogte van de opdrachtsom en met de grootte van de arbeidscomponent. In tabel 2 is weergegeven welke percentage van de opdrachtsom moet worden aangewend voor Social Return activiteiten. De waarde van de Social Return activiteiten wordt berekend met de bouwblokken uit tabel 1.

 

Tabel 2 Op te leggen SROI-verplichting op basis van opdrachtwaarde en arbeidscomponent

  • Iedere opdracht (Leveringen en Diensten en Werken)

    met een opdrachtwaarde

    Onder € 50.000

    Van € 50.000 tot de Europese drempel­waarde voor Leveringen en Diensten voor decentrale overheid

    Boven de Europese drempelwaarde voor Leveringen en Diensten voor decentrale overheid [2]

    Bij een arbeidsextensieve opdracht (loonsom < 30% van de totale opdrachtsom)

    Geen SROI-verplichting

    Vrijwillige toepassing van de bouwblokken­methode

    Verplichte toepassing van de bouwblokken­methode tot een waarde van minimaal 2% van de totale opdrachtsom (incl. BTW)

    Overige opdrachten (loonsom > 30% van de totale opdrachtsom)

    Geen SROI-verplichting

    Vrijwillige toepassing van de bouwblokkenmethode

    Verplichte toepassing van de bouwblokken methode tot een waarde van minimaal 5% van de totale opdrachtsom (incl. BTW)

Maatwerk en innovatieve oplossingen

Maatwerk bij Social Return betekent dat er bij een aanbesteding voor kan worden gekozen om voor een hogere ambitie te gaan dan de percentages zoals opgenomen in tabel 2. Dit hangt samen met de inschatting van de kansen om meer SROI-activiteiten via de opdracht te realiseren. Dit is afhankelijk van de aard van de opdracht, de actuele situatie op de arbeidsmarkt en binnen de groepen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Anderzijds kan het zo zijn dat het wenselijk is om de opdrachtnemer uit te dagen om te komen met innovatieve ideeën, bijvoorbeeld in tekortsectoren. In dat geval kan Social Return uitgevraagd worden op een manier dat het juist zal bijdragen aan nieuwe aanwas vanuit onderwijs en werkzoekenden.

Het kan ook voorkomen dat de gemeente bij een aanbesteding wil meewegen of een opdrachtnemer reeds veel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft. In dat geval kan de gemeente de hoogte van de SROI-verplichting die wordt opgelegd hiervan laten afhangen. In de aanbestedings­documenten wordt dan vastgelegd op welke wijze een opdrachtnemer moet aantonen dat hij reeds sociaal maatschappelijk onderneemt om in aanmerking te komen voor een lagere SROI-verplichting. Een voorbeeld hiervan is de Prestatieladder Sociaal Ondernemen.

Indien de Gemeente de inschatting maakt dat een andere wijze van formuleren van de SROI-verplichting tot een hogere bijdrage aan haar sociaal maatschappelijke doelstellingen zal leiden, kan zij kiezen voor een alternatieve formulering van de SROI-uitvoeringsvoorwaarde:

  • -

    De Gemeente kan er voor kiezen om de hoogte van de SROI-waarde die wordt gerealiseerd onderdeel te laten zijn van de gunningscriteria.

  • -

    Ook kan in de aanbestedingsdocumenten de verplichting worden opgenomen om een deel van de opdracht in onderaanneming door een Sociale Werkvoorziening te laten uitvoeren. Dit mag indien de aanbestedende dienst dat gedeelte van de opdracht op grond van quasi-inbesteding ook rechtstreeks had kunnen opdragen aan een de Sociale Werkvoorziening. Hierna wordt nog een andere mogelijkheid beschreven zoals opgenomen in de Aanbestedingswet.

Ad b. Het voorbehouden van Aanbestedingen op grond van art. 2.82 van de Aanbestedingsw

De Social Return doelstellingen van de Gemeente kunnen ook worden gerealiseerd door bij de aanbesteding gebruik te maken van de mogelijkheid die de Aanbestedingswet biedt in artikel 2.82: “De aanbestedende dienst kan de deelneming aan een procedure voor de gunning van een overheidsopdracht voorbehouden aan sociale werkplaatsen en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben, of de uitvoering ervan voorbehouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid, mits ten minste 30% van de werknemers van deze werkplaatsen, ondernemingen of programma’s gehandicapte of kansarme werknemers zijn.”

[1] De gemeente Amersfoort volgt voor de definitie van een sociaal ondernemer de omschrijving zoals opgenomen in art. 2.82 van de Aanbestedingswet.

[2] Per 1-1-2020 is dit € 214.000,- excl. BTW; deze waarde wordt elke 2 jaren opnieuw bepaald.

 

Inwerkingtreding

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking één dag na bekendmaking.

 

 

Baarn, 2 juli 2013, gewijzigd vastgesteld op 17 februari 2015, 13 oktober 2015, 13 december 2016, 10 oktober 2017, 20 februari 2018 en 29 september 2020.

 

 

Burgemeester en wethouders van Baarn,

Drs. A. Najib M.A. Röell

Gemeentesecretaris Burgemeester