Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Berg en Dal 2021

De raad van de gemeente Berg en Dal;

gelet op artikel 213a Gemeentewet;

besluit vast te stellen:

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Berg en Dal 2021

Artikel 1. Begrippen

• a. Doelmatigheid: De mate waarin de gemeente de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten realiseert met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereikt.

• b. Doeltreffendheid: De mate waarin de gemeente de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk behaalt.

Artikel 2. Onderzoekfrequentie

• 1. Het college onderzoekt periodiek de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Het college onderwerpt iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en gemeentelijke taak minimaal eens in de 6 jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets.

• 2. Het college toetst periodiek de doeltreffendheid van minimaal een (deel van) programma en/of paragraaf.

Artikel 3 Onderzoeksplan

• 1. Het college bespreekt ieder jaar in de auditcommissie de te verrichten interne onderzoeken (onderzoeksplan) naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

• 2. Bij de bespreking in de auditcommissie geeft het college per intern onderzoek globaal aan:

  • a. het object van onderzoek

  • b. de reikwijdte van het onderzoek

  • c. de onderzoeksmethode

  • d. de doorlooptijd van het onderzoek

  • e. de wijze van uitvoering

• 3. In het op te stellen onderzoeksplan geeft het college aan welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 4 Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

• 1. De uitkomsten van een onderzoek legt het college vast in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.

• 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op.

• 3. De rapportage en het plan van verbetering biedt het college ter kennisgeving aan de raad aan.

Artikel 6 Inwerkingtreding en intrekking

Deze verordening treedt in werking na bekendmaking vanaf 1 januari 2021 onder gelijktijdige intrekking van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Groesbeek 2015.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad op 14 mei 2020.

De griffier,

J.A.M. van Workum

De voorzitter,

mr. M. Slinkman

Toelichting op de artikelen

Artikel 2 Onderzoekfrequentie

In dit artikel draagt de raad het college op onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad eist een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college. Hierbij is een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De onderzoeken richten zich zowel op de organisatie-eenheden van de gemeente als op de gemeentelijke taken.

Om te verzekeren dat het college alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid onderzoekt, verplicht dit artikel dat het college ieder onderdeel van de gemeente en elke gemeentelijke taak minimaal eens in de zes jaar onderzoekt.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3 Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken. Dit is uiteraard nog globaal.

De onderzoeken in het onderzoeksplan werkt het college per onderzoek uit. Het onderzoeksplan bespreekt het college met de auditcommissie van de raad. De commissie kan het ter bespreking agenderen voor de raad, maar het college stelt dit plan vast. In dit artikel staat wat het college in een onderzoeksplan in ieder geval moet opnemen. Hieronder Toelichting op de onderwerpen genoemd in het tweede lid:

• a. Het object van een onderzoek omschrijft het college dusdanig dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij geeft het college bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aan ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken geeft het college duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aan.

• b. De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de gemeente de activiteiten geheel of in belangrijke mate bekostigt. De reikwijdte kan het college in het onderzoeksplan inperken door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. Het college moet de reikwijdte van onderzoeken van te voren duidelijk aangeven. Het college geeft aan op welk tijdvak en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen het onderzoek zich richt.

• c. Hier geeft het college aan welke methoden het college gebruikt (benchmarking, enquête, enzovoorts).

• d. Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

• e. In opdracht van het college voert het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of derden het onderzoek uit. Indien de ambtelijke organisatie het onderzoek uitvoert zal het college in de onderzoeksopzet waarborgen moeten inbouwen, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen zijn gegarandeerd. Dat betekent dat functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject, het onderzoek wel mogen uitvoeren. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en de uitvoering geschiedt door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4 Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

Met het instellen van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. Het college brengt schriftelijk verslag van de bevindingen van de onderzoeken aan de raad uit, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. Het college voegt deze rapporten volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het college een vervolgtraject inzet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering zendt het college uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 6. Intrekking en inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Groesbeek 2015 (art. 213a GW)” vastgesteld op 8 januari 2015.