Controleverordening Berg en Dal 2021

De raad van de gemeente Berg en Dal;

gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

besluit vast te stellen:

Controleverordening Berg en Dal 2021

Artikel 1. Begrippen

• a. Accountant: de door de gemeenteraad benoemde accountantsorganisatie die is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de benoemde accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met het krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• Bij deze controle neemt de accountant de nadere regels met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht.

• c. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheerhandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

• d. Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie. Deze verantwoording maakt onderdeel uit van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De raad benoemt de accountant die de accountantscontrole uitvoert.

• 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen voor de accountantscontrole zijn de volgende punten opgenomen:

  • a) de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b) de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbasis, goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties;

  • c) de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d) de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e) de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • f) de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht besteedt;

  • g) de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht besteedt.

• 4. Van lid 3, letters f en g kan de raad afwijken als hij dit in het programma van eisen opneemt. In het programma van eisen moet de raad opnemen dat er jaarlijks overleg plaatsvindt voorafgaand aan de accountantscontrole. De raad kan dan aangeven waar de accountant extra aandacht aan moet besteden.

• 5. In geval van (Europese) aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

• 6. Het college is bevoegd het contract met de accountant te verlengen als in het raadsbesluit een optie tot verlenging is opgenomen.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening volgens de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en geeft deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het college zendt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk voor 1 juli volgend op het verantwoordingsjaar aan de raad.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, meldt het college direct aan de raad en de accountant.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop hij de accountantscontrole inricht. De accountant bepaalt ook de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Om te zorgen voor een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie van de raad, de portefeuillehouder financiën, het hoofd van de financiële afdeling en de (concern)controller.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 2. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerde toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid en volledigheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college zorgt er voor dat de uitvoering van het beleid van de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries verloopt. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.). Hierbij houdt het college rekening met de gestelde controle-eisen. Indien een accountant een deel van deze verantwoordingen moet uitvoeren, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, als dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2. Volgens de wet moet de accountant een verslag van bevindingen opstellen. In aanvulling daarop brengt de accountant ook een verslag voor de ambtelijke organisatie uit van de bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

• 3. De accountant legt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het college voor. Het college kan dan op deze stukken reageren voordat de accountant het naar de raad stuurt.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie van de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding en intrekking

Deze verordening treedt in werking na bekendmaking vanaf 1 januari 2021 onder gelijktijdige intrekking van de Controleverordening Groesbeek 2015, met dien verstande dat de verordening voor de eerste keer van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2021.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 14 mei 2020.

De griffier,

J.A.M. van Workum

De voorzitter,

mr. M. Slinkman

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Lid 1 en 2

Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. In het eerste lid staat dat de raad de accountant benoemt. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening.

Lid 3

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangbasis en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.

In dit lid staan de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. De raad moet dit voor de aanbesteding van de accountantscontrole bepalen en in het programma van eisen opnemen. Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.

Lid 4

Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen. De raad kan dan rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.

Lid 5

Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat de gemeente de accountantscontrole Europees moet aanbesteden. Dit hangt natuurlijk ook af van de afspraken over de contractduur. Bij een langere contractduur is de prijs van het contract hoger. Bij Europese aanbesteding zijn de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen.

Lid 6

In dit lid staat dat het college de bevoegdheid heeft om het contract met de accountant te verlengen. In het raadsbesluit moet de optie tot verlenging zijn opgenomen. Het college beargumenteert dit.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag en van de eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Lid 2

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het college draagt zorg deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Lid 3

Dit lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant. In deze verklaring verklaart het college geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd.

Lid 4

Hierin staat de uiterlijke datum waarop het college de gecontroleerde jaarrekening aan raad moet overhandigen. Het college moet de jaarrekening namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet) zenden. Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.

Lid 5

In dit lid staat dat het college (nieuwe) informatie moet delen. Het gaat dan om de periode na de afgifte van de accountantsverklaring maar voor de vaststelling door de raad. Deze informatie moet het college delen met zowel de raad als de accountant. Dit voorkomt verrassingen tijdens de raadsbehandeling.

Artikel 4. Uitvoering controle

Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college over de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moeten de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente en de accountant ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg voeren. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

Volgens het vorige artikel is de accountant leidend voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit artikel kent de bevoegdheid aan de accountant toe om onbelemmerd onderzoek te doen. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de plicht op om ervoor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Lid 1

In dit lid staat dat het college voor advieswerkzaamheden de accountant kan inschakelen op het gebied van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Indien het college dit voornemen heeft, moet het de raad hier vooraf over informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.

Lid 2 en 3

In het algemeen schakelt het college voor de accountantswerkzaamheden de door de raad benoemde accountant in. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de gemeente is. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs niet te voorkomen. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountant van de andere gemeente de accountantscontrole hiervan uitvoert. De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.

Artikel 7. Rapportering

Lid 1

Dit lid regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Het college kan hierdoor (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel treffen.

Lid 2

Dit lid regelt, dat de ambtelijke organisatie een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. Deze rapportage met kleine afwijkingen en tekortkomingen is voor van de ambtelijke organisatie. Deze kleine afwijkingen en tekortkomingen leiden niet tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en zijn niet van bestuurlijk belang. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie. Deze zijn in onderling overleg met de ambtelijke organisatie van de gemeente eenvoudig op te lossen. De ambtelijke organisatie kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Lid 3

Dit lid gaat over de procedure van hoor en wederhoor. Voordat de accountant de accountantsverklaring of het verslag van bevindingen naar de raad verzendt, bespreekt de accountant met het college deze stukken. Dit geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.

Lid 4

Hierin is bepaald dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad of een delegatie daarvan mondeling toelicht.

Artikel 8. Inwerkingtreding en intrekking

De verordening is voor het eerst op verslagjaar 2021 van toepassing. De vorige verordening blijft nog van kracht op de jaarrekening van 2019.