Nadere regels beoordeling aanvraag evenementenvergunning najaarsfeesten met kermis Voorhout

Inleiding

Op grond van het Evenementenbeleid Teylingen 2012 mag er per gemeentekern maximaal 1 maal per jaar een kermis plaatsvinden. Dit maakt een evenementenvergunning voor een kermis een zogenaamde ‘schaarse vergunning’. Uit een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 2 november 2016 (ECLI:NL: RVS: 2016:2927) volgt dat bij een verdeling van zogenaamde schaarse vergunningen potentiële gegadigden gelijke kansen moeten krijgen om mee te dingen.

 

De burgemeester heeft ervoor gekozen om de evenementenvergunning voor de najaarsfeesten met kermis niet te verlenen door middel van loting of deze te verlenen aan degene die als eerste een aanvraag om vergunning indient. Dit vanwege het sociaal-maatschappelijk belang van dit evenement voor het dorp. De burgemeester vindt het belangrijk dat er in het geval van meerdere potentiële gegadigden voor de evenementenvergunning voor de najaarsfeesten, waarvan de kermis altijd een ondergeschikt onderdeel is, een keuze wordt gemaakt op basis van enkele criteria. Deze criteria worden vastgelegd in een zogenaamde vergelijkende toets, welke onderdeel uitmaakt van deze nadere regels.

 

Vanwege het sociaal-maatschappelijk belang van de najaarsfeesten met kermis voor het dorp, vindt de burgemeester het ook wenselijk dat de kermis altijd in combinatie met nevenactiviteiten (zoals muziekoptredens en allerlei andere activiteiten) voor jong en oud wordt georganiseerd.

 

In deze nadere regels wordt eerst de vergunningprocedure omschreven. Vervolgens wordt toegelicht welke informatie moet worden ingediend, hoe deze moet worden ingediend en tenslotte wordt toegelicht hoe aanvragen worden beoordeeld en afgehandeld.

 

Doel nadere regels

Het doel van deze nadere regels is het gericht vormgeven van het procedurele en inhoudelijke afwegingskader, zodat bij meerdere aanvragen er uiteindelijk gericht op kwaliteit kan worden beoordeeld. Het gaat daarbij om de kwaliteit van de organisatie en de kwaliteit van het totale evenement. Wat betreft de kwaliteit van de organisatie wordt er vooral gekeken naar de reputatie van de organisatie en hetgeen de organisatie regelt om verstoring van de openbare orde te voorkomen. Met de kwaliteit van het evenement wordt bedoeld dat de gemeente Teylingen het belangrijk vindt dat het evenement zo veel mogelijk en voor een zo groot mogelijke doelgroep iets te bieden heeft in de meest brede zin.

 

Beschrijving evenementenvergunning najaarsfeesten Voorhout algemeen

In het Evenementenbeleid Teylingen 2012 is geregeld dat een evenementenvergunning voor een kermis in Voorhout uitsluitend kan worden verleend als onderdeel van het organiseren van de najaarsfeesten in Voorhout. Ingevolge deze nadere regels wordt aan potentiële gegadigden door de burgemeester gedurende een door hem te bepalen periode gelegenheid gegeven mee te dingen naar die vergunning. Besluitvorming op de aanvragen zal plaatsvinden op basis van de criteria genoemd in deze nadere regels.

 

Bekendmaking

Wijze van bekendmaking

De procedure voor het verlenen van de evenementenvergunning start met het openstellen van de mogelijkheid voor belangstellenden om een vergunningaanvraag in te dienen. Dat gebeurt door middel van een bekendmaking. De burgemeester maakt het beschikbaar komen van de evenementenvergunning in ieder geval bekend op de gemeentelijke website, in de gemeenteberichten in een wekelijks verschijnend huis-aan-huisblad en in het digitale gemeenteblad van Teylingen op www.overheid.nl.

Aanvraagtijdvak

In diezelfde bekendmaking maakt de burgemeester de periode bekend gedurende welke belangstellenden een aanvraag kunnen indienen (het aanvraagtijdvak). Tenzij de burgemeester een afwijkende termijn stelt, is dit een periode van 4 weken. De aanvraagperiode gaat in op de dag na bekendmaking. Vergunningaanvragen die na dit aanvraagtijdvak binnenkomen worden niet in behandeling genomen.

Verdelingsprocedure

Na ontvangst van de aanvragen wordt beoordeeld of zij voldoen aan de indieningsvereisten. Aanvragen die hier niet aan voldoen worden niet in behandeling genomen, behoudens het hierna onder ‘ontvankelijkheid’ bepaalde. Indien er aan de indieningsvereisten is voldaan, vindt een inhoudelijke beoordeling plaats op basis van de in dit document genoemde beoordelingscriteria. De beoordelingscommissie (verder te noemen: de commissie) beoordeelt de vergunningaanvragen en adviseert de burgemeester op basis van deze beoordeling.

 

Indieningsvereisten

Wijze van indiening

Gedurende het aanvraagtijdvak kunnen vergunningaanvragen worden ingediend. Het digitale aanvraagformulier voor de evenementenvergunning moet digitaal worden ingevuld en verzonden. In plaats van een (schriftelijke) ondertekening, gebruiken wij het inlogsysteem van DigiD. Een aanvraag moet uiterlijk op de laatste dag van het aanvraagtijdvak vóór 16:00 uur in het bezit van de gemeente Teylingen zijn. Alleen aanvragen die tijdig zijn ontvangen, worden in behandeling genomen.

Indieningsvereisten

De formele indieningsvereisten voor de aanvraag zijn in artikel 4:2 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) benoemd. De bijlagen waar om wordt gevraagd in het digitale aanvraagformulier zijn de materiële indieningsvereisten. Hier vallen onder andere het document ‘Vergelijkende toets vergunningaanvraag najaarsfeesten met kermis’, het veiligheidsplan en de benodigde tekeningen en plattegronden onder.

Ontvankelijkheid

Aanvragen worden in eerste instantie beoordeeld op ontvankelijkheid. Daarbij wordt beoordeeld of de aanvragen voldoen aan de eisen gesteld in de Awb en hetgeen gevraagd wordt op het aanvraagformulier voor de evenementenvergunning.

 

De burgemeester kan de aanvrager een termijn van twee weken geven om de aanvraag aan te vullen indien:

  • de aanvrager niet heeft voldaan aan enig wettelijk voorschrift voor het in behandeling nemen van de aanvraag; of

  • de aanvraag geheel of gedeeltelijk is geweigerd op grond van artikel 2:15; of

  • de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking.

Als de aanvraag na deze twee weken niet compleet is, kan de burgemeester conform artikel 4:5 van de Awb besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen. Indien direct of bij de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag blijkt dat deze niet voor inwilliging vatbaar is, kan het voorkomen dat de burgemeester een inhoudelijke beslissing tot afwijzing van de aanvraag moet nemen.

 

Beoordeling

Indien de aanvraag ontvankelijk is, wordt overgegaan tot de inhoudelijke beoordeling.

Adviserende beoordelingscommissie en ondersteuning door deskundigen

De burgemeester stelt een interne commissie in die hem adviseert bij de beoordeling. Deze commissie bestaat uit een beleidsmedewerker Openbare Orde en Veiligheid, een medewerker Kwaliteit en Ontwikkeling, een medewerker APV Vergunningen en een Juridisch Adviseur.

 

Een aanbestedingsjurist kan worden gevraagd de commissie ten aanzien van de procedure te adviseren. Indien nodig worden ook andere deskundigen uitgenodigd om te adviseren over specifieke onderdelen. Deze adviseurs hebben geen rol bij het toekennen van punten.

 

De commissie adviseert de burgemeester. De burgemeester besluit over de vergunningverlening aan de hand van de beoordeling van de commissie.

 

Beoordelingscriteria

Algemeen

Alle ontvankelijke vergunningaanvragen die voldoen aan de indieningsvereisten worden inhoudelijk beoordeeld door de commissie. Op basis van deze beoordeling adviseert de commissie de burgemeester. Bij deze beoordeling zijn maximaal 100 punten te behalen. De commissie kijkt bij het uitbrengen van advies aan de burgemeester naar het aantal vergaarde punten en zal bij het uitbrengen van advies aan de burgemeester de voorkeur uitspreken voor de aanvraag die de meeste punten heeft verkregen.

 

Een belangrijke doelstelling van de najaarsfeesten in Voorhout is het versterken van de sociale cohesie binnen de dorpskern. In de beoordeling wordt nadrukkelijk gelet op de mate waarin deze doelstelling door de vergunningaanvrager wordt beoogd. Vergunningaanvragen die een evenwichtige bijdrage leveren aan de sociale cohesie binnen Voorhout en waarmee verschillende doelgroepen worden bediend, worden hoger gewaardeerd. Tevens wordt de inrichting van de locatie beoordeeld op de aspecten die toezien op de relatie met de omgeving. Dit met het oog op de bescherming en ondersteuning van het karakter van de wijk en de relatie met het tweede criterium (openbare orde en bijdrage leefbaarheid), waaronder bereikbaarheid, toegankelijkheid en de inpassing in de omgeving.

 

De commissie komt bij haar beoordeling in onderling overleg op basis van unanimiteit voor ieder beoordelingscriterium tot een van de navolgende scores:

Score

Omschrijving

100%

Uitmuntend: De aanvrager overtreft de verwachtingen van de gemeente en heeft het beoordelingscriterium Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden (SMART) uitgewerkt.

75%

Goed: De aanvrager voldoet aan het gevraagde en heeft het beoordelingscriterium SMART uitgewerkt.

50%

Matig: De aanvrager voldoet te nauwer nood aan alle gevraagde beoordelingscriteria en de uitwerking van het beoordelingscriterium is niet volledig SMART.

25%

Onvoldoende: De aanvrager voldoet aan een aantal van de gevraagde criteria, maar niet aan allemaal.

0%

Onacceptabel: De aanvrager voldoet aan geen enkele van de gevraagde beoordelingscriteria.

Het aantal behaalde punten per beoordelingscriterium wordt bepaald door vermenigvuldiging van de score met het maximaal aantal te behalen punten op dat criterium.

 

De aanvragen worden beoordeeld op de volgende (hieronder nader uitgewerkte) criteria:

Criterium

Maximale score

1. Conceptomschrijving najaarsfeesten Voorhout

50 punten

2. Openbare orde, veiligheid en leefbaarheid

30 punten

3. Ervaring

20 punten

Totaal:

100 punten

Aanvragen die met minder dan 56 punten worden beoordeeld, kunnen worden beschouwd als aanvragen met een onvoldoende niveau. De burgemeester kan deze aanvragen afwijzen.

Beoordelingscriteria

De inhoudelijke beoordeling van de aanvragen vindt plaats aan de hand van de bij deze nadere regels behorende ‘Vergelijkende toets vergunningaanvraag najaarsfeesten met kermis’. Deze is te vinden in het digitale aanvraagformulier.

Criterium 1 - Het concept

  • De wijze waarop de najaarsfeesten met kermis (hierna: evenement) een lokale functie vervullen.

  • De diversiteit van activiteiten die met dit evenement door de aanvrager worden aangeboden.

  • De combinatie met andere recreatieve functies, het betrekken van andere lokale verenigingen en partijen en de mate van toevoeging aan het recreatieve aanbod in de gemeente.

  • Het sociaal-maatschappelijk belang dat met het evenement wordt gediend.

  • Het doel dat de aanvrager wil bereiken met het organiseren van het evenement.

Criterium 2 – Openbare orde, veiligheid en leefbaarheid

  • De voorzieningen die de aanvrager treft om overlast door (en voor) bezoekers en voor omwonenden te voorkomen.

  • De mate waarin de aanvrager contact onderhoudt met bewoners in de omgeving van het evenement.

  • De maatregelen die de aanvrager neemt om de openbare orde en veiligheid op en rondom het evenemententerrein te bewaken.

Criterium 3 - Ervaring

  • Aan te tonen ervaring met het organiseren van de najaarsfeesten met kermis of soortgelijke evenementen.

  • Lokale kennis van de aanvrager is een pré.

Gelijkscorende aanvragen

Als meerdere aanvragen gelijk scoren en met het verlenen van deze evenementenvergunning het maximale aantal vergunningen zou worden overschreden, geeft het cijfer voor het concept (criterium 1) de doorslag. Indien dan nog steeds sprake is van meerdere aanvragen die gelijk scoren, geeft het cijfer van die aanvragen voor het plan van aanpak openbare orde, veiligheid en leefbaarheid (criterium 2) de doorslag. Indien dit nog steeds geen uitsluitsel geeft beslist het lot.

 

Vervolg beoordelingsprocedure

Alle aanvragers worden geïnformeerd over de voorlopige uitkomst van de beoordeling. De burgemeester stelt de aanvragers in de gelegenheid hun zienswijze naar voren te brengen over de voorlopige uitkomst van de beoordeling. Hiervoor geeft de burgemeester een termijn van twee weken. De eventuele reacties worden besproken in de commissie. Dit kan leiden tot een aanpassing van het advies aan de burgemeester. Op basis van het advies neemt de burgemeester een besluit.

 

Vergunningverlening en rechtsbescherming

De burgemeester besluit op basis van het advies van de beoordelingscommissie aan welke aanvrager de evenementenvergunning wordt verleend. Het is de beleidsvrijheid van de burgemeester om hetzij een nieuwe ronde van aanvragen open te stellen of dat niet te doen. De burgemeester neemt de bepalingen in de Awb in acht. Tegen het afwijzen van de aanvraag om evenementenvergunning staat bezwaar en beroep open voor de belanghebbende(n).

 

Bekendmaking

De burgemeester maakt het besluit tot het verlenen van de vergunning bekend op de gemeentelijke website, in de gemeenteberichten in een wekelijks verschijnend huis-aan-huisblad en in het digitale gemeenteblad op www.overheid.nl.

 

Inwerkingtreding en citeertitel

Deze nadere regels treden in werking op de eerste dag na bekendmaking en worden aangehaald als ‘Nadere regels beoordeling aanvraag evenementenvergunning najaarsfeesten met kermis Voorhout’.

 

Vastgesteld op 17 december 2019,

Mevr. C.G.J. Breuer

burgemeester van Teylingen

Naar boven