Besluit tot vervanging van archiefbescheiden

Vervangingsbesluit voor de vervanging van archiefbescheiden ontvangen en/of opgemaakt bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken en opgenomen/beheerd in het DMS Corsa.

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Reusel-De Mierden,

Gelet op:

• De regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van andere regels omtrent vervanging;

• Artikel 7 van de Archiefwet;

• Het positief advies inzake handboek vervanging van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven van 9 september 2020.

Besluit(en):

Artikel 1

• 1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden de op grond va de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

• 2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging; het Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Reusel-De Mierden 2020.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2021.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Reusel-De Mierden 2020.

Bezwaar

Bent u het niet eens met dit besluit? U kunt bezwaar maken tegen dit besluit door een bezwaarschrift in te dienen bij het college van burgemeester en wethouders. Als u uw bezwaarschrift binnen zes weken na de (verzend)datum van dit besluit indient, weet u zeker dat uw bezwaar behandeld wordt. Wilt u meer weten: belt u dan met een medewerker van het cluster Informatiebeheer, tel. 0497-650 650.

Toelichting

De gemeente Reusel-De Mierden neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding en de ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening. Werkprocessen worden zoveel mogelijk digitaal doorlopen en het gebruik van papier wordt in het kader van duurzaamheid meer en meer ontmoedigd.

In dit kader is een hybride situatie (analoge archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk, vanwege de dreigende risico’s op het gebied van vindbaarheid, samenhang en volledigheid, naast de dubbele beheerlasten die een dergelijke situatie met zich meebrengt. Vervanging sluit tevens aan bij het streven van de gemeente om toe te werken naar een volledig digitale dienstverlening en werkomgeving.

Dit besluit tot vervanging is van toepassing op de archiefbescheiden van de gemeente Reusel-De Mierden welke zijn ontvangen of opgemaakt in de dagelijkse werkprocessen en welke worden beheerd in het Document Management Systeem Corsa.

Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen niet na scanning worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Reusel-De Mierden 2020.

Reusel, 6 oktober 2020.

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Reusel-De Mierden,

De burgemeester,

Mw. A.J.M.H. van de Ven

De secretaris,

Mr. R.P.B.M. Brekelmans