Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Nieuwegein houdende regels omtent de controle op de financiële organisatie (Controleverordening Nieuwegein 2020)

De raad van de gemeente Nieuwegein;

 

gelezen het voorstel van de auditcommissie d.d. 14 februari 2020;

 

gelet op de artikelen 84 en 213 van de Gemeentewet,

 

besluit:

 

vast te stellen:

Controleverordening Nieuwegein 2020;

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • 1.

    accountant: een door de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

  • 2.

    accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

    • •

      het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • •

      het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

    • •

      het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels zoals bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;

    • •

      de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

  • 3.

    rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO).

  • 4.

    deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

  • 2.

    De auditcommissie bereidt in overleg met de raad het aanbestedingstraject van de accountantscontrole voor als bedoeld in artikel 4 van de verordening op de auditcommissie.

  • 3.

    In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Formulering controleopdracht

De auditcommissie legt periodiek, geldend voor de duur van het benoemingstermijn van de accountant, de controleopdracht ter besluitvorming aan de raad voor, voordat het te controleren rekeningsjaar is aangevangen. Hierbij wordt het bepaalde in de Verordening op de auditcommissie 2020 in acht genomen.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De voorwaarden en uitgangspunten voor de accountantscontrole liggen vast in het controleprotocol.

  • 2.

    De voorwaarden en uitgangspunten omvatten minimaal:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

    • f.

      de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

    • g.

      de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 5 Informatieverstrekking door college

  • 1.

    Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt de jaarrekening aan de accountant voor controle.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle aan het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Het college overlegt aan de raad de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór uiterlijk 15 juli volgend op het rekeningsjaar.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 6 Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 7. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

  • 2.

    Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

  • 3.

    Het college draagt zorg voor de informatieverstrekking aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 8 Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2.

    De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 3.

    De accountant en college bespreken voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken, het verslag van bevindingen en reactie college met de auditcommissie.

Artikel 9 Intrekking oude regeling

De Controleverordening 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Controleverordening Nieuwegein 2020.

 

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 februari 2020.

Jan Karens

griffier

Frans Backhuijs

voorzitter

Naar boven