Gemeenteblad van Vlieland

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
VlielandGemeenteblad 2020, 263293Verordeningen



Verodening op de auditcommissie gemeente Vlieland

 

Art. 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • 1.

    Auditcommissie: de door de raad ingestelde auditcommissie.

  • 2.

    Voorzitter: de door de commissie uit zijn midden benoemde voorzitter.

  • 3.

    Secretaris: de griffier wordt aangewezen als secretaris van de Auditcommissie.

  • 4.

    Lid: elk door de raad benoemd lid van de auditcommissie.

Art. 2 De auditcommissie

De auditcommissie is een commissie voor overleg ter voorbereiding op en advies aan de raad over de gemeentelijke planning en control cyclus. Tot de taken van de auditcommissie behoren:

  • 1.

    De onderzoeken van het college, de rekenkamercommissie en de accountant coördineren en afstemmen;

  • 2.

    Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant naar de raad over de opzet en de uitvoering van de accountantscontrole;

  • 3.

    Het adviseren van de raad over onderwerpen die naast de reguliere controle in het bijzonder zouden kunnen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole en andere aspecten van rechtmatigheid;

  • 4.

    Het adviseren van de raad over het controleprotocol, controleverordening en financiële verordening (college doet de voorstellen);

  • 5.

    Het toetsen of controles voldoen aan de opdracht door de raad;

  • 6.

    Het formuleren van een advies aan de wijze van behandeling van de (interim) rapportages van de accountant;

  • 7.

    Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • 8.

    Het voorbereiden van de selectie van de accountant voor afloop van het contract met de accountant;

  • 9.

    Het organiseren van expert-meeting over de relevante onderwerpen met betrekking tot de controletaak van de raad.

Art. 3 De voorzitter

  • 1.

    De Auditcommissie benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

De voorzitter is belast met:

  • 1.

    Het leiden van het werk en de vergaderingen van de auditcommissie. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht.

  • 2.

    Het aansturen van de secretaris van de auditcommissie.

  • 3.

    Het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming van de auditcommissie.

  • 4.

    Het woordvoerderschap van de auditcommissie.

  • 5.

    De voorzitter kan één of meer van zijn taken mandateren aan de secretaris en één van de leden.

Art. 4 De secretaris

  • 1.

    De griffier (of een door de griffier aangewezen medewerker) voert het secretariaat van de auditcommissie.

  • 2.

    Adviseert de auditcommissie over zaken die het werk van de commissie betreffen.

  • 3.

    Adviseert de auditcommissie over de verdere ontwikkeling in taken en werkwijze van de auditcommissie.

Art. 5 De leden

  • 1.

    De raad benoemt, aan het begin van elke raadsperiode voor de duur van die raadsperiode, drie raadsleden op voordracht van de fracties.

  • 2.

    De benoemde raadsleden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste één raadslid moet komen uit een niet in het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigde partij.

  • 3.

    Bij tussentijdse vervanging wordt een lid dat namens een fractie zitting heeft vervangen door een lid van dezelfde fractie of een nog niet vertegenwoordigde fractie.

Art. 6 Plaatsvervanging

  • 1.

    Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.

  • 2.

    Leden kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een fractiegenoot.

  • 3.

     

Art. 7 Wijze van vergaderen

  • 1.

    a. Frequentie

  • 2.

    De auditcommissie vergadert tenminste drie keer per jaar: o.a. in januari over de managementletter die de accountant in december aan het college stuurt, in mei/juni over de jaarrekening van het afgelopen jaar en in oktober over de begroting van het aankomende jaar.

  • 3.

    b. Oproep

  • 4.

    De secretaris van de auditcommissie zorgt dat alle leden uiterlijk 10 dagen voor een vergadering een oproep vergezeld van een agenda ontvangen.

  • 5.

    c. Agenda

  • 6.

    De secretaris stelt, in overleg met de voorzitter, de agenda voor elke vergadering op.

  • 7.

    d. Quorum

  • 8.

    Om besluiten te kunnen nemen dient tweederde van de auditcommissie aanwezig te zijn in de vergadering.

  • 9.

    e. Stemmen

  • 10.

    Besluiten worden zo mogelijk unaniem genomen, maar tenminste bij meerderheid van stemmen.

  • 11

    f. Presentielijst

  • 12

    De secretaris is verantwoordelijk voor het administreren van de aan- en afwezigheid van voorzitter en leden van de auditcommissie.

  • 13

    g. Openbaarheid

  • 14

    De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. Raadsleden mogen als toehoorder aanwezig zijn. Alle raadsleden krijgen het verslag van de vergaderingen van de auditcommissie.

Art. 8 Adviseurs

  • 1.

    De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs zoals de accountant, de portefeuillehouder Financiën, de ambtenaar belast met de Planning en Control cyclus en de gemeentesecretaris.

  • 2.

    De auditcommissie kan advies van derden inroepen.

Art. 9 Verslaglegging

  • 1.

    Van iedere bijeenkomst van de auditcommissie wordt een verslag op hoofdlijnen opgesteld.

  • 2.

    Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 3.

    Het verslag wordt ter kennisname naar de raad gestuurd.

 

 

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Vlieland in de raad van de gemeente Vlieland in zijn openbare vergadering van 5 oktober 2020

de griffier M. Brinksma - Brandenburg

de voorzitter C. Schokker - Strampel