Gemeenteblad van Beverwijk
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Beverwijk | Gemeenteblad 2020, 253866 | Overige besluiten van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Beverwijk | Gemeenteblad 2020, 253866 | Overige besluiten van algemene strekking |
Besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Beverwijk houdende regels omtrent het verlenen van mandaat en machtigingen (Mandaat- en machtigingsregeling gemeente Beverwijk 2020)
Burgemeester en wethouders van Beverwijk;
ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,
de mandaat- en machtigingsregeling een actualisatie vereist op zowel inhoudelijk als organisatorisch vlak;
de werkbaarheid en duidelijkheid van de gemandateerde bevoegdheden worden vergroot door gebruik te maken van een zogenaamde omgekeerde mandaatregeling, waarbij het handelingsbereik wordt vergroot door alleen te benoemen welke bevoegdheden niet zijn gemandateerd;
de budgetspelregels een redactionele actualisatie behoeven ten aanzien van de nieuwe organisatiestructuur en er op dit moment geen inhoudelijke wijzigingen worden doorgevoerd;
Gelet op artikel 160 lid 1, aanhef en onder a, c en d, Hoofdstuk XI van de Gemeentewet, afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht, met in het bijzonder artikel 10:3, en de bijzondere wet- en regelgeving waarbij het college dan wel de burgemeester bevoegdheden zijn toegekend,
burgemeester en wethouders voornoemd,
Mandaat- en machtigingsregeling gemeente Beverwijk 2020
Vastgesteld bij besluit van het college van burgemeester en wethouders en van de burgemeester, C-20-05493.
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Onderhavige regeling is niet van toepassing indien en voor zover het treasurystatuut en/of de budgetspelregels reeds in een mandaat voor bevoegdheden voorzien.
Artikel 3. Schakelbepaling volmachten en machtigingen
Waar in deze regeling mandaat staat, dient – tenzij nadrukkelijk anders is bepaald – daaronder tevens machtiging en volmacht te worden begrepen.
Artikel 6. Mandaat gemeentesecretaris
Aan de gemeentesecretaris wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college dan wel de burgemeester behorende bevoegdheden, met uitzondering van de in bijlage 1 genoemde bevoegdheden.
Artikel 9. Register ondermandaat
Gegeven ondermandaten worden op functieniveau, en eventueel op naam, opgenomen in een overzicht die als zodanig herkenbaar is als behorende bij deze regeling.
De (onder)mandaathouder is in ieder geval niet bevoegd om in (onder)mandaat te besluiten, indien:
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van onderhavige regeling worden alle op de Mandaatregeling gemeente Beverwijk 2013 gebaseerde en op andere wijze dan bij die regeling en het mandaatregister 2013 aan ambtenaren, en medewerkers in vergelijkbare functies, gegeven mandaten en ondermandaten ingetrokken;
Bijlage 1. Bevoegdheden berustend bij college / burgemeester
Bevoegdheden die ingevolge artikel 6 van de regeling niet voor mandaat aan de gemeentesecretaris in aanmerking komen en daarmee voorbehouden blijven aan het college van burgemeester en wethouders, dan wel de burgemeester, van gemeente Beverwijk.
A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden
Het nemen van besluiten op aanvragen om omgevingsvergunningen als bedoeld in artikel 2.1, eerste lid onder c, in combinatie met artikel 2.12, eerste lid, onder a en onderdeel 3, van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) [buitenplanse afwijkingen bestemmingsplan], wanneer het een weigering betreft of er zienswijzen zijn ingediend.
Het nemen van besluiten in afwijking van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid.
E. Overige privaatrechtelijke aangelegenheden
Bijlage 2. Bevoegdheden voorbehouden aan de gemeentesecretaris
Bevoegdheden die ingevolge artikel 7, lid 2 van de regeling niet voor ondermandaat aan de strategische managers in aanmerking komen en daarmee bij de gemeentesecretaris dienen te berusten.
A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden
Bijlage 3. Bevoegdheden voorbehouden aan de strategische managers
Bevoegdheden die ingevolge artikel 8, lid 6 van de regeling niet voor ondermandaat aan de teammanagers in aanmerking komen en daarmee bij de strategische managers blijven berusten.
A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden
Toelichting op de Mandaat- en machtigingsregeling gemeente Beverwijk 2020
In het algemene deel van deze toelichting wordt kort ingegaan op begrippen en uitgangspunten. In de artikelsgewijze toelichting wordt nader aandacht besteed aan de hantering van deze begrippen en de uitwerking van de uitgangspunten in de mandaatregeling en de bijlagen.
Mandaat, delegatie en attributie
Titel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) betreft mandaat, delegatie en attributie. Deze begrippen worden in het publiekrecht gehanteerd om duidelijk te maken op welke manier een bevoegdheid wordt verkregen.
Bij attributie gaat het om toekenning door een regeling van een nieuwe bestuursbevoegdheid. Bij delegatie en mandaat laat een bestuursorgaan een bevoegdheid door een ander uitoefenen. Bij delegatie wordt de bevoegdheid overgedragen en verliest het bestuursorgaan zeggenschap, de gedelegeerde besluit zelfstandig. Bij mandaat laat het bestuursorgaan zijn bevoegdheid door een ander uitoefenen (maar mag dat ook zelf nog doen) en blijft het bestuursorgaan verantwoordelijk voor die bevoegdheidsuitoefening.
Mandaat, volmacht en machtiging
Deze regeling gaat alleen over mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 1 van de regeling en artikel 10:1 Awb). Doorgaans worden bevoegdheden aan ambtenaren gemandateerd maar mandaat kan ook worden verleend aan personen of ambten, die geen deel uitmaken van de gemeentelijke organisatie (externen). De gemandateerde handelt namens de mandaatgever en de in mandaat genomen besluiten worden aan het bestuursorgaan toegerekend, bijvoorbeeld ook voor wat betreft bezwaar en beroep. Dat geldt ook voor ondermandaat, waarbij een gemandateerde een bevoegdheid ‘doormandateert’.
Mandaat is een vorm van formele vertegenwoordiging voor wat betreft het nemen van (publiekrechtelijke) besluiten. Daarnaast speelt feitelijke vertegenwoordiging een rol. Het kan nodig zijn dat bijvoorbeeld ambtenaren handelingen verrichten die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (machtiging). Daarom impliceert (onder)mandaatverlening op grond van deze regeling dat tevens machtiging wordt verleend en dat de regeling en de bijlagen op deze vertegenwoordigingsvorm van overeenkomstige toepassing is (artikel 3; zie ook de artikelsgewijze toelichting). Hierna wordt verder de term ‘mandaat’ gehanteerd, tenzij het meer in het bijzonder over machtiging gaat.
In artikel 60, boek 3 van het Burgerlijk Wetboek is volmacht gedefinieerd als de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten. In het privaatrecht volstaat de ondertekening of de mondelinge toezegging voor het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Een volmacht is hierop geënt. Echter, bij bestuursorganen wordt de bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ontleend aan het publiekrecht. In het bijzonder aan artikel 160, lid 1, aanhef en onder e, in samenhang met artikel 171 Gemeentewet (hierna: Gemw). In artikel 160, lid 1 aanhef en onder e Gemw staat dat het college bevoegd is tot het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen. Hiermee wordt gedoeld op een besluit als bedoeld in de Awb. Om dit elders in de organisatie te beleggen dient er derhalve een mandaat, als bedoeld in afdeling 10.1.1 Awb, afgegeven te worden. Op grond van artikel 171 Gemw is de burgemeester het bevoegde bestuursorgaan om de gemeente te vertegenwoordigen, dus ook bij privaatrechtelijke rechtshandelingen. Voor de vertegenwoordiging, bij privaatrechtelijke rechtshandelingen, dus de ondertekening dan wel de mondelinge toezegging, door een ander dan de burgemeester, dan dient de burgemeester een machtiging te geven.
Het mandaat voor het besluit tot aangaan van de privaatrechtelijke rechtshandeling tezamen met de vertegenwoordiging, staat gelijk aan de in het Burgerlijk Wetboek bedoelde volmacht.
De mandaatregeling bestaat uit een regelgevend kader, dat uit een aantal artikelen bestaat en uit drie bijlagen.
Bijlage 1 bevat de bevoegdheden die blijven voorbehouden aan het college en aan de burgemeester. Wat de hier opgenomen bevoegdheden van de burgemeester
aangaat, komen deze op grond van artikel 10:3 lid 1 Awb niet voor mandatering in
aanmerking, omdat de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening
Bijlage 2 bevat de bevoegdheden die voorbehouden blijven aan de gemeentesecretaris
en bijlage 3 de bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de strategische managers
Wat is niet in deze mandaatregeling opgenomen?
De mandaatregeling is niet van toepassing op personele aangelegenheden, daarvoor is
het volmachtbesluit personele aangelegenheden (INT-1952972 / C-19-05266) van
Deze regeling betreft ook niet:
Ad a: De mandaatregeling ziet uitsluitend op mandatering van bevoegdheden van het college en van de burgemeester. Voor zover er binnen de gemeentelijke organisatie verder nog bevoegdheden worden gemandateerd, moeten daarvoor aparte regelingen worden gemaakt en geraadpleegd.
Ad b: Bestaan er mandaatmogelijkheden op grond van een specifieke regeling, dan heeft een dergelijke regeling ‘voorrang’ boven deze meer algemene mandaatregeling.
De omgekeerde mandaatregeling: algemene systematiek
Doorgaans bevat een mandaatregeling een (zeer uitgebreide) opsomming van bevoegdheden, wettelijke grondslagen en personen/ambten aan wie bevoegdheden zijn gemandateerd. Voordeel daarvan is met name, dat precies kan worden opgezocht wie waartoe bevoegd is. Nadelig zijn vaak de lengte en onoverzichtelijkheid van een dergelijke mandaatregeling, naast het gegeven dat deze als gevolg van wijzigingen in de regelgeving snel ‘veroudert’ en daarmee een nogal arbeidsintensieve onderhoudsdiscipline vergt. Daarnaast is juist de vergaande concreetheid de reden dat niet alle bevoegdheden zijn
opgenomen, die voor een efficiënte en effectieve behandeling voor mandatering in
aanmerking komen. Door de bevoegdheden te concreet te beschrijven zorgt een kleine
afwijking er reeds voor dat er geen sprake is van een gegeven mandaat.
In deze mandaatregeling is voor wat betreft de bevoegdheden van het college en van de burgemeester gekozen voor een beknoptere en minder onderhoudsgevoelige systematiek, die bovendien beter aansluit op het principe van integraal management. Er is sprake van een zogenaamd omgekeerde mandaatregeling. Dit houdt in dat in de mandaatregeling alleen die bevoegdheden concreet benoemd worden die niet zijn gemandateerd. Hierbij ligt de nadruk op slagvaardigheid van de gemeentelijke organisatie, met als uitgangspunt dat bevoegdheden in beginsel op een zo laag mogelijk niveau worden uitgeoefend. Hiermee wordt bereikt dat de meeste bevoegdheden zijn gemandateerd, want alles wat niet is opgesomd in de bijlagen is dus gemandateerd.
Het college en de burgemeester beschikken over een reeks van bevoegdheden. Sommige daarvan kunnen niet in mandaat of ondermandaat worden gegeven. Een aanzienlijk deel van de bevoegdheden van het college en de burgemeester gaat via deze regeling direct in mandaat naar de gemeentesecretaris (artikel 6). Alleen deze ambtelijke functie krijgt bij deze regeling dus mandaat. Aangezien een organisatie niet efficiënt kan functioneren wanneer de gemeentesecretaris alle besluiten moet nemen en formele en feitelijke handelingen moet uitvoeren is de gemeentesecretaris de bevoegdheid gegeven om ondermandaat te verlenen aan strategische managers, teammanagers en medewerkers en externen (artikel 7, lid 1 en artikel 8 lid 1). Daarnaast is het de gemeentesecretaris toegestaan om de strategische managers toe te staan ondermandaat te verlenen aan teammanagers en medewerkers en externen (artikel 8 lid 4). Op deze manier ontstaat er een organische, gelaagde werking van de mandaatregeling. Teammanagers krijgen zelf geen mogelijkheid om ondermandaat te verlenen.
Via de constructie van deze regeling kunnen bevoegdheden zo laag mogelijk in de ambtelijke organisatie worden belegd. De gemeentesecretaris verleent immers algemeen mandaat aan de strategische managers en ook de teammanagers krijgen een algemeen mandaat. Hiermee zijn de bevoegdheden reeds laag in de organisatie belegd. Met betrekking tot het mandateren van bevoegdheden is er wel een beperking aanwezig. Deze beperking betreft de bij de regeling behorende bijlagen. Bijlage 1 bevat de bevoegdheden die blijven voorbehouden aan het college en aan de burgemeester. Wat de hier opgenomen bevoegdheden van de burgemeester aangaat, komen deze op grond van artikel 10:3 lid 1 Awb niet voor mandatering in aanmerking, omdat de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet. Bijlage 2 bevat de bevoegdheden die voorbehouden blijven aan de gemeentesecretaris. Wanneer de gemeentesecretaris een algemeen ondermandaat verstrekt aan strategische managers, dan maken de in bijlage 2 opgenomen bevoegdheden daar dus geen onderdeel van uit. Overigens geldt dit uiteraard ook voor de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlage 1, maar omdat de gemeentesecretaris deze bevoegdheden niet gemandateerd heeft gekregen, kan deze ze zodoende dus ook niet ondermandateren.
Bijlage 3 bevat de bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de strategische managers
(maar uiteraard mag ook de gemeentesecretaris deze uitoefenen). Wanneer de strategische managers (dan wel de gemeentesecretaris) een algemeen ondermandaat verstrekt aan de teammanagers, dan maken de in bijlage 3 opgenomen bevoegdheden daar dus geen onderdeel van uit. Hetzelfde is ook hier van toepassing, dit geldt ook voor de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlage 1 en 2, maar omdat de strategische manager deze bevoegdheden zelf ook niet gemandateerd heeft gekregen, kan deze ze zodoende dus ook niet kan ondermandateren.
Buiten de in de bijlagen uitgezonderde bevoegden is het aan de gemeentesecretaris verleende mandaat gelijk aan de ondermandaten van de strategische managers en teammanagers.
De strategische managers (maar ook de gemeentesecretaris) kunnen medewerkers en externen ondermandaat verlenen, hetzij alleen bij concrete bevoegdheid. Een algemeen ondermandaat is uitgesloten, want dit is functioneel alleen noodzakelijk voor managers. Hiermee wordt afgeweken van het basisprincipe van de regeling wat inhoudt dat er sprake is van een ‘omgekeerd mandaat’. Bij het omgekeerde mandaat-principe wordt alleen opgeschreven welke bevoegdheden niet worden gemandateerd. Nu ondermandaten aan medewerkers en externen per concrete bevoegdheid worden verleend moeten deze concrete bevoegdheden ook specifiek benoemd worden. Deze concrete bevoegdheden dienen te worden opgenomen in het mandaatregister (artikel 9). De ondermandaten mogen aan individuele personen worden verleend, maar dit kan ook aan een (verzamel)functie worden toebedeeld, zodat een ieder die een dergelijke functie uitoefent hetzelfde ondermandaat heeft.
Alle besluiten waarmee ondermandaat wordt verleend worden schriftelijk vastgelegd en opgenomen in het mandaatregister (artikel 9).
Wanneer is mandaat niet mogelijk?
Er gelden 2 belangrijke uitzonderingen op de ‘ruime’ mandateringssystematiek, te weten:
ingevolge de artikelen 6, 7 lid 1, en 8 lid 1, alsook artikel 7 lid 4, van de regeling c.q. de bijlagen 1, 2 en 3: hierin is opgesomd welke bevoegdheden niet door het bestuursorgaan aan de gemeentesecretaris worden gemandateerd, respectievelijk welke bevoegdheden niet door de gemeentesecretaris aan de strategische, teammanagers en medewerkers en externen worden ondergemandateerd
Waar moet een (onder)mandaatgever onder meer op letten?
Overleg in geval van twijfel: elke regeling bevat begrippen die voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Er kunnen zich situaties voordoen waarin onduidelijk is of een bevoegdheid gemandateerd is of voor ondermandaat in aanmerking komt. Wanneer verzet de aard van een bevoegdheid zich bijvoorbeeld tegen mandaatverlening? Wat is precies bedoeld met de uitzonderingen in de bijlagen 1, 2 en 3? Overleg is essentieel voor oplossing van dergelijk problemen. Raadpleeg voor interpretatie of uitleg ingeval van verlening van ondermandaat bijvoorbeeld de mandaatgever (bestuursorgaan) of de ‘hogere’ ondermandaatgever (gemeentesecretaris) en meer in het algemeen de juristen van Juridische Zaken.
Voor het geven van ondermandaten dan wel het stellen van instructies dient een door de gemeentesecretaris vastgesteld werkproces te worden gevolgd (Dit is het Werkproces ondermandaat en instructies (INT-20-56671)). Dit werkproces heeft ten doel om de wijze waarop ondermandaten en instructies worden gegeven te uniformeren en om het mandaatregister inzichtelijk en actueel te houden. Elke verlening, wijziging of (gehele of gedeeltelijke) intrekking van een (onder)mandaat wordt opgenomen in het mandaatregister overeenkomstig het werkproces. Instructies worden op schrift gesteld en in het betreffende besluit opgenomen. In artikel 10 zijn instructies genoemd en in artikel 11 zijn beperkingen gesteld, die door de gemandateerde in ieder geval in acht moeten worden genomen. Eventueel te geven (aanvullende) instructies mogen daarvan niet afwijken.
Waar moet een (onder)gemandateerde onder meer op letten?
Reikwijdte van de bevoegdheid: handelen buiten het (onder)mandaat betekent onbevoegd – en daarmee niet rechtsgeldig – handelen. Daarom moet altijd worden bezien welke grenzen er gelden. Overleg in geval van twijfel: elke regeling bevat begrippen die voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Er kunnen zich situaties voordoen waarin onduidelijk is of een bevoegdheid gemandateerd is. Wat is precies bedoeld met de uitzonderingen in de bijlagen 1, 2 en 3? Overleg is essentieel voor oplossing van dergelijk problemen. Raadpleeg voor interpretatie of uitleg ingeval van verlening van ondermandaat bijvoorbeeld de mandaatgever (bestuursorgaan) of de ‘hogere’ ondermandaatgever (gemeentesecretaris) en meer in het algemeen de juristen van Juridische Zaken.
Ondermandaat aan teammanagers: doordat er sprake is van een algemeen mandaat kunnen algemene bevoegdheden door meerdere teammanagers in ondermandaat worden uitgeoefend. Hiermee wordt geregeld dat teammanagers een algemeen ondermandaat kunnen krijgen, hetgeen ook wordt voorgestaan, omdat dit bij hun managersfunctie past (artikel 8, derde lid). Een beperking die hieraan is gesteld is dat het ondermandaat niet verder reikt dan de functietaken van de teammanager. Een teammanager facilitaire zaken heeft andere bijzondere functietaken dan een teammanager financiën. Het is niet de bedoeling dat een teammanager bij de primaire taakuitoefening bevoegdheden gaat gebruiken die bij de bijzondere functietaken horen van een andere teammanager. Uiteraard staat deze regel los van de vervangingsregeling die het college ten behoeve van een voorspoedige uitoefening van deze regeling heeft vastgesteld. Wanneer er sprake is van een afwijking van de normale bedrijfsvoering, zoals een vakantie, ziekte of andere afwezigheid van een teammanager, dan wordt deze vervangen door een andere teammanager conform de vervangingsregeling. De vervangende teammanager mag dan uiteraard wel gebruik maken van de bijzondere functietaken van de teammanager die hij of zij vervangt.
Instructies opvolgen: voor de uitoefening van bevoegdheden in (onder)mandaat gelden algemene instructies. Daarbij is in een aantal gevallen terugkoppeling in ieder geval vereist (artikel 10 en artikel 11). Daarnaast kunnen er aanvullende instructies gegeven zijn. Ingeval van twijfel of onduidelijkheid raadpleegt de gemandateerde altijd de mandaatgever. Van instructies mag niet worden afgeweken. In plaats daarvan kan aan de mandaatgever worden gevraagd om de instructies aan te passen.
Om in (onder)mandaat overeenkomsten aan te mogen gaan dient een door de gemeentesecretaris vastgesteld werkproces te worden gevolgd (dit is het Werkproces overeenkomsten (INT-20-57075)) (artikel 13). Dit werkproces is naast het stellen van een uniforme procesgang belangrijk voor het actueel houden van de contractenbank. Elke overeenkomst, wijziging of beëindiging van een overeenkomst wordt opgenomen in de contractenbank overeenkomstig het werkproces.
2. Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
Hier staan de omschrijvingen van de in de regeling gehanteerde begrippen die uitleg vergen.
Met dit artikel wordt de reikwijdte van de regeling beperkt door de werking en regeling van het treasurystatuut en de budgetspelregels. Bij gebruik van de mandaatregeling, of gebruik van een bevoegdheid gebaseerd op de mandaatregeling zullen dus ook deze twee regelingen moeten worden geraadpleegd, om te kunnen beoordelen of en tot hoever de gemandateerde bevoegdheid reikt. Hier moet dus rekening mee worden gehouden bij besluiten die de budgetten raken.
Artikel 3. Schakelbepaling volmachten en machtigingen
Om te voorkomen dat apart volmachten en machtigingen moeten worden gegeven voor gevallen waarin de mandaatregeling reeds voorziet, zorgt deze schakelbepaling ervoor dat waar deze regeling in mandaat voorziet, tevens wordt voorzien in volmacht en machtiging.
Eerste lid: Artikel 10:3, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht bevat een opsomming van bevoegdheden van bestuursorganen waar mandaat niet voor mag worden verleend. Met het opnemen van dit eerste lid van artikel 4 wordt ook bepaald dat deze bevoegdheden niet worden gemandateerd. Op 3 september 2020 noemt artikel 10:3, tweede lid, Awb de volgende bevoegdheden:
Tweede lid: bevat een algemene bepaling dat bij de uitoefening van het mandaat in ieder geval de instructies en beperkingen van artikelen 10 en 11 in acht moet nemen. Dit geldt dus ook voor - op basis van deze mandaatregeling gegeven – ondermandaat (zie artikel 5, tweede lid). Artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Naast de in artikel 10 en 11 van deze regeling genoemde instructies kan de mandaatgever nadere instructies geven betreffende de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, voor zover deze niet in strijd zijn met de in deze regeling opgenomen instructies dan wel met enig ander (wettelijk) voorschrift.
Eerste lid: Ondermandaat is het mandaat dat wordt gegeven door een gemandateerde. Een ondermandaat mag echter niet zomaar door een door het bestuursorgaan gemandateerde worden gegeven. Artikel 10:9, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt dat de mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend. Het kan worden toegestaan, dus het is geen vanzelfsprekendheid. Voor het geven van duidelijkheid hierover aan de gebruiker van de regeling is dit eerste lid opgenomen, wat regelt dat het verlenen van ondermandaat slechts mag wanneer dat de regeling dit toestaat.
Tweede lid: aangezien de regeling alleen voorziet in een direct algemeen mandaat (van het college en de burgemeester) aan de gemeentesecretaris (zie artikel 6), is het noodzakelijk om te regelen dat de regeling van overeenkomstige toepassing is op gegeven ondermandaat.
Artikel 6. Mandaat gemeentesecretaris
Deze mandaatregeling voorziet enkel in het verlenen van mandaat (van het college en de burgemeester) aan de gemeentesecretaris. Bij deze regeling behoort bijlage 1, waarin bevoegdheden zijn opgenomen die niet aan de gemeentesecretaris worden gemandateerd, maar voorbehouden blijven aan het college dan wel de burgemeester. Voordat de gemeentesecretaris een besluit in mandaat neemt, dient eerst bijlage 1 geraadpleegd te worden of de bevoegdheid wellicht alleen aan het bestuursorgaan zelf toebehoort. Wijziging van bijlage 1 kan alleen plaatsvinden bij daartoe strekkend besluit van het college en/of de burgemeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft.
Artikel 7. Ondermandaat strategische managers
Eerste lid: Het college en de burgemeester (mandaatgevers) staan de gemeentesecretaris (mandaathouder / gemandateerde) toe om ondermandaat te verlenen aan de strategische managers. Om ondermandaat te verlenen dient de gemeentesecretaris een daartoe strekkend besluit te nemen. Er is geen vergelijkbare regel opgenomen als voor teammanagers geldt overeenkomstig artikel 8, derde lid, van deze regeling. De strategische managers kunnen dan ook in beginsel elkaars specifiek toegewezen functietaken uitoefenen. Het verschil is dat er maar twee strategische managers zijn ten opzichte van twaalf teammanagers alsook dat strategisch managers wat meer op afstand van de inhoud staan en elkaar dan ook makkelijker kunnen vervangen.
De toestemming van de mandaatgever aan de gemeentesecretaris om ondermandaat te verlenen houdt tevens in de bevoegdheid om instructies aan het ondermandaat te verbinden. Artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt daartoe dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Naast de in artikel 10 en 11 van deze regeling genoemde instructies kan de mandaatgever nadere instructies geven betreffende de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, voor zover deze niet in strijd zijn met de in deze regeling opgenomen instructies dan wel met enig ander (wettelijk) voorschrift.
Tweede lid: Bij deze regeling behoort bijlage 2, waarin bevoegdheden zijn opgenomen die niet aan de strategische managers kunnen worden gemandateerd, maar voorbehouden blijven aan de gemeentesecretaris. Voordat een strategisch manager een besluit in mandaat neemt, dienen eerst bijlage 1 en bijlage 2 geraadpleegd te worden of de bevoegdheid wellicht alleen aan het bestuursorgaan zelf respectievelijk de gemeentesecretaris toebehoort.
Derde lid: Het college en de burgemeester hebben in beginsel bijlage 2 vastgesteld, maar geven de gemeentesecretaris de mogelijkheid om bijlage 2 te wijzigen, omdat dit bevoegdheden zijn die op die functie betrekking (kunnen) hebben. Wijziging van bijlage 2 vindt uiteraard plaats bij daartoe strekkend besluit. De bedoeling hiervan is om de gemeentesecretaris in staat te stellen om gedurende de looptijd van de regeling bevoegdheden aan de lijst toe te voegen (wat betekent dat deze bevoegdheden voorbehouden blijven aan de gemeentesecretaris). De primair bij vaststelling van de regeling opgenomen bevoegdheden (A1 t/m A5) zijn bij voorbaat opgenomen omdat het in beginsel niet wenselijk wordt geacht om deze lager te beleggen dan de gemeentesecretaris. Het is echter ook niet de bedoeling om ondermandatering hiervan uit te sluiten, anders dan wanneer dit op juridische gronden is uitgesloten. Er moet aldus op behoudende wijze met deze bevoegdheden worden omgegaan.
Vierde lid: Het is de gemeentesecretaris toegestaan om de strategische managers toe te staan om zelf ondermandaat te verlenen aan teammanagers, medewerkers en externen. Hier dient de gemeentesecretaris dan wel toe te besluiten. Voorbehoud daarbij is wel dat de bevoegdheden die in de bij de regeling behorende bijlage 3 zijn opgenomen blijven voorbehouden aan de strategische managers. Wanneer de strategische managers aan de teammanagers ondermandaat verlenen dan is dat ingevolge de regeling exclusief de in bijlage 3 opgenomen bevoegdheden. De door de strategische managers te ondermandateren concrete bevoegdheden aan medewerkers en externen mag niet bestaan uit de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlage 3. Overigens geldt dit uiteraard ook voor de bevoegdheden die zijn opgenomen in bijlage 1 en 2. Deze bijlagen zijn hier niet genoemd, omdat de strategische manager deze bevoegdheden zelf ook niet gemandateerd heeft gekregen en zodoende dus ook niet kan ondermandateren. Bij het verlenen van ondermandaat aan medewerkers en externen dient de strategisch manager zich er vooraf van te vergewissen dat de betreffende bevoegdheden niet zijn opgenomen in bijlagen 1, 2 en 3.
De toestemming van de gemeentesecretaris aan de strategische managers om ondermandaat te verlenen houdt tevens in de bevoegdheid voor de strategische managers om instructies aan ondermandaat te verbinden. Artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt daartoe dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Naast de in artikel 10 en 11 van deze regeling genoemde instructies kan de mandaatgever nadere instructies geven betreffende de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, voor zover deze niet in strijd zijn met de in deze regeling opgenomen instructies dan wel met enig ander (wettelijk) voorschrift.
Artikel 8 Ondermandaat teammanagers, medewerkers en externen
Eerste lid: Het college en de burgemeester (mandaatgevers) staan de gemeentesecretaris (mandaathouder / gemandateerde) toe om ondermandaat te verlenen aan teammanagers, medewerkers en externen, met uitzondering van de in bijlagen 2 en 3 opgenomen bevoegdheden. Om ondermandaat te verlenen dient de gemeentesecretaris een daartoe strekkend besluit te nemen. Bijlagen 2 en 3 zijn uitgesloten van ondermandatering omdat de hierin opgenomen bevoegdheden voorbehouden blijven aan respectievelijk de gemeentesecretaris en de strategisch managers. Een verwijzing naar bijlage 1 ontbreekt logischerwijs, omdat de gemeentesecretaris deze bevoegdheden zelf ook niet gemandateerd heeft gekregen en zodoende dus ook niet kan ondermandateren.
De toestemming van de mandaatgever aan de gemeentesecretaris om ondermandaat te verlenen houdt tevens in de bevoegdheid om instructies aan het ondermandaat te verbinden. Artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt daartoe dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Naast de in artikel 10 en 11 van deze regeling genoemde instructies kan de mandaatgever nadere instructies geven betreffende de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, voor zover deze niet in strijd zijn met de in deze regeling opgenomen instructies dan wel met enig ander (wettelijk) voorschrift.
De gemeentesecretaris heeft deze bevoegdheid gekregen, omdat deze functie de enige is die met deze regeling direct gemandateerd wordt en aldus fungeert als algemene mandaathouder namens het college. In de praktijk is het de bedoeling dat de strategische managers verantwoordelijk zijn voor ondermandatering van genoemde functies. Daartoe dient ook artikel 7, vierde lid, van de regeling, waarbij de gemeentesecretaris de bevoegdheid heeft gekregen om de strategische managers toe te staan om zelf ondermandaat te verlenen aan teammanagers, medewerkers en externen. Voor de soepele inwerkingtreding van deze nieuwe regeling is het wenselijk geweest deze eenmalig centraal vast te laten stellen door de gemeentesecretaris.
Tweede lid: Het college en de burgemeester hebben in beginsel bijlage 3 vastgesteld, maar geven de gemeentesecretaris de mogelijkheid om bijlage 3 te wijzigen. Wijziging van bijlage 3 vindt uiteraard plaats bij daartoe strekkend besluit. De bedoeling hiervan is om de gemeentesecretaris in staat te stellen om gedurende de looptijd van de regeling bevoegdheden aan de lijst toe te voegen (wat betekent dat deze bevoegdheden voorbehouden blijven aan de strategische manager). De primair bij vaststelling van de regeling opgenomen bevoegdheden (A1 t/m A4) zijn bij voorbaat opgenomen omdat het in beginsel niet wenselijk wordt geacht om deze lager te beleggen dan de strategische managers. Het is echter ook niet de bedoeling om ondermandatering hiervan uit te sluiten, anders dan wanneer dit op juridische gronden is uitgesloten. Er moet aldus op behoudende wijze met deze bevoegdheden worden omgegaan.
Derde lid: Hiermee wordt geregeld dat teammanagers een algemeen ondermandaat kunnen krijgen, hetgeen ook wordt voorgestaan, omdat dit bij hun managersfunctie past. Een beperking die hieraan is gesteld is dat het ondermandaat niet verder reikt dan de functietaken van de teammanager. Een teammanager facilitaire zaken heeft andere bijzondere functietaken dan een teammanager financiën. Het is niet de bedoeling dat een teammanager bij de primaire taakuitoefening bevoegdheden gaat gebruiken die bij de bijzondere functietaken horen van een andere teammanager. Dit klinkt logisch en zal in de praktijk ook in principe niet voorkomen, maar deze regel laat hierover geen enkel misverstand bestaan. Uiteraard staat deze regel los van de vervangingsregeling die het college ten behoeve van een voorspoedige uitoefening van deze regeling heeft vastgesteld. Wanneer er sprake is van een afwijking van de normale bedrijfsvoering, zoals een vakantie, ziekte of andere afwezigheid van een teammanager, dan wordt deze vervangen door een andere teammanager conform de vervangingsregeling. De vervangende teammanager mag dan uiteraard wel gebruik maken van de bijzondere functietaken van de teammanager die hij of zij vervangt.
Vierde lid: Voor wat betreft medewerkers en externen is er de beperking dat alleen ondermandaat per concrete, specifieke bevoegdheid kan worden verleend. Een algemeen ondermandaat is uitgesloten, want dit is functioneel alleen noodzakelijk voor managers. Hiermee wordt afgeweken van het basisprincipe van de regeling wat inhoudt dat er sprake is van een ‘omgekeerd mandaat’. Bij het omgekeerde mandaat-principe wordt alleen opgeschreven welke bevoegdheden niet worden gemandateerd. Nu ondermandaten aan medewerkers en externen per concrete bevoegdheid worden verleend moeten deze concrete bevoegdheden ook specifiek benoemd worden. Deze concrete bevoegdheden dienen te worden opgenomen in het mandaatregister (zie artikel 9). De ondermandaten mogen aan individuele personen worden verleend, maar dit kan ook aan een (verzamel)functie worden toebedeeld, zodat een ieder die een dergelijke functie uitoefent hetzelfde ondermandaat heeft.
Vijfde lid: Omdat bij externen in principe minder zicht is op en inzicht is in de kennis en kunde is de voorwaarde opgenomen dat even extra goed gekeken wordt naar de geschiktheid van de persoon of personen voor de uitoefening van de te ondermanteren bevoegdheid.
Zesde lid: Bij deze regeling behoort bijlage 3, waarin bevoegdheden zijn opgenomen die niet aan de teammanagers, medewerkers en externen kunnen worden gemandateerd, maar voorbehouden blijven aan de strategisch managers. Voordat een teammanager een besluit in mandaat neemt, dienen eerst bijlage 1, bijlage 2 en bijlage 3 geraadpleegd te worden of de bevoegdheid wellicht alleen aan respectievelijk het bestuursorgaan zelf, de gemeentesecretaris of de strategisch manager toebehoort. Medewerkers en externen mogen sowieso alleen de bevoegdheden uitoefenen die hen concreet is verleend, dus die hoeven in principe niet naar de bijlagen te kijken. Zie ook de uitleg onder artikel 7, vierde lid.
Artikel 9. Register ondermandaat
Er wordt een register bijgehouden van alle ondermandaten die zijn verleend, zodat deze te allen tijde actueel is.
Algemeen: zie ook artikel 4, tweede lid, van de regeling en de uitleg in deze toelichting behorende bij dit artikellid. De mandaathouder en de ondermandaathouders moeten deze instructies raadplegen en in acht nemen voordat een besluit in mandaat wordt genomen en zo nodig afzien van het zelf in mandaat nemen van een besluit.
Artikel 10:6, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht regelt dat de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Naast de in artikel 10 en 11 van deze regeling genoemde instructies kan de mandaatgever nadere instructies geven betreffende de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, voor zover deze niet in strijd zijn met enig artikel van deze regeling dan wel wettelijk voorschrift.
Eerste lid: De instructies die hier zijn opgenomen regelen wanneer er vooraf met de verantwoordelijke portefeuillehouder overleg moet worden gevoerd, zodat deze kan bepalen of het al dan niet alsnog aan het college ter besluitvorming moet worden voorgelegd, dan wel de burgemeester zelf het besluit neemt.
Tweede lid: Overeenkomsten mogen alleen worden aangegaan nadat de budgethouder hiermee heeft ingestemd, omdat het voor kan komen dat de ondergemandateerde en de budgethouder niet dezelfde persoon zijn.
Derde lid: Op gelijke wijze als gebeurt in het collegeproces (het proces waar collegevoorstellen gereed worden gemaakt om ter besluitvorming aan het college voor te leggen) moet er consultatie plaatsvinden met de desbetreffende noodzakelijke ambtelijke adviseurs, in het kader van de noodzakelijke kwaliteitszorg.
De beperkingen betreffen omstandigheden waarbij geen gebruik mag worden gemaakt van het gegeven (onder)mandaat en de mandaatgever (college of burgemeester) aldus zal moeten besluiten. Zie ook artikel 4, tweede lid, van de regeling en de uitleg in deze toelichting behorende bij dit artikellid. De mandaathouder en de ondermandaathouders moeten deze beperkingen raadplegen en in acht nemen voordat een besluit in mandaat wordt genomen en indien van toepassing afzien van het zelf nemen van een besluit.
Artikel 12. Reikwijdte ondermandaat
Eerste lid: Uiteraard moet het mandaat niet alleen inhouden de bevoegdheid om besluiten te nemen, maar ook het verrichten van alle handelingen (voorbereiding en uitvoering) die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren.
Tweede lid: De bij (onder)mandaat gegeven bevoegdheid om besluiten te mogen nemen houdt tevens in dat de mandaathouder een besluit dat hij of zij zelf genomen heeft mag intrekken en wijzigen, tenzij wettelijk anders is bepaald. Uiteraard kan een door de mandaatgever genomen besluit niet door de mandaathouder worden ingetrokken of gewijzigd. Andersom kan de mandaatgever wel een door mandaathouder genomen besluit intrekken of wijzigen, want ingevolge artikel 10:7 van de Algemene wet bestuursrecht kan de mandaatgever de gemandateerde bevoegdheid ook altijd zelf uitoefenen.
Eerste lid: Voor het geven van ondermandaten dan wel het stellen van instructies dient een door de gemeentesecretaris vastgesteld werkproces te worden gevolgd (Dit is het Werkproces ondermandaat en instructies (INT-20-56671)). Dit werkproces heeft ten doel om de wijze waarop ondermandaten en instructies worden gegeven te uniformeren en om het mandaatregister inzichtelijk en actueel te houden. Elke verlening, wijziging of (gehele of gedeeltelijke) intrekking van een (onder)mandaat wordt opgenomen in het mandaatregister overeenkomstig het werkproces. Instructies worden op schrift gesteld en in het betreffende besluit opgenomen. In artikel 10 zijn instructies genoemd en in artikel 11 zijn beperkingen gesteld, die door de gemandateerde in ieder geval in acht moeten worden genomen. Eventueel te geven (aanvullende) instructies mogen daarvan niet afwijken.
Tweede lid: Om in (onder)mandaat overeenkomsten aan te mogen gaan dient een door de gemeentesecretaris vastgesteld werkproces te worden gevolgd (dit is het Werkproces overeenkomsten (INT-20-57075)). Dit werkproces is naast het stellen van een uniforme procesgang belangrijk voor het actueel houden van de contractenbank. Elke overeenkomst, wijziging of beëindiging van een overeenkomst wordt opgenomen in de contractenbank overeenkomstig het werkproces.
Eerste lid: Het (onder)mandaat houdt naast de bevoegdheid tot het nemen van het besluit eveneens in het ondertekenen van het besluit. De aanvulling ‘tenzij anders is bepaald’ houdt in dat hier vanaf geweken kan worden wanneer dit wenselijk is. Uiteraard zal dit inhouden dat een hogere functionaris dan wel het bestuursorgaan zelf de ondertekening voor zijn rekening neemt.
Tweede lid: bevat de wijze waarop een krachtens (onder)mandaat genomen besluit moet worden ondertekend. Een besluit wordt aldus ondertekend met ‘hoogachtend’ .
Derde lid: Omdat het gebruik van ‘hoogachtend’ niet in elke omstandigheid de logische of juiste afsluiting zal zijn, is er de mogelijkheid om gebruik te maken van ‘met vriendelijke groet’. Er moet in dat geval geen sprake zijn van een besluit, dan wel direct aan een besluit gelieerde correspondentie. Met ‘direct’ wordt hier bedoeld, dat de correspondentie in formele zin noodzakelijk en onontbeerlijk is in het proces om te komen tot een besluit en tot uitvoering van een besluit. Denk hierbij aan een voornemen tot het opleggen van een bestuurlijke sanctie.
Dit artikel regelt de inwerkingtreding (lid 1), intrekking van de vigerende mandaatregeling en bijbehorende en aanvullende besluiten (lid 2 en 3) en de citeertitel van deze regeling (lid 4).
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-253866.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.