Stappenplan integriteitsmeldingen politieke ambtsdragers 2020 gemeente Hilversum

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hilversum,

Gelezen het voorstel van het presidium d.d. 24 maart 2020;

Gehoord het advies van de commissie Economie en Bestuur d.d. 20 augustus 2020:

besluit:

1. de procesevaluatie d.d. 20 maart 2020 en het aanvullend advies d.d. 8 april 2020 van Necker van Naem voor kennisgeving aan te nemen;

2. het Stappenplan integriteitsmeldingen 2020 vast te stellen onder intrekking van het Stappenplan integriteitsmeldingen 2018.

3. het college te verzoeken binnen de ambtelijke organisatie en integriteitscoördinator aan te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 september 2020,

de griffier

de burgemeester,

P.M.H. van Ruitenbeek P.I. Broertjes

Stappenplan integriteitsmeldingen politieke ambtsdragers 2020 gemeente Hilversum

Algemeen

1. Onder politiek ambtsdragers wordt verstaan: de burgemeester, de leden van het college, de raadsleden en commissieleden, niet zijnde raadslid.

2. Onder integriteitscoördinator wordt verstaan: De hiervoor aangewezen functionaris die binnen de gemeente Hilversum ambtelijke ondersteuning biedt rondom het thema integriteit.

3. In gevallen waarin dit stappenplan niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt op initiatief van de burgemeester bespreking plaats in het presidium.

4. Het stappenplan is openbaar en door derden te raadplegen.

5. De burgemeester, de leden van het college, de raadsleden en de commissieleden ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van dit stappenplan.

6. Uitgangspunt bij het gebruik van dit stappenplan zijn de door de raad bij besluit van 16 september 2015 vastgestelde ‘Gedragscode Integriteit volksvertegenwoordigers in de gemeente Hilversum’ en ‘Gedragscode integriteit college van burgemeester en wethouders in de gemeente Hilversum’.

Melding

1. Meldingen van vermeende integriteitsschendingen worden schriftelijk gedaan bij de burgemeester, die deze in behandeling neemt, tenzij er sprake is van een melder die zijn identiteit niet bekend maakt.

2. Vanaf het moment dat de melding is gedaan tot en met het doorlopen van de benodigde stappen uit het Stappenplan, wordt ambtelijke ondersteuning geboden door de integriteitscoördinator aan de burgemeester.

3. De identiteit van de melder wordt niet bekend gemaakt bij degene die de melding betreft of anderen anders dan de personen die de eerste screening uitvoeren, zonder daaraan vooraf schriftelijk akkoord te hebben gevraagd aan- en verkregen van de melder.

4. Van de melder wordt verwacht dat hij zijn melding schriftelijk indient.

5. Hij ontvangt daarop binnen vijf werkdagen een formele, schriftelijke ontvangstbevestiging waarin de melder ook wordt gevraagd niet de publiciteit te zoeken m.b.t. de melding om de persoonlijk levenssfeer van de betrokken bestuurder te beschermen in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek.

6. Meldingen over de burgemeester worden via de griffie schriftelijk gedaan bij het presidium. Het presidium wijst twee van zijn leden aan die in de plaats treedt van de burgemeester bij het zetten van de stappen volgens het stappenplan .

7. De burgemeester kan ook door eigen waarneming of door berichtgeving van buitenaf kennis nemen van een vermeende integriteitsschending. In die gevallen kan hij op eigen initiatief een melding opstellen, gebaseerd op zijn waarneming of op de berichtgeving van buitenaf. In de melding beschrijft de burgemeester wat de aanleiding is om een eerste screening uit te voeren.

Aangifte

1. Als er in enige fase van de behandeling van de melding een vermoeden is van een misdrijf kan de burgemeester, na overleg met het presidium, aangifte doen bij de politie. Overleg met het presidium hoeft niet plaats te vinden als de raad na behandeling van een onderzoeksrapport besluit dat aangifte wordt gedaan.

2. Vanaf dat moment wordt alle informatie voorgelegd aan de politie, eventueel na overleg met de officier van justitie.

Eerste screening

1. Op basis van de ontvangen melding doet de burgemeester zo spoedig mogelijk een eerste screening. Tijdens de eerste screening worden altijd de melder en de politiek ambtsdrager gehoord tegen wie de melding gericht is. Bij de uitnodiging aan de politiek ambtsdrager verstrekt de burgemeester in ieder geval een korte omschrijving van de aard van de melding. De melding zelf wordt niet vooraf verstrekt. Van de gesprekken in de eerste screening wordt vanuit het oogpunt van zorgvuldigheid en navolgbaarheid een verslag gemaakt. Dit verslag wordt voor een akkoord voorgelegd aan de gesproken personen. De gespreksverslagen worden opgenomen in het onderzoeksdossier.

2. Als de burgemeester na de eerste screening concludeert dat geen feitenonderzoek nodig is, stelt hij een screeningsverslag op en doet melding van zijn conclusies aan degene die de melding heeft gedaan en aan de betrokken politieke ambtsdrager. Het screeningsverslag wordt aan beide partijen verstrekt. Aan de politiek ambtsdrager wordt tevens een kopie van de melding verstrekt, uitgezonderd de identiteit van de melder.

3. De melder en de betrokken politieke ambtsdrager kunnen binnen vier weken na ontvangst van het screeningsverslag, via de griffier, het presidium verzoeken te besluiten dat wel een feitenonderzoek noodzakelijk is. Het presidium besluit binnen vier weken na ontvangst van het verzoek over het verzoek en kan het besluit eenmaal met twee weken verdagen.

4. Als de burgemeester na de eerste screening concludeert dat een feitenonderzoek nodig is, stelt hij een screeningsverslag op, dat hij gezamenlijk met een concept onderzoeksopdracht voorlegt aan het presidium.

5. Het presidium vergadert binnen twee weken nadat het screeningsverslag en de concept onderzoeksopdracht zijn voorgelegd.

6. Het presidium treedt op als klankbord voor de burgemeester ten aanzien van de onderzoeksopdracht, tenzij het presidium op grond van het screeningsverslag tot het oordeel komt dat er geen integriteitsschending heeft plaatsgevonden en er dus geen feitenonderzoek nodig is. In dat geval vindt er geen feitenonderzoek plaats.

7. De betrokken politiek ambtsdrager wordt over het doen van de eerste screening en van de uitkomst daarvan zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Het screeningsverslag wordt alleen verstrekt aan de politiek ambtsdrager als de burgemeester van oordeel is dat er geen feitenonderzoek nodig is.

8. De melder wordt geïnformeerd door de burgemeester als wordt besloten geen feitenonderzoek in te stellen. In dat geval wordt ook het screeningsverslag overgelegd. Als de burgemeester tot het oordeel komt dat er een feitenonderzoek nodig is, dan wordt de melder geïnformeerd door de burgemeester nadat het presidium heeft vergaderd over de concept onderzoeksopdracht. Het verstrekken van het screeningsverslag blijft in dat geval achterwege omdat het onderzoek nog verder gaat. Als het presidium alsnog besluit dat geen feitenonderzoek nodig is, dan wordt de melder ook daarover geïnformeerd waarbij het screeningsverslag wordt verstrekt.

9. Bij het vermoeden van een opzettelijk valse beschuldiging onderneemt de burgemeester actie tegen de melder in de vorm van een feitenonderzoek. De persoon tegen wie opzettelijk valse beschuldigingen zijn gedaan, kan daarvan aangifte doen bij de politie.

Feitenonderzoek

1. De burgemeester geeft opdracht tot een feitenonderzoek aan een externe onderzoekscommissie.

2. Een externe onderzoekscommissie bestaat uit natuurlijke personen die op verzoek van de burgemeester gezamenlijk een commissie vormen of uit een onderzoeksteam vanuit een bedrijf. De leden van de commissie komen van buiten de gemeentelijke organisatie.

3. Alvorens de burgemeester de opdracht verstrekt vergewist hij zich ervan dat binnen de externe onderzoekscommissie de juiste kennis voor het doen van het feitenonderzoek aanwezig is.

Opdrachtverstrekking

De burgemeester komt een schriftelijke onderzoeksopdracht met de onderzoekscommissie overeen. In de opdracht staan in ieder geval vermeld de aanleiding, de onderzoeksopdracht en de verwachte duur en kosten van het onderzoek.

Kennisgeving aan betrokkene

1. Als de burgemeester tot het oordeel komt dat er een feitenonderzoek nodig is dan wordt de betrokken politiek ambtsdrager hierover door de burgemeester geïnformeerd, nadat het presidium heeft vergaderd over de concept onderzoeksopdracht.

2. In de brief is in ieder geval opgenomen:

a. een omschrijving van het handelen of nalaten dat aanleiding is tot het instellen van het onderzoek;

b. de melding dat betrokkene en getuigen kunnen worden gehoord;

c. de melding dat, als andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang kunnen zijn voor het bepalen van de omvang, aard en ernst van de integriteitsbreuk, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden.

Horen van betrokkenen en getuigen

1. De betrokken politiek ambtsdrager en getuigen kunnen worden gehoord.

2. Van de melder wordt verwacht desgevraagd zijn medewerking te verlenen aan het onderzoek.

3. De gesprekken worden gehouden door minimaal twee personen.

4. Er wordt een gespreksverslag opgemaakt en ondertekend door de onderzoekers en de getuigen/betrokkene.

5. De gehoorde krijgt de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag.

6. Als de gehoorde weigert te tekenen wordt daarvan melding gemaakt in het verslag. Als de gehoorde dat wil, wordt er een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gehoorde bij het verslag gedaan.

Communicatie

1. De burgemeester zorgt voor de interne en externe communicatie.

2. In beginsel wordt tijdens de eerste screening en het feitenonderzoek geen melding gedaan over de melding en het onderzoek, anders dan naar direct betrokkenen en eventueel het presidium. Het betreft lopende de eerste screening en het feitenonderzoek een interne kwestie.

3. Als de pers in een bepaalde kwestie op de hoogte gesteld zal (of moet) worden gedurende het doorlopen van het Stappenplan, zal de burgemeester de pers te woord staan. Geen van de overige betrokkenen spreekt met de pers gedurende het doorlopen van het Stappenplan.

4. Informatie die extern wordt gedeeld, is zuiver en consequent procesmatig.

Onderzoeksrapportage

1. Van het feitenonderzoek wordt een rapport opgesteld dat aan de burgemeester wordt aangeboden

2. De rapportage bevat in elk geval: de geanonimiseerde melding, de onderzoeksopdracht, het normenkader, een beschrijving van de uitgevoerde onderzoekshandelingen, de bevindingen, een toetsing van de bevindingen aan het normenkader en een conclusie waarin de vraag of er sprake is van een integriteitschending wordt beantwoord.

3. De burgemeester toetst of de conclusie van de rapportage redelijkerwijs kan worden gedragen door de inhoud van het onderzoek.

4. De burgemeester zendt de onderzoeksrapportage ter consultatie aan het presidium.

5. De rapportage wordt gelijktijdig aan de betrokken ambtsdrager aangeboden.

6. De burgemeester voegt aan de onderzoeksrapportage een brief toe waarin het proces dat heeft plaatsgevonden naar aanleiding van de integriteitsmelding wordt toegelicht.

7. De burgemeester biedt, na consultatie van het presidium, de onderzoeksrapportage aan de raad aan.

8. De gemeenteraad bespreekt de onderzoeksrapportage niet in een commissievergadering, maar rechtstreeks in de eerstvolgende raadsvergadering.

9. Wanneer de betrokken politiek ambtsdrager wethouder is, informeert de burgemeester ook het college over de onderzoeksrapportage.

10. De raad beoordeelt of het rapport aanleiding geeft om aangifte te doen of een motie in te dienen.

Toelichting stappenplan integriteitsmeldingen politiek ambtsdragers 2020

Inleidende opmerkingen

Als iemand een vermoeden heeft van een integriteitsschending door een ambtsdrager, dan kan als eerste worden overwogen om alternatieve middelen toe te passen. Er zou immers wellicht sprake kunnen zijn van een misverstand of onwetendheid. Alternatieve middelen zijn bijvoorbeeld het bespreken van het onderwerp met een vertrouwenspersoon of de betrokken ambtsdrager zelf. Mocht de gedraging zich daarvoor niet lenen, of als er om andere redenen niet voor wordt gekozen om het gesprek met de bestuurder aan te gaan, dan kan conform dit stappenplan een melding worden gedaan.

Als er een integriteitsmelding wordt gedaan dan heeft dat de nodige gevolgen. Ten eerste is van belang dat een dergelijke melding in de context van het openbaar bestuur al schadelijke gevolgen kan hebben voor de politiek ambtsdrager nog voordat vastgesteld is dat er daadwerkelijk een schending heeft plaatsgevonden. Om de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zo veel mogelijk te beschermen, en de kans op onnodige beschadiging daarvan te beperken, is het van belang de kring van ingelichte personen zo klein mogelijk te houden. Een tweede relevant gevolg is dat er een (vorm van) onderzoek moet gaan plaatsvinden waarbij de onderzoeker(s) er belang bij hebben om in relatieve stilte hun werk te kunnen doen om mogelijk verlies aan bewijs te voorkomen.

De opbouw van het stappenplan sluit hierbij aan. In eerste instantie is er een screening door de burgemeester die op grond van artikel 170 lid 2 Gemeentewet belast is met het bevorderen van de integriteit van de gemeente. De kring van betrokkenen is op dat moment heel klein. Pas na deze eerste screening komt, als naar het oordeel van de burgemeester verder onderzoek nodig is, of als de melder of politiek ambtsdragers niet tevreden is met de conclusie dat een feitenonderzoek niet nodig is, het presidium in beeld, een grotere kring van betrokkenen. Na het feitenonderzoek wordt de zaak besproken in de raadsvergadering, het moment waarop er maximale transparantie is en alle raadsleden betrokken zijn.

Bij integriteitsschendingen gaat het om het gedrag van bestuurders in relatie tot zijn werkzaamheden als bestuurder. Een precieze grens is niet te trekken. Daarbij is formeel van belang dat de leden van het college hun functie kunnen uitoefenen zolang zij het (politieke) vertrouwen van de raad genieten. Voor raadsleden geldt dat zij een kiezersmandaat hebben en alleen ontslag kunnen krijgen van de raad bij overtreding van artikel 15 Gemeentewet (de verboden handelingen ).

Toelichting per onderwerp in het stappenplan.

Algemeen

In dit artikel wordt afgebakend dat het stappenplan van toepassing is op politiek ambtsdragers. Het stappenplan is een nadere uitwerking van de gedragscodes die door de gemeenteraad zijn vastgesteld voor de raad, het college en de burgemeester. Er is een algemene regel opgenomen over situaties waarin het stappenplan niet voorziet, op dat moment vindt bespreking plaats in het presidium. Er wordt in dit artikel ook geregeld dat het stappenplan kenbaar wordt gemaakt bij degene die politiek ambtsdrager worden.

In dit artikel wordt de integriteitscoördinator geïntroduceerd. Deze functionaris biedt ambtelijke ondersteuning aan de burgemeester of (een vertegenwoordiging uit) het presidium. Deze ondersteuning is gericht op het faciliteren van en adviseren over het proces volgens het Stappenplan. Daarnaast heeft de integriteitscoördinator een inhoudelijk adviserende rol als het gaat om de beoordeling van de resultaten uit de stappen ‘aangifte’, ‘eerste screening’, ‘feitenonderzoek’, communicatie’ en ‘onderzoeksrapportage’.

Melding

In dit stappenplan wordt ervan uitgegaan dat de burgemeester bestuurlijk (eind)verantwoordelijk is voor het behandelen van de melding van integriteitsschendingen door politiek ambtsdragers, tenzij de burgemeester zelf onderwerp is van de integriteitsmelding. In dat geval ligt de eindverantwoordelijkheid bij het presidium. De burgemeester kan door een melding, door eigen waarneming of door berichtgeving van buiten de organisatie kennis nemen van een vermeende integriteitsschending.

De burgemeester kan door een melding, door eigen waarneming of door berichtgeving van buiten de organisatie kennis nemen van een vermeende integriteitsschending. Hij doet altijd een eerste screening van de melding, tenzij de schriftelijke ingediende melding anoniem wordt gedaan. De melder verzoekt door het indienen van de melding de gemeente om onderzoek te doen via de procedure zoals beschreven in dit stappenplan. Zoals eerder opgemerkt is in de eerste fase het van belang de kring van ingelichte personen klein te houden om onnodige beschadiging van de politiek ambtsdrager te voorkomen. De melder ontvangt binnen vijf werkdagen een formele, schriftelijke ontvangstbevestiging. De melder wordt in de ontvangstbevestiging gevraagd niet de publiciteit te zoeken m.b.t. de melding om de persoonlijk levenssfeer van de betrokken bestuurder te beschermen in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek. De belangen van de melder en die van de gemeente lopen hier parallel. Het zou immers niet consequent zijn om enerzijds een verzoek in te dienen om te komen tot waarheidsvinding via een zorgvuldige procedure en anderzijds de politiek ambtsdrager publiekelijk te beschadigen zonder dat die waarheidsvinding heeft plaatsgevonden en is afgerond. Van de betrokken ambtsdrager wordt eveneens verwacht dat hij de resultaten van het onderzoek afwacht.

In voorkomende geval zal de burgemeester verder dienen te beslissen of de bij hem bekend geworden informatie aanleiding is om:

- een feitenonderzoek te (laten) verrichten;

- aangifte te doen.

Is sprake van een melding, waarneming of berichtgeving over een vermeende integriteitsschending door de burgemeester, dan treden twee raadsleden uit het presidium in de plaats van de burgemeester bij alle te zetten stappen in het stappenplan. Is er twijfel over de onafhankelijke positie van de burgemeester – bij de burgemeester zelf of het presidium – dan treedt het presidium in de beoordeling van de vraag of het opdrachtgeverschap over moet worden gedragen aan het presidium.

In alle gevallen biedt de integriteitscoördinator ambtelijke ondersteuning aan de opdrachtgever, zijnde de burgemeester of (een vertegenwoordiging uit) het presidium.

Aangifte

In dit artikel wordt nadrukkelijk de mogelijkheid benoemd om als gemeente aangifte te doen bij de politie. Nadrukkelijk gaat het hierbij om een zogenaamde “kan-bepaling” waarbij er ruimte is voor de burgemeester om al dan niet tot het doen van aangifte over te gaan. Het doen van aangifte tijdens het onderzoek kan er toe leiden dat er twee onderzoeken tegelijk lopen.

Eerste screening

Feiten en omstandigheden zoals die bekend worden aan de burgemeester, zijn niet altijd zonder meer aanleiding een feitenonderzoek in te stellen. Het starten van een feitenonderzoek heeft grote gevolgen voor zowel de betrokkenen als de gemeentelijke organisatie. Daarom doet de burgemeester een eerste screening om het op dat moment voorhanden zijnde feitenmateriaal te analyseren. In deze fase wordt bezien of de melding bijvoorbeeld voldoende duidelijk is, of al eerder eenzelfde melding is gedaan

en of het feit waarvan melding wordt gedaan al dan niet valt onder de reikwijdte van de gedragscodes (of een privéaangelegenheid betreft). De melder en betrokkene worden in ieder geval gehoord, alvorens te concluderen of een feitenonderzoek wel of niet nodig is. De burgemeester bepaalt zelf de reikwijdte van de eerste screening.

Van de eerste screening wordt altijd een screeningsrapport opgesteld, dat in sommige gevallen heel kort van inhoud zal kunnen zijn (bijvoorbeeld als de melding een gedraging betreft die niet valt onder de gedragscodes en overige regelgeving). Als de burgemeester vindt dat geen feitenonderzoek nodig is, meldt hij dat op grond van lid 2 aan de melder en aan de betrokken politieke ambtsdrager. Deze zijn dan in de gelegenheid om een second opinion te vragen bij het presidium op grond van lid 3.

Wanneer de eerste screening hiertoe aanleiding geeft, kan in aansluiting hierop een feitenonderzoek worden ingesteld en/of aangifte worden gedaan.

In het stappenplan zijn een aantal termijnen opgenomen om te borgen dat het proces met voortvarendheid wordt doorlopen. In sommige gevallen zal dit tot gevolg hebben dat het presidium extra moet vergaderen. Met betrekking tot het verstrekken van het screeningsrapport is een uitgebreide regeling opgenomen. (lid 2, 7 en 8). Uitgangspunt is dat als het onderzoek afgerond is en er volgens de burgemeester geen vervolgonderzoek nodig is het screeningsverslag ter beschikking wordt gesteld. Als er naar het oordeel van de burgemeester wel een feitenonderzoek nodig is dan wordt het screeningsverslag niet ter beschikking gesteld omdat het verstrekken het feitenonderzoek zou kunnen belemmeren.

Het screeningsverslag kan aanleiding geven om een feitenonderzoek in te stellen. De basis is dat de burgemeester hiertoe besluit op basis van zijn bevindingen. De burgemeester zorgt dat er een concept onderzoeksopdracht wordt geformuleerd. Hierbij kan de burgemeester ervoor kiezen zelf een onderzoeksopdracht op te (laten) stellen of hij vraagt op basis van zijn screeningsverslag aan een externe commissie of een bureau om een offerte waarin de onderzoeksopdracht is vervat. De concept onderzoeksopdracht wordt voorgelegd aan het presidium om te klankborden. Het presidium krijgt dus op dat moment twee documenten tegelijk voorgelegd (onder oplegging van geheimhouding toegestuurd) op grond van lid 4. Het presidium vergadert binnen een termijn van twee weken op grond van lid 5.

In uitzonderlijke gevallen kan het presidium op grond van lid 6 alsnog besluiten dat geen feitenonderzoek nodig is omdat er naar het oordeel van het presidium geen integriteitsschending heeft plaatsgevonden. Dit zal bijvoorbeeld aan de orde zijn als het presidium van mening is dat de vragen die de burgemeester als basis voor het feitenonderzoek heeft geformuleerd in de onderzoeksopdracht naar het oordeel van het presidium reeds in voldoende mate worden beantwoord in het screeningsverslag. Het presidium zal van deze mogelijkheid alleen in heel bijzondere gevallen gebruik maken. De burgemeester is nadat hij het screeningsverslag heeft opgesteld en aangeboden aan het presidium met een concept onderzoeksopdracht niet meer in de gelegenheid om zijn “eerste screening” te vervolgen (uit te breiden) op verzoek van het presidium. De burgemeester is immers dan al tot de conclusie gekomen dat hij een feitenonderzoek noodzakelijk acht en daarmee is zijn rol als onderzoeker afgerond.

Als het vermoeden bestaat dat opzettelijk een valse beschuldiging heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld uit rancune), kan de persoon die het betreft daarvan aangifte doen (laster/smaad). De burgemeester kan hier ook een feitenonderzoek doen instellen op grond van lid 9.

Feitenonderzoek

In een feitenonderzoek wordt het waarheidsgehalte van signalen en/of vermoedens beoordeeld door na te gaan of deze op redelijke grond zijn gebaseerd. Concreet betekent dit dat een onderzoek wordt ingesteld naar de handelwijze van betrokkene. Betrokkenen en/of getuigen kunnen gehoord worden en eventueel andere onderzoeksmethoden kunnen worden aangewend om alle relevante feiten omtrent het vermoeden van de integriteitsschending in kaart te brengen. Er is een verschil in de onderzoeksmethoden die door de gemeente en door justitie kunnen worden gehanteerd. De gemeente heeft alleen bevoegdheden die voortvloeien uit de juridische verhouding tussen de gemeente en de betrokken politiek ambtsdrager. Justitie kan bij een redelijk vermoeden van schuld (o.a. op basis van een aangifte) meer bevoegdheden hanteren, afhankelijk van de ernst van de verdenking.

Externe onderzoekscommissie

Het laten verrichten van het onderzoek door een externe commissie of partij (zoals een forensisch accountant of een particulier recherchebureau) is een manier om voldoende onderzoekscapaciteit, kennis en expertise te verkrijgen. Wel moet rekening worden gehouden met de consequenties die de commerciële achtergrond van een externe partij met zich meebrengt. Procedures omtrent de wijze van onderzoek door een externe partij kunnen op sommige punten afwijken van relevante regelgeving binnen de overheid. Een forensisch accountant doet bijvoorbeeld geen onderzoek, wanneer de betrokkene niet mee wenst te werken.

Opdrachtverstrekking

Het besluit wie het onderzoek naar de integriteitsschending zal uitvoeren, is afhankelijk van de aard integriteitsschending, de benodigde onafhankelijkheid, de benodigde objectiviteit en aanwezige kennis en expertise. Afhankelijk van deze factoren kan het feitenonderzoek worden uitgevoerd door een externe commissie of een externe partij (bijvoorbeeld: een forensisch accountant of een particulier recherchebureau).

In de opdrachtverstrekking met een externe partij dient aandacht te worden besteed aan de lengte en intensiteit van het onderzoek. Gedurende het proces dient dit te worden gecontroleerd en zo nodig te worden bijgestuurd.

De burgemeester komt na overleg met het presidium schriftelijk een onderzoeksopdracht met de gekozen onderzoekers overeen. De opdrachtverstrekking bevat ten minste de volgende punten:

a. De aanleiding.

b. Een duidelijk omschreven opdracht.

De opdracht of de reikwijdte van het onderzoek kan wanneer noodzakelijk worden uitgebreid. Gedurende het onderzoek kan het voorkomen dat de integriteitsschending omvangrijker of complexer is dan vooraf kon worden ingeschat. In voorkomend geval zal steeds in overleg met de burgemeester moeten worden besloten over een eventuele uitbreiding van het onderzoek (bijvoorbeeld capaciteit, gebruikmaking bevoegdheden, meer mensen horen enz.). Een eventuele uitbreiding van het onderzoek wordt schriftelijk vastgelegd.

c. De vermoedelijke duur van het onderzoek.

De burgemeester dient op adequate wijze te reageren op een vermoeden van een integriteitsschending. Dit betekent, dat hij de verantwoordelijkheid heeft daadkrachtig een feitenonderzoek op te pakken. Zonder afbreuk te doen aan de zorgvuldigheid van het onderzoek dient het feitenonderzoek dan ook binnen afzienbare tijd te zijn afgerond.

d. De met het onderzoek gemoeide kosten (eventueel afgescheiden in een apart offertedeel).

Wanneer het onderzoek wordt verricht door een externe partij zijn er enkele aanvullende aandachtspunten. Vastgesteld zal moeten worden van welke bevoegdheden de externe partij gebruik kan maken. Deze bevoegdheden zullen afhankelijk zijn van de relatie die er bestaat tussen de gemeente en de betrokken ambtsdrager en van de externe partij die het onderzoek doet. Ook moet worden overeengekomen dat binnen de grenzen van dit stappenplan zal worden gewerkt. De meeste bureaus zullen zich in ieder geval moeten houden aan de privacygedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus van de Nederlandse veiligheidsbranche. Het is tevens verstandig vast te stellen hoe lang het onderzoek mag duren en hoeveel onderzoekscapaciteit passend is om in te zetten. De burgemeester zorgt er bij de opdrachtverlening voor dat er een kwalitatief goed onderzoek wordt gehouden tegen een voorafgaand afgesproken prijs. Meerwerk kan alleen na voorafgaand overleg en instemming van de burgemeester worden uitgevoerd.

Kennisgeving aan betrokkene

Voordat het feitenonderzoek kan worden gestart, zal de betrokken politiek ambtsdrager schriftelijk in kennis moeten worden gesteld van het feit dat er een feitenonderzoek naar zijn gedragingen wordt ingesteld. Daarnaast kan het wenselijk zijn dat deze mededeling hem tevens mondeling wordt gedaan. Dit kan op het moment dat de burgemeester de schriftelijke kennisgeving in persoon uitreikt.

De kennisgeving aan betrokkene dat een feitenonderzoek naar hem wordt ingesteld, bevat de volgende onderwerpen:

a. Een omschrijving van het handelen of nalaten dat aanleiding is tot het instellen van een onderzoek.

b. Een mededeling dat betrokkene en eventuele getuige(n) kunnen worden gehoord.

c. De mededeling dat wanneer andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang kunnen zijn voor de vaststelling van de omvang, aard en ernst van de integriteitsbreuk, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden.

Het onderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle belangen (de belangen van betrokkene, het belang van de melder(s), het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie en de belangen van getuigen) worden gewogen. Zorgvuldig onderzoek heeft dan betrekking op de vraag hoe belangen dienen te worden afgewogen. Er dient zodanig rekening te worden gehouden met de persoonlijke belangen van betrokkene dat zo min mogelijk inbreuk wordt gemaakt op zijn persoonlijke levenssfeer. Zorgvuldigheid heeft evenzeer betrekking op het feit dat achteraf verantwoording moet kunnen worden afgelegd over alle beslissingen en (onderzoeks)handelingen voorafgaand aan en gedurende het onderzoek. Teneinde dit mogelijk te maken, dienen de burgemeester en de onderzoekers hun beslissingen en handelingen behoorlijk te documenteren.

Sterk samenhangend met zorgvuldigheid is het uitgangspunt dat onderzoekers zich dienen te onthouden van onoorbare handelingen. Op verschillende plaatsen wordt dit punt in dit stappenplan nader uitgewerkt. Zo komt in de paragraaf over 'het horen van betrokkene' aan de orde dat onderzoekers zich dienen te onthouden van fysieke druk en het misleiden van betrokkene.

Horen van betrokkene en getuigen

Gedurende het feitenonderzoek kan betrokkene worden gehoord. Het horen dient op zorgvuldige wijze te geschieden. Dit houdt in dat de betrokkene voor het gesprek dient te worden geïnformeerd over de aard en mogelijke duur van het gesprek. Betrokkene kan zich tijdens het gesprek laten bijstaan door een raadsman. Ook dienen onderzoekers zich voor, tijdens en na het gesprek te onthouden van het doen van misleidende mededelingen of gedragingen en het toepassen van psychische en/of fysieke druk of dwang.

Dit houdt verband met het feit dat betrokkene in vrijheid zijn verklaring moet kunnen afleggen. Dat betrokkene door middel van het afleggen van verklaringen medewerking moet verlenen aan het feitenonderzoek is niet in enig voorschrift neergelegd. Wel mag van een politieke ambtsdrager, aan wiens integriteit extra hoge eisen mogen worden gesteld, worden verwacht dat hij openheid van zaken geeft in een situatie waarin gerechtvaardigde twijfel is gerezen aan zijn integriteit.

Om de onafhankelijkheid van het onderzoek te bevorderen en te zorgen dat het gesprek als bewijs kan worden geaccepteerd, is het noodzakelijk gesprekken in koppels van twee onderzoekers te voeren. Van het gesprek wordt door de onderzoekers verslag gemaakt.

Onderzoekers kunnen zowel mensen van binnen de organisatie als van buiten de organisatie als getuige horen. De getuigen werkzaam binnen de organisatie en de griffie, zijn verplicht mee te werken aan het feitenonderzoek. Dit vloeit rechtstreeks voort uit hun dienstverband. Wanneer een ambtelijke getuige niet wil meewerken, geldt dit als plichtsverzuim. De medewerking houdt in dat de getuige verplicht is informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de getuige verstrekt, dient op waarheid te berusten.

Voor het gesprek plaatsvindt, dient de getuige op de hoogte te worden gesteld van de aard en de mogelijke duur van het gesprek. Daarnaast dient te worden meegedeeld dat de getuige zich kan laten bijstaan door een raadsman. Het collectief horen van getuigen is geen betrouwbare methode voor het verkrijgen van objectieve informatie. Door onderzoekers wordt van het gesprek een verslag gemaakt. Duidelijk moet zijn wie wat heeft verklaard, hetgeen impliceert dat verklaringen moeten zijn voorzien van de naam van de getuige en diens handtekening respectievelijk een datum.

Het anoniem afleggen van een verklaring is niet ten principale verboden, doch een dergelijke verklaring is alleen toelaatbaar in combinatie met ander, verifieerbaar bewijsmateriaal, en alleen indien het handhaven van de anonimiteit op zeer zwaarwegende gronden noodzakelijk is. Aan anonieme verklaringen wordt over het algemeen slechts aanvullende bewijskracht toegekend. Het feitencomplex mag niet enkel bestaan uit een anoniem afgelegde verklaring.

Tijdens het feitenonderzoek zal van de verschillende onderzoekshandelingen verslag moeten worden opgemaakt. Een goede verslaglegging is een solide schriftelijke basis, waarmee de burgemeester en de onderzoekers zich een oordeel kunnen vormen over de vermoedelijke integriteitsschending.

Het onderzoek dient voor alle partijen inzichtelijk te zijn en de rechtmatigheid en de kwaliteit van het onderzoek moet kunnen worden getoetst. Een adequate verslaglegging maakt inzichtelijk in hoeverre overeenstemming of verschil van mening bestaat tussen de verschillende partijen omtrent de toedracht, feiten en omstandigheden met betrekking tot het vermoeden van de integriteitsschending.

Aandachtspunten verslaglegging van de gesprekken

Van de gesprekken met de betrokkene(n) en de getuigen dient door de onderzoekers verslag te worden opgemaakt. Het interview dient met twee personen te worden afgenomen. Het verslag dient een zo getrouw mogelijke weergave te zijn van hetgeen tijdens het gesprek aan de orde is geweest. Hierna kan het verslag worden voorgelegd aan de betrokkene/de getuige(n).

Willen de verslagen voldoende bewijskracht hebben, dienen deze door degene die aan het gesprek hebben deelgenomen te worden ondertekend. Dit betekent dat het verslag moet worden ondertekend door zowel onderzoekers als degenen die zijn geïnterviewd (betrokkene en getuige(n). De ondertekening houdt in dat op elke pagina van het gespreksverslag een paraaf gezet wordt. Hierbij dient de mogelijkheid aan betrokkene(n) of getuige(n) te worden geboden commentaar te geven op het gespreksverslag.

Weigert een betrokkene het gespreksverslag te ondertekenen, dan wordt daarvan door de onderzoekers in het verslag, zo mogelijk met vermelding van de redenen, melding gemaakt. Het verslag wordt aan het dossier toegevoegd.

Er kan worden gekozen om aanstonds een verslag op te maken en dit onmiddellijk na het beëindigen van het gesprek te laten ondertekenen. Groot voordeel van een dergelijke werkwijze is dat het praktisch is, in die zin dat het wellicht minder aanleiding zal geven tot discussies over de tekst van het verslag.

Er kan ook worden gekozen het verslag op een later moment (doch wel zo spoedig mogelijk, dat wil zeggen binnen enkele werkdagen) op te maken en ter ondertekening aan betrokkene/getuige(n) op te sturen. Er dient hierbij een termijn (5 werkdagen) te worden gesteld om het verslag terug te sturen met schriftelijke opmerkingen. In het geval dat onderzoekers en de betrokkene/getuige(n) het niet eens kunnen worden over de tekst van het verslag kan een rapport aan het verslag worden toegevoegd, waarin de afwijkende opinie van betrokkene/getuige(n) wordt opgenomen.

Aangifte

Als de inschatting is dat er vermoedelijk een misdrijf heeft plaatsgevonden, dient aangifte te worden gedaan. De onderzoekers plegen hiertoe overleg met de burgemeester, die vervolgens na overleg met het presidium de beschikbare gegevens aan de politie voorlegt, eventueel na overleg met de Officier van Justitie. Alle op dat moment bekende informatie wordt aan de politie ter beschikking gesteld. Let op, de aangifte kan al plaatsvinden na de eerste screening. Als op enig moment bekend wordt dat de aangifte niet verder wordt opgepakt (bijvoorbeeld als de Officier van Justitie vervolging niet opportuun acht), kan het eigen onderzoek weer worden opgestart.

Communicatie

Het stappenplan gaat uit van de gedachte dat in de eerste fase na een melding de kring van personen die met de melding bekend zijn, zo klein mogelijk moet worden gehouden. Dit neemt niet weg dat de betrokkene zo goed mogelijk moet worden geïnformeerd.

Er zijn in dit stappenplan verschillende momenten genoemd, wanneer communicatie plaatsvindt tussen de burgemeester (of onderzoekers) en de betrokkene.

Deze momenten zijn onder meer:

- het horen van de betrokkene zelf;

- de schriftelijke kennisgeving aan de betrokkene dat een feitenonderzoek naar hem is gestart;

- het eventueel ter inzage geven van bepaalde onderzoeksresultaten;

- de mededeling dat het onderzoek naar hem is afgesloten.

Naast bovengenoemde contactmomenten kan er behoefte zijn aan verdere informatie uitwisseling. Betrokkene zal informatie willen hebben omtrent de gang van zaken tijdens het onderzoek en de voortgang van het onderzoek. Dit kan conflicteren met het onderzoeksbelang. Voorstelbaar is dat het voor de bewijsvergaring niet bevorderlijk is om alle informatie lopende het onderzoek aan betrokkene ter verstrekken. De burgemeester en de onderzoekers zullen zorgvuldig moeten omgaan met het verstrekken van informatie. Daarom wordt de communicatie vanuit één kanaal verstrekt, te weten de burgemeester.

Communicatie intern

Informatieverschaffing aan presidium en raad is belangrijk. In de eerste plaats om ongewenste geruchtenvorming tegen te gaan en in de tweede plaats om als organisatie te laten zien dat wordt opgetreden tegen (vermeende) integriteitsschendingen. Het spreekt vanzelf dat de communicatie zorgvuldig dient te geschieden. Er zal rekening moeten worden gehouden met de verschillende belangen. Belangen die moeten worden afgewogen zijn onder meer de persoonlijke levenssfeer van betrokkene, het onderzoeksbelang, het voorkomen van onrust binnen de organisatie en de beeldvorming binnen en buiten de gemeente. De informatie wordt vanuit één kanaal verstrekt, te weten de burgemeester.

Communicatie extern

De burgemeester zal zich bewust moeten zijn van de rol die de media kunnen spelen tijdens een feitenonderzoek. Hij dient met ondersteuning van het hoofd communicatie in overleg met het presidium, de griffier en de gemeentesecretaris op een verantwoorde manier informatie te verstrekken.

De aard van de integriteitsschending en het onderzoeksbelang spelen hierbij een rol. De burgemeester staat voor de taak een balans te vinden tussen enerzijds het belang van het onderzoek en het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van betrokkene/het aanzien van de gemeente en de lokale politiek en anderzijds het belang van transparantie en het voorkomen dat het idee ontstaat dat de zaak 'in de doofpot' verdwijnt.

Er kan en mag niet te krampachtig worden omgegaan met het verstrekken van informatie. Wel moet er voor worden gewaakt het onderzoek te frustreren door het voorbarig naar buiten brengen van informatie en/of meningen. Wanneer er mogelijkheden voorhanden zijn om lopende het onderzoek structurele verbeteringen door te voeren met betrekking tot het onderwerp, is het van belang om hierbij zorgvuldig te overwegen in hoeverre dit passend is. Wanneer een dergelijke mogelijkheid aan de orde is, is het van belang hierover te communiceren met de raad.

Onnodige beschadiging van personen moet worden voorkomen. Zelfs in de situatie dat via melder of betrokkene informatie op straat komt te liggen is het nog aan de burgemeester om goed af te wegen of de gemeente deze informatie moet bevestigen of aanvullen. Immers, informatie die wordt verstrekt door de burgemeester heeft een andere waarde en impact dan informatie die van anonieme bronnen afkomstig is. Als de belangen van betrokkenen al zijn geschaad doordat er informatie naar buiten is gekomen, dan is het des te meer noodzakelijk om die beschadiging niet nog erger te maken zonder dat daar een goede aanleiding voor is.

Informatieverstrekking aan de media dient plaats te vinden via één kanaal, te weten het hoofd communicatie. Kortom, komt er een vraag van de media, dan gelden de volgende gedragsregels:

- de persvraag wordt gemeld bij de burgemeester;

- de burgemeester bereidt in overleg met het hoofd communicatie de beantwoording voor;

- de vraag wordt gepast, transparant en zakelijk beantwoord (met de focus op proces en tijdsplanning);

- voor de inhoudelijke check van het antwoord kan de burgemeester advies inwinnen bij deskundigen;

- de burgemeester draagt zorg voor de mondelinge en schriftelijke beantwoording van de vraag.

Onderzoeksrapportage

De onderzoeksfase eindigt met het aanbieden van het onderzoeksrapport aan de burgemeester. De burgemeester treedt op als opdrachtgever van de externe commissie. Het ligt dan voor de hand dat de burgemeester ook de rapportage in ontvangst neemt van de externe commissie. Dit rapport bevat in elk geval de in lid 2 genoemde onderdelen. Op basis van de genoemde elementen mag ervan uit worden gegaan dat er ook een voor melder en betrokken politiek ambtsdrager een navolgbaar oordeel tot stand is gekomen. Ten overvloede wordt van de burgemeester in lid 3 gevraagd te toetsen of de conclusie redelijkerwijs kan worden gedragen door het onderzoek. Het gaat er dus niet om dat de burgemeester het met de uitkomsten eens of oneens zou moeten zijn, het gaat om een kwaliteitstoets. De marginale toetsing kan ertoe leiden dat de burgemeester de externe commissie verzoekt de rapportage te verduidelijken. Een dergelijke situatie kan zich voordoen als de kwaliteit van de rapportage naar het oordeel van de burgemeester onvoldoende is, maar ook indien op basis van de rapportage tot de conclusie wordt gekomen dat aanvullend onderzoek nodig is om tot een voldragen conclusie te kunnen komen.

De burgemeester biedt de onderzoeksrapportage vervolgens aan het presidium aan ter consultatie. Gelijktijdig ontvangt de betrokken politiek ambtsdrager de onderzoeksrapportage.

Mogelijkheid om geheimhouding op te leggen

Hierbij wordt wellicht ten overvloede gewezen op artikel 25 lid 2 Gemeentewet, waarin de burgemeester de mogelijkheid heeft om geheimhouding op te leggen op stukken die hij aan de raad overlegt. De burgemeester voegt aan de onderzoeksrapportage een brief toe waarin het proces dat heeft plaatsgevonden naar aanleiding van de integriteitsmelding wordt toegelicht. Het presidium bespreekt op welke wijze de onderzoeksrapportage kan worden behandeld in de gemeenteraad. Hierbij kan van gedachten worden gewisseld ten aanzien van bijvoorbeeld de volgende onderwerpen:

a. wordt de vergadering in openbaarheid gehouden of (deels) besloten? Uiteraard beslist de raad dit uiteindelijk zelf op grond van artikel 23 Gemeentewet, maar de burgemeester kan op basis van zijn consultatie er voor kiezen om de vergadering in beslotenheid van start te laten gaan;

b. het al dan niet bekrachtigen van de geheimhouding op de rapportage die door de burgemeester kan worden opgelegd; de raad is bevoegd. Op basis van de consultatie van het presidium kan een voorstel worden geformuleerd; er kan ook voor worden gekozen om de burgemeester te verzoeken de eventueel opgelegde geheimhouding op te heffen zodat de onderzoeksrapportage publiek kan worden gemaakt;

c. de spreekvolgorde tijdens de vergadering;

De burgemeester biedt, na consultatie van het presidium, de onderzoeksrapportage aan de raad aan. De raad behandelt de rapportage in een raadsvergadering, zonder voorafgaande behandeling in een commissievergadering op grond van lid 8.

Daarbij is het in het kader van transparantie gewenst dat de raad in openbaarheid de rapportage bespreekt en daarover een standpunt kan bepalen en kenbaar kan maken. In deze fase is het gewenst om zoveel mogelijk openheid te betrachten. Het houden van een besloten raadsvergadering (al dan niet over een deel van de rapportage) behoort niettemin tot de mogelijkheden. Een besloten raadsvergadering zal echter eerder de uitzondering dan de regel zijn.

Buiten die gevallen, waarin het handelen van een politiek ambtsdrager strafrechtelijk aan de kaak wordt gesteld, kan het doen en laten van een politiek ambtsdrager in de openbaarheid soms als bedenkelijk worden aangemerkt. Men kan elkaar daarop aanspreken en er een oordeel over hebben.

Afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek kan worden besloten:

a. het dossier te sluiten omdat er geen integriteitsschending heeft plaatsgevonden;

b. aangifte te doen bij de politie;

c. een motie aan te nemen;

d. aanbevelingen te doen.