Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2020

Het college van de gemeente Maasdriel,

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen het volgende:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2020, onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2011, zoals vastgesteld op 22 november 2011.

Artikel 1: Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn of haar activiteiten uit te oefenen geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 1a: Persoonlijke belangen

• 1. In afwijking van de volgens artikel 1 lid 1 verdeelde werkzaamheden, wordt een concrete casus, aanvraag of verzoek waarbij het betrokken collegelid een persoonlijk belang heeft of waarbij anderszins de schijn van belangenverstrengeling kan ontstaan, overgedragen aan een ander collegelid.

• 2. Overdracht vindt plaats aan een collegelid met wiens portefeuille de betreffende casus de meeste raakvlakken heeft of – gemotiveerd – een ander collegelid.

• 3. Een beslissing als bedoeld in lid 1 wordt vastgelegd in de besluitenlijst.

• 4. De secretaris informeert de behandelend ambtenaar en zo nodig andere bij de aangelegenheid betrokken personen over de overdracht van het dossier.

Artikel 2: Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt de wethouder onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3: Verhindering

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen geeft het lid daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft de secretaris daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4: Agenda

• 1. Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken wordt elektronisch aan de leden beschikbaar gesteld.

• 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5: Ambtelijke ondersteuning.

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de aan de secretaris opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6: Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten één of meer ambtelijke medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7: Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3. Schriftelijke stemming:

  • a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8: Besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst bevat in elk geval:

  • a. De namen van de aanwezige leden;

  • b. De namen van de afwezige leden;

  • c. De namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • d. De door het college genomen besluiten;

  • e. Aantekening van gebeurtenissen tijdens de vergadering, waarvan het naar het oordeel van de voorzitter of een ander lid van belang is deze vast te leggen.

• 3. De uitslag van een stemming wordt in de besluitenlijst opgenomen als een lid van het college daar om vraagt.

• 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5. De secretaris draagt zorg voor spoedige toezending van de besluitenlijst aan de raad en voor openbaarmaking van de besluitenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze, voor zover de aard en inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten.

Artikel 9: Openbare vergadering

Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10: Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op 21 september 2020.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde van het college 2020.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 8 september 2020.

Burgemeester en wethouders van Maasdriel,

de secretaris,

G.T. Wildeman

de burgemeester,

H. van Kooten