Gemeenteblad van Midden-Delfland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Midden-Delfland | Gemeenteblad 2020, 232478 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Delfland houdende regels omtrent het handboek voor de vervanging van archiefbescheiden
De gemeente Midden-Delfland streeft naar volledig digitaal werken. Hiervoor wordt vanaf 2011 een documentmanagementsysteem (DMS) en tevens recordmanagement applicatie (RMA) centraal ingezet. Vanaf 2013 wordt er met dit systeem zaakgericht gearchiveerd. De meeste processen binnen de gemeente Midden-Delfland verlopen al digitaal; papieren inkomende post wordt gescand en digitaal in behandeling ingenomen.
Het archief bevindt zich echter nog in een hybride situatie. Om op een efficiënte manier volledig digitaal te kunnen werken is het noodzakelijk dat originele archiefbescheiden op papier worden omgezet in digitale originelen. Door het nemen van een vervangingsbesluit kunnen vervolgens de oorspronkelijke papieren originelen vernietigd worden en nemen de digitale reproducties de plaats in van de originelen.
Het doel van de digitale vervanging is voor de gemeente Midden-Delfland:
- •
- •
- •
- •
Dit document vormt een bijlage bij het besluit tot vervanging van de in paragraaf 2.1 nader omschreven documenten. In dit handboek vervanging wordt de technische en procedurele wijze beschreven waarmee deze archiefbescheiden vervangen zullen worden. Hierbij wordt invulling gegeven aan de overeenkomstig de Nederlandse archiefwetgeving aan vervanging te stellen eisen. Deze eisen worden in paragraaf 1.2 beschreven.
Artikel 7 van de Archiefwet 1995 maakt vervanging van documenten mogelijk: “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.” Opgemerkt wordt in dit verband dat pas sprake is van vervanging op het moment dat het origineel vernietigd wordt, waarna de (digitale) reproductie het nieuwe origineel wordt. Hiermee wordt voorkomen dat discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust.
Artikel 2 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat in een vervangingsbesluit rekening gehouden moet worden men met de volgende aspecten:
- a.
- b.
- c.
- d.
Artikel 6 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat een vervangingsbesluit alleen mag worden genomen als de vervanging zal plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Artikel 6 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat de zorgdrager bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit (zoals hierboven vermeld bij Archiefbesluit 1995 artikel 6 eerste lid) melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdelen c (de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed ) en d. (het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek).
Artikel 6 derde lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling (zie hieronder bij “archiefregeling, artikel 26b”). Aandachtspunt daarbij is dat deze nadere regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en daardoor formeel gezien alleen betrekking hebben op vervanging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit handboek vervanging worden deze aanvullende eisen toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden, dus ook de op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden
Artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. Hierin moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn en aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de organisatie die het vervangingsbesluit heeft genomen.
Artikel 17 van de Archiefregeling geeft onder “d” aan dat voor dat van alle archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten, zoals bijvoorbeeld vervanging. Op grond van Archiefregeling artikel 19 tweede lid moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden.
Artikel 26b van de Archiefregeling geeft aan dat in een vervangingsbesluit / handboek vervanging inzicht gegeven moet worden in de hieronder vermelde aspecten a t/m h. Deze worden nader uitgewerkt in de hoofdstukken 2 tot en met 6 van dit handboek vervanging. N.B.: deze eisen gelden alleen voor archiefbescheiden die overeenkomstig de voor de organisatie geldende selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Waarbij deze hier worden toegepast op al de te vervangen archiefbescheiden.
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
De wet- en regelgeving is vertaald naar actuele regelgeving op gemeentelijk niveau, het Besluit informatiebeheer gemeente Midden-Delfland en de Archiefverordening.
2. Reikwijdte van het vervangingsproces
2.1. Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden
Dit Handboek beschrijft de vervanging door de gemeente Midden-Delfland van de analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen en die zijn gerelateerd aan het takenpakket van de gemeente Midden-Delfland, behoudens de uitzonderingen (2.2) en specifieke uitzonderingen (2.3).
Het besluit tot vervanging van archiefbescheiden is ook van toepassing op samenwerkingsverbanden tussen de gemeente en andere overheden of privaatrechtelijke rganisaties waarbij de gemeente Midden-Delfland de zorgplicht heeft voor de administratie. 1
De vervanging betreft alle papieren inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit. De interne en uitgaande archiefbescheiden komen alleen in aanmerking indien ze zijn verrijkt. Bijvoorbeeld als een paraaf of natte handtekening is vereist of wanneer relevante aantekeningen zijn aangebracht. Het gaat hier slechts om een klein aantal documenten aangezien de gemeente voor het grootse deel van de documenten gebruik maakt van een digitale ondertekening. De digitaal opgemaakte of ontvangen documenten, ook wel born digital documenten genoemd, worden direct digitaal opgeslagen, geregistreerd en gearchiveerd en vallen derhalve niet onder de vervanging.
Daarnaast worden de hierboven vermelde soorten archiefbescheiden vervangen die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari 2013 tot aan het moment dat het vervangingsbesluit wordt genomen, voor zover deze zijn opgenomen in het centrale DMS/RMA van de gemeente.
Vervanging met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013 is mogelijk omdat de gemeente Midden-Delfland vanaf die datum digitaal werkte in een centraal DMS/RMA dat voldoet aan de gestelde eisen ten aanzien van digitaal informatiebeheer. Vanaf die datum werd er zaakgericht gearchiveerd en ging er geen papier de organisatie meer in. Bovendien komt de uitvoering van de in verband met vervanging relevante werkzaamheden vanaf die datum overeen met de in Bijlage 7 opgenomen werkwijze en specificaties.
De categorieën archiefbescheiden zijn uitgewerkt in de bovengenoemde selectielijst. De selectiegrondslag, bewaartermijnen en verdere van belang zijnde gegevens zijn vastgelegd in de zaaktypen in de ZTC (zaaktypencatalogus). Hierbij onderscheiden we de onderstaande drie categorieën van archiefbescheiden apart:
- •
Milieuvergunningen: Per 1 april 2013 zijn de milieutaken van de gemeente Midden-Delfland overgegaan naar de Omgevingsdienst Haaglanden. In dit verband is besloten alleen de milieudossiers te vervangen van de locaties waar op 1 april 2013 een lopende milieuvergunning voor is afgegeven, dan wel die meldingsplichtig zijn. In 2014 zijn alle actuele (dynamische) milieu-locatiedossiers extern gescand en digitaal ter beschikking gesteld aan de Omgevingsdienst Haaglanden. Voor de analoge bestanden zal vervanging plaatsvinden. De (semi) statische milieudossiers blijven buiten de scope van de vervanging.
Deze drie categorieën van archiefbescheiden worden met terugwerkende kracht vervangen.
De digitalisering en verdere verwerking van de omgevingsvergunningen heeft intern plaatsgevonden met de in acht neming van de in Bijlage 7 van dit handboek beschreven kwaliteitseisen en procedures.
Een externe partij heeft de digitalisering en verdere verwerking van de bouwvergunning- en milieuvergunningdossiers uitgevoerd, volgens de door de gemeente Midden-Delfland voorgeschreven procedures en de gestelde criteria. Aangezien het hier om eenmalig traject ging, zijn de gehanteerde werkwijze en kwaliteitsprocedures apart beschreven in Bijlage 8.
Als fysieke documenten juist door hun drager, vorm of betekenis een meerwaarde hebben, dan worden deze niet vervangen. Digitale vervanging is onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van documenten:
- •
- •
- •
- •
Indien een dergelijk document met een intrinsieke waarde voorkomt dan zal dit document worden gedigitaliseerd en toegankelijk worden gemaakt met behulp van het DMS, maar niet worden vervangen. In het DMS wordt in de bijbehorende registratie opgenomen dat het archiefstuk nog analoog beschikbaar is en er wordt aangegeven wat de vindplaats is in de archiefruimte.
2.3. Specifieke uitzonderingen
Het besluit is vooralsnog niet van toepassing op archiefbescheiden van organisatieonderdelen zoals genoemd in Bijlage 1 Deze documenten worden of in het geheel nog niet gedigitaliseerd of worden nog niet beheerd in het centrale DMS/RMA. Wanneer dit wel het geval is en de procedures en bepalingen uit dit Handboek gevolgd worden, kan de neerslag alsnog worden vervangen. Hiervoor wordt dan door de gemeentesecretaris, in lijn met onderhavig besluit, het besluit genomen dat het onderhavige besluit tot vervanging dan ook op die archiefbescheiden van toepassing is.
3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Binnen de gemeente zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van vervanging als volgt belegd:
Het college van burgemeester en wethouders (college van B&W)
Het college van B&W is op grond van de Archiefwet bestuurlijk verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente Midden-Delfland en voor het besluit tot vervanging voor vernietigbare en permanent te bewaren archiefbescheiden.
De gemeentesecretaris is de algemeen directeur van de gemeentelijke organisatie en de ondersteuner van het college van B&W. De gemeentesecretaris heeft na het doorlopen van de procedures het mandaat om het vervangingsbesluit te herzien (alleen vereist bij majeure wijzigingen) of uit te breiden.
Het hoofd Bedrijfsvoering is door het bestuur belast met de zorg voor het uitvoeren van een verantwoord informatiebeheer. Het hoofd Bedrijfsvoering is eigenaar van het vervangingsproces.
De Change manager toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving. Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Change manager. Hij is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen t.a.v. het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en -voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering, en de fysieke omgeving waarin het digitale archief is geplaatst.
Teamleider Informatievoorziening
De teamleider Informatievoorziening voert aansturende taken uit met betrekking tot het vervangingsproces. Hij coördineert de uitvoering van het beleid zoals het ontvangen, digitaliseren (scannen), registreren en het beheren van de in het digitale beheersysteem aanwezige documenten. Hij stuurt de medewerkers van het team Documentaire Informatievoorziening aan.
Team Documentaire Informatievoorziening (DIV)
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het informatiebeheer in het digitale beheerssysteem ligt bij het team DIV. DIV staat voor Documentaire Informatievoorziening en behoort in de organisatieopbouw tot de afdeling Dienstverlening, Communicatie en Informatie (DCI). Echter, ook de behandelend ambtenaar (behandelaar) in de organisatie neemt deel aan het documentproces en is dus hiervoor verantwoordelijk. Zo is de behandelaar verantwoordelijk voor de initiatief- en antwoordbrief die hij/zij opstelt met behulp van het DMS/zaaksysteem en voor de opbouw van het digitale dossier, eveneens in het DMS/zaaksysteem. Het proces bestaat uit activiteiten: de eerste registratie is een verantwoordelijkheid van DIV. Daarnaast is de laatste activiteit van de zaak het archiveren. Ook hiervoor is DIV verantwoordelijk. Alle andere activiteiten rond de inhoudelijke kant van de afhandeling van de zaken zijn een verantwoordelijkheid van de behandelaar.
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Voor de gemeente Midden-Delfland worden de taken van de gemeentearchivaris uitgevoerd door het Stadsarchief Delft. Voor het formele archieftoezicht op de niet overgebrachte documenten is vanuit het Stadsarchief Delft een archiefinspecteur aangewezen.
Hieronder volgt een overzicht van de afgesproken verantwoordelijkheden:
4. IT beheersmaatregelen en technische inrichting
De gemeente Midden-Delfland is verzekerd van goede ondersteuning en onderhoud van hard- en software met betrekking tot onder andere het centrale DMS/RMA door middel van diverse handboeken en richtlijnen. Voor onderhoud op de software van de gemeente Midden-Delfland zijn onderhoudscontracten en verwerkersovereenkomsten afgesloten met de leveranciers.
Toegangsbeleid en –procedures m.b.t. digitale documenten van de gemeente Midden-Delfland zijn vastgelegd in de binnen de gemeente geldende afspraken met betrekking tot autorisaties. De gemeente Midden-Delfland maakt voor de toegang tot de digitale documenten gebruik van autorisatiegroepen gebaseerd op het proces en de rollen die de medewerkers daarin vervullen. Hierin zijn de rechten t.a.v. raadplegen, muteren, verwijderen, etc. van documenten en documentregistraties beschreven. De gemeente Midden-Delfland beschikt over een vastgesteld informatiebeveiligingsbeleid conform geldende wet- en regelgeving.
De Teamleider Informatievoorziening stelt één maal per jaar vast of er wijzigingen in de hard- en software voor scanning en opslag van digitale documenten nodig zijn. De gemeente Midden-Delfland realiseert wijzigingen in hard- en software volgens de daarvoor geldende Change Management Procedures.
De gemeente Midden-Delfland beschikt over calamiteiten- en herstelprocessen. Er is een interne back-up procedure. Een restore-functie is belegd bij een externe partij. Er zijn procedures voor het configuratiebeheer. Er is tenminste één kopie op een andere locatie. De hardware voor opslag van documenten is ondergebracht in een gereguleerde omgeving.
De integriteit van digitale documenten is gewaarborgd door de inzet van duurzame bestandsformaten. Het is niet mogelijk om na het opslaan van een gescand document de inhoud, weergave en de essentiële metadata van het document nog aan te passen.
Een globale beschrijving van de technische infrastructuur, het applicatielandschap en het gebruikte DMS/RMA is te vinden in Bijlage 2 Digitaal beheerssysteem en technische infrastructuur.
De gemeente Midden-Delfland gebruikt hardware voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De hardware voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de kwaliteitseisen van de gemeente Midden-Delfland (zie ook hierna bij: 4.4 Instellingen).
Alle eisen voldoen aan de normen die wet en regelgeving daarvoor stellen. Hiervoor zijn de bijlagen van de Handleiding Vervanging versie 2.0 toegepast.
Voor het scannen van de (stapels) documenten maken de medewerkers DIV gebruik van twee aangewezen scanners. De hardware en software die gebruikt worden bij het scanproces staan beschreven in Bijlage 3 Scanners, monitors en scansoftware.
De gemeente Midden-Delfland gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de eisen zoals gesteld in archiefwet- en regelgeving en aan de interne eisen van de gemeente Midden-Delfland. Een beschrijving van de software en de gehanteerde instellingen is te vinden in Bijlage 3 Scanners, monitors en scansoftware.
Voor de scanner is gedurende de afschrijvingstermijn een onderhoudscontract afgesloten. De scanner wordt jaarlijks gecontroleerd, gereinigd en afgesteld door de onderhoudende partij. In het geval dat de aangewezen scanner een storing heeft en uitvalt, kan er worden teruggevallen op calamiteiten en herstelprocessen. Bovendien zijn er twee scanners en scanpc’s aanwezig, indien één van de twee niet werkt kan gebruik worden gemaakt van het andere exemplaar.
De scanner wordt maandelijks gereinigd. Daarnaast wordt de scanner extra gereinigd bij geconstateerde vervuiling. Documenten die zijn gescand met een scanner die niet schoon is en die daardoor een mindere kwaliteit hebben, worden opnieuw gescand. De volgende onderdelen van de scanner worden periodiek (en wanneer nodig incidenteel) gereinigd:
- •
- •
- •
- •
- •
Na afloop van de reiniging wordt er een testscan gemaakt, waarbij visueel wordt gecontroleerd of het resultaat van de scan conform de kwaliteitseisen is. Aan het begin van de dag wordt voorafgaande aan het scannen gecontroleerd of de scanner en scansoftware zijn ingesteld volgens de instellingen opgenomen in Bijlage 3 Scanners, monitors en scansoftware.
De gemeente Midden-Delfland maakt ten aanzien van bestandsformaten gebruik van PDF/A voor het opslaan van de reproducties. De documenten worden zonder compressie gedigitaliseerd als PDF/A. De PDF/A bestanden van de scans worden in het DMS/RMA omgezet naar PDF/A 1-b middels de bijgeleverde software.
4.4.1. Scanresolutie gedrukte teksten
Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van gedrukte teksten wordt hier uitgegaan van de onderstaande formule zoals deze werd gehanteerd in bijlage 4 van de sinds 1 januari 2013 vervallen Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland:
Hierin is ‘h’ de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast van het originele document in mm en PPI is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland) dient voor de QI minimaal de waarde 5,0 gekozen te worden (QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar).
Uitgaande van een gemeten minimale waarde van 1,0 mm voor ‘h’ en van de waarde 5,0 voor de kwaliteitsindex levert dit als gewenste scanresolutie op 259 PPI, wat in de praktijk neerkomt op scannen met een resolutie van minimaal 300 PPI.
4.4.2. Scanresolutie afbeeldingen.
Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van de tekeningen in kleur of grijswaarden wordt hier eveneens uitgegaan van de formule zoals deze eveneens werd gehanteerd in bijlage 4 van de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland:
Hierin is ‘w’ de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn en PPI is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland) dient voor de QI minimaal de waarde 1,5 gekozen te worden (QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar).
Uitgaande van een gemeten minimale waarde van ongeveer 0,15 mm voor ‘w’ en van de waarde 1,5 voor de Kwaliteitsindex levert dit als gewenste scanresolutie op afgerond 296 PPI, wat in de praktijk neerkomt op scannen met een resolutie van minimaal 300 PPI.
4.4.3. Reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit
De te vervangen documenten kunnen kleuren bevatten die essentieel zijn om deze documenten correct te kunnen interpreteren.
De te vervangen dossiers kunnen bevatten:
- -
- -
- -
- -
Al de te vervangen documenten kunnen met de hand geschreven aantekeningen bevatten. De documenten kunnen kleur bevatten die essentieel is voor een correcte interpretatie van de inhoud van de documenten. Voor deze documenten is digitalisering met behoud van de originele kleuren noodzakelijk.
Hiermee rekening houdende scant de gemeente Midden-Delfland alle documenten standaard met de volgende instellingen:
- •
- •
Met deze instellingen zijn alle gescande documenten geschikt om te doorzoeken met OCR tekstherkenning.
De scanspecialist kan instellingen wijzigen indien blijkt dat een document na het scannen niet goed leesbaar/bruikbaar is door het aanpassen van het scanprofiel bij de scannerinstellingen.
5. Wijze waarop de reproductie tot stand komt
Het vervangingsproces bestaat uit een aantal activiteiten, namelijk: selectie, voorbereiding scannen, scannen, registratie, doorzetten naar behandelaar, vernietiging van de fysieke archiefbescheiden en controle op de kwaliteit.
Het doorlopen van deze activiteiten zorgt ervoor dat er een juiste en volledige vervanging van papieren documenten door digitale exemplaren plaats vindt. Het proces is ingericht op basis van de eisen die vanuit de Archiefregeling aan het vervangingsproces worden gesteld.
Hieronder volgt een kort beschrijving van de handelingen binnen het vervangingsproces toegespitst op de verwerking van binnenkomende poststukken. De handelingen zijn verder uitgewerkt in de betreffende bijlagen. Voor de uitzonderlijke gevallen dat er interne en uitgaande documenten het vervangingsproces moeten doorlopen zie paragraaf 5.6.
Het vervangingsproces start met het onderdeel selecteren. Tot dit procesdeel hoort de selectie van het openen van poststukken (wel/niet openen) en de selectie van te registreren poststukken (wel/niet registreren). De procedure voor de selectie staat beschreven in Bijlage 4 De selectie wordt uitgevoerd door een medewerker DIV in de rol van Selecteur documenten.
Documenten worden voor het scannen voorzien van een stempel met daarop de datum van ontvangst. Vervolgens wordt hechtmateriaal, zoals nietjes, ringbanden, kaften, paperclips enz. verwijderd. Tot slot worden er voor de documenten barcode stickers uitgeprint ten behoeve van het scannen. Deze werkzaamheden worden verricht door een Medewerker DIV in de rol van Scanspecialist en staan beschreven in Bijlage 5.
Na de voorbereiding worden de documenten gescand. Hier zijn twee scanners voor beschikbaar.
Alle documenten worden in kleur gescand door een Medewerker DIV in de rol van Scanspecialist. De precieze werkzaamheden staan beschreven in Bijlage 5.
Tijdens het scannen controleert de scanspecialist globaal zijn werkzaamheden. Na afloop van het scannen worden de documenten gecontroleerd door een andere medewerker DIV dan degene die het scanproces heeft uitgevoerd. De medewerker DIV in de rol van kwaliteitscontroleur controleert of alle pagina’s gescand zijn en toetst de leesbaarheid door het document 130% te vergroten.
Als blijkt dat één of meerdere pagina’s binnen een document van onvoldoende kwaliteit zijn wordt het gehele document opnieuw gescand en opnieuw gecontroleerd. Lege pagina's worden verwijderd. Tekst en/of afbeeldingen die gekanteld staan afgebeeld worden gedraaid.
Nadat documenten zijn gescand en in het DMS/RMA zijn opgenomen worden ze geregistreerd door een Medewerker DIV in de rol van Registrator.
Alle documenten die geregistreerd worden krijgen een uniek registratie ID. De documenten worden aan een zaak gekoppeld. Dit wordt gedaan op basis van de werkprocessen van gemeente Midden-Delfland. Hiervoor wordt de i-Navigator gebruikt. De zaak is het digitale mapje (case) waarin alle documenten m.b.t. de afhandeling van een zaak worden opgenomen. Aan de zaken worden op basis van de processen in de Zaaktypencatalogus de juiste bewaar- of vernietigingstermijnen gekoppeld. Hiermee wordt deze termijn ook van toepassing op de documenten in de zaken. Daarnaast worden ze van andere metadata voorzien, zoals datum van ontvangst, behandelaar enz. De metadata worden gebruikt om de context, inhoud en structuur van de archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen te beschrijven. Details over de registratieprocedure zijn te vinden in Bijlage 6.
5.5. Doorzetten naar behandelaar
Na registratie wordt een zaak en/of document gerouteerd naar het betreffende secretariaat. De secretaresse geeft in het systeem de behandelaar aan en plaats het digitale document in zijn/haar werkvoorraad. De medewerker die de zaak en/of het document gaat behandelen doet een laatste controle op de compleetheid en leesbaarheid van het document. Indien een document niet aan de eisen voldoet, koppelt de behandelaar dit terug aan team DIV en zal het document opnieuw gescand worden.
5.6. Uitgaande en interne documenten
Interne en uitgaande documenten worden digitaal opgesteld door de behandelaars. Zij voegen de documenten die tijdens het proces van afhandeling worden gemaakt zelf toe aan de zaak. In uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat een intern document is verrijkt met aantekeningen of een uitgaand document met een natte handtekening. De gemeente Midden-Delfland heeft gekozen voor de invoering van de digitale handtekening door middel van een oplossing in het DMS. Een kleine groep documenten moet nu nog van een handtekening worden voorzien, zoals bijvoorbeeld contracten en besluiten van het College van B&W.
In deze gevallen levert de behandelaar zelf of de gemandateerde het document aan bij DIV. DIV scant deze documenten volgens de procedure zoals beschreven in Bijlage 5 en deze worden als nieuwe versie opgenomen in de zaak. De registratie vindt plaats volgens Bijlage 6. De originele uitgaande documenten worden voorzien van een datumstempel en in de metadata wordt de datum van verzending opgenomen. De documenten worden verzendklaar gemaakt en via de bodes aangeboden ter verzending bij TNT. Een kopie van de uitgaande documenten wordt in de dagdoos bewaard.
5.7. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Alle papieren documenten die succesvol zijn vervangen door digitale bestanden worden na een periode van 3 maanden vernietigd. De originele archiefstukken zijn door vervanging de digitale scans geworden en de papieren stukken hebben daarmee hun waarde als archiefstuk verloren.
De papieren originelen worden na digitalisering opgenomen in dagdozen. Elke dagdoos wordt bewaard voor een termijn van 3 maanden. De gescande documenten worden vernietigd aan het einde van het kwartaal volgend op de in dit handboek vastgelegde bewaartermijn van de dagdozen.
Na de bewaarperiode wordt de inhoud van de dagdozen in een afgesloten papiercontainer geleegd. De inhoud van de papiercontainer wordt periodiek opgehaald door een gecertificeerd bedrijf in documentenvernietiging. Dit bedrijf draagt vervolgens zorg voor de feitelijke vernietiging van de papieren bescheiden en verstrekt de gemeente hiervan een vernietigingscertificaat.
Feitelijk vindt vervanging pas plaats op het moment dat de oorspronkelijke papieren originelen vernietigd worden. Overeenkomstig het gestelde in Archiefregeling artikel 17 onder d. en artikel 19 tweede lid moet de uitvoering van deze beheerhandeling door middel van metadata vastgelegd worden bij de registraties van de vervangen archiefbescheiden/ dossiers. Hiertoe wordt de datum waarop vervanging heeft plaatsgevonden en de aanduiding van de uitgevoerde beheerhandeling (in dit geval vervanging) vastgelegd.
Een medewerker van team DIV stelt een verklaring van vervanging2 op, waarin is opgenomen dat de bescheiden zijn vernietigd in het kader van het Besluit Vervanging en de periode die de bescheiden betreffen. Bij deze verklaring wordt het vernietigingscertificaat gevoegd.
De gemeente hanteert een bewaartermijn van 3 maanden (de zogenoemde incubatietijd) zodat wanneer vanuit werkprocessen en/of beroeps- en bezwaarprocedures de digitale archiefbescheiden, ondanks alle doorlopen procedures, toch onvolledig blijken te zijn of van onvoldoende kwaliteit zijn, de papieren bescheiden alsnog bij de behandeling betrokken kunnen worden.
De aan vervanging te stellen eisen zijn:
- •
- •
- •
De procedures die uitgevoerd moeten worden om deze kwaliteitseisen te kunnen garanderen, worden hieronder beschreven.
De eerste controle gebeurt door degene die scant. Tijdens het scannen controleert de scanspecialist globaal zijn werkzaamheden. Hij kijkt per batch naar het aantal documenten, het aantal pagina’s en globaal naar de kwaliteit van de scan versus het origineel volgens onderstaand schema.
Als blijkt dat één of meerdere pagina’s binnen een document van onvoldoende kwaliteit zijn wordt het gehele document direct opnieuw gescand en opnieuw gecontroleerd. Indien nodig zorgt de scanspecialist voor afwijkende instellingen binnen de scansoftware, zodat alsnog het kwalitatief beste resultaat wordt verkregen.
|
|
|
|
bv. decimaalpunten of –komma’s)
scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)
|
Als het werkproces van het scannen en de opname in het DMS is afgerond, wordt het resultaat gecontroleerd door een andere medewerker dan degene die het proces heeft uitgevoerd. Hierdoor vindt er controle volgens het vier-ogenprincipe plaats.
Een medewerker DIV in de rol van kwaliteitscontroleur controleert de kwaliteit van het gescande document volgens de punten in onderstaand schema (volledigheid, juistheid, leesbaarheid). De controle vindt plaats door het fysieke exemplaar te vergelijken met de reproductie op het scherm. De leesbaarheid wordt getoetst door het document 130% te vergroten.
Wanneer de kwaliteitscontroleur constateert dat het fysieke document onjuist is gescand, meldt deze dit bij de scanspecialist en verzoekt daarbij om een herscan. Het hele document wordt in dit geval opnieuw gescand door de scanspecialist en opnieuw gecontroleerd door de kwaliteitscontroleur.
Controle tijdens de registratie
Daarnaast controleert een medewerker DIV in de rol van registrator of het document aan het juiste proces en de juiste zaak is gekoppeld en of de juiste metadata zijn toegekend. Indien uit de toets blijkt dat dit niet het geval is, draagt de medewerker DIV in de rol van registrator zorg voor het aanpassen van de juiste procesgegevens en metadata.
Controle bij in behandeling nemen
De behandelend ambtenaar zorgt voor een derde controle. Hij heeft hierbij niet de mogelijkheid om het origineel te raadplegen, daarom vindt controle in eerste instantie plaats bij DIV zoals hiervoor beschreven. Indien hij/zij één of meerdere pagina's mist, of hij vindt de scan niet goed leesbaar, wordt dit gemeld aan de afdeling DIV. Het document zal opnieuw gescand worden door een Medewerker DIV.
Een vierde controle vindt plaats wanneer de medewerkers DIV het signaal krijgen dat de zaak is afgehandeld. De medewerker DIV toetst dan of de zaak compleet is en als zodanig kan worden opgenomen in het digitale archief. Indien uit de toets blijkt dat de zaak niet compleet is, accepteert de medewerker DIV de zaak niet en geeft deze, voorzien van het verzoek om de zaak te completeren, terug aan de behandelende afdeling.
De gemeente Midden-Delfland bewaart alle originelen voor een periode van drie maanden. Tijdens deze periode kunnen bestanden bij gebleken gebreken alsnog juist gescand worden. Op dit proces wordt toezicht gehouden door de Teamleider Informatievoorziening.
Om ervoor te zorgen dat vervanging van archiefbescheiden plaatsvindt overeenkomstig de daartoe opgestelde wettelijke bepalingen en overeenkomstig de in dit handboek vervanging beschreven procedures, wordt de kwaliteit van vervanging van archiefbescheiden opgenomen in de rapportage aan de Gemeenteraad in het kader van de horizontale verantwoording en in het kwaliteitszorgsysteem archiefbeheer van de gemeente Midden-Delfland. Periodiek zal in dit verband intern toetsing plaats vinden.
7. Procedure wijziging vervangingsbesluit
Indien er wijzigingen worden voorgenomen in het vervangingsproces worden deze uitgevoerd volgens de bestaande change management procedures binnen de gemeente Midden-Delfland. Voorbeelden van situaties waarbij wijzigingen kunnen optreden zijn bijvoorbeeld organisatorische veranderingen binnen de gemeente Midden-Delfland, wijzigingen van procedures, of voorgenomen veranderingen van t.b.v. de vervanging gebruikte hard- en software.
De wijzigingen worden opgenomen in de tekst van dit handboek vervanging. Waarbij de wijzigingen tevens opgenomen moeten worden in het in paragraaf 7.1 vermelde wijzigingenoverzicht. Zodat altijd gereconstrueerd kan worden op welke wijze de gemeente Midden-Delfland invulling geeft aan de gestelde kwaliteitseisen met betrekking tot vervanging.
In geval van twijfel of door een voorgenomen wijziging in het vervangingsproces niet meer voldaan kan worden aan de aan vervanging te stellen minimale kwaliteitseisen, moet overleg plaatsvinden met de archiefdienst van de gemeente Delft.
Bijlage 1: Specifieke uitzonderingen vervanging
Fysieke poststukken die nog niet voor vervanging in aanmerking komen:
- •
- •
- •
Bijlage 2: Digitaal beheersysteem en technische infrastructuur
De gemeente werkt met Corsa van leverancier BCT als het centrale DMS/RMA. Hierbinnen wordt zaakgericht gewerkt. Zowel team DIV als de behandelaars slaan hierin de formele documenten op die een rol spelen bij de verantwoording van de gemeente. Zij doen dit op basis van afspraken die hierover zijn vastgelegd.
Het DMS/RMA software pakket wordt gebruikt voor documentregistratie, zaak registratie, digitale opslag van documenten en documentbeheer. Corsa is volgens de norm NEN 2082 (functionele en technische specificaties waaraan applicaties moeten voldoen) gecertificeerd.
In 2018 en 2019 is onderzocht in hoeverre een ander systeem als zaaksysteem beter aansluit bij de visie van de organisatie en het inrichten van zaakgericht werken. In het eerste kwartaal van 2020 doen we een aanbesteding naar een nieuw zaaksysteem. Deze applicatie zal ook moeten voldoen aan de eisen voor duurzaam informatie- en archiefmanagement zoals onder meer vastgelegd in de norm NEN 2082.
Hieronder is een schematische weergaven opgenomen van het applicatielandschap van de gemeente Midden Delfland:
[De schematische weergave van het applicatielandschap Midden-Delfland v1.9. is vanwege de omvang in de externe bijlage aan de linkerzijde te downloaden.]
De gemeente Midden-Delfland heeft een IT-infrastructuur die onderlinge interne communicatie en samenwerking met partners, burgers en medewerkers op afstand mogelijk maakt. Deze IT-infrastructuur is voor een deel in beheer en eigendom van de gemeente Midden-Delfland en voor een deel in beheer en/of eigendom van de gemeente Westland. Met de gemeente Westland is hiervoor een Dienstverlenings Overeenkomst afgesloten.
Back-up en informatiebeveiliging
Back-up en recovery zijn een belangrijke beschikbaarheidsmaatregel die ervoor zorgt dat corrupte, verloren of vernietigde bedrijfsinformatie herstelt kan worden. De back-up procedure van Gemeente Midden Delfland is dat de data van disk(3PAR) naar disk HP server (StoreOnce) wordt gekopieerd en daarna naar tape wordt gezet. Er is gekozen voor het back-up programma Veeam. Dit programma is speciaal voor de back-uppen van virtuele omgevingen van VMWare(virtualisatiesoftware). Voor de hardware is gekozen voor HP. De tapes met daarop de back-ups worden bewaard in een kluis op een externe locatie.
Van maandag t/m. donderdag wordt er een incremental back-up gedaan. Op vrijdag wordt er een Full back-up gemaakt. En full back-up bevat alle data van de bestanden en mappen die de gemeente geselecteerd heeft. Een incremental back-up bevat alleen alle bestanden die gewijzigd zijn sinds de laatst gemaakte back-up. Er gaat maximaal 1 dag aan data verloren.
Het verzorgen van de uitwijk is bij een externe partij belegd, namelijk Centric. Er is een geteste uitwijk procedure en de verantwoordelijkheden zijn beschreven en belegd in een handboek. Het uitwijkplan wordt één keer per jaar getest.
Bijlage 3: Scanners, monitors, en scansoftware
Voor het scannen van documenten van formaat A3 en kleiner maken de medewerkers DIV gebruik van de Canon image FORMULA DR-G1100. Hiervan zijn 2 exemplaren aanwezig. De scanner kan kleur en zwart-wit dubbelzijdig scannen met een maximale optical resolutie van 600 PPI.
Canon image FORMULA DR-G1100 Specificaties
A3-desktopscanner voor losse vellen
Voorzijde/achterzijde/dubbelzijdig
Lade gesloten: 480 x 535 x 315 mm (b x d x h) Lade geopend: 480 x 723 x 390 mm (b x d x h)
Scannen: 94,3 W of minder, slaapstand: 1,7 W of minder, uitgeschakeld: 0,3 W of minder
10 - 32,5 °C, vochtigheid: 20 - 80% relatieve vochtigheid
100 ppm / 200 ipm - snelheid bij landscape
100 ppm / 200 ipm - snelheid bij landscape
150 x 150 dpi, 200 x 200 dpi, 240 x 240 dpi, 300 x 300 dpi, 400 x 400 dpi, 600 x 600 dpi
Zwart-wit, foutdiffusie, high-speed tekstverbetering, geavanceerde tekstverbetering, geavanceerde tekstverbetering II, grijstinten (256 niveaus), 24-bits kleur
20 – 255 g/m² (0,04 – 0,3 mm), Dun document 0,04 - 0,05 mm (20 – 42 g/m²)
Max. 3.000 mm (kan worden geselecteerd in het configuratiescherm van MS Windows)
Rollensysteem en methode van scheiding vooraf
Automatic Page Size Detection (Automatische detectie van paginaformaat), Deskew (Scheefstandcorrectie), 3- Dimensional Colour Correction (partly by Driver) (Driedimensionale kleurcorrectie, gedeeltelijk door driver), Colour Dropout (RGB) (Kleuruitval (RGB)), Image Rotation (Beeldrotatie), MultiStream, Preset Gamma Curve (Vooraf-ingestelde gammacurve), Contrast Adjustment (Contrastaanpassing), Prescan (Vooraf scannen), Staple Detection (Nietjesdetectie), Skip Blank Page (Lege pagina's overslaan), Addon Settings (Extra instellingen), Punch Hole Removal (Perforaties verwijderen), Moire Removal (Moiré-verwijdering), Folio, Scan Area Setting (Scangebied instellen), Text Orientation Recognition (Tekstrichtingdetectie), Background Smoothing (Achtergrondverfijning), Rapid Recovery Scan (Scannen voor snel herstel), Ultrasonic Double Feed Detection (Length By Firmware) (Ultrasone detectie van dubbele invoer (lengte door firmware)
ISIS/TWAIN-driver (Windows XP / VISTA / 7 / 8 / 10) CapturePerfect Kofax VRS
HP DesignJet T830 Multifunctieprinter/scanner Specificaties
Voor het scannen van documenten van formaat A2 en groter maken de medewerkers DIV gebruik van de HP DesignJet T830 Multifunctieprinter/scanner. Hiervan is 1 exemplaar aanwezig. De scanner kan kleur en zwart-wit dubbelzijdig scannen met een maximale optical resolutie van 600 PPI.
Scansnelheid Kleur: maximaal 3,81 cm/sec
Grijstinten: maximaal 11,43 cm/sec
Scan-/kopieerresolutie: 600 dpi
Maximale scan Grootte: 914 mm x 2,77 m
Mediaformaten standaard (metrisch, rollen): Vellen 210 tot 914 mm breed
Ondersteunde primaire applicaties: Lijntekeningen
Mediaformaten, afwijkend: Invoerlade: 210 x 279 tot 330 x 482 mm
Handmatige invoer: 330 x 482 tot 914 x 1897 mm
Ondersteunde mediaformaten: Invoerlade: A4, A3
Mediagewicht, aanbevolen: 60 tot 280 gr/m² (rol/handinvoer)
De gemeente Midden-Delfland gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. Deze software is zo ingesteld dat scannen leidt tot kwalitatief goede bestanden die voldoen aan de eisen voor vervanging en die bovendien op een efficiënte manier in de organisatie kunnen worden behandeld (bijvoorbeeld door de bescheiden bestandsomvang).
Bij de HP DesignJet T830 Multifunctieprinter/scanner is de software embedded in de hardware. De scanner is ingesteld op kleur op een resolutie van 300 ppi en en scant naar PDF 1.6 wat voldoet aan de PDF/A standaard.
De gebruikte software voor het scannen via de Canon image FORMULA DR-G1100 is Kofax Expres versie 3.2.0.0.0.267. Naast de scansoftware, wordt er voor de controle van de scans gebruik gemaakt van de viewer in Corsa en de Adobe PDF-reader.
Technisch gezien verloopt het scanproces volgens de volgende stappen:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De monitors die gekoppeld zijn aan de scan PC’s zijn de HP Compaq LA2205wg. Deze zijn ingesteld volgens de fabrieksinstellingen met een resolutie van 1680 X 1050
Specificaties HP Compaq LA2205wg
Dimensions (WxDxH): 20.1 in x 10 in x 14.7 in
Display Type: LCD monitor / TFT active matrix
Native Resolution: 1680 x 1050 at 60 Hz
Screen Coating: Anti-glare, anti-static
Horizontal Refresh Rate: 83 kHz
Power Consumption Operational: 35 Watt
Chassis: Built-in Devices, USB hub
Microsoft Certifications: Compatible with Windows 7
OSD Languages: Chinese (traditional), Chinese (simplified), English, German, French, Italian, Spanish, Japanese
Flat Panel Mount Interface: 100 x 100 mm
Display Position Adjustments: Height, pivot (rotation), swivel, tilt
Bijlage 4: Procedure selecteren en verwerken archiefbescheiden
De post komt op vier manieren binnen bij de gemeente Midden-Delfland:
- •
- •
- •
- •
In alle vier de gevallen wordt de post aangeleverd bij DIV.
Eerst wordt gekeken welke post niet wordt geopend:
- •
- •
- •
Deze documenten worden direct verspreid.
Van de overige documenten wordt inhoudelijk beoordeeld of scannen en registreren in Corsa noodzakelijk is. Registratie vindt plaats als:
- •
- •
- •
- •
- •
De te registreren documenten worden klaar gemaakt om te worden gescand. Indien nodig wordt de enveloppe mee gescand zoals bij beroep- en bezwaarschriften.
De documenten zoals folders, reclame en vakliteratuur die niet worden geregistreerd worden doorgezonden naar de afdelingen.
De medewerker DIV maakt de documenten eerst scanklaar (verwijderen nietjes enz.). De medewerker zorgt er ook voor dat eventuele bijlagen ook gescand kunnen worden als dat nodig is. Een registratiestempel met datum wordt op de brief geplaatst zodat altijd duidelijk is te zien wanneer het document is ontvangen. Bij de registratie wordt de scandatum automatisch geregistreerd en op basis van deze datum worden de documenten later in de dagdozen opgeborgen. Alle te scannen documenten worden vervolgens voorzien van een barcodesticker. De registratiestempel en de barcodes zullen zoveel mogelijk op lege plekken op het document worden geplakt en zeker niet over relevante gegevens. Ook bij het afsnijden van de rug van documenten om deze te kunnen scannen zullen geen gegevens worden verwijderd.
Een andere Medewerker DIV controleert steekproefsgewijs de post die in ongewijzigde vorm naar de ontvanger gaat op vervangingswaardigheid. Dit moeten slechts de documenten zijn die niet voor vervanging in aanmerking komen (de uitzonderingen zoals genoemd in paragraaf 2.2 en de specifieke uitzonderingen uit Bijlage 1)
Bijlage 5: Procedure scannen archiefbescheiden
Scannen wordt uitgevoerd door een medewerker van DIV in de rol van scanspecialist. Alle documenten worden in kleur gescand (24 bits RGB).
Het proces kent de volgende handelingen:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Tijdens het scannen controleert de scanspecialist globaal zijn werkzaamheden. Hij kijkt per batch naar het aantal documenten, het aantal pagina’s en globaal naar de kwaliteit van de scan versus het origineel volgens onderstaand schema. Onderstaande punten worden gecontroleerd.
Als blijkt dat één of meerdere pagina’s binnen een document van onvoldoende kwaliteit zijn wordt het gehele document opnieuw gescand en opnieuw gecontroleerd.
Na afloop van het scanproces worden de gescande documenten gecontroleerd door een andere medewerker dan degene die het proces heeft uitgevoerd. Hierdoor vindt er controle volgens het vier-ogenprincipe plaats.
Een medewerker DIV in de rol van kwaliteitscontroleur controleert de kwaliteit van het gescande document volgens de punten in onderstaand schema (volledigheid, juistheid, leesbaarheid). De controle vindt plaats door het fysieke exemplaar te vergelijken met de reproductie op het scherm. De leesbaarheid wordt getoetst door het document 130% te vergroten.
Wanneer de controleur constateert dat het fysieke document onjuist is gescand, meldt deze dit bij de scanspecialist en verzoekt daarbij om een herscan. Het hele document wordt in dit geval opnieuw gescand door de scanspecialist en opnieuw gecontroleerd.
Bijlage 6: Procedure registratie archiefbescheiden
In Corsa worden de gescande documenten opgezocht en verder geregistreerd door een medewerker DIV. Tijdens de registratie zal de medewerker DIV de documenten voorzien van een aantal metadata zoals, datum document en behandelaar. De medewerker DIV zal de stukken zoveel mogelijk in een bestaande zaak plaatsen of hij maakt een nieuwe zaak aan om het document in te plaatsen. Dit is de eerste registratie.
De medewerker DIV in de rol van registrator verzorgt het verdere metadateren van de documenten. Er worden inhoudelijke gegevens zoals soort dossier, inhoudelijke omschrijving en bewaargegevens toegevoegd. Daarnaast controleert hij de eerste registratie. Registratiegegevens die ontbreken, onvolledig of incorrect zijn worden door de medewerker DIV in de rol van registrator, gecorrigeerd en aangevuld.
De behandelaars krijgen na de definitieve registratie een automatische notificatie dat er nieuwe documenten in hun werkvoorraad van Corsa ontvangen zijn.
Onderstaande lijst bevat de metadata die momenteel bij de documenten in Corsa staat. Het beschrijft de standaard-metadata. In bepaalde gevallen zal er sprake zijn van specifieke, additionele metadata (zoals data voor behandeling in raad en commissie).
De inrichting van Corsa wordt momenteel aangepast aan dit handboek en het handboek digitaal werken. Hiervan zal een inrichtingsdocument worden opgemaakt waarin uitgebreid de metadataset wordt beschreven.
N.B.: Op elke registratie van een inkomende zaak wordt in principe door het afdelingssecretariaat een standaard ontvangstbevestiging verstuurd, waarin de datum van ontvangst, het onderwerp en de naam van de behandelaar zijn opgenomen. Uitzonderingen hierop vormen beroep- en bezwaarschriften waarover team Juridische Zaken de ontvangstbevestigingen verzorgt.
Bijlage 7: Vervanging van omgevingsvergunningen vanaf 1 januari 2010 en alle archiefbescheiden vanaf 1 januari 2013 tot en met ingang vervangingsbesluit
Deze bijlage gaat in op de procedures en criteria voor de vervanging van:
- •
- •
Als bron voor historisch onderzoek kunnen de omgevingsvergunningsdossiers worden aangeduid als een belangrijke bron aan de hand waarvan in de toekomst gereconstrueerd kan worden hoe de bebouwde omgeving er heeft uitgezien (na sloop) en eventueel welke bedrijfsmatige activiteiten op een bepaalde locatie zijn uitgevoerd.
Andere overheidsorganen die gebruik maken van deze archieven zijn de Brandweer in verband met handhaving en toezicht op de brandveiligheid, de Omgevingsdienst Haaglanden en de Politie die bij het handhaven van de openbare orde bijvoorbeeld gebruik kan maken van een plattegrond van een bouwwerk bij de voorbereiding van een inval.
Vervanging van de in dit handboek beschreven archiefbescheiden voldoet aan de daaraan te stellen archiefwettelijke vereisten, waardoor de belangen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek niet worden geschaad.
In deze bijlage worden de gehanteerde eisen en procedures die bij de scanning zijn gehanteerd, beschreven.
Gebruikte hardware en software
De verwerking heeft plaatsgevonden via onderstaande hard- en software:
Hardware: Canon DR-7550C (t/m A3-formaat)
Software: Kofax Express, versie 2.00.044
Hardware: Kodak i4200 (t/m A3-formaat)
Software: Kofax Express, versie 2.00.044
Hardware: KIP 3100 LED Plotter/copier/scanner (A2 en groter)
Software: KIP IPS software, versie is: 7.1.44-01
Gebruikte bestandsformaten en scan instellingen
Het bestandsformaat waarin de gescande documenten (zowel verwerking extern als intern) worden opgeslagen is PDF/A-1b. Hiermee wordt voldaan aan de eis in Archiefregeling art 26 eerste lid dat digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard,
Bij de verwerking heeft geen datacompressie plaatsgevonden. Voorafgaand aan opslag in PDF/A1-b vindt conversie plaats van TIFF.
Vanaf 14-11-2013 wordt er direct in PDF/A gescand. De PDF/A-bestanden van de scans worden in Corsa omgezet naar PDF/A 1-b.
Scanresolutie voor gedrukte teksten
Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van gedrukte teksten is uitgegaan van de onderstaande formule zoals deze werd gehanteerd in bijlage 4 van de sinds 1 januari 2013 vervallen Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland:
Hierin is ‘h’ de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast van het originele document in mm en ppi is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland) dient voor de QI minimaal de waarde 5,0 gekozen te worden (QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar).
Uitgaande van een gemeten minimale waarde van 1,0 mm voor ‘h’ en van de waarde 5,0 voor de kwaliteitsindex levert dit als gewenste scanresolutie op 259 PPI, wat in de praktijk neerkomt op scannen met een resolutie van minimaal 300 PPI.
Scanresolutie voor tekeningen, plattegronden etc.
Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van de tekeningen in kleur of grijswaarden is hier eveneens uitgegaan van de formule zoals deze eveneens werd gehanteerd in bijlage 4 van de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland:
Hierin is ‘w’ de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn en PPI is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland) dient voor de QI minimaal de waarde 1,5 gekozen te worden (QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar).
Uitgaande van een gemeten minimale waarde van ongeveer 0,15 mm voor ‘w’ en van de waarde 1,5 voor de Kwaliteitsindex levert dit als gewenste scanresolutie op afgerond 296 PPI, wat in de praktijk neerkomt op scannen met een resolutie van minimaal 300 PPI.
Reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit
De te vervangen documenten kunnen kleuren bevatten die essentieel zijn om deze documenten correct te kunnen interpreteren. Voor deze documenten is digitalisering met behoud van de originele kleuren noodzakelijk.
Alle documenten die betekenisvolle kleuren bevatten, zijn in kleur zijn gescand, met een bitdiepte van 24. Hierbij wordt gebruik gemaakt van automatische kleurdetectie, een functionaliteit binnen de gebruikte Kofax-scansoftware. De overige documenten zijn gescand in grijswaarden.
Na een upgrade van de storage-omgeving zijn alle te vervangen documenten vanaf 1 maart 2014 standaard in kleur gescand, met een bitdiepte van 24.
Wijze waarop de reproductie tot stand is gekomen
Een beschrijving van de wijze waarop de reproducties tot stand zijn gekomen is te vinden in het document Procesbeschrijving: MD 0423 Documenten ontvangst, scannen/registratie uit 2011. Deze werkprocedure was beschikbaar en toegankelijk voor de medewerkers DIV gedurende de betreffende periode; uitgangspunt is dus dat deze procedure is toegepast.
Zoals aangegeven in het Procesbeschrijving: MD 0423 Documenten ontvangst, scannen/registratie vinden er tijdens het gehele proces verschillende momenten van controle plaats, welke door de diverse rollen worden uitgevoerd:
- •
- •
- •
In de procedure staat beschreven waarop gecontroleerd moet worden, namelijk juistheid, volledigheid en leesbaarheid. De controles zijn ingericht volgens het vier-ogen principe. Daarnaast staat het uitvoeren van steekproefsgewijze controles en het uitvoeren van audits in deze procedure beschreven.
Via de procedure is de kwaliteit van de reproducties geborgd.
Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Het betreft de in deze bijlage beschreven omgevingsvergunningen vanaf 1 januari 2010 en papieren dossiers vanaf 1 januari 2013 die succesvol het vervangingstraject hebben doorlopen. De originele archiefstukken zijn door vervanging de digitale scans geworden. De papieren stukken hebben daarmee hun waarde als archiefstuk verloren.
Het gehele vervangingstraject is al meerdere jaren geleden afgerond en de digitale bestanden zijn al geruime tijd raadpleegbaar. Tot vernietiging van de bescheiden kan dan ook worden overgegaan, zodra het vervangingsbesluit in werking treedt. Er is geen incubatietijd vereist.
Feitelijk vindt vervanging pas plaats op het moment dat de oorspronkelijke papieren originelen vernietigd worden. Overeenkomstig het gestelde in Archiefregeling artikel 17 onder d. en artikel 19 tweede lid moet de uitvoering van deze beheerhandeling door middel van metadata vastgelegd worden bij de registraties van de vervangen archiefbescheiden/ dossiers. Hiertoe wordt de datum waarop vervanging heeft plaatsgevonden en de aanduiding van de uitgevoerde beheerhandeling (in dit geval vervanging) vastgelegd.
Van de vervanging wordt overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 door DIV van de gemeente Midden-Delfland een verklaring opgemaakt. Deze bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden en geeft tevens aan op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is uitgevoerd. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de gemeente Midden-Delfland.
De gemeente Midden-Delfland maakt voor de vernietiging van de oorspronkelijke fysieke originelen gebruik van een extern in archiefvernietiging gespecialiseerd bedrijf. Na vernietiging wordt er een certificaat van vernietiging afgegeven door het bedrijf wat de daadwerkelijke vernietiging heeft uitgevoerd. Dit certificaat wordt, na het doorlopen van het vervangingsproces, tezamen met de verklaring van vervanging, permanent bewaard.
Bijlage 8: Vervanging van bouwvergunningen en milieuvergunningen na externe backlog scanning
In de jaren 2011 en 2012 zijn in opdracht van de gemeente Midden-Delfland in verband met het voornemen tot het nemen van een vervangingsbesluit de papieren dossiers van ongeveer 5.000 bouwvergunningen back log (dus achteraf) gescand. De bouwvergunningen zijn afgegeven door de gemeenten Schipluiden (1931-2003) en Maasland (1920-2003) als voorlopers van de huidige gemeente Midden-Delfland, waarvan ook een deel van de bouwvergunningen back log is gescand (periode 2004-2010).
In 2014 zijn in opdracht van de gemeente Midden-Delfland alle op dat moment nog actuele (dynamische) milieu-locatiedossiers door een externe partij gescand. De aanleiding hiervoor was dat per 1 april 2013 de milieutaken van de gemeente Midden-Delfland overgegaan zijn naar de Omgevingsdienst Haaglanden. De gedigitaliseerde dossiers zijn digitaal ter beschikking gesteld aan de Omgevingsdienst Haaglanden.
Als bron voor historisch onderzoek kunnen de bouwvergunnings- en de milieuvergunningsdossiers worden aangeduid als een belangrijke bron aan de hand waarvan in de toekomst gereconstrueerd kan worden hoe de bebouwde omgeving er heeft uitgezien (na sloop) en eventueel welke bedrijfsmatige activiteiten op een bepaalde locatie zijn uitgevoerd.
Andere overheidsorganen die gebruik maken van deze archieven zijn de Brandweer in verband met handhaving en toezicht op de brandveiligheid, de Omgevingsdienst Haaglanden en de Politie die bij het handhaven van de openbare orde bijvoorbeeld gebruik kan maken van een plattegrond van een bouwwerk bij de voorbereiding van een inval.
Vervanging van de in dit handboek beschreven archiefbescheiden voldoet aan de daaraan te stellen archiefwettelijke vereisten, waardoor de belangen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek niet worden geschaad.
In deze bijlage worden de gehanteerde eisen en procedures die bij de externe backlog scanning zijn gehanteerd, beschreven.
Gebruikte apparatuur en software
Hardware: Canon DR-7550C (t/m A3-formaat)
Software: Kofax Express versie 2.00.044, VRS version: 2.00.044, 2008-2011
Hardware: Canon DR-9050C (t/m A3-formaat)
Software: Kofax Express versie 2.00.044, VRS version: 2.00.044, 2008-2011
Hardware: KIP 2300 (A0-formaat)
Software: Kip Color Pro, 1998/2011 SCP Software GmbH, versie 7.3 SP3, versienummer 3.88.5.5,
Hardware: Kodak I5600 (t/m A3 formaat)
Software: DPU-Scan software van Janich & Klass Computertechnik, versie 5.11
Gebruikte bestandsformaten en scaninstellingen
Het bestandsformaat waarin de gescande documenten zijn opgeslagen is PDF/A-1b. Hiermee wordt voldaan aan de eis in Archiefregeling art 26 eerste lid dat digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.
Zowel bij de verwerking extern als intern vindt geen datacompressie plaats. Voorafgaand aan opslag in PDF/A1-b vindt conversie plaats van JPEG4 (het bestandsformaat door de scanner extern aangeleverd).
Scanresolutie voor gedrukte teksten
Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van gedrukte teksten is uitgegaan van de onderstaande formule zoals deze werd gehanteerd in bijlage 4 van de sinds 1 januari 2013 vervallen Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland:
Hierin is ‘h’ de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast van het originele document in mm en ppi is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland) dient voor de QI minimaal de waarde 5,0 gekozen te worden (QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar).
Uitgaande van een gemeten minimale waarde van 1,0 mm voor ‘h’ en van de waarde 5,0 voor de kwaliteitsindex levert dit als gewenste scanresolutie op 259 PPI, wat in de praktijk neerkomt op scannen met een resolutie van minimaal 300 PPI.
Scanresolutie voor tekeningen, plattegronden etc.
Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van de tekeningen in kleur of grijswaarden is hier eveneens uitgegaan van de formule zoals deze eveneens werd gehanteerd in bijlage 4 van de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland:
Hierin is ‘w’ de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn en PPI is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid-Holland) dient voor de QI minimaal de waarde 1,5 gekozen te worden (QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar).
Uitgaande van een gemeten minimale waarde van ongeveer 0,15 mm voor ‘w’ en van de waarde 1,5 voor de Kwaliteitsindex levert dit als gewenste scanresolutie op afgerond 296 PPI, wat in de praktijk neerkomt op scannen met een resolutie van minimaal 300 PPI.
Reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit
De te vervangen documenten kunnen kleuren bevatten die essentieel zijn om deze documenten correct te kunnen interpreteren. Voor deze documenten is digitalisering met behoud van de originele kleuren noodzakelijk.
Alle documenten zijn gescand in grijswaarden, waarbij alle documenten die betekenisvolle kleuren bevatten in kleur zijn gescand, met een bitdiepte van 24.
Selectie en voorbereiding archiefbescheiden
In overleg met het Gemeentearchief Delft is geconstateerd dat bij de reeds gedigitaliseerde bouwvergunnings- en milieuvergunningsdossiers geen documenten behoren waarvan op grond van de in paragraaf 2.2 vermelde argumenten besloten moet worden het origineel na digitalisering blijvend te bewaren3
De te vervangen bouwvergunning- en milieuvergunningdossiers bevatten uitsluitend documenten die zijn ontvangen of opgemaakt bij de behandeling van aanvragen bouw – of milieuvergunning. Voorafgaand aan digitalisering hoeft daarom geen selectie plaats te vinden of de in de dossiers aangetroffen documenten overeenkomstig dit vervangingsbesluit vervangen mogen worden.
De bouwvergunningen van de gemeente Maasland waren ontsloten d.m.v. een index in een kaartenbak Deze kaarten zijn eerst gedigitaliseerd. De digitale kopieën van de kaarten zijn vervolgens door een data-entry bureau per regel overgenomen naar een Excel bestand.
De bouwvergunningen van de voormalige gemeente Schipluiden waren ontsloten met behulp van een overzicht in PerfectView. Van dit bestand is een datadump gemaakt naar een Excel bestand.
Voor het bestand van de gemeente Midden-Delfland is een export vervaardigd vanuit WPW (Walvis). Deze dump is vervolgens gebruikt als import/conversie naar het DMS Corsa. Ook de aldus in Corsa opgenomen bouwvergunningen zijn opgenomen in voornoemd Excel-bestand.
Het Excel-bestand vormt de inventaris van de te digitaliseren bestanden en biedt het scanbedrijf een overzicht van de te digitaliseren dossiers.
De bestanden zijn voorafgaand aan het digitaliseringproces vergeleken met de werkelijke situatie binnen de dossiers. Eventuele correcties zijn hierbij aangebracht.
De te digitaliseren bouwvergunningdossiers zijn tijdens de scanvoorbereiding fysiek opgedeeld in vier vaste tabs:
- •
- •
- •
- •
Alle dossiers zijn vervolgens verpakt in archiefdozen (de zgn. “Batchdozen”) waarbij iedere doos voorzien werd van een uniek (barcode) volgnummer. Deze volgnummers zijn in de inventaris opgenomen die aan DIV van de gemeente Midden-Delfland ter beschikking is gesteld. Daarna zijn de archiefbestanden getransporteerd naar de scanlocatie.
Na ontvangst op de scanlocatie zijn als volgt “Patchbladen” geprint:
Patchblad level 0: Barcode voorloopblad per scanbatch (inhoud batchdoos)
Patchbladen level 1: Barcode voorloopbladen per dossier in de scanbatch
Deze voorloopbladen zijn vervolgens toegevoegd aan iedere batchdoos, waarna ieder eerste blad van een document (of bijlage bij een document) is voorzien van een barcode. De documenten zijn vervolgens ontdaan van hechtmiddelen zoals nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften, plastic en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken.
De scanvoorbereider heeft de documenten op formaat A4 / A3 en op formaten groter dan A3 t/m A0 binnen een scanbatch gescheiden op de volgende wijze: Op de plaats van het document groter dan A3 is een barcodeblad geplaatst met daarop de tekst “Hier hoort een document > A3”. Op dit blad bevond zich een barcode sticker met hetzelfde nummer als op het blad. Deze barcode sticker werd op het document > A3 geplakt en vervolgens word dit document van de batch gescheiden.
Per scanbatch zijn aldus twee bundels gevormd: documenten groter dan A3 die met de tekeningscanner zijn gescand en documenten kleiner of gelijk aan A3-formaat die met de productiescanners zijn gescand.
Hierbij is tevens een Excel-bestand gemaakt met behulp waarvan een relatie is te leggen tussen het dossier en de daaruit verwijderde documenten groter dan A3 formaat.
Tot slot zijn tijdens bovenstaande voorbereiding op de bestaande tabstroken in de dossiers barcode patchlabels (level 2) geplakt. Deze tabbladen zijn vervolgens mee gescand.
De aldus gescheiden en voorbereide scanbatch zijn vervolgens teruggeplaatst in de batchdozen en klaar gezet voor scanning. Ook de lege dossiermappen zijn in de batchdoos bewaard, zodat de documenten na digitalisering daarin terug gestoken konden worden.
De milieudossiers zijn in 2012 geschoond en herordend op basis van een nieuwe structuur. Daarbij zijn de locatienummers toegevoegd zoals deze in Squit zijn vastgelegd. Van de in eerste instantie aan de Omgevingsdienst Haaglanden aan te leveren dossiers (het jaarwerk) is een overzicht in Excel opgesteld. Dit Excel-bestand vormt de inventaris van de te digitaliseren bestanden en biedt het scanbedrijf een overzicht van de te digitaliseren dossiers. Ook de ODH heeft een Excellijst met de data uit Squit verrijkt met eigen ID-nummers. De externe partij, Karmac, levert op basis van beide Excellijsten een Excellijst met metadata op behorende bij de gescande milieudossiers.
Voor het scannen van de bouwvergunning- en milieuvergunningdossiers is dezelfde procedure gehanteerd.
Scannen documenten tot en met A3 formaat
De scanspecialist controleert in de “SCI Cliënt” scansoftware of het standaardprofiel voor scannen van documenten met de productiescanner is geselecteerd. De scanspecialist werkt met één standaardprofiel in de scansoftware voor archiefbescheiden van formaat A3 en kleiner. De scanspecialist voert vervolgens de scanbatch door de productiescanner. En stopt de batch na controle (zie hoofdstuk Kwaliteitsprocedures in deze bijlage) terug in de batchdoos.
Bij het scannen is gebruik gemaakt van dubbelzijdig scannen, waarbij softwarematig alleen de volledig blanco pagina’s zijn verwijderd.
Scannen documenten groter dan A3
De scanspecialist controleert in de “SCI Cliënt” scansoftware of het standaardprofiel voor scannen van documenten met de grootformaat scanner is geselecteerd. De scanspecialist werkt met één standaardprofiel in de scansoftware voor archiefbescheiden van formaat groter dan A3. De scanspecialist voert vervolgens de te scannen documenten één voor één door de grootformaat scanner en stopt deze na controle (zie hoofdstuk Kwaliteitsprocedures in deze bijlage)terug in de batchdoos.
Alle aldus verwerkte batchdozen zijn vervolgens klaargezet voor transport naar het archiefdepot.
Vastlegging metadata archiefbescheiden
In verband met de achteraf gedigitaliseerde dossiers (backlogscanning) is in overleg met het gemeentearchief van Delft besloten dat geen invulling hoeft te worden gegeven aan de eis aan archiefbescheiden metagegevens te koppelen aan de hand waarvan te allen tijde blijkt wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces zij door het overheidsorgaan werden ontvangen of opgemaakt.#_ftn24
Met behulp van de optie “invoer metadata tabstroken” binnen het Data Entry menu van de SCI Cliënt digitaliseringsoftware koppelt de data entry specialist de informatie zoals afgebeeld op de meegescande tabstroken aan de bijbehorende gescande (deel)dossiers van een scanbatch.
Nadat alle tabstroken aldus zijn ingevoerd, kiest de data entry specialist voor de optie “invoer documenten” in dezelfde batch. Daarbij worden alle gescande documenten voorzien van de volgende metagegevens: datum document, het soort document (inkomend, uitgaand, intern) en de locatie bestaande uit straat en huisnummer.
Nadat het laatste document is behandeld, sluit de data entry specialist de batch, waarna deze automatisch voor nacontrole wordt vrijgegeven.
Iedere aldus bewerkte scanbatch wordt vervolgens door een andere data entry specialist op invoer van de juiste gegevens gecontroleerd. Pas na deze controle wordt de scanbatch vrijgegeven voor verdere elektronische verwerking.
Onderstaande metadata zijn vastgelegd:
Opname archiefbescheiden in beheersysteem
Voor import in Corsa zijn de volgende bestandsdelen door de SCI Cliënt software geëxporteerd:
- •
- •
- •
- •
- •
De aldus geëxporteerde bestanden zijn middels een door BCT, de leverancier van Corsa, geschreven importscript in Corsa geïmporteerd. Een restgroep is geïmporteerd door de afdeling DIV zelf, daarbij geassisteerd door een externe functioneel beheerder Corsa.
De gedigitaliseerde dossiers worden uitsluitend opgenomen in het beheersysteem van de Omgevingsdienst Haaglanden. De omgevingsdienst heeft hiertoe instructies opgesteld.
De aan vervanging te stellen eisen zijn:
- -
- -
- -
Om aan deze eisen te kunnen voldoen zijn de hiervoor beschreven instellingen, bestandsformaten en procedures omtrent selectie, voorbereiding, scannen, metadateren en opname van de archiefbescheiden vastgelegd en toegepast. Om deze eisen te kunnen garanderen is het bovendien van belang diverse controle momenten tijdens het gehele digitaliseringsproces in te bouwen. Deze kwaliteitsprocedures worden hieronder beschreven.
De scanspecialist controleert de kwaliteit van de gescande documenten op volledigheid (zijn alle pagina’s gescand), op juistheid van de reproductie en op leesbaarheid. Tevens wordt gecontroleerd op het al of niet “recht” gescand zijn van de documenten.
Als de scan afwijkt, zorgt de scanspecialist er voor dat dit alsnog in orde wordt gemaakt door de opties hiervoor in de scansoftware. De scanspecialist zal het document (of pagina’s hieruit) opnieuw scannen en daarbij, indien nodig, zorgen voor afwijkende instellingen binnen de scansoftware, zodat alsnog het kwalitatief beste resultaat wordt verkregen.
Controle tijdens de verwerking
Door middel van het validatiemenu van de “SCI Cliënt” digitaliseringsoftware controleert de validatiespecialist of:
- •
- •
- •
Voor de milieuvergunningen is 10% van de archiefbescheiden bij de Omgevingsdienst Haaglanden gecontroleerd door deze een op een te vergelijken met de fysieke dossiers. De gemaakte afspraak is dat de resultaten van deze controle worden vastgelegd. Als uit deze controles blijkt dat niet aan de vooraf gestelde kwaliteitseisen is voldaan, dient het scanbedrijf de geconstateerde tekortkomingen als deze verwijtbaar zijn te herstellen.
De gemeente Midden-Delfland heeft een externe partij (DOCFactory) verzocht aan de hand van steekproeven te toetsen in hoeverre de back log scanning van bouwvergunningdossiers volwaardig is gebeurd en welke verbeteracties mogelijk plaats dienen te vinden om uiteindelijk definitief over te kunnen gaan tot vervanging van de papieren documenten door de digitale scans.
Van de circa 5.000 dossiers betreffende de dossiers van bouwvergunningen die in 2011 en 2012 back log zijn gescand is 10% steekproefsgewijs gecontroleerd; van de gecontroleerde dossiers (500) waren er 20 die een complexere bouwvergunning betroffen.
Het resultaat van de audit was dat gesteld mocht worden dat de papieren dossiers en hun digitale reproducties grotendeels met elkaar in overeenstemming zijn: “Hoewel er sprake is van het ontbreken van een aantal kerndocumenten, mag worden geconcludeerd dat de afwezigheid hiervan gering is, in de regel zijn de (foutieve) verschillen lager dan 5%.”5 In 4% van de onderzochte dossiers ontbreken de aanvraagformulieren, in 2% van de dossiers de beschikkingen inzake de bouwvergunning en in slechts 1% van de dossiers de gewaarmerkte bouwtekeningen.
Bij de complexdossiers lag het fouten percentage hoger. De metagegevens in Corsa ontbraken in veel gevallen of bevatten fouten. De gemeente Midden-Delfland heeft DOCFactory in 2017 opdracht gegeven om reparatiewerkzaamheden uit te voeren aan deze dossiers, zodat deze dossiers in de toekomst weer goed bevraagbaar zijn. De complexdossiers zijn door DOCFactory in Corsa met metagegevens verrijkt, zoals het type woning en de actuele adresgegevens. Door de verrijking zijn de complexdossiers inmiddels voorzien van alle relevante metadata en weer goed toegankelijk in Corsa.
Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Het betreft de in deze bijlage beschreven bouwvergunningen en milieuvergunningen die via backlog scanning door een externe partij zijn vervangen middels digitalisering. De originele archiefstukken zijn door vervanging de digitale scans geworden. De papieren stukken hebben daarmee hun waarde als archiefstuk verloren.
De backlog scanning heeft in de periode 2011-2012 en in 2014 plaatsgevonden. Het gehele vervangingstraject is dus al meerdere jaren geleden afgerond en de digitale bestanden zijn al geruime tijd raadpleegbaar. Tot vernietiging van de bescheiden kan dan ook worden overgegaan, zodra het vervangingsbesluit in werking treedt. Er is geen incubatietijd vereist.
Feitelijk vindt vervanging pas plaats op het moment dat de oorspronkelijke papieren originelen vernietigd worden. Overeenkomstig het gestelde in Archiefregeling artikel 17 onder d. en artikel 19 tweede lid moet de uitvoering van deze beheerhandeling door middel van metadata vastgelegd worden bij de registraties van de vervangen archiefbescheiden/ dossiers. Hiertoe wordt de datum waarop vervanging heeft plaatsgevonden en de aanduiding van de uitgevoerde beheerhandeling (in dit geval vervanging) vastgelegd.
Van de vervanging wordt overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 door DIV van de gemeente Midden-Delfland een verklaring opgemaakt. Deze bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden en geeft tevens aan op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is uitgevoerd. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de gemeente Midden-Delfland.
De gemeente Midden-Delfland maakt voor de vernietiging van de oorspronkelijke fysieke originelen gebruik van een extern in archiefvernietiging gespecialiseerd bedrijf. Na vernietiging wordt er een certificaat van vernietiging afgegeven door het bedrijf wat de daadwerkelijke vernietiging heeft uitgevoerd. Dit certificaat wordt, na het doorlopen van het vervangingsproces, tezamen met de verklaring van vervanging, permanent bewaard.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-232478.html