Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena houdende regels omtrent beheer en toezicht Basisregistratie personen (Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen Altena 2019)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena,

 

 

Gelet op de:

- Wet basisregistratie personen.

- Algemene verordening gegevensbescherming.

 

Besluit:

  • 1.

    Vervallen te verklaren:

    - de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Aalburg 2016 vastgesteld door het college van de voormalige gemeente Aalburg op 11 oktober 2016.

    - de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Werkendam 2014 vastgesteld door het college van de voormalige gemeente Werkendam op 23 september 2014.

    - de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Woudrichem 2016 vastgesteld door het college van de voormalige gemeente Woudrichem op 4 oktober 2016.

  • 2.

    vast te stellen:

    - de Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen Altena 2019

    - aanwijzen van beheerfunctionarissen volgens bijlage 1

     

Hoofdstuk 1: Aanwijzen functionarissen

Artikel 1:  

Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met:

  • -

    het informatiebeheer BRP;

  • -

    het privacybeheer BRP;

  • -

    het toezichtsbeheer BRP;

  • -

    het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring

Artikel 2:  

  • 1.

    De informatiebeheerder wijst functionarissen aan, die worden belast met:

    • a.

      het gegevensbeheer BRP;

    • b.

      het applicatiebeheer BRP;

    • c.

      de gegevensverwerking BRP.

Hoofdstuk 2: Het informatiebeheer BRP

Artikel 3  

De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en de autorisatiebesluiten.

Artikel 4  

De informatiebeheerder voorziet in:

  • a.

    de jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

  • b.

    de jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

  • c.

    een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef;

  • d.

    de administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

  • e.

    het periodieke overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;

  • f.

    de richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.

Artikel 5  

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor

  • -

    de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

  • -

    de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 6  

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:

  • a.

    persoonsinformatievoorziening;

  • b.

    beveiliging;

  • c.

    gegevenskwaliteit;

  • d.

    personeelsaangelegenheden.

Artikel 7  

De informatiebeheerder beslist:

  • a.

    over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;

  • b.

    op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;

  • c.

    op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de Wet en als genoemd in de, bij Verordening BRP genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen;

  • d.

    over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.

Artikel 8  

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

  • a.

    de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

  • b.

    de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening Basisregistratie personen;

  • c.

    de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen worden nageleefd;

  • d.

    alle in artikel 2, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede het team systeembeheer op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening omtrent de Basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;

  • e.

    de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.

Artikel 9  

De informatiebeheerder, of een op grond van de artikelen 1 en 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen aangaan.

Hoofdstuk 3: Het gegevensbeheer BRP

Artikel 10  

Senior medewerker kwaliteit dienstverlening is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden, in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen;

  • b.

    het beheer van documentatie op het gebied van de overige wet- en regelgeving op het gebied van de Basisregistratie personen;

  • c.

    de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de Basisregistratie personen omtrent gegevensverwerking;

  • d.

    het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de Basisregistratie personen;

  • e.

    het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens, binnen de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen.

De senior medewerker kwaliteit dienstverlening beslist binnen 5 werkdagen over het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorganen, waarbij gerede twijfel bestaat over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de Basisregistratie personen opgenomen (authentieke) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van de genomen beslissing.

Artikel 11  

Senior medewerker kwaliteit dienstverlening voorziet in:

  • -

    de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP;

  • -

    de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie personen.

Artikel 12  

Senior medewerker kwaliteit dienstverlening is bevoegd, in overleg met teammanager Publiek, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen.

Artikel 13  

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de Basisregistratie personen, onderworpen aan een inhoudelijke controle door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Senior medewerker kwaliteit dienstverlening voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen, gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Senior medewerker kwaliteit dienstverlening voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

Artikel 14  

Senior medewerker kwaliteit dienstverlening neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Hoofdstuk 4: Het applicatiebeheer BRP

Artikel 15  

Functioneel beheerder BRP voorziet in:

 

 

  • 1.

     

de communicatie bij storingen in hard- en software;

2.

de verzorging van een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

3.

de toekenning van de autorisatieniveaus voor de toepassing van actualiseringen, aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, functioneel beheerder BRP en de informatiebeheerder, op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

4.

de bijhouding van een dossier omtrent de autorisaties, die overeenkomstig artikel 7 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

5.

het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

6.

de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

7.

de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

8.

een oplossing, eventueel door inschakeling van beveiligingsbeheerder ICT of een derde, voor de onder artikel 15 punt 7 genoemde problemen en klachten;

9.

de voorlichting aan de alle in artikel 1 en 2 genoemde functionarissen, met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

10.

de coördinatie van werkzaamheden, in geval van uitwijk in overleg met beveiligingsbeheerder ICT;

11.

de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;

12.

de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

13.

een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.

Artikel 16  

Functioneel beheerder BRP is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

  • b.

    het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

  • c.

    het beheer van de tabellen van de Basisregistratie personen;

  • d.

    het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 17  

senior medewerker kwaliteit dienstverlening is bevoegd:

  • a.

    gedragsregels op te stellen omtrent het gebruik van de Basisregistratie personen.

Artikel 18  

Functioneel beheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk, onderdeel van de procedure continuïteitsbeheer, van het handboek Informatiebeveiliging.

Artikel 19  

Functioneel beheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.

Artikel 20  

Functioneel beheerder BRP neemt deel aan:

Hoofdstuk 5: Het privacybeheer BRP

Artikel 21  

De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet en Verordening BRP.

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 7, onder b, c en d van deze regeling;

  • b.

    het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 22  

De privacybeheerder adviseert over:

  • a.

    de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inzage);

  • b.

    de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

  • c.

    de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 17 en 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

  • d.

    de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

  • e.

    de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 23  

De privacybeheerder is bevoegd:

  • a.

    op grond van het in artikel 21, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

  • b.

    ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij sprake is van het in geding zijn van de persoonlijke levenssfeer.

Artikel 24  

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen, de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Hoofdstuk 6: De gegevensverwerking BRP

Artikel 25  

De gegevensverwerkers voorzien in:

1.

het verwerken van de gegevens in de basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

2. 

het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

3. 

de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

4. 

de behandeling van mutaties;

5. 

de behandeling van het netwerkverkeer;

6. 

de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;

7. 

de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;

8. 

de dagelijkse controle van de in de basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen;

9. 

de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

 

- wijziging van het naamgebruik;

 

- vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de Basisregistratie personen;

10. 

de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de basisregistratie personen;

11. 

de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet respectievelijk artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (inzage)

12. 

de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

13. 

de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 17 en 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

14. 

de kennisgeving ingevolge artikel 19 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

15. 

de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

 

Artikel 26  

De gegevensverwerkers:

  • -

    beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 22 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

  • -

    beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

  • -

    stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing ingevolge sub b van dit artikel.

Hoofdstuk 7: De toezichthouder BRP

Artikel 27  

De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.

Artikel 28  

De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

Artikel 29  

De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.

Artikel 30  

De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.

De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 28, bevoegd:

  • -

    met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met inbeslagname van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);

  • -

    zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;

  • -

    zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;

  • -

    inlichtingen te vorderen;

  • -

    inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;

  • -

    zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;

  • -

    onderzoek te doen;

  • -

    rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 28.

Artikel 31  

De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.

Artikel 32  

De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen.

Artikel 33  

De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

Hoofdstuk 8 Fraudecoördinator BRP

Artikel 34  

De fraudecoördinator is verantwoordelijk voor het nagaan van signaleringen over fraude- en/of twijfelgevallen bij de identificatie of het opgeven van informatie aan de gemeente. Denk hierbij ook aan adresfraude.

Artikel 35  

De fraudecoördinator is bevoegd om binnengemeentelijke bronnen te raadplegen en te combineren met als doel om fraudegevallen op te sporen.

Artikel 36  

De fraudecoördinator voorziet in:

  • a.

    het actief controleren en signaleren van woon- en adresfraude;

  • b.

    het ondernemen van actie bij fraudegevallen;

  • c.

    het delen van de uitkomsten met zowel binnen- als buitengemeentelijke organisaties;

  • d.

    de samenwerking met gemeentelijke afdelingen of externe ketenpartners om fraudegevallen tegen te gaan.

  • e.

    een jaarlijkse rapportage over de uitgevoerde fraude-onderzoeken.

Artikel 37  

De fraudecoördinator neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Hoofdstuk 9: Slotbepalingen

Artikel 38  

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP die zich in het gegevensmagazijn bevinden.

Artikel 39  

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na publicatie.

Artikel 40  

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen Altena 2019.

 

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena van 13 januari 2020

De secretaris,

drs.A.J.E.van der Werf-Bramer

de burgemeester,

Drs. E.B.A.Lichtenberg MCM

Bijlage 1:  

[Deze bijlage is niet bekendgemaakt in verband met de privacy van de aan te wijzen beheerfunctionarissen.]

 

 

Naar boven