Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Heemskerk houdende regels omtrent de controle op het financieel beheer en inrichting van de financiële organisatie (Controleverordening van de gemeente Heemskerk 2019 )

Wettelijke grondslag:

  • 1.

    Gemeentewet, art. 213

  • 2.

    Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO)

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijving

  • -

    accountant: een door de raad conform artikel 213, lid 2 Gemeentewet aangewezen accountant;

  • -

    accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad aangewezen accountant van:

    • o

      het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • o

      het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

    • o

      het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;

    • o

      de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid, Gemeentewet in acht worden genomen;

  • -

    deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

  • -

    goedkeuringstolerantie: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;

  • -

    rapporteringstolerantie: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het accountantsrapport;

  • -

    rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

Artikel 2 Doelstelling

Deze verordening heeft als doel regels vast te stellen voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heemskerk.

Hoofdstuk 2 Accountantscontrole

Artikel 3 Opdrachtverlening accountant

  • 1.

    De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad aangewezen accountant en stelt de periode van benoeming van de accountant vast.

  • 2.

    De raad of de uit de raad gekozen auditcommissie bereidt in overleg met het college de aanbesteding van de accountant voor.

  • 3.

    De raad of de uit de raad gekozen auditcommissie stelt voor de aanbesteding van de accountant het programma van eisen vast.

  • 4.

    In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging;

    • b.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

    • c.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbasis en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

    • d.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • e.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • f.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    De accountant heeft periodiek overleg met de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder financiën, concerncontroller, een vertegenwoordiging van de raad en verder daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

Artikel 5 Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college kan de door de raad aangewezen accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 3.

    Het college draagt de zorg voor de wettelijk voorgeschreven verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Hoofdstuk 3 Informatie

Artikel 6 Informatieverstrekking door college

  • 1.

    Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 7 Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 3.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

  • 4.

    Het college draagt er zorg voor, dat alle informatie aan de accountant wordt verstrekt, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 8 Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2.

    De accountant voert gedurende het begrotingsjaar een interim-controle uit. Na het uitvoeren van de interim-controle brengt de accountant een boardletter uit voor het bestuur en een managementletter voor de organisatie. Hierin wordt ingegaan op te realiseren verbeterpunten.

  • 3.

    De boardletter en de reactie daarop van het college wordt aan de raad en de auditcommissie toegestuurd.

  • 4.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven accountantsrapport brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de gemeentesecretaris en de controller (managementletter).

  • 5.

    De accountantsverklaring en het accountantsrapport worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 6.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsrapport met de raad of met een door de raad ingestelde commissie.

  • 7.

    Het college overlegt de gecontroleerde jaarverslaggeving samen met de controleverklaring en het accountantsrapport uiterlijk voor 1 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar aan de raad.

  • 8.

    De accountant kan aanwezig zijn in de raadsvergadering waar de jaarstukken worden behandeld.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 9 Intrekking

Bij inwerkingtreding van deze verordening wordt de Controleverordening van de gemeente Heemskerk 2015 ingetrokken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt 1 november 2019 in werking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2019 en later.

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening van de gemeente Heemskerk 2019

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente

Heemskerk in zijn openbare vergadering van

de raad voornoemd,

de griffier,

de voorzitter,

Toelichting op de Controleverordening

Artikel 3. Opdrachtverlening accountant

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet) en de overeenkomst met de accountant ondertekend. De duur van de periode van verbintenis met de accountant wordt bepaald bij de aanbesteding van de accountantscontrole.

 

In het tweede lid is de mogelijkheid geboden om de auditcommissie het aanbestedingstraject te laten uitvoeren.

 

Artikel 4. Informatieverstrekking door college

Dit artikel van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

 

In het vierde lid wordt geregeld dat de gecontroleerde jaarrekening tijdig aan de raad tijdig wordt overlegd. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).

 

Artikel 5. Inrichting accountantscontrole

Artikel 5 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

 

Artikel 6. Toegang tot informatie

Dit artikel kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding.

 

Artikel 7. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Het college kan besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Eventueel kan het college besluiten deze werkzaamheden uit te besteden aan een andere dan door de raad aangewezen accountant, echter alleen indien dit in het belang van de gemeente is.

 

Artikel 8. Rapportering

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het accountantsrapport. De goedkeuringstoleranties voor fouten en onzekerheden zijn in artikel 2 van het Bado opgenomen. Deze worden bij aanbesteding van de accountantscontrole in het programma van eisen opgenomen. De raad kan deze toleranties aanscherpen, al zal dat veelal leiden tot toename van de werkzaamheden en daarmee tot hogere kosten.

 

In het Bado (artikel 5) zijn de rapporteringstoleranties opgenomen als de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. In hetzelfde artikel is opgenomen dat de raad lagere rapporteringstoleranties kan voorschrijven. In de gangbare praktijk is dit vaak het geval. Handhaving van de bestaande maatstaf is mogelijk, maar kan leiden tot meer werkzaamheden met de daarmee gepaard gaande kosten.

 

Het tweede lid van artikel 8 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

 

 

Naar boven