Besluit van het college van de gemeente Den Helder tot vaststelling van de nadere regels bij Subsidieverordening evenementen Den Helder 2020 [Subsidieregeling evenementen Den Helder 2020]

Het college van de gemeente Den Helder;

gelet op:

* de Algemene Subsidieverordening Den Helder;

* de Subsidieverordening ‘Evenementen Den Helder 2020;

* het beleidskader ‘Toerisme ‘Den Helder bruist!’;

* het beleidskader ‘Cultuur kleurt het leven’;

* het beleidskader Cultureel Erfgoed ‘Oog voor het verleden, visie op de toekomst’;

* het beleidskader Sport ‘Den Helder beweegt vooruit!’;

* het sociaal beleidskader ‘het sociale verhaal van Den Helder’;

* het coalitieprogramma 2018-2022 Helders akkoord ‘Voorwaarts in gezamenlijkheid’ en

* het Helders Perspectief ‘Van krimp naar groei!’;

BESLUIT:

vast te stellen de navolgende nadere regels over subsidieverlening voor evenementen en publieksactiviteiten in de gemeente Den Helder.

Artikel 1. Begripsomschrijving

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1. Externe adviescommissie: een door het college ingestelde commissie voor advies ex artikel 84 Gemeentewet, bestaande uit onafhankelijke deskundigen op het gebied van evenementen, marketing en cultuur;

• 2. Verordening: de Subsidieverordening evenementen Den Helder 2020;

Artikel 2. Reikwijdte regeling

Het bepaalde in deze subsidieregeling is enkel van toepassing op de behandeling van aanvragen om subsidie voor evenementen en publieksactiviteiten waarvoor op grond van de Verordening subsidie is aangevraagd.

Artikel 3. Verdeling subsidiebudget voor evenementen en publieksactiviteiten

Het in de gemeentebegroting opgenomen budget wordt door het college na de vaststelling van de gemeentebegroting, verdeeld in enerzijds een “subsidiebudget evenementen” en anderzijds een ”subsidiebudget publieksactiviteiten”. Het college streeft naar een verdeling van 80% van het budget voor evenementen en 20% van het budget voor publieksactiviteiten.

Artikel 4. Adviescommissies

• 1. Ten behoeve van de beoordeling van de aanvragen om evenementensubsidie zijn er een interne ambtelijke commissie en een externe commissie, zijnde de Adviesraad Citymarketing.

• 2. De interne adviescommissie bestaat uit medewerkers werkzaam voor de gemeente Den Helder in de sectoren cultuur, erfgoed, sport, economie, evenementen, vergunningen, veiligheid en sociaal domein.

• 3. Aan de Adviesraad Citymarketing nemen vertegenwoordigers deel van de toeristische ondernemers, culturele sector, musea, Helderse binnenstad, bewoners Julianadorp, Den Helder en Huisduinen, jongeren en Citymarketing Den Helder. De leden van de Adviesraad worden door Citymarketing Den Helder voor een maximale periode van 3 jaar benoemd

• 4. De commissies adviseren op de aanvragen om evenementensubsidie.

• 5. De commissies beoordelen de aanvragen op basis van de criteria zoals genoemd in artikel 5 en in samenhang tot de andere ingediende aanvragen.

Artikel 5. Wijze van verdeling, beoordeling en puntentoekenning

• 1. Aanvragen voor subsidie voor evenementen en publieksactiviteiten worden door beide adviescommissies beoordeeld op basis van de mate waarin het evenement of de publieksactiviteit aantoonbaar en substantieel bijdraagt aan criteria die genoemd zijn in de Verordening, te weten:

  • 1.1 Identiteit

• Van toepassing bj evenementen:

  Versterking van de identiteit, de profilering, naamsbekendheid en het imago van Den Helder, Julianadorp en/of Huisduinen binnen één of meer van de categorieën cultuur(historie), maritiem, sport, muziek- of landschapfestival, techniek en energie. De identiteit zoals beschreven in het beleidskader Toerisme ‘Den Helder bruist’ is het uitgangspunt en staat hieronder vermeld:

• Van toepassing bij publieksactiviteiten:

• Versterking van de identiteit, eigenwaarde en sociale binding van (een deel van) de Helderse bevolking (bv. een wijk) of één of meer specifieke doelgroepen.

• • 1.2 Ondernemerschap:

• Beoordeeld wordt de mate waarin financiële ondersteuning plaatsvindt door sponsors en/of particuliere fondsen en de mate waarin wordt gestreefd naar cofinanciering en/of aanvullende inkomsten (= balans tussen kosten en opbrengsten) en het (innoverend) vermogen maatschappelijk draagvlak te verwerven voor het evenement of de publieksactiviteit.

• Indien er duurzaamheidsaspecten betrokken zijn in de aanvraag, wordt dat meegewogen in de puntentoekenning.

  • 1.3 Publiek en publieksbereik

• Hoeveel bezoekers trekt het evenement? Op welk publiek richt het evenement/de publieksactiviteit zich? Spreekt het programma van het evenement of de activiteit een breed publiek aan? Welke inspanningen verricht de instelling om de publieke belangstelling te vergroten en tot bezoek/deelname te vergroten? Wat is de meerjarenvisie van de organisatie? Welke inspanningen verricht de organisatie om Den Helder zo goed mogelijk te profileren?

• Voor evenementen wordt tevens de externe promotiewaarde beoordeeld: het bezoekers- of deelnemersaantal van buiten Den Helder, de mate waarin het evenement aandacht opeist in de regionale, nationale en internationale media en de mate waarin het evenement de media-exposure optimaal benut.

• • 1.4 Lokale samenwerking

• In hoeverre zijn Helderse organisaties (inhoudelijk of bedrijfsmatig) betrokken bij de voorbereiding en/of uitvoering van het evenement of de publieksactiviteit?

• Hoeveel vrijwilligers zijn betrokken bij de organisatie en uitvoering van het evenement of de publieksactiviteit?

• Voor evenementen: Vindt samenwerking plaats met andere evenementen waardoor meer publiek naar Den Helder wordt getrokken?

• • 1.5 Focus op maritiem, techniek en energie (alleen van toepassing op evenementen).

• Evenementen die zich aansluiten bij het gemeentelijk beleid krijgen bij de beoordeling extra punten.

  • 1.6 Duur van de subsidieverlening

• Evenementen en publieksactiviteiten krijgen voor iedere volgende keer dat evenementensubsidie wordt gevraagd minder punten in de beoordeling, aflopend tot nul punten voor evenementen en publieksactiviteiten die voor de vijfde keer subsidie aanvragen.

• 2. Aan de aanvragen worden punten toegekend op basis van onderstaande schema’s voor evenementen en publieksactiviteiten en afhankelijk van de mate waarin de aanvraag aan het criterium voldoet:

Het aantal van 4 jaren wordt vanaf het subsidiejaar 2021 per individueel jaar geteld en behoeft geen aaneengesloten periode te betreffen.

• 3. Op basis van het aantal punten dat de adviescommissies aan een subsidieaanvraag hebben toegekend, bepaalt het college de volgorde waarin de subsidies worden toegekend.

• 4. Indien het bedrag van de in aanmerking komende aanvragen per subsidiebudget zoals genoemd in artikel 3 het subsidieplafond overschrijdt, wordt het budget als volgt verdeeld:

  • a. de aanvraag die de meeste punten scoort volgens de rangschikking die voortvloeit uit lid 2 wordt als eerste gehonoreerd;

    b. telkens wordt de daarop volgende aanvraag met de meeste punten gehonoreerd;

    c. indien verschillende aanvragen dezelfde score hebben gehaald en honorering van deze aanvragen tot overschrijding van het subsidieplafond zou leiden, worden deze op volgorde van het behaalde aantal punten voor het criterium ‘Identiteit’ gehonoreerd;

    d. voor de aanvraag waarvoor gelet op het subsidieplafond, gelet op rangschikking zoals genoemd onder a én gelet op het subsidiebudget voor de desbetreffende categorie (nl. evenementen of publieksactiviteiten) niet het totaal gevraagde subsidiebedrag beschikbaar is, kan het resterende budget als restsubsidiebedrag worden toegekend.

Artikel 6. Subsidiabele kosten

In de Verordening worden de kostensoorten genoemd waarvoor subsidie kan worden aangevraagd. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende kosten:

Organisatie:

* Muziekkosten (bands, podia, geluid, etc.)

* Huur voorzieningen (terrein, hekwerk, verkeersregelaars, EHBO, toiletten, afvoer vuil etc.)

* Inhuur beveiliging (alleen daartoe bevoegde bedrijven)

* Verbruiksartikelen

* Overige kosten zoals verzekering, vergunningen, energie, Buma, etc.

Promotie:

* Drukwerk, advertenties, onlinemarketing, etc.

Horeca:

* Inkoopkosten voor commercieel te exploiteren horeca. Als er sprake is van horeca, moeten zowel de uitgaven (inkoopkosten) als de inkomsten uit de horeca in de begroting worden opgenomen. .

Vrijwilligers:

* Vrijwilligersvergoedingen (te specificeren naar aantal personen en bedrag en nooit meer dan de maximale vrijwilligersvergoeding)

* kleding vrijwilligers

* catering vrijwilligers

Kosten om de inclusiviteit te bevorderen;

Denk hierbij aan kosten voor bezoekers met beperkte mobiliteit, een gebarentolk, brailleteksten, genderneutrale faciliteiten, etc.

De volgende kostensoorten worden niet gesubsidieerd:

* Salariskosten voor organisatie van het evenement.

In principe worden salariskosten voor het inhuren van bedrijven waaraan (een deel van) de organisatie van het evenement (bv. de programmering) wordt uitbesteed niet gesubsidieerd, tenzij het college het voor het welslagen van het evenement of publieksactiviteit nodig acht.

Inhuur van daartoe bevoegde en bij de Kamer van Koophandel ingeschreven beveiligingsbedrijven valt wel onder de subsidiabele kosten.

* Afdrachten aan goede doelen en subsidieverlening aan andere organisaties.

Artikel 7. Verantwoording

Indien de subsidie bij de verlening direct wordt vastgesteld, kan het college besluiten dat de subsidieontvanger:

• a. binnen 3 maanden na het evenement een kort inhoudelijk verslag indient waarin in ieder geval het aantal bezoekers wordt vermeld en een overzicht wordt verstrekt van de media-aandacht die het evenement heeft gehad;

• b. achteraf bewijzen overlegt dat de activiteit daadwerkelijk heeft plaatsgevonden;

• c. achteraf aangeeft op welke wijze de subsidie heeft bijgedragen aan de bij de aanvraag kenbaar gemaakte doelen en (gewenste) resultaten.

Artikel 8. Aanvullende verplichtingen

De subsidieontvanger maakt met de gemeente afspraken over de wijze waarop de gemeente betrokken wordt bij het evenement. Gedacht kan worden aan openingen of andere formele handelingen door vertegenwoordigers van de gemeente, netwerkbijeenkomsten, uitingen in de pers etc.

Artikel 9. Slotbepalingen

• 1. Deze nadere regels treden in werking op de dag waarop de Verordening in werking treedt.

• 2. Deze nadere regels worden aangehaald als ‘Subsidieregeling evenementen Den Helder 2020’.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Den Helder op 14 juli 2020.

Jeroen Nobel, burgemeester

Robert Reus, gemeentesecretaris