Nadere Regel Evenementenfonds Utrecht (EFU) 2021

Het college van burgemeester en wethouders van Utrecht;

₋ gelet op de artikelen 4:81, eerste lid, 4:83 en 1:3, vierde lid Algemene wet bestuursrecht en artikel 3 lid 2 Algemene Subsidieverordening;

₋ gelet op de Evenementennota “’t Bruis an alle kant” en de evaluatie van deze evenementennota, vastgesteld op 6 februari 2014;

₋ overwegende dat de evenementenbranche zich vanwege COVID-19 opnieuw moet ontwikkelen;

₋ overwegende dat door de eisen van het RIVM een andere invulling aan evenementen gegeven zal worden,

Besluit vast te stellen de Nadere regel Evenementenfonds gemeente Utrecht 2021.

Artikel 1 Begripsbepalingen (reikwijdte en definities)

In deze nadere regel wordt verstaan onder:

• a. EFU: deze nadere regel Evenementenfonds Utrecht 2021.

• b. Evenement: een evenement is een georganiseerde tijdelijke gebeurtenis, bijgewoond door een groep mensen die zich daarvoor op een terrein of in een inrichting bevindt of beweegt. Als voorbeelden gelden: festival, concert, parade en publieksbeurs.

• c. De identiteit van Utrecht: Utrecht als de verbindende creator van de Utrechtse kernwaarden.

• d. Inhoudelijke kwaliteit: de inhoudelijke kwaliteit van een evenement wordt weerspiegeld in vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid van de programmering.

• e. Doelgroepen: het type bezoekers dat op het evenement afkomt, gecategoriseerd in groepen: herkomst, leeftijd, belangstelling, lifestyle etc.

Artikel 2 Beleidsdoelstelling

Het EFU heeft tot doel als incidentele stimulans te fungeren voor stadsidentiteit-versterkende evenementen. Deze evenementen dienen bij te dragen aan de versterking van een gezond, stedelijk woon- en leefklimaat in Utrecht; het spreiden van evenementen en; dragen bij aan bestedingen in de stad, waarmee een impuls aan de werkgelegenheid wordt gegeven.

Artikel 3 Eisen aan de aanvrager subsidie

De subsidie kan worden aangevraagd door een bij de Kamer van Koophandel ingeschreven rechtspersoon.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Het college stelt jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

In het kader van EFU subsidieert de gemeente Utrecht de volgende activiteiten: Evenementen die de identiteit van Utrecht versterken, die nieuwe (bezoekers)doelgroepen aantrekken, en/of bijdragen aan de (inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

Een subsidieaanvraag moet voldoen aan de richtlijnen en verplichtingen van de geldende Algemene Subsidieverordening.

De subsidieaanvraag bestaat uit:

• a. Een activiteitenplan: in het activiteitenplan beschrijft de aanvrager:

• de activiteiten waarmee bezoekers aangetrokken worden;

• hoe de activiteiten/het evenement passen binnen de subsidie-eisen en criteria;

• het marketing- en communicatieplan met betrekking tot de activiteiten, inclusief een bezoekersprofiel.

• b. Een planning: de aanvrager geeft met een planning aan wanneer, hoe en waar welke activiteit wordt verricht.

• c. Een begroting: de aanvrager geeft de totale kosten die samenhangen met de activiteiten per kostenpost weer. Daarnaast moet uit de begroting duidelijk worden op welke wijze de kosten worden gefinancierd. De eigen bijdrage, inkomsten en de bijdrage door co-financiers (zoals partnerbijdragen en andere subsidiënten) moeten duidelijk worden weergegeven.

Om voor subsidie in aanmerking te komen moet het evenement/de aanvrager verder aan de volgende eisen voldoen:

• a. Het evenement vindt plaats in de gemeente Utrecht;

• b. Het evenement past in de jaarkalender en de lange termijn-kalender voor evenementen in de stad en draagt bij aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar;

• c. De aanvraag/ aanvrager getuigt van professionaliteit op het gebied van productie, organisatie, financieel beheer, PR/marketing, publiekswerving, inkomstenwerving en samenwerking met andere partijen;

• d. De begroting is deugdelijk en haalbaar en staat in relatie tot de aanvraag;

• e. De totale begroting van het evenement is aantoonbaar gedekt: er is een minimale cofinanciering van 50%;

• f. De aanvrager voor dezelfde kosten geen subsidie ontvangt van de gemeente Utrecht of een ander bestuursorgaan;

• g. De activiteiten voor het publiek toegankelijk zijn;

Niet in aanmerking voor subsidie komen:

1. Vaste programmering van culturele podia;

2. Evenementen die al drie of meer keer een bijdrage uit het EFU hebben ontvangen.

Artikel 7 Indiening en Indieningstermijn subsidieaanvraag

Alle aanvragen moeten worden ingediend bij het college van b en w, gebruikmakend van het daarvoor bestemde digitale aanvraagformulier. Dit formulier is online te vinden op www.utrecht.nl/subsidie. Aanvragen die op een andere wijze worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

• 1. Eerste termijn: Aanvragen moeten voor 1 oktober worden ingediend voor activiteiten die per 1 januari van het volgende jaar plaatsvinden.

• 2. Tweede termijn: Per 1 februari van het betreffende kalenderjaar is het eventuele resterende budget uit de eerste termijn beschikbaar. Aanvragen voor dit resterende deel van het budget moeten voor 1 februari van dat jaar worden ingediend.

• 3. Derde termijn: Per 1 mei van het betreffende kalender jaar is het eventuele resterende budget uit de tweede termijn beschikbaar. Aanvragen voor dit deel van het budget worden op volgorde van binnenkomst behandeld en hebben betrekking op het dan lopende jaar.

• 4. De aanvraag moet per jaar worden ingediend: er mag niet met één aanvraag subsidie voor twee of meer opvolgende jaren worden aangevraagd.

• 5. Na (tijdige en complete) ontvangst van de subsidieaanvraag worden de aanvragen eerst ambtelijk getoetst of ze voldoen aan de gestelde eisen om ze verder te gaan beoordelen. Wanneer de aanvraag voldoet, worden de aanvragen ter beoordeling voorgelegd aan de toetsingscommissie. De aanvrager wordt uitgenodigd voor een presentatie aan de commissieleden: een pitch als toelichting van een plan/project in vijf minuten door maximaal twee personen, gevolgd door 10 minuten gelegenheid voor vragen van de commissieleden aan de aanvrager.

Artikel 8 hoogte subsidiebedrag

• 1. Voor subsidie komen uitsluitend die kosten in aanmerking die in rechtstreeks verband staan tot het te organiseren evenement.

• 2. De maximale hoogte van de subsidie bedraagt € 60.000,-

• 3. Kosten zijn uitsluitend subsidiabel indien ze door de subsidieontvanger zijn gemaakt en betaald.

• 4. De subsidie bedraagt maximaal 50% van de kosten zoals bedoeld onder 1, bij een sociaal maatschappelijk betrokken evenement betreft, kan hiervan worden afgeweken.

Artikel 9 Beoordeling subsidieaanvraag en verlening

• Bij de beoordeling van de aanvraag wordt bekeken of de aanvraag volledig is en of deze voldoet aan de in deze regeling genoemde eisen, criteria en verplichtingen.

• Is het evenement vergunningplichtig; dan is het verkrijgen van een vergunning voor het evenement voorwaarde voor het daadwerkelijk verlenen van de subsidie.

Alleen aanvragen die aan alle voorwaarden voor de vergunning voldoen waaronder eisen in het kader van de openbare orde en veiligheid, zie www.utrecht.nl/ondernemen/evenement-organiseren, komen in aanmerking voor subsidie.

Beoordeling door de toetsingscommissie

Een commissie van externe, onafhankelijke deskundigen adviseert de gemeente bij het beoordelen van de subsidieaanvragen voor het EFU. De toetsingscommissie beoordeelt de aanvragen op onderstaande criteria en in relatie tot het bestaande en gewenste aanbod in Utrecht. De beoordeling vindt plaats op basis van consensus. De toetsingscommissie is extern en wordt voorgezeten door een technisch voorzitter en ondersteund door een ambtelijk secretaris. De commissie bestaat uit:

₋ Adviseur, expertise evenementen/wetenschap;

₋ Adviseur, expertise sport/entertainment;

₋ Adviseur, expertise “brandmanagement”.

N.B: Een lid van de toetsingscommissie mag niet werkzaam zijn bij of voor een partner of instelling die (mogelijk) een aanvraag indient dan wel verbonden is met mogelijke indieners; er mag geen sprake zijn van belangenverstrengeling.

Criteria

• 1. Profilering Utrecht: Het evenement draagt bij aan Gezond Stedelijk Leven voor iedereen en versterkt de identiteit van Utrecht. Het evenement verbindt zich met de identiteit “de verbindende creator”, mate van zichtbaarheid en verankering van de Utrechtse kernwaarden in de uitvoering van het evenement.

• 2. Duurzaamheid: mate waarin aantoonbaar maatregelen zijn getroffen om het evenement op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren

• 3. Toegankelijkheid, diversiteit en inclusie: de mate van deelname van uiteenlopende groepen wat betreft leeftijd of leeftijdsfase, gender, fysieke of mentale gezondheid, etnische of sociale achtergrond, seksuele geaardheid, financiële situatie of sociale positie

• 4. Spreiding qua tijd en locatie: de mate waarin het voorgestelde evenement bijdraagt aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar.

• 5. Economische opbrengsten: de mate waarin het evenement een bijdrage levert aan de lokale economie en in het bijzonder de werkgelegenheid.

• 6. Inhoudelijke kwaliteit: vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid, het evenement getuigt in alle aspecten van inhoudelijke kwaliteit.

• 7. Sociale waarde: de mate waarin het evenement de sociale cohesie in wijken en buurten versterkt.

• 8. (Inter)nationale naamsbekendheid Utrecht: mate waarin het evenement (inter)nationale mediawaarde genereert en daarmee bijdraagt aan de(inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht en de mate waarin het evenement extra (inter)nationale bezoekers aantrekt.

Scoring en verlening

• 1. De toetsingscommissie geeft een prioritering aan op basis van de beoordeling van de inhoudelijke motivering van de aanvragen op basis van de 8 criteria;

• 2. Beoordeling per criterium met een score van 0 t/m 10

• 3. Indien de aanvraag gedeeltelijk verleend wordt, krijgt de aanvrager de gelegenheid zijn begroting passend te maken voor het verleende bedrag.

Artikel 10 Besluitvorming

• Op basis van het advies van de toetsingscommissie besluit het college van b en w (binnen 13 weken) over de aanvraag.

• Een uitzondering wordt gevormd voor aanvragen die duidelijk niet voldoen aan de eisen uit deze regeling. Die kunnen worden afgewezen zonder advies van de toetsingscommissie.

Artikel 11 Vaststelling

Binnen drie maanden na beëindiging van het evenement dient de aanvrager een verzoek tot subsidie-vaststelling bij de gemeente Utrecht in te dienen. Dit verzoek dient vergezeld te gaan van:

• a. Een inhoudelijke rapportage op basis van in de verlening gesteld criteria, in woord en beeld, inclusief de waardering van de activiteiten door publiek en media;

• b. Een financiële rapportage die voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Utrecht;

• c. Een bezoekersanalyse: aantallen en herkomst (internationaal, nationaal, lokaal, online).

Indien bij vaststelling van de subsidie blijkt dat het evenement een positief resultaat heeft behaald wordt de subsidie, in verhouding subsidie ten opzichte van de totale inkomsten in middelen, lager vastgesteld. Bij meerjarige activiteiten kan de subsidieaanvrager toestemming vragen om het resultaat toe te voegen aan de egalisatiereserve, die specifiek voor ten behoeve van deze activiteit is aangelegd.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze nadere regel treedt in werking op 1 augustus 2020. De beleidsregel Evenementenfonds Utrecht (d.d.18-12-2018) wordt op die datum ingetrokken.

Artikel 13 Citeertitel

Er kan naar deze nadere regel worden verwezen als Nadere Regel Evenementenfonds Utrecht 2021.

Aldus is vastgesteld door burgemeesters en wethouders van Utrecht in hun vergadering van 10 juli 2020

De secretaris, De burg.emeester,

Drs. G.G.H.M. Haanen Dhr. P.E.J. den Oudsten