/2/png-2/Hoorn_ZW.png)
Gemeenteblad van Hoorn
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Hoorn | Gemeenteblad 2020, 175510 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Verordening op de Auditcommissie gemeente Hoorn 2020
- 1.
- 2.
- 3.
De auditcommissie heeft als algemene opdracht om de raad te adviseren over zaken die betrekking hebben op de toezichthoudende en controlerende verantwoordelijkheden van de raad. De auditcommissie verricht vooronderzoek en brengt op basis hiervan advies uit aan de Raad. Verder is er afstemmingsoverleg met het college over de controlewerkzaamheden. Ook periodiek overleg met de gemeentelijke accountant is vast onderdeel van de werkzaamheden van de auditcommissie.
Op grond van de Controleverordening gemeente Hoorn die voortvloeit uit artikel 213 van de gemeentewet en door de raad is vastgesteld op 12 november 2019, dient er periodiek afstemmingsoverleg plaats te vinden tussen de accountant, (een delegatie van) de raad, de raadsgriffier, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris of een medewerker die de control-functie bewaakt of aanstuurt. Op grond van artikel 7 lid 4 van de Controleverordening 2019 dient de accountant voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken, het verslag van bevindingen met (een voor dit doel ingestelde vertegenwoordiging) van de raad te bespreken.
Artikel 2 taken auditcommissie
- 1.
- 2.
- a.
- b.
- c.
Het onderzoek van de documenten behorend bij de Planning- en Controlcyclus (begroting, jaarrekening, tussentijdse rapportages, management-/boardletter en kadernota) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten en de planning voor de behandeling van de documenten.
- d.
- e.
- f.
- g.
Artikel 2 lid 1: het gaat om het geven van financieel-technisch advies. Er is geen sprake van politieke standpunten die leiden tot een meerderheid zoals gebeurt in bijvoorbeeld een Algemene commissie van advies.
Artikel 2 lid 2. De opgesomde taken zijn benoemd om de opdracht aan de auditcommissie te verhelderen. In 2020 is gesproken over een verzwaring van de adviesfunctie van de auditcommissie. Dit is in dit artikel verwerkt. Zie hiervoor lid 2 onder c, d en e. Enkele taken blijven standaard en zijn jaarlijks terugkerend, zoals onderzoek van de Jaarrekening, en het afstemmingsoverleg met de accountant.
Het is aan de auditcommissie en de raad om te bepalen welke voorstellen vanuit de financiële functie de auditcommissie naast de cyclusdocumenten nog meer inhoudelijk kan behandelen. Logisch zou zijn dat b.v. een Controleverordening langs de commissie komt, en een verordening 212.
In lid 2 a en b is geregeld dat de auditcommissie voorbereidingen doet voor het werven en selecteren van een accountant. En dat de auditcommissie vervolgens ook het aanspreekpunt is voor de accountant voor de gesprekken betreffende de jaarlijkse controle van de jaarrekening.
Punt c gaat over de begroting, kadernota en jaarrekening als financiële instrumenten van de raad.
Bij het onderzoek van de begroting zal de auditcommissie zich richten op de financiële paragrafen, en een advies over het structureel en reëel begrotingsevenwicht waarop de raad dient toe te zien. Het onderzoek van de jaarrekening en overleg hierover met de accountant, leidt tot een advies over de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de jaarrekening. Dus of de cijfers in overeenstemming zijn met de werkelijkheid, en of uitgaven rechtmatig zijn gedaan. Dit is een technisch oordeel. De auditcommissie kan verder adviezen uitbrengen over de inrichting en kwaliteit van de financiële instrumenten. Met kwaliteit van informatie is bedoeld of de informatie zoals deze in begroting, kadernota en rekening wordt gepresenteerd, voldoende inzicht en houvast biedt voor kaderstelling en controle door de raad.
Punten d en e gaan over de toezichthoudende rol van de raad. Artikel 212 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad uitgangspunten vaststelt voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. Artikel 213a schrijft voor dat de raad regels vaststelt voor periodiek onderzoek door het College naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van door het College gevoerd bestuur. Met het vaststellen van de Financiële Verordening is aan deze vereisten voldaan. De auditcommissie kan hierover desgewenst met het College in gesprek te gaan en de raad te adviseren over de bevindingen. Punt e geeft de auditcommissie een eigen rol in het doen van onderzoeken, die aanvullend zijn op onderzoeken van de RKC en de interne audits. Het gaat om financieel technische onderwerpen waar de auditcommissie van mening is dat zij de raad beter in positie kan brengen. Voorbeelden van adviezen van de auditcommissie op eigen gezag, uit het recente verleden, zijn geweest: hanteren van harde deadlines bij de (tijdige) aanlevering van cyclusdocumenten, kostendekkendheid leges, correcte toepassing van de stoplichtsystematiek in beleidsdocumenten.
In punt f staat nog een belangrijke bepaling over het volgen van de door de raad gedane aanbevelingen, of aanbevelingen van het college of de accountant die de raad heeft overgenomen. De auditcommissie kan met deze partners in gesprek over de stappen die worden gezet of maatregelen die worden genomen.
Met de woorden ‘raakt aan de financiële positie van de gemeente’ wordt bedoeld ontwikkelingen waarbij de financiële positie van de gemeente substantieel verandert. Dit kan zowel positief als negatief zijn.
Punt g regelt dat de auditcommissie kan overleggen en adviseren over de financiële positie van verbonden partijen. Dit zal niet standaard gebeuren maar kan wel gebeuren als het vermoeden ontstaat dat de documenten van externe verbonden partijen substantieel invloed (gaan) hebben op de financiële positie van de gemeenten in zijn algemeenheid. In het verleden is hier aandacht aan besteed vooral in het kader van rechtmatigheidsverklaringen van externe partijen die actief zijn op het gebied van de WMO. Ten aanzien van andere documenten uit de P&C cyclus geldt dat er een analyse wordt gemaakt indien daar vanuit de begroting aanleiding toe is.
Artikel 3 Samenstelling auditcommissie
Voor de samenstelling van de auditcommissie geldt het volgende:
- a.
- b.
- c.
- d.
De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden door de leden van de auditcommissie uit hun midden aangewezen. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij verhindering of afwezigheid. Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter nemen ook deel aan de inhoudelijke bespreking en eventuele stemmingen.
- e.
- f.
- g.
- h.
Om de auditcommissie slagvaardig te houden is er een goede vertegenwoordiging vanuit meerdere fracties nodig. Dit hoeft echter niet per se vanuit elke fractie te gebeuren omdat de auditcommissie met een technische blik kijkt, en niet partijpolitiek.
Normaalsproken zijn er 6 - 7 zittende leden. Er dient enige affiniteit te zijn met het onderzoeksgebied van de (in- en externe) controles, de Jaarstukken en de financiële adviesfunctie. Hiertoe wordt een functieprofiel ter beschikking gesteld aan de fracties, bij aanvang van de bestuursperiode.
De voorzitter van de auditcommissie is technisch voorzitter, maar hij of zij maakt ook deel uit van de commissie. Dit geeft de mogelijkheid voor de voorzitter om inhoudelijk mee te discussiëren. Gelet op het technisch karakter van de besprekingen, en de inhoudelijke bijdrage die wordt verwacht van de leden, worden geen plaatsvervangers voor de vergaderingen benoemd.
Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door een door de griffier aan te wijzen medewerker van de griffie.
Artikel 5 Bevoegdheden auditcommissie
De auditcommissie is in ieder geval bevoegd om:
- a.
- b.
in het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken naast de vaste adviseurs, ook leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamercommissie, medewerkers van de gemeente Hoorn, belanghebbenden en externe deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. Indien de auditcommissie medewerkers van de gemeente Hoorn uitnodigt voor deelname aan een vergadering, informeert zij gelijktijdig ook het college hierover.
- c.
- d.
De auditcommissie kan gevraagd en ongevraagd advies geven aan de raad. Per vergadering wordt bekeken wat een goede vertegenwoordiging vanuit de organisatie, en het college is. Er hoeft niet per se elke keer dezelfde afvaardiging te zitten. Maar als het gaat om medewerkers -veelal vanuit de financiële functie- wordt het college hier wel van op de hoogte gesteld.
In de Controleverordening 2019 staan nog enkele algemene taken genoemd in relatie tot met name de accountant en de aanbesteding van een nieuwe accountantsdienst: artikel 4 lid 3 en 7 lid 4.
De onder d. genoemde pre-audit bijeenkomst is een bijeenkomst van auditcommissieleden en de accountant die voor aanvang van de controlewerkzaamheden wordt georganiseerd, waarin wordt afgestemd wat de aandachtspunten in de werkzaamheden gaan zijn.
Artikel 6 Vergadering en verslaglegging
De auditcommissie houdt zich aan de volgende procedureregels:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
In artikel 6 staan enkele van de gebruikelijk procedures opgesomd. De openbaarheid van vergaderingen en openbare aankondigingen daarvan, worden ook geregeld in artikel 6 van de verordening. Openbaarheid van bestuur is een principieel uitgangspunt, dat ook voor de auditcommissie geldt. Vergaderingen worden openbaar aangekondigd.
De auditcommissie werkt met een standaard jaarplanning die na akkoord door de agendacommissie van de raad en in goed overleg met het college wordt vastgesteld. Het gaat daarbij om vaste, voorgenomen bijeenkomsten. Niet-voorziene of niet voorgenomen bijeenkomsten blijven mogelijk.
Agenda’s en verslagen van de vergaderingen worden via publicatie op de website bekend gemaakt. Punt e geeft de auditcommissie ruimte om in voorkomende gevallen niet openbaar te vergaderen. Met name als sprake is van technische voorbereidingen.
Artikel 7 Besluitvorming, advisering en quorum
- 1.
- 2.
- 3.
De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is (quorum). Indien er geen quorum is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen, waarbij slechts 24 uur tussen het verzenden van de nieuwe uitnodiging en het aanvangstijdstip hoeft te liggen. De tweede vergadering vindt doorgang ongeacht het aantal opgekomen leden.
De auditcommissie zal vooral adviezen geven aan de raad, waarbij het niet nodig is om te stemmen over de inhoud van dat advies. De commissie wordt geacht technisch te adviseren, en daarom is de ervaring dat er niet of nauwelijks stemmingen nodig zijn. Het kan soms zijn dat er gestemd moet worden over aanstelling van een voorzitter of plaatsvervangend voorzitter. Bij deze procedurebesluiten heeft elk lid -en dus ook de voorzitter- één stem. Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-175510.html