Gemeenteblad van Zeewolde

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
ZeewoldeGemeenteblad 2020, 17075Overige besluiten van algemene strekking



Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde houdende regels omtrent basisregistratie personen (Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde 2020)

Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde;

 

gelezen het voorstel van afdeling Publiek d.d. 17 december 2019;

 

Gelet op de Wet Basisregistratie Personen en op de Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Zeewolde 2014;

 

Besluit

 

vast te stellen het Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde 2020.

Artikel 1 Verstrekking aan een orgaan van de gemeente

  • 1.

    Gelet op artikel 3.8 van de Wet BRP kunnen gegevens uit de basisregistratie personen van de gemeente Zeewolde aan binnengemeentelijke afdelingen worden verstrekt, voor zover deze organen deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

  • 2.

    De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van systematische en incidentele verstrekkingen.

  • 3.

    De organen van de gemeente Zeewolde aan wie gegevens worden verstrekt, de categorie van personen die het betreft, de gegevens die worden verstrekt en de wijze van verstrekken zijn vermeld in bijlage 1.

Artikel 2 Verstrekkingen aan derden

  • 1.

    Op grond van artikel 3.9 van de Wet basisregistratie personen kunnen gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie aan derden die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente.

  • 2.

    Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijke belang worden aangewezen de werkzaamheden als genoemd in bijlage 2 van dit reglement.

  • 3.

    Als categorieën van derden die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën als genoemd in bijlage 2 van dit reglement.

Artikel 3 Terugmeldplicht

  • 1.

    Een medewerker/orgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP van Zeewolde, doet hiervan mededeling aan de gegevensbeheerder BRP.

  • 2.

    De gegevensbeheerder BRP regelt de wijze waarop terugmeldingen door organen van de gemeente Zeewolde plaatsvinden en de wijze waarop deze meldingen worden afgehandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het bepaalde in artikel 2.34 van de Wet BRP en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen.

Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan een medewerker van de gemeente Zeewolde of Meerinzicht wordt slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.

Artikel 5 Protocolplicht

  • 1.

    De gegevensbeheerder BRP houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met artikel 3.11 van de Wet BRP.

  • 2.

    De gegevensbeheerder BRP regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.

Artikel 6 Inwerkingtreding, intrekken oude regeling en citeertitel

  • 1.

    Dit reglement reedt in werking op 1 januari 2020.

  • 2.

    Het Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde, in werking getreden op 1 januari 2018, wordt ingetrokken met ingang van de dag van de bekendmaking van het Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde 2020.

  • 3.

    Dit reglement wordt aangehaald als: Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde 2020.

Aldus vastgesteld op 17 december 2019,

Burgemeester en wethouders voornoemd,

R.C. van Nunspeet,

Secretaris

G.J. Gorter,

Burgemeester

Toelichting

 

Privacyreglement Basisregistratie Personen Zeewolde 2020

 

Algemeen

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

 

Wetgeving

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

 

De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.

 

Dit reglement gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.

 

Tot slot voorziet dit reglement ook in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Zeewolde en van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt.

 

Bevoegdheid College B&W

In artikel 3.8 van de Wet BRP is bepaald dat bij gemeentelijke verordening regels gesteld kunnen worden omtrent verstrekking van gegevens uit de BRP. De gemeenteraad heeft op 5 maart 2014 in de “ Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Zeewolde 2014” geregeld dat het college van burgemeester en wethouders zowel de gegevens aan derden als de gegevens aan organen van de gemeente Zeewolde verstrekt.

 

Persoonsgegevens van ‘ eigen inwoners’

De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van gemeente Zeewolde aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de gemeente Zeewolde of Meerinzicht wordt geregeld in dit reglement. Deze bevoegdheid vloeit voort uit artikel 3.8 van de Wet BRP. Het Privacyreglement basisregistratie personen Zeewolde 2020 regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren. Het privacyreglement gaat dus niet over gegevensverstrekking door het colleges zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wet BRP.

 

Gegevens van ‘niet- inwoners’

De minister van BZK verstrekt de gemeente Zeewolde, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Zeewolde woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente Zeewolde is altijd gebaseerd op het meest recente autorisatiebesluit van de minister van BZK op grond van artikel 3.1 en 3.2 Wet BRP. Dit is een zogenaamde GABA- aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer.

 

Distributie van persoonsgegevens

De medewerkers of organen van de gemeente Zeewolde of Meerinzicht raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente Zeewolde ingeschreven zijn via GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn, raadplegen of gebruiken zij de BRP. De gegevensbeheerder BRP regelt de distributie volgens bijlage 1 van dit reglement.

 

In bijlage 1 zijn voor wat betreft de BRP dezelfde gegevens opgenomen als in het autorisatiebesluit van de minister, zodat de medewerkers voor alle personen die geregistreerd zijn in de BRP dezelfde BRP gegevens kunnen inzien en gebruiken. Daarnaast kunnen sommige afdelingen ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

 

Artikelsgewijze toelichting

 

Artikel 1 Verstrekking aan een orgaan van de gemeente

Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens, waaronder de zogeheten ‘aangehaakte gegevens’, van inwoners van de gemeente Zeewolde aan medewerkers, teams en/ of afdelingen van de gemeente Zeewolde. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen, artikel 3.8 lid Wet BRP. In bijlage 1 wordt geregeld voor welke taken en op welke wijze de verschillende gemeentelijke teams/domeinen de gegevens verstrekt krijgen.

 

Rechtstreekse toegang tot de BRP

Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerde medewerkers als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend en een VOG heeft overgelegd als onderdeel van zijn indiensttreding. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.

 

Artikel 2 Verstrekking aan derden

De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Dit is opgenomen in artikel 3.6 Wet BRP en uitgewerkt door de NVVB in het schema schriftelijke gegevensverstrekkingen BRP, dat op de website van de NVVB is gepubliceerd.

 

Echter kunnen er lokaal derden zijn die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Zeewolde. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die deze werkzaamheden uitvoeren.

 

Derden met schriftelijke toestemming

Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.

 

Geheimhouding

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om beperking van de verstrekking/ geheimhouding.

 

Beperkte set aan gegevens

Op grond van artikel 3.9 lid 4 van de Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

 

Artikel 3 Terugmeldplicht

Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste authentieke gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid van een authentiek gegeven een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens artikel 2.34 van de Wet BRP.

 

Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Bij twijfel kan de privacy beheerder BRP worden ingeschakeld.

 

Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaan dat het een collega van Publiekszaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige). Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt. Voorkeur heeft een schriftelijk verzoek per e-mail of vrijbericht.

 

Artikel 5 Protocolplicht

Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.

 

Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van de staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd (artikel 3.22 lid 3 sub a Wet BRP).

BIJLAGE 1. Verstrekking gegevens aan organisatieonderdelen van de gemeente Zeewolde en Meerinzicht

Deze bijlage hoort bij artikel 1 van Privacyreglement basisregistratie personen Zeewolde 2020 en bevat een opgave van organisatieonderdelen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit BRP kunnen worden verstrekt.

 

Voor verstrekkingen aan DDS wordt aangesloten bij het meest recente Besluit Autorisaties van BZK. Gegevens die verstrekt worden aan de DDS worden alleen verstrekt ingevolge artikel 3, 5 en 6 van dit besluit en alleen de gegevens die genoemd worden in de bijlagen 2 tot en met 24B van dit besluit mogen alleen op grond van de taken behorende bij de bijlagen worden verstrekt aan de afnemer via DDS.

 

Organisatieonderdeel

Taak

Doelomschrijving

Backoffice burgerzaken Harderwijk

Uitvoering BRP en nationaliteitswetgeving

 

Bestuurssecretariaat/

Burgemeester

Ernstig incident in de samenleving en/ of overlijden van een burger.

Medeleven tonen en/ of condoleances burgemeester via brief, telefonisch of persoonlijk bezoek.

Bestuurssecretariaat/

Burgemeester

Jubilea overzichten: 50, 60, 65 jarige huwelijken, 90, 100, 100+ jarigen.

Felicitaties van burgemeester via brief of persoonlijk bezoek.

Bestuurssecretariaat

Koninklijke onderscheidingen

Voorbereiden verlenen Koninklijke onderscheidingen.

Burgemeester

Publiek

Crisisbeheersing/rampbestrijding

Registratie en identificatie slachtoffers ramp en nabestaanden.

 

Handhaving

Toezichthouder BRP

Opsporen strafbare feiten, misbruik en fraude

Controle ter voorkoming en nemen maatregelen bij misbruik, plegen strafbare feiten en fraude.

Juridische Zaken

Ondersteuning bij juridische zaken

Behandelen bezwaar en beroep, advies op het gebied van wet- en regelgeving.

Meerinzicht Belastingen

Gemeentelijke belastingen

Innen gemeentelijke belastingen en heffingen.

Meerinzicht DIV/DIM

Registratie zaken, post en archivering

Registratie zaken en dispensatie niet-openbare archiefstukken.

Meerinzicht Sociaal Domein

Participatiewet, Wet inburgering, Wet Maatschappelijke Ondersteuning.

Behandelen aanvragen, toekennen voorzieningen en uitkeringen. Ondersteuning, participatie, jeugdzorg en Sociale werkvoorziening.

Publiek

Uitvoering van de Kieswet

Ter voorbereiding en uitvoering van Verkiezingen

Publiek

Uitvoering basisregistratie personen, taken als ambtenaar Burgerlijke stand, reisdocumenten, rijbewijzen, VOG, nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging.

Het registeren van gegevens, verwerken van mutaties en aanvragen.

Publiek

 

Leerlingenvervoer

 

Vergoeding kosten leerlingenvervoer en regelen van vervoer.

Publiek

 

 

Algemene Plaatselijke Verordening (APV)

Behandelen vergunningen APV, winkeltijden, drank en horeca en kansspelen.

Publiek

Huisvesting statushouders

Het toewijzen van woningen, inschrijving van de betrokkene en coördineren van de huisvesting

Publiek

Kwijtschelding gemeentelijke belastingen

Het behandelen en beoordelen van kwijtscheldingsaanvragen

Publiek

Begraafplaatsadministratie

Het bijhouden van de administratie van de gemeentelijke begraafplaats en rechthebbenden van graven.

Ruimte

Handhaving

Toezicht op naleving van (uitvoerings-)wetten. Controle ter voorkoming en nemen maatregelen bij misbruik, plegen strafbare feiten en fraude.

Ruimte

Ruimtelijke ordening, grondbeheer en gebiedsontwikkeling

 

Samenleving

Meerinzicht Sociaal Domein

Jeugdwet, leerplicht en RMC (Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten)

 

Samenleving

Openbare orde en veiligheid; integrale veiligheid

 

 

BIJLAGE 2. Verstrekking gegevens aan derden

 

Derden aan wie gegevens worden verstrekt die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Zeewolde. Deze bijlage hoort bij artikel 2 van het Privacyreglement Basisregistratie personen Zeewolde 2020. Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 wet BRP verzocht heeft om geheimhouding.

 

Indien een derde die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Zeewolde niet is opgenomen in deze bijlage en om gegevens verzoekt uit het BRP, dan neemt het College over dit verzoek een afzonderlijk besluit.

 

Gewichtig maatschappelijk belang

Categorie derde BRP

Slechts voor het achterhalen van gegevens van de cliënt voor taken die onder het bewind vallen. Bijvoorbeeld als de bewindvoerder het adres van zijn cliënt wil achterhalen. Let op: besluit van bewind-voering moet in kopie bij de aanvraag zitten.

Bewindvoerder/Bewindvoerders-kantoor

Bevorderen van culturele en maatschappelijke vaardigheden inwoners. Tegengaan van analfabetisme en taalontwikkeling.

Bibliotheken

 

Bevorderen cultuur binnen de gemeente Zeewolde.

Cultuurorganisaties die een subsidie van de gemeente Zeewolde ontvangen

Voor het uitvoeren van bevolkingsonderzoeken en de bestrijding van besmettelijke ziekten.

GGD

Belangenbehartiging vervolgingsslachtoffers

Instellingen / organisaties ten behoeve van belangenbehartiging vervolgingsslachtoffers

Taken uitvoeren in het kader van welzijn en/of ouderenzorg voor de inwoners van Zeewolde.

Instellingen, verenigingen en stichtingen op het gebied van welzijn en gezondheid (bijvoorbeeld thuiszorg, verslaafdenzorg, patiëntenvereniging, maatschappelijke dienstverlening, algemene/geestelijke gezondheidszorg, kinderopvang, jeugdwelzijnswerk, ouderenzorg, gehandicaptenzorg, werkvoorziening, etc.)

Beheer van sociale kredieten en leningen

Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) die lid is van NVVK (vereniging voor schuldhulpverlening en sociaal bankieren).

Maatschappelijke begeleiding statushouders

Migranten organisaties (bijvoorbeeld Stichting Vluchtelingenwerk)

Bijhouden van de begraafplaatsadministratie en uitvoering Wet op de Lijkbezorging

Niet gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen

Onderwijs

Onderwijsinstellingen

Het vinden en herenigen van familie- en gezinsleden.

Stichting FIOM, Vereniging Het Nederlandse Rode Kruis (NRK)

Zorg voor overledene en nabestaanden en het organiseren van een uitvaart.

Uitvaartverzorgers

Uitvoeren van de wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet (voorbeelden: huiselijk geweld, kindermishandeling)

Veilig Thuis

Samenstellen en verstrekken van verwanteninformatie, het identificeren van slachtoffers.

Veiligheidsregio’s, landelijke Slachtofferinformatiesystematiek (SIS)

Ten behoeve van werkzaamheden om handhavend te kunnen optreden en daarmee problemen als illegale inwoning, niet toegestane onderverhuur/medehuur en overlastsituaties te kunnen aanpakken binnen de gemeente Zeewolde.

 

Woningbouwstichtingen en -corporaties

 

Woonurgentie binnen de gemeente Zeewolde.

 

Woningbouwstichtingen en -corporaties

Maatschappelijke dienstverlening Flevoland

Taken uitvoeren in het kader van gezondheidszorg en het innen van rekeningen in verband met die verleende zorg.

Ziekenhuizen