Nadere regel subsidie sportevenementen gemeente Utrecht

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

gelet op:

- artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht (ASV);

- de Utrechtse Sportnota 2017-2020;

- het Utrechts Sportakkoord 2019-2021.

Besluit:vast te stellen de Nadere regel subsidie sportevenementen gemeente Utrecht

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze nadere regel wordt verstaan onder:

• a. Kleinschalig (breedte)sportevenement: een sportevenement met open inschrijving gericht op kennismaking met (een) sport en/of het bevorderen van sportdeelname bij voorkeur van niet (verenigings)leden;

• b. Grootschalig sportevenement: een sportevenement met open inschrijving en minimaal 5000 deelnemers en/of een topsportevenement met deelname topatleten;

• c. Grootschalig schoolsportevenement: een schoolsportevenement of -toernooi met open inschrijving en met deelname van tenminste 1000 leerlingen uit het basis- en/of speciaal onderwijs gericht op kennismaking met (een) sport en/of het bevorderen van sportdeelname;

• d. Topsportevenement: een evenement dat deze kwalificatie door NOC*NSF of de betreffende bond heeft ontvangen;

• e. Topsporters: sporters die vanuit NOC*NSF of betreffende bond de status topsporter hebben gekregen (zie www.nocnsf.nl);

• f. Duurzaamheid: maatregelen die zijn getroffen om het sportevenement op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren conform de richtlijnen van Green Events;

• g. Inclusief sportklimaat: de (laagdrempelige) toegankelijkheid van het evenement voor diverse doelgroepen;

• h. Gezonde sportomgeving: stimulering tot een gezonde keuze door middel van gezonde reclame-uitingen en een gezond aanbod van eten en drinken, conform de richtlijnen van het voedingscentrum (schijf van vijf).

Artikel 2 Beleidsdoelstelling

In de sportnota 2017-2020 staat onze ambitie dat meer Utrechters gaan bewegen en sporten. De maatschappelijke meerwaarde van sport (en bewegen) is groot. Sport zorgt dat inwoners zich gezonder voelen en dat ook zo ervaren, brengt plezier, activeert, brengt mensen bij elkaar, helpt talenten te ontwikkelen, leert omgaan met tegenslagen en biedt mogelijkheden tot vrijwilligerswerk.

In het Utrechts Sportakkoord 2019 staat ons streven naar een inclusief sportklimaat; waarbij alle Utrechters welkom zijn, kunnen meedoen door een passend (sport)aanbod. Ook streven we bij sportevenementen (en daarmee verbonden side-events) naar duurzaamheid en een gezonde sportomgeving, die bijdraagt aan een gezonde leefstijl.

Sportevenementen worden een steeds belangrijker middel voor sportstimulering. Schoolsportevenementen zijn een unieke manier om leerlingen kennis te laten maken met een sport en/of sportdeelname te bevorderen.

Daarnaast bieden sportevenementen een podium waarop talenten zich kunnen meten met andere (nationale en/of internationale (top)sporters. Tenslotte dragen sportevenementen bij aan de stedelijke economie en de stadspromotie.

Artikel 3 Definitie aanvrager subsidie

Subsidie kan worden aangevraagd door rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Het college stelt jaarlijks de subsidieplafonds voor kleinschalige sportevenementen, grootschalige sportevenementen en grootschalige schoolsportevenementen vast door middel van de subsidiestaat.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

Er kan subsidie worden aangevraagd als bijdrage in de kosten voor de organisatie van een sportevenement.

Evenementen primair gericht op het inzamelen van geld voor een goed doel, zoals een sponsorloop, worden niet ondersteund met een subsidie; evenementen die een goed doel willen ondersteunen kunnen dit alleen realiseren via een bijdrage (bovenop de inschrijfgelden) van de deelnemers of een andere actie die geen onderdeel uitmaakt van de exploitatie van het evenement.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

Aanvragen voor klein- en grootschalige sportevenementen zijn voorzien van:

• 1. Een activiteitenplan;

• 2. Een sluitende begroting waaruit blijkt dat de subsidie noodzakelijk is voor het evenement. Per begrotingspost geeft u een korte toelichting/onderbouwing.

In het activiteitenplan wordt tenminste onderbouwd aandacht besteed aan:

• Naam evenement;

• Omschrijving van het sportevenement, inclusief programma;

• De doelgroep;

• De doelen die u met het evenement wilt behalen;

• Beoogd aantal deelnemers;

• Eventuele organisaties en/of sportverenigingen waarmee u samenwerkt;

• Hoe u de veiligheid van zowel deelnemers als bezoekers van het evenement waarborgt;

• Hoe u rekening houdt met de toegankelijkheid van het evenement voor zowel deelnemers als bezoekers, tenzij het onevenredige kosten met zich meebrengt;

• Communicatie aanpak: hoe u het evenement kenbaar maakt bij de doelgroep.

Aanvullende eisen aan de aanvraag voor grootschalige sportevenementen:

• Een omschrijving van het breedtesportevenement dat u tevens organiseert.

• Welke duurzaamheidsmaatregelen u gaat treffen en hoe u daarover gaat communiceren (u kunt bijvoorbeeld wel/niet werken met aggregaten, minder fossiele brandstoffen gebruiken, bezoekers/deelnemers stimuleren van vervoer te voet, per fiets en/of ov, zorgdragen voor de natuur, inkopen bij lokale en duurzame leveranciers, gebruik maken van duurzaam/recyclebaar/afbreekbaar materiaal of duurzame afvalverwerking);

• Hoe u bijdraagt aan een inclusief sportklimaat en een gezonde sportomgeving (u kunt hierbij denken aan het inzetten van rolmodellen om mensen met een afstand tot sport en bewegen te informeren/motiveren, anti-discriminatiemaatregelen, informeren via posters in buurthuizen of gezondheidscentra, korting voor U-pas houders, gezond aanbod van eten en drinken, gezonde reclame-uitingen).

Aanvragen voor grootschalige schoolsportevenementen zijn voorzien van:

• Naam evenement;

• Omschrijving van het sportevenement, inclusief programma;

• De doelgroep;

• De doelen die u met het evenement wilt behalen;

• Beoogd aantal deelnemers;

• Scholen waarmee u samenwerkt;

• Eventuele organisaties en/of sportverenigingen waarmee u samenwerkt;

• Een sluitende begroting met toelichting/onderbouwing per begrotingspost.

Daarnaast dienen alle subsidieaanvragen voldoende inzichtelijk te maken of en hoe voldaan wordt aan de beoordelingscriteria zoals omschreven in artikel 9 van deze regel.

Artikel 7 Indiening subsidieaanvraag

Kleinschalige sportevenementen met een subsidieaanvraag < € 750

Subsidieaanvragen kunnen tot uiterlijk 13 weken voor aanvang van het evenement ingediend worden. Bij een volledige aanvraag ontvangt de aanvrager dan voor aanvang van het evenement een besluit. De verleende subsidies komen ten laste van het beschikbare subsidieplafond voor kleinschalige sportevenementen.

Kleinschalige sportevenementen met een subsidieaanvraag > € 750

Voor kleinschalige sportevenementen met een subsidieaanvraag boven € 750 vinden 4 subsidietranches per jaar plaats. De deadlines worden bekend gemaakt op www.utrecht.nl/subsidie.

De beschikbare gelden worden evenredig over de 4 tranches verdeeld. De verleende subsidies komen ten laste van het beschikbare subsidieplafond voor kleinschalige sportevenementen. Eventueel resterend budget is bij een volgende ronde beschikbaar.

Grootschalige sportevenementen

Subsidieaanvragen kunnen tot uiterlijk 13 weken voor aanvang van het evenement ingediend worden. Bij een volledige aanvraag ontvangt de aanvrager dan voor aanvang van het evenement een besluit. De verleende subsidies komen ten laste van het beschikbare subsidieplafond voor grootschalige sportevenementen.

Grootschalige schoolsportevenementen

Subsidieaanvragen kunnen tot uiterlijk 13 weken voor aanvang van het evenement ingediend worden. Bij een volledige aanvraag ontvangt de aanvrager dan voor aanvang van het evenement een besluit. De verleende subsidies komen ten laste van het beschikbare subsidieplafond voor schoolsportevenementen.

Projectsubsidie van maximaal 3 jaar

Grootschalige sportevenementen van groot belang voor de uitstraling van de stad die tevens voldoen aan de hierboven omschreven beleidsdoelstellingen kunnen een projectsubsidie van maximaal drie jaar verleend krijgen.

Alle subsidieaanvragen worden ingediend bij burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht, gebruikmakend van het daarvoor bestemde digitale aanvraagformulier. Deze is te vinden op www.utrecht.nl/subsidie.

Artikel 8 Hoogte subsidie

Kleinschalige (breedte)sportevenementen

De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal 30% van de begroting van het evenement met een maximum van € 5.000.

Grootschalige sportevenementen

De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal 30% van de begroting van het evenement met een maximum van € 30.000.

Schoolsportevenementen

De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal € 25.000.

Indien het evenement ook een andere gemeentelijke subsidie ontvangt, kunt u niet in aanmerking komen voor een subsidie op basis van deze nadere regel.

Artikel 9 Beoordeling

Bij de beoordeling van de subsidieaanvraag voor klein- en grootschalige sportevenementen wordt getoetst aan de volgende criteria:

• De mate waarin het evenement bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen zoals omschreven in artikel 2;

• De prijs-kwaliteit verhouding (aantal deelnemers, sportieve gedeelte, aantal bezoekers, de exposure en kosten accommodatie/locatie in relatie tot de totale kosten);

• De bijdrage aan een divers scala aan sportevenementen in de stad;

• De mate van verbinding met sportaanbieders in de stad;

• De beleving die deelnemers en bezoekers wordt geboden en de originaliteit van het evenement;

• De mate waarin rekening is gehouden met duurzaamheid, een inclusief sportklimaat en een gezonde sportomgeving.

Bij de beoordeling van de subsidieaanvraag voor schoolsportevenementen wordt getoetst aan de volgende criteria:

• De mate waarin het evenement bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen zoals omschreven in artikel 2;

• De prijs-kwaliteit verhouding (aantal leerlingen, aantal deelnemende scholen, bereik van kinderen die niet sporten of bewegen);

• De mate van samenwerking met relevante organisaties;

• De mate waarin rekening is gehouden met duurzaamheid, een inclusief sportklimaat en een gezonde sportomgeving.

Artikel 10 Besluitvorming

Kleinschalige sportevenementen met een subsidieaanvraag < € 750

Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst getoetst aan de criteria zoals omschreven in deze nadere regel. Als de subsidie op tijd is aangevraagd, wordt voor de start van het evenement een besluit genomen.

Kleinschalige sportevenementen met een subsidieaanvraag > € 750

Aanvragen worden per ronde individueel getoetst aan de criteria zoals omschreven in deze nadere regel. De gemeente houdt de in de ASV vermelde beslistermijn van 13 weken aan, maar streeft ernaar 6 weken na datum van de deadline een besluit te nemen.

Grootschalige (school)sportevenementen

Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst getoetst aan de criteria zoals omschreven in deze nadere regel. Als de subsidie op tijd is aangevraagd, wordt voor de start van het evenement een besluit genomen.

Alleen volledige aanvragen worden in behandeling genomen.

Artikel 11 Voorwaarden

De subsidie wordt verleend onder de ontbindende voorwaarde dat u, indien van toepassing, de beschikking krijgt over de benodigde vergunningen.

Daarnaast gelden de volgende criteria om in aanmerking te komen voor subsidie:

• Per aanvrager worden maximaal twee subsidies voor een sportevenement per jaar verleend.

• Per tak van sport worden maximaal 2 subsidies per jaar voor grootschalige sportevenementen verleend.

• Per tak van sport wordt maximaal 1 subsidie per jaar voor schoolsportevenementen verleend.

• De organisatie van een grootschalig sportevenement organiseert tevens een kleinschalig (breedte)sportevenement. Dit wordt meegenomen in de begroting van het evenement. Deze activiteit vindt plaats in de periode 6 weken voorafgaand (bijvoorbeeld in de vorm van clinics), tijdens of in de periode 6 weken na afloop van het evenement.

• De organisatie van een grootschalig sportevenement dient een bijdrage te leveren aan stads- en/of sport promotionele doeleinden. Door middel van het plaatsen van het logo van stadspromotie Utrecht op aankondigingen, advertenties en/of flyers en door middel van het plaatsen van materialen met het Utrecht-logo die door de gemeente voorafgaand aan het evenement verstrekt worden. Deze materialen worden door de organisatie voorafgaand aan het evenement opgehaald bij de accountmanager bij Sport en Samenleving en uiterlijk twee weken na afloop van het evenement teruggebracht.

Artikel 12 Evaluatie

Het beleid in welk kader de subsidie sportevenementen wordt ingezet, wordt periodiek geëvalueerd wat kan leiden tot aanpassing van deze nadere regel.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

Deze nadere regel treedt in werking op 1 januari 2021. Subsidieaanvragen worden vanaf deze datum beoordeeld en beschikt op basis van deze nadere regel.

Deze nadere regel wordt aangehaald als: Nadere regel subsidie sportevenementen gemeente Utrecht.

Deze nadere regel is een vervolg op de beleidsregel subsidie sportevenementen 2017-2020. Laatstgenoemde beleidsregel wordt ingetrokken op het moment dat de nadere regel subsidie sportevenementen gemeente Utrecht in werking treedt. Aanvragen die gedaan zijn op basis van bovengenoemde beleidsregel worden volgens die beleidsregel afgehandeld.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht op 16 juni 2020.

De gemeentesecretaris, De Burgemeester,

Drs. G.G.H.M. Haanen Mr. J.H.C. van Zanen