Gemeenteblad van Heerlen

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
HeerlenGemeenteblad 2020, 164015Beleidsregels



Gemeente Heerlen - Beleidsregel van burgemeester en wethouders van Heerlen houdende bepalingen m.b.t. de gegevensverwerking (Privacyreglement gemeente Heerlen)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen;

 

OVERWEGING

gelet op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);

mede gelet op de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG);

mede gelet op het bepaalde in het Privacybeleid gemeente Heerlen;

mede gelet op het besluit van de ALV van de VNG inzake verwerkersovereenkomsten;

mede gelet op het bepaalde in de regeling elektronisch bestuurlijk verkeer Heerlen 2018;

 

BESLUIT

vast te stellen het navolgende: Privacyreglement gemeente Heerlen

 

Beleidsinhoud

Dit privacyreglement is centraal vastgesteld en is van toepassing op gegevensverwerkingen binnen de gemeente; dit voor zover de AVG op de betreffende verwerkingen van toepassing is.

Het privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid en laat zien hoe de gemeente met privacy, en met name de wet, omgaat. Met andere woorden: hoe wordt het beleid in de praktijk uitgevoerd. Het model privacyreglement van de VNG is als basis gebruikt.

Inleiding

 

In dit reglement laat gemeente Heerlen zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

 

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor taken op het gebied van basisadministraties, openbare orde en veiligheid, en het sociaal domein. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van gemeenten. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

 

1. Wetgeving en definities

 

In 2018 is de Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden, samen met de uitvoeringswet (UAVG). De AVG zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties. Op een aantal punten laat de AVG ruimte voor nationale keuzes. Deze zijn uitgewerkt in de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).

 

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

  • Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

  • Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

  • Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

  • Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA) of Data Protection Impact Assessment (DPIA).

  • Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

  • Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

 

2. Reikwijdte

 

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden.

 

3. Verantwoordelijke

 

De bestuursorganen van de gemeente zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn onder andere de burgemeester, het college van Burgemeesters en Wethouders (college van B&W) en de Raad.

 

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

 

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

  • Verzamelen, vastleggen en ordenen

  • Bewaren, bijwerken en wijzigen

  • Opvragen, raadplegen, gebruiken

  • Verstrekken door middel van doorzending

  • Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen

  • Samenbrengen, met elkaar in verband brengen

  • Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

  • Om een verplichting na te komen die in de wet staat

  • Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was

  • Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden

  • Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak

  • Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

 

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht.

Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

 

5. Transparantie en communicatie

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (Artikel 13, 14, AVG)

De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering

De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

  • Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

  • Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

  • Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren.

  • Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

  • Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

  • Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel persoonlijk aan de balies, als schriftelijk, als via de formulieren op de gemeentelijke website ingediend worden. Verzoeken per email worden in behandeling genomen mits de identiteit van de afzender kan worden vastgesteld. De gemeente heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Inzagerecht persoonsgegevens

Het recht op inzage in de persoonsgegevens betekent niet dat de betrokkene zonder meer recht heeft op inzage in of kopieën van de stukken of dossiers als zodanig als daarin zijn persoonsgegevens voorkomen. Wel bestaat een recht op een volledig overzicht, in begrijpelijke vorm, van alle persoonsgegevens. Dat wil zeggen in een vorm die de betrokkene in staat stelt kennis te nemen van zijn gegevens en te controleren of zij juist zijn en zijn verwerkt in overeenstemming met de AVG. Voor zover daaraan kan worden voldaan met een andere vorm van verstrekking kan de betrokkene aan de AVG niet het recht ontlenen om een afschrift te verkrijgen van het originele document of bestand waarin de gegevens staan.

Verzoekers hebben geen belang bij kopieën van stukken die reeds in hun bezit zijn.

Het inzagerecht strekt zich voorts niet uit tot interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Statistische analyses naar aanleiding van persoonsgegevens kunnen niet worden gekwalificeerd als persoonsgegevens

Inzage persoonsgegevens via MijnOverheid

Burgers kunnen via de landelijke website MijnOverheid.nl al heel veel gegevens direct inzien. Het onderdeel Persoonlijke Gegevens laat zien waar en hoe de burger geregistreerd is bij de overheid. Zo hebben burgers onder andere toegang tot gegevens in de BRP (o.a. woonadres, geboorte, verhuizing, huwelijk, kinderen), tot gegevens over hun voertuigen (RDW) en perceelgegevens van hun huizen (Kadaster). Het onderdeel Persoonlijke Gegevens geeft inzage in de belangrijkste, landelijke gegevensbronnen. De gemeente Heerlen is ook aangesloten op en maakt gebruik van deze landelijke gegevensbronnen.

 

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

 

Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de gemeentelijke website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de gemeente geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Gemeenten mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

 

Toelichting

Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of de gemeente gebruik maakt van profilering, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de burger.

Let op: Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In Artikel 22.2 worden de uitzonderingen opgesomd: 1. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke. 2. toegestaan door Nederlands/EU recht. 3. Na toestemming van de betrokkene.

 

Gemeente Heerlen maakt gebruik van profilering. Dit doen wij onder de volgende voorwaarden:

  • Het is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokken en de verwerkingsverantwoordelijke;

  • Het is toegestaan door Nederlands/EU recht;

  • De betrokkene heeft toegestemd.

Big data en tracking

Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de gemeente wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

 

Toelichting

Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of de gemeente gebruik maakt van Big Data onderzoek en tracking, maar het geeft daarmee wel mee transparantie richting de burger.

 

Gemeente Heerlen maakt gebruik van Big data en tracking. Dit doen wij onder de volgende voorwaarden:

  • Gegevens in big data of tracking mogen alleen worden verzameld, opgeslagen en gedeeld, als ze niet herleidbaar zijn tot een persoon en worden alleen verzameld voor onderzoek dat door of namens de gemeente wordt uitgevoerd.

  • Voor big data en tracking wordt uitsluitend gebruik gemaakt van brongegevens die door daartoe geautoriseerde personen zijn verzameld.

  • Brongegevens die gebruikt worden voor big data toepassingen worden omgezet tot een dataset die geen persoonsgegevens bevatten en dus geanonimiseerd is.

  • Indien anonimiseren niet mogelijk is, wordt vooraf toestemming aangevraagd aan de FG die de aanvraag zal beoordelen in het kader van de wet en doelmatigheid. Alleen bij een goedgekeurde aanvraag mogen de gegevens gepseudonimiseerd in plaats van geanonimiseerd worden.

  • Onderzoek aan de hand van de dataset mag niet door dezelfde medewerkers worden uitgevoerd die de gegevens hebben verzameld;

  • De Integriteitscode voor statistische en data-analytics-onderzoek van de Vereniging voor Statistiek en Onderzoek is van toepassing.

Inzet van camera’s

Binnen de gemeente wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.

 

Het gebruik van camera’s door particulieren op de openbare weg is alleen mogelijk door toestemming van het college van B&W. Daarvoor wordt er een convenant afgesloten tussen de particulieren en het bestuursorgaan waarin o.a. de grondslag, het doel, de maatregelen tegen verlies, en de bewaartermijn in opgenomen worden.

 

Toelichting

De enige verplichting voor het gebruik van camera’s is het op duidelijke wijze kenbaar maken wanneer iemand zich in het camera gebied bevindt. Wettelijk is het niet verplicht om via andere kanalen aan te geven waar de gemeente zijn camera’s heeft hangen.

 

Gemeente Heerlen maakt gebruik van cameratoezicht onder de volgende voorwaarden:

  • op grond van artikel 151c van de Gemeentewet in het belang van handhaving van de openbare orde op openbare plaatsen op momenten dat dit noodzakelijk wordt geacht

  • op basis van bijzondere voorschriften van de Wegenverkeerswet 1994.

 

7. Plichten van de gemeente

Gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen (Artikel 25, AVG)

De gemeente Heerlen is verplicht om passende maatregelen te nemen door bij het ontwerp de principes van gegevensbescherming te hanteren (privacy by design) en door het hanteren van standaardinstellingen (privacy by default). Privacy door ontwerp en door standaardinstellingen houdt kort gezegd in dat wij privacy en gegevensbescherming meenemen als eisen bij de ontwikkeling van nieuw beleid of het ontwerp van nieuwe systemen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt. De gemeente Heerlen dient er zorg voor te dragen dat zij een zo klein mogelijke inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt bij de verwerkingsactiviteiten, bijvoorbeeld door het toepassen van pseudonimisering en het inbouwen van andere technische waarborgen.

 

Welke technische en organisatorische maatregelen de gemeente Heerlen moet nemen om invulling te geven aan het uitgangspunt van privacy door ontwerp en door standaardinstellingen is afhankelijk van het concrete geval. Bij het bepalen van de verwerkingsmiddelen en de verwerking moet rekening gehouden met de volgende elementen:

  • de stand van de techniek;

  • de uitvoeringskosten;

  • de aard, omvang, context en het doel van de verwerking;

  • de risico’s voor de betrokkene.

Deze elementen bepalen gezamenlijk welke technische en organisatorische maatregelen genomen moet worden om de gegevensbeschermingsbeginselen op een doeltreffende manier uit te voeren en de nodige waarborgen in te bouwen ter naleving van de eisen uit de AVG. Met andere woorden: de maatregelen die genomen worden moeten in verhouding staan tot de risico’s en redelijk zijn met het oog op de stand van de techniek en de uitvoeringskosten die de gemeente Heerlen moet maken om de maatregelen te implementeren.

De handleiding Privacy by Design van het Centrum voor Informatiebeveiliging en Privacybescherming (CIP) wordt hierbij als uitgangspunt genomen. Deze Handleiding Privacy by Design (PbD) biedt ons als organisatie handvatten voor een concrete aanpak voor de omgang met privacy bij het ontwerpen en opzetten van gegevensverwerkingen. Daarbij wordt gekeken naar de gehele gegevensverwerking, dus de verwerking in geautomatiseerde systemen én de handmatige verwerking. Dat laatste betreft de handmatig uitgevoerde bedrijfsprocessen, al dan niet als verlenging van de geautomatiseerde processen.

 

Als overheidsinstellingen moeten de gemeente Heerlen er verder rekening mee houden dat ook bij openbare aanbestedingen de beginselen van privacy door ontwerp en door standaardinstellingen in aanmerking worden genomen.

Inschakeling verwerkers, verwerkersovereenkomst (Artikel 28, AVG)

Verwerkers

De gemeenten Heerlen is op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wettelijk verplicht een overeenkomst af te sluiten met alle opdrachtnemers die namens haar persoonsgegevens verwerken. De gemeente Heerlen werkt in deze gevallen met een verwerkersovereenkomst (VWO). De VWO bevat een eenduidig pakket aan afspraken over het verwerken van persoonsgegevens tussen gemeenten als opdrachtgever en hun opdrachtnemers (ICT-leveranciers of partijen die diensten leveren). De afspraken omtrent de verwerking door de verwerker dienen schriftelijk vastgelegd in een verwerkersovereenkomst te worden voordat de dienstverlening aanvangt en worden daarna periodiek of steekproefsgewijs getoetst. Verwerkersovereenkomsten worden opgesteld conform de gemeentelijke standaard, vastgesteld door de VNG in de Handreiking Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten.

 

Gemeente Heerlen als verwerker

In voorkomende gevallen treedt de gemeente Heerlen op als verwerker voor derden. Hierbij zijn deze derden de Verwerkingsverantwoordelijke. De gemeente streeft er in deze gevallen naar voor deze verwerkingen heldere en eenduidige voorwaarden op te stellen voor gelijksoortige verwerkingen. De gemeente biedt daarbij aan de Verwerkingsverantwoordelijke voldoende garanties voor het zorgvuldig verwerken van gegevens door het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen. De afspraken omtrent de verwerking worden schriftelijk vastgelegd in een verwerkersovereenkomst (VWO), voordat de dienstverlening door de gemeente Heerlen aanvangt. Verwerkersovereenkomsten worden opgesteld conform de gemeentelijke standaard, vastgesteld door de VNG in de Handreiking Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten.

 

Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid (Artikel 26, AVG)

Verder kan het voorkomen dat de gemeente een andere partij (bijvoorbeeld een ketenpartner) inschakelt, die geen verwerker is, maar waarmee wel persoonsgegevens worden uitgewisseld. De andere partij en de gemeente Heerlen zijn samen verwerkingsverantwoordelijk. Ook dan maakt de gemeente bij voorkeur passende afspraken. In dat geval zal de gemeente een overeenkomst sluiten omtrent de verwerking van persoonsgegevens, of samen met de andere partij een regeling vaststellen, waarin de respectieve verantwoordelijkheden worden vastgelegd, hoe de rechten van de betrokkene worden gewaarborgd, en welke persoonsgegevens worden uitgewisseld. In alle gevallen is het belangrijk dat alle medewerkers van de gemeente Heerlen weten aan welke partijen ze welke informatie mogen geven.

De gemeenschappelijke verantwoordelijkheid wordt vastgelegd middels een nog op te stellen standaard.

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijke of verwerker is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

  • De naam en contactgegevens van de verwerker, de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

  • De doelen van de verwerking;

  • Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

  • Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

  • Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

  • De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

  • Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Met het oog op deze verschillende perspectieven heeft de gemeente Heerlen ervoor gekozen om een aantal (informatie)verplichtingen van de AVG direct beschikbaar te hebben in het register. Op deze manier is het register toegankelijk en begrijpelijk voor alle disciplines binnen de gemeente. Het betreft de volgende verplichtingen:

  • Grondslag voor de verwerking en de daarbij horende toelichting;

  • Verwerker, verwerkersovereenkomst, en contactgegevens van de verwerkers;

  • Soort verwerking;

  • Applicatie die de verwerking ondersteunt;

  • Herkomst van persoonsgegevens;

  • (D)PIA.

Binnen de gemeente Heerlen worden in het verwerkingenregister ook (verwijzingen naar) alle relevante documenten opgenomen die betrekking hebben op de naleving van de verplichtingen uit de AVG, zoals informatieplicht en de afspraken met verwerkers.

De functionaris gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op opzet, op de volledigheid en rechtmatigheid van de in het register ingeschreven verwerkingen van persoonsgegevens en de daarbij behorende documenten (eventuele verwerkersovereenkomst, model Gegevensbeschermingseffectbeoordeling, privacyprotocol, informatieverplichting).

Het op een juiste wijze bijhouden van het register van verwerkingen binnen de gemeente Heerlen wordt uitgevoerd volgens een nog op te stellen protocol.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (ook wel privacy impact assessment (PIA) of data protection impact assessment (DPIA)) worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen die binnen de gemeente Heerlen worden uitgevoerd vinden plaats volgens een nog op te stellen protocol.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

De gemeente heeft een FG aangesteld voor de bestuursorganen gemeenteraad, burgemeester en college van burgemeester en wethouders. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

 

De FG dient voor zijn taak goed bereikbaar te zijn, in de organisatie maar ook voor de betrokkenen in verband met het uitoefenen van hun rechten. Daarom zijn de contactgegevens van de FG vermeld op de website van de gemeente en in het register van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalekken (Artikel 33, 34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de gemeente dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Voor de verantwoordingsplicht van de gemeente Heerlen wordt een register van opgetreden datalekken bijgehouden. De functionaris gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op de volledigheid en rechtmatigheid van de in het register ingeschreven datalekken en de daarbij horende documenten (bijvoorbeeld een (verwijzing naar een) uitgevoerde gegevensbeschermingseffect beoordeling).

De afhandeling van meldingen datalekken binnen de gemeente Heerlen wordt uitgevoerd volgens een nog op te stellen protocol.

 

Afsluiting

 

Als de gemeente een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente.

 

Inwerkingtreding

 

Dit privacyreglement treedt in werking na vaststelling. Het privacyreglement wordt minimaal één keer per drie jaar, of zodra zich belangrijke wijzigingen voordoen, geëvalueerd, beoordeeld en zo nodig bijgesteld en vastgesteld. Aanpassingen van dit reglement worden bekendgemaakt. De meest actuele versie van het reglement is te vinden op www.overheid.nl.

 

 

Aldus besloten in de vergadering van het college der gemeente Heerlen van 23 juni 2020.

de burgemeester,

E.G.M. Roemer

de secretaris,

L. Schouterden