Gemeente Heerlen - Beleidsregel van burgemeester en wethouders van Heerlen houdende regels omtrent het verwerken van privacygevoelige informatie (Privacybeleid gemeente Heerlen)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen;

OVERWEGING

gelet op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);

mede gelet op de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG);

BESLUIT

vast te stellen het navolgende: Privacybeleid gemeente Heerlen

Beleidsinhoud

Dit privacybeleid is centraal vastgesteld en is van toepassing op alle gegevensverwerkingen binnen de gemeente; dit voor zover de AVG op de betreffende verwerkingen van toepassing is.

Het privacybeleid is een kader waarin wordt aangegeven aan welke principes de gemeente zich houdt. Het model privacybeleid van de VNG is als basis gebruikt.

Inleiding en het belang van privacy

Binnen de gemeente Heerlen wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de burgers voor het goed uitvoeren van de gemeentelijke wettelijke taken. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook de gemeente mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De gemeente is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Het bestuur, management en medewerkers spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. De gemeente Heerlen geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de gemeente. Dit privacybeleid is in lijn met het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

De gemeente is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

• Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht met ingang van 25 mei 2018;

• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (die op 15 mei 2018 als wet is aangenomen). Op een aantal punten laat de AVG ruimte voor nationale keuzes. Deze zijn uitgewerkt in de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG);

• Wet basisregistratie personen (Wet BRP). Elke gemeente is verantwoordelijk voor het beheren en verstrekken van persoonsgegevens die in de basisregistratie personen (BRP) staan. De BRP is een centrale database waarin allerlei gegevens van de inwoners zijn opgenomen.

• Specifieke sectorale wetten. In steeds meer specifieke sectorale wetten, zoals de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz), zijn artikelen opgenomen over gegevensdeling.

Uitgangspunten

De gemeente gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. De gemeente houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding

De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie

De gemeente verwerkt alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De gemeente streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid

De gemeente gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de gemeente voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging wordt vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt de gemeente afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. De gemeente legt deze afspraken vast in het register van verwerkingen.

Inbreuk op persoonlijke levenssfeer

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken burger zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen

De gemeente honoreert alle rechten van betrokkenen.

Inwerkingtreding

Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling. Het privacybeleid wordt minimaal één keer per drie jaar, of zodra zich belangrijke wijzigingen voordoen, geëvalueerd, beoordeeld en zo nodig bijgesteld en vastgesteld. Aanpassingen van dit beleid worden bekendgemaakt. De meest actuele versie van het beleid is te vinden op www.overheid.nl.

Aldus besloten in de vergadering van het college der gemeente Heerlen van 23 juni 2020

de burgemeester,

E.G.M. Roemer

de secretaris,

L. Schouterden