Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Heusden door digitalisering

Het college van Heusden heeft in de vergadering van 16 juni 2020;

gelet op:

- artikel 7 van de Archiefwet

- de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr.WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging

besloten:

• het ‘Handboek Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Heusden’ vast te stellen;

• overeenkomstig dit handboek, en met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2016, over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden, die op grond van de gemeentelijke selectielijst voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden zullen worden vernietigd

Toelichting

De fysieke documenten worden gedigitaliseerd door scanning in PDF/A-formaat en daarna opgeslagen in een record management systeem met specifieke software, waardoor authenticiteit en beveiliging van documenten gegarandeerd is.

Vernietiging van de fysieke documenten vindt plaats 3 maanden nadat deze zijn ontvangen. Bij de bewaring en toegankelijkheid van de digitale documenten worden de geldende vernietigingstermijnen in acht genomen conform de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen.

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van bekendmaking in het Gemeenteblad van de gemeente Heusden. Dit besluit en het Handboek liggen vanaf vandaag ter inzage in de gemeentehuizen in de locaties Julianastraat 34 te Vlijmen en Raadhuisplein 16 te Drunen.

Tegen dit besluit kan binnen 6 weken na de dag van de publicatie schriftelijk bezwaar gemaakt worden. Een gemotiveerd bezwaarschrift moet ingediend worden bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden, postbus 41, 5250 AA te Vlijmen. Bezwaar maken kan ook digitaal, op www.heusden.nl leest u hier meer over.

^*