Verordening wijk- en dorpsraden gemeente Hulst 2020

De raad van de gemeente Hulst;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 oktober 2019 nr.167004;

gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

Verordening wijk- en dorpsraden gemeente Hulst 2020

Hoofdstuk 1: begrippen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Wijk- en dorpsraden: een door het college van burgemeester en wethouders erkend team van vrijwilligers dat zich de behartiging van het algemeen belang van de kern en zijn bewoners ten doel stelt, dit in wisselwerking met de bewoners.

• 2. Kern contactpersoon: een door het bestuur van de wijk- of dorpsraad gekozen bestuurslid, of zijn plaatsvervanger, die de contacten met de coördinator kernenbeleid onderhoudt namens de wijk- en dorpsraden;

• 3. coördinator kernenbeleid (hierna te noemen: kernen coördinator):ambtenaar die optreedt als eerste aanspreekpunt voor de wijk- en dorpsraden;

• 4. wijkwethouder: lid van het college van burgemeester en wethouders dat optreedt als bestuurlijk aanspreekpunt voor de wijk- en dorpsraden, volgens een door het college van burgemeester en wethouders opgestelde indeling.

Hoofdstuk 2: Erkenning wijk- en dorpsraden

• 1. Een wijk- of dorpsraad kan bij het college van burgemeester en wethouders een schriftelijk verzoek tot erkenning indienen;

• 2. Een wijk- of dorpsraad wordt door het college van burgemeester en wethouders erkend, indien:

  • a. Het bestuur van de wijk- of dorpsraad een zo evenredig mogelijke vertegenwoordiging van de inwoners van de kern vormt;

  • b. Het bestuur van de wijk- of dorpsraad uit tenminste drie personen bestaat. Alle bestuursleden zijn woonachtig in de betreffende kern;

  • c. De leden van het bestuur van de wijk- of dorpsraad geen lid van de gemeenteraad of commissie zijn;

  • d. Besluiten, inhoudende adviezen aan het gemeentebestuur, genomen worden bij meerderheid van stemmen en in een openbare vergadering, waarbij tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is;

  • e. Uit de statutaire doelstelling blijkt dat de wijk- en dorpsraad zich de behartiging van het algemeen belang van de kern en zijn bewoners ten doel stelt, zulks in wisselwerking met die bewoners;

  • f. De statuten aangeven over welk geografisch gebied zich de activiteiten van de wijk- of dorpsraad uitstrekt en dit werkgebied ten minste 300 inwoners omvat;

  • g. Het bestuur van de wijk- of dorpsraad tenminste drie maal per jaar openbaar vergadert.

• 3. Het college van burgemeester en wethouders kan de erkenning van een wijk- of dorpsraad weigeren indien de statuten niet voldoen aan de in het tweede lid van dit artikel vermelde bepalingen of wanneer het door de wijk- of dorpsraad bestreken werkgebied onderdeel uitmaakt van het werkgebied van een andere reeds erkende wijk- of dorpsraad.

• 4. Het college van burgemeester en wethouders kan de erkenning intrekken indien de statuten van de wijk- of dorpsraad niet meer voldoen aan de erkenningsvoorwaarden of wanneer de gedragingen van de bestuursleden niet langer overeenstemmen met het bepaalde in de statuten. Met intrekking van de erkenning vervallen de gevolgen die deze verordening aan een erkende wijk- of dorpsraad toekent.

Hoofdstuk 3: Taken wijk- en Dorpsraden

• 1. Gevraagd en ongevraagd adviseren van het College of de Gemeenteraad over beleidsvoornemens met betrekking tot het werkgebied;

• 2. Het behartigen van de gemeenschapsbelangen met het oog op welzijn;

• 3. Het bevorderen van overleg en samenwerking tussen diverse groepen verenigingen en organisaties binnen het eigen werkgebied;

• 4. Het bevorderen, coördineren en organiseren van activiteiten;

• 5. Het opsporen van wensen en behoeften van de bevolking en daarna in samenwerking met particulier initiatief, overheid en overige instanties hier zo mogelijk uitvoering aan geven.

Hoofdstuk 4: Wederzijdse contacten

Paragraaf 1 Communicatie

• 1. Ter verzekering van een wederzijdse goede en juiste communicatie, afstemming en terugkoppeling treedt namens de wijk- en dorpsraad één verantwoordelijke contactpersoon (of zijn vervanger) op. Deze kern contactpersoon onderhoudt de communicatie met de kern coördinator van de gemeente en fungeert als aanspreekpunt.

• 2. De gemeente stelt een kernen coördinator aan die binnen de interne ambtelijke organisatie tijdig:

  • a. wijk- en dorpsraad aangelegenheden aanhangig maakt;

  • b. contact legt tussen het college van burgemeester en wethouders en de kern contactpersoon;

  • c. binnen de ambtelijke organisatie wijk- en dorpsraad-aangelegenheden bewaakt;

  • d. d. de stand van zaken rapporteert en de status actualiseert.

Paragraaf 2 Contact tussen Inwoners - wijk- of dorpsraad – college

• 1. Wijk- en dorpsraden houden jaarlijks een bijeenkomst waarbij inwoners van de wijk of het dorp de mogelijkheid hebben rechtstreeks in contact te treden met het college;

• 2. Het college van B&W wordt geacht zo voltallig mogelijk aanwezig te zijn bij een bijeenkomst;

• 3. Er zijn minimaal 3 leden van het college van B&W aanwezig inclusief wijkwethouder;

• 4. Voorafgaand aan het nieuwe jaar wordt er door het college een jaarplanning voor deze bijeenkomsten voorgesteld;

• 5. Omtrent de datum en invulling van deze bijeenkomst heeft de wijk- of dorpsraad minimaal één maand voor de beoogde datum overleg met de kern coördinator en wijkwethouder;

• 6. Actiepunten uit deze bijeenkomst worden door de kern coördinator verzameld en uitgezet binnen de ambtelijke organisatie;

• 7. Wanneer een wijk- of dorpsraad verzuimt deze bijeenkomst te organiseren kan het college er zelf voor kiezen een bijeenkomst te houden.

Paragraaf 3 Overleg

• 1. De wijk- en dorpsraad wordt in de gelegenheid gesteld om overleg te voeren met de wijkwethouder. Bij dit overleg is tevens de kern coördinator aanwezig;

• 2. Bij voorkeur twee weken voorafgaand aan het in artikel 3.1 bedoelde overleg voorziet de wijk- of dorpsraad de kern coördinator van de te behandelen gespreksonderwerpen;

• 3. Het verslag van het in artikel 3.1 bedoelde overleg wordt gemaakt door de kern coördinator;

• 4. Actiepunten uit het verslag van het in artikel 3.1 bedoelde overleg worden door de kernen coördinator in overleg met de wijk- en dorpsraad uitgezet in de interne ambtelijke organisatie;

• 5. In het kader van het dualisme kan de gemeenteraad, dan wel een vertegenwoordiging hiervan, op eigen initiatief (georganiseerd) overleg voeren met de wijk- en dorpsraad, dan wel met de wijk- en dorpsraden gezamenlijk. In dit kader lopen de contacten tussen de gemeente en de wijk- en dorpsraden via de raadsgriffier.

Hoofdstuk 5: Informatie

• 1. De wijk- en dorpsraad is bevoegd bij het college van burgemeester en wethouders nadere informatie in te winnen over de ter advisering voorgelegde concrete beleidsvoornemens. Deze informatie kan bestaan uit het verstrekken van een toelichting;

• 2. De wijk- en dorpsraden worden aangemerkt als een “overlegpartner” (conform artikel 3.1.1 BRO). Hierdoor ontvangen de wijk- en dorpsraden informatie over plannen met aanzienlijke ruimtelijke gevolgen voor de kern. De wijk- of dorpsraad wordt tevens uitgenodigd om reacties op het ontwerpplan te geven. Waar mogelijk wordt de wijk- of dorpsraad uitgenodigd om inzichten te delen voorafgaand aan het opstellen van het ontwerpplan;

• 3. Aan de wijk- of dorpsraad wordt een link gestuurd naar de agenda’s van de vaste adviescommissies aan het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad.

Hoofdstuk 6: Inspraak en Advisering

• 1. Inspraak wordt bepaald bij wet. Op deze paragraaf is de aangepaste ‘Inspraakverordening gemeente Hulst’ en de toelichting daarop van toepassing;

• 2. Het college van burgemeester en wethouders zal de wijk- of dorpsraad advies vragen over het voornemen tot en de uitvoering van beleidsplannen, inrichtingsplannen en beheerplannen die het algemeen belang van de kern specifiek betreffen;

• 3. De adviesaanvraag gaat vergezeld van alle voor de advisering relevante informatie. Indien het college van burgemeester en wethouders bepaalde informatie vertrouwelijk ter beschikking heeft gesteld, neemt de wijk- of dorpsraad deze vertrouwelijkheid in acht;

• 4. De wijk- of dorpsraad brengt zijn advies binnen de daartoe gestelde termijn en zo nodig vergezeld van een nadere toelichting uit aan het college van burgemeester en wethouders; Indien binnen het bestuur van de wijk- of dorpsraad geen eenstemmigheid bestaat omtrent het uit te brengen advies, wordt daarvan in het advies gemotiveerd melding gemaakt;

Hoofdstuk 7: Financiële middelen

• 1. Op grond van de ‘Algemene subsidieverordening Gemeente Hulst’ kan de wijk- of dorpsraad jaarlijks in aanmerking komen voor een waarderingssubsidie ter tegemoetkoming in de kosten die gemaakt worden voor het functioneren als dorps- en wijkraad, zoals: vergader-, administratie- en kopieerkosten;

• 2. Voor wijk- en dorpsraden die minder dan €1000,- per jaar aan waarderingssubsidie krijgen bestaat de mogelijkheid om jaarlijks in aanmerking te komen voor een extra tegemoetkoming voor gemaakte kosten voor structurele initiatieven;

• 3. Bij de oprichting van een nieuwe wijk- of dorpsraad worden de door het college van burgemeester en wethouders goedgekeurde (eenmalige) oprichtingskosten vergoed;

• 4. De kosten voor de jaarlijkse bijeenkomst (specifiek: zaalhuur, koffie, thee), zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2 van deze verordening, worden door de gemeente vergoed met een maximum van 2 consumpties per persoon.

Hoofdstuk 8: Slotbepaling

• 1. Op voorstel van ofwel het college van B&W ofwel de wijk- en dorpsraden kan deze verordening eens per drie jaar geëvalueerd worden. Deze evaluatie vindt plaats in het eerste kwartaal van het volgende kalenderjaar met als doel eventuele wijzigingen in te kunnen laten gaan uiteindelijk begin van het volgende kalenderjaar;

• 2. Conclusies met betrekking tot de werking van deze verordening kunnen leiden tot het adviseren aan de gemeenteraad om deze verordening aan te passen;

• 3. Het college van burgemeester en wethouders kan met betrekking tot de uitvoering van deze verordening in overleg met de wijk- of dorpsraad nadere regels stellen;

• 4. De verordening wijk- en dorpsraden gemeente Hulst 2010 wordt per 30 juni 2020 ingetrokken;

• 5. De verordening wijk- en dorpsraden 2020 treedt in werking op 1 juli 2020

• 6. Deze verordening kan worden aangehaald als ”verordening wijk- en dorpsraden gemeente Hulst” aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de gemeente Hulst van 11 juni 2020.

Dit besluit werd in de raadsvergadering van 11 juni 2020 aangenomen

De gemeenteraad van de gemeente Hulst,

De Griffier

De Raadsvoorzitter