Overgang tot digitale vervanging van analoge archief, gemeente Oegstgeest

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest; gelet op Artikel 6, lid 1 van het Archiefbesluit 1995

b e s l u i t:

Per 1 januari 2020 over te gaan tot digitale vervanging van analoge archiefbescheiden, behoudens de uitzonderingen die zijn opgenomen in het Handboek Vervanging Gemeente Oegstgeest. Dit besluit treedt in werking de dag na de dag van bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad

Aldus besloten in de vergadering van 7 januari 2020

Het College van Burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest,

De secretaris, Versluis

De burgemeester, Jaensch

Toelichting

De gemeente Oegstgeest wil per 1 januari 2020 overgaan tot vervanging tot vervanging van papieren stukken door digitale exemplaren. De meeste papieren stukken worden al langere tijd gedigitaliseerd, maar vanaf 1 januari gelden deze niet meer als het origineel en hoeven daarom niet meer naast de digitale versie bewaard te worden. Vervanging gaat hand in hand met verdere digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening en leidt er toe dat er minder opslagruimte nodig is. Oegstgeest beschikt over een door de gemeentearchivaris goedgekeurd Handboek Vervanging. Hierin staan alle eisen opgenomen waar de digitalisering aan moet voldoen. Ook de uitzonderingen staan in het handboek. Niet alles wordt vervangen. Papieren stukken met een cultuurhistorische waarde mogen bijvoorbeeld niet vernietigd worden na digitalisering. Het besluit geldt alleen voor stukken die na 1 januari 2020 binnenkomen.

Bezwaar

Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:2 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar.

Als u bezwaar wilt maken tegen dit besluit dan dient u een bezwaarschrift in. Dit is een brief met de volgende onderdelen:

• Uw naam en adres

• De datum waarop u het bezwaarschrift schrijft. Dit moet binnen zes weken na het besluit zijn.

• Tegen welk besluit u bezwaar maakt

• Waarom u daartegen bezwaar maakt

• Uw handtekening

• Een kopie van het besluit waartegen u bezwaar maakt

U stuurt het bezwaarschrift per post, of u geeft het af bij het gemeentekantoor. U kunt het niet mailen.

U kunt het bezwaarschrift sturen naar:

Postbus 1270,

2340 BG Oegstgeest.

U kunt het bezwaarschift ook afgeven op het gemeentehuis:

Rhijngeesterstraatweg 13

2342 AN Oegstgeest.

U ontvangt van de gemeente altijd een ontvangstbevestiging van uw bezwaarschrift. Er gelden verschillende termijnen waarbinnen op een bezwaarschrift een beslissing moet komen. Wanneer een commissie over het bezwaarschrift adviseert, is de termijn 12 weken. In alle andere gevallen is de termijn 6 weken. De gemeente kan deze termijn één keer verlengen met 6 weken. Als een verlening van de termijn nodig is, krijgt u daarvan schriftelijk bericht.

Het indienen van een bezwaar heeft geen schorsende werking. Wilt u dit besluit tijdelijk uitstellen dien dan een verzoek in bij de voorzieningenrechter van de rechtbank voor een voorlopige voorziening.