Wijzigingsverordening Reglement van Orde gemeenteraad Loon op Zand

De raad van de gemeente Loon op Zand;

gezien het voorstel van het presidium d.d. 1 april 2020,

gelezen de motie ‘Geheimhouding in de raad’,

gelet op de artikelen 23, 24, 25, 55, 86 van de Gemeentewet, artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur en artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht,

b e s l u i t :

De Wijzigingsverordening Reglement van Orde van de gemeenteraad Loon op Zand vast te stellen;

Artikel I

Artikel 2 wordt gewijzigd als volgt:

Huidige tekst

Nieuwe tekst

Artikel 2 Het presidium 1. Er is een presidium dat bestaat uit de voorzitter van de raad, de (eerste of tweede) plaatsvervangend voorzitter van de raad, die in het presidium de rol van voorzitter heeft, en de fractievoorzitters. Een lid van het presidium kan zich te allen tijde laten vervangen door een fractielid. De voorzitter van het presidium kan worden vervangen door de tweede plaatsvervangend voorzitter van de raad. 2. Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen. 3. Het presidium heeft als taken: a. voorbereiden en opstellen van de agenda van de vergadering en andere bijeenkomsten van de raad; b. vaststellen lange termijnagenda, vergaderplanning en vergaderrooster van de raad; c. adviseren van de raad over de werkwijze en technisch evaluatie daarvan; d. om majeure en / of vertrouwelijke onderwerpen te bespreken voor zover dat aan de orde is; e. het presidium kan een werkgroep instellen die zich buigt over specifieke vraagstukken. Leden van deze werkgroep hoeven niet tevens lid van het presidium te zijn; f. overige in dit reglement van orde genoemde taken. 4. Elk lid van het presidium heeft een stem, als de stemmen staken beslist de voorzitter. 5. Het presidium vergadert zo dikwijls als de voorzitter dat nodig oordeelt. Elk lid van het presidium kan de voorzitter verzoeken een vergadering te beleggen. 6. De griffier ondersteunt het presidium en zorgt voor vastlegging van de besluiten. 7. De vergaderingen van het presidium zijn openbaar. Vertrouwelijke zaken worden besproken achter gesloten deuren.

Artikel 2 Het presidium 1. Er is een presidium dat bestaat uit de voorzitter van de raad, de (eerste of tweede) plaatsvervangend voorzitter van de raad, en de fractievoorzitters. Het presidium kiest uit zijn midden een voorzitter. Een lid van het presidium kan zich te allen tijde laten vervangen door een fractielid. De voorzitter van het presidium kan worden vervangen door de eerste of tweede plaatsvervangend voorzitter van de raad. 2. Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen. 3. Het presidium heeft als taken: a. voorbereiden en opstellen van de agenda van de vergadering en andere bijeenkomsten van de raad; b. vaststellen lange termijnagenda, vergaderplanning en vergaderrooster van de raad; c. adviseren van de raad over de werkwijze en technisch evaluatie daarvan; d. om majeure en / of vertrouwelijke onderwerpen te bespreken voor zover dat aan de orde is; e. het presidium kan een werkgroep instellen die zich buigt over specifieke vraagstukken. Leden van deze werkgroep hoeven niet tevens lid van het presidium te zijn; f. overige in dit reglement van orde genoemde taken. 4. Elk lid van het presidium heeft een stem, als de stemmen staken beslist de voorzitter. 5. Het presidium vergadert zo dikwijls als de voorzitter dat nodig oordeelt. Elk lid van het presidium kan de voorzitter verzoeken een vergadering te beleggen. 6. De griffier ondersteunt het presidium en zorgt voor vastlegging van de besluiten. 7. De vergaderingen van het presidium zijn openbaar. Vertrouwelijke zaken worden besproken achter gesloten deuren.

Artikel II

Artikel 8 wordt gewijzigd als volgt:

Huidige tekst

Nieuwe tekst

Artikel 8 Raadsvergadering, oproep en voorlopige agenda 1. De vergaderingen vinden in de regel op donderdag plaats conform een jaarlijks door het presidium vast te stellen vergaderschema. Zij vangen aan onmiddellijk na het vragenhalfuurtje, maar uiterlijk om 20:00 uur en eindigen in principe om 22:30 uur. 2. Indien de agenda niet om 22:30 uur is afgehandeld, besluit de raad of de agenda diezelfde avond wordt afgehandeld, dan wel dat de vergadering wordt voortgezet op de eerstvolgende maandag om 19:30 uur. 3. De voorzitter zendt ten minste 13 dagen voor een vergadering de raadsleden een digitale oproep met de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken. 4. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 9, vierde lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. 5. In het geval een spoedeisende vergadering noodzakelijk wordt geacht, zendt de voorzitter in afwijking van lid 3, tenminste 24 uur voor aanvang van de vergadering een oproep vergezeld met het onderwerp en de stukken.

Artikel 8 Raadsvergadering, oproep en voorlopige agenda 1. De vergaderingen vinden in de regel op donderdag plaats conform een jaarlijks door het presidium vast te stellen vergaderschema. Zij vangen doorgaans aan om 19.30 uur en eindigen in principe om 23:00 uur. 2. Indien de agenda niet om 23:00 uur is afgehandeld, besluit de raad of de agenda diezelfde avond wordt afgehandeld, dan wel dat de vergadering wordt voortgezet op de eerstvolgende maandag om 19:30 uur. 3. De voorzitter zendt ten minste 13 dagen voor een vergadering de raadsleden een digitale oproep met de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken. 4. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 9, vijfde lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. 5. In het geval een spoedeisende vergadering noodzakelijk wordt geacht, zendt de voorzitter in afwijking van lid 3, tenminste 24 uur voor aanvang van de vergadering een oproep vergezeld met het onderwerp en de stukken.

Artikel III

Na artikel 11 wordt er een nieuw artikel ingevoegd, dat luidt:

Artikel 12 Terinzagelegging

• 1. Als omtrent stukken op grond van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken fysiek ter inzage gelegd bij de griffier. De griffier verleend de leden van de raad en fractieondersteuners inzage.

• 2. Er wordt een intekenlijst bijgehouden waarop wordt geregistreerd welke raadsleden en fractieondersteuners inzage hebben gehad in de stukken.

• 3. Van de stukken die ter inzage liggen bij die griffier, worden geen foto’s of kopieën gemaakt. Er worden ook geen afschriften verstrekt.

Artikel IV

Artikel 21 wordt gewijzigd als volgt:

Huidige tekst

Nieuwe tekst

Artikel 21 Besloten vergadering en geheimhouding 1. Op besloten vergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. 2. De griffier zorgt alleen voor een besluitenlijst van de besloten vergadering. 3. De concept besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden uitsluitend aan de raadsleden ter beschikking gesteld, tenzij de raad anders beslist. 4. Deze besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van de vastgestelde besluitenlijst. 5. Aan de raad en aan leden van de raad, aan fractieondersteuners en aan een raadscommissie /-werkgroep kan geheimhouding worden opgelegd door de gemeenteraad, het college of de burgemeester, elk ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of de leden van de raad overleggen, conform de mogelijkheden in de Gemeentewet ten aanzien van de stukken en wat over die stukken besproken is (art. 25, 55 en 86 Gemeentewet). De criteria daarvoor staan in de Wet Openbaarheid van Bestuur. 6. In alle gevallen moet de raad de geheimhouding eerst bekrachtigen en in een volgende vergadering bevestigen. Doet de raad dit niet, dan vervalt de geheimhouding. De bekrachtiging gebeurt in een openbare vergadering. Ieder die kennis draagt van de inhoud van geheime stukken is gebonden aan de geheimhouding totdat deze wordt opgeheven. Over een onderwerp waarover geheimhouding is opgelegd, kunt u alleen spreken in een besloten vergadering. 7. De geheimhouding geldt voor ieder die kennis draagt van de inhoud van de betreffende stukken en van het behandelde in de besloten vergadering hierover. 8. De geheimhouding zoals hierboven besproken kan alleen worden opgeheven door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd èn door de raad. 9. Indien een raadslid of een fractie het niet eens is met de opgelegde geheimhouding, dan kan men in de besloten vergadering vragen waarom de betreffende stukken geheim dienen te blijven. Als de raad of een raadsgremium bij meerderheid van mening is dat niet voldoende grond is voor geheimhouding, dan kan de raad besluiten de geheimhouding op te heffen. Totdat de raad dit doet, of het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, is elk lid gebonden aan de geheimhouding.

Artikel 21 Besloten vergadering 1. Op besloten vergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. 2. De deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. 3. De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. 4. In een besloten vergadering zijn de voorzitter, raadsleden, fractieondersteuners, de griffier en overige griffiemedewerkers aanwezig. De raad beslist op voorstel van de voorzitter wie verder bij de vergadering aanwezig mag zijn. 5. Voor afloop van de besloten vergadering, besluit de raad of er geheimhouding wordt opgelegd op de beraadslagingen, conform artikel 25 lid 1 van de gemeentewet. De geheimhouding geldt voor alle aanwezigen. 6. De griffier zorgt alleen voor een besluitenlijst van de besloten vergadering. 7. De concept besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden uitsluitend aan de raadsleden en de fractieondersteuners ter beschikking gesteld door terinzagelegging bij de griffier, tenzij de raad anders beslist. 8. Deze besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van de vastgestelde besluitenlijst. [artikelleden 5 t/m 9 schuiven door naar een volgend nieuw artikel]

Artikel V

Na artikel 21 Besloten vergadering wordt een nieuw artikel ingevoegd, dat luidt:

Artikel 22 Geheimhouding

• 1. Aan de raad en aan leden van de raad, aan fractieondersteuners en aan een raadscommissie /-werkgroep kan geheimhouding worden opgelegd door de gemeenteraad, het college of de burgemeester, elk ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of de leden van de raad overleggen, conform de mogelijkheden in de Gemeentewet ten aanzien van de stukken en wat over die stukken besproken is (art. 25, 55 en 86 Gemeentewet). De criteria daarvoor staan in de Wet Openbaarheid van Bestuur.

• 2. In alle gevallen moet de raad de geheimhouding eerst bekrachtigen en in een volgende vergadering bevestigen. Doet de raad dit niet, dan vervalt de geheimhouding. De bekrachtiging gebeurt in een openbare vergadering. Ieder die kennis draagt van de inhoud van geheime stukken is gebonden aan de geheimhouding totdat deze wordt opgeheven. Over een onderwerp waarover geheimhouding is opgelegd, kunt u alleen spreken in een besloten vergadering.

• 3. De geheimhouding geldt voor ieder die kennis draagt van de inhoud van de betreffende stukken en van het behandelde in de besloten vergadering hierover.

• 4. De geheimhouding zoals hierboven besproken kan alleen worden opgeheven door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd en door de raad.

• 5. Indien een raadslid of een fractie het niet eens is met de opgelegde geheimhouding, dan kan men in de besloten vergadering vragen waarom de betreffende stukken geheim dienen te blijven. Als de raad of een raadsgremium bij meerderheid van mening is dat niet voldoende grond is voor geheimhouding, dan kan de raad besluiten de geheimhouding op te heffen. Totdat de raad dit doet, of het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, is elk lid gebonden aan de geheimhouding.

• 6. Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

• 7. Van door de gemeenteraad bekrachtigde besluiten tot geheimhouding wordt door de griffier een register bijgehouden. Dit register wordt periodiek getoetst. Het presidium, respectievelijk het college, legt een voorstel voor aan de raad indien de geheimhouding opgeheven kan worden.

Artikel VI

Artikel 30 wordt gewijzigd als volgt:

Huidige tekst

Nieuwe tekst

Artikel 30 Vragenhalfuur 1. Voor aanvang van de raadsvergadering om 19:30 uur kan een raadslid of burger niet politieke vragen stellen aan het college tijdens een vragenhalfuur. Het vragenhalfuur eindigt uiterlijk om 20:00 uur. 2. Raadsleden en / of burgers die tijdens het vragenhalfuur vragen willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp ten minste 10 uur voor aanvang van het vragenhalfuur bij de voorzitter. Zo spoedig mogelijk daarna worden alle raadsleden en het college door de griffier in kennis gesteld van de ingediende vragen. 3. De aangemelde onderwerpen worden tijdens het vragenhalfuur aan de orde gesteld op volgorde van indiening. 4. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college te stellen en een toelichting daarop te geven. 5. Na de beantwoording krijgt de vragensteller de mogelijkheid om aanvullende vragen te stellen. Hierna kan de voorzitter andere raadsleden aan het woord laten om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college, vragen te stellen over hetzelfde onderwerp. 6. Als behandeling van alle ingediende vragen binnen het vragenhalfuur niet mogelijk is, worden de nog niet gestelde en beantwoorde vragen binnen een week schriftelijk afgehandeld.

Artikel 30 Vragenhalfuur 1. Aan het begin van de raadsvergadering vindt het vragenhalfuur plaats. Tijdens het vragenhalfuur kan een raadslid of burger vragen stellen aan het college. Het vragenhalfuur eindigt uiterlijk een half uur na aanvang. 2. Raadsleden en / of burgers die tijdens het vragenhalfuur vragen willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp ten minste 10 uur voor aanvang van het vragenhalfuur bij de griffier. Zo spoedig mogelijk daarna worden alle raadsleden en het college door de griffier in kennis gesteld van de ingediende vragen. 3. De aangemelde onderwerpen worden tijdens het vragenhalfuur aan de orde gesteld op volgorde van indiening. 4. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college te stellen en een toelichting daarop te geven. 5. Na de beantwoording krijgt de vragensteller de mogelijkheid om aanvullende vragen te stellen. Hierna kan de voorzitter andere raadsleden aan het woord laten om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college, vragen te stellen over hetzelfde onderwerp. 6. Als behandeling van alle ingediende vragen binnen het vragenhalfuur niet mogelijk is, worden de nog niet gestelde en beantwoorde vragen binnen een week schriftelijk afgehandeld.

Artikel VII

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van

18 mei 2020.

De raad voornoemd,

voorzitter,

griffier,