Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019

 

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort;

gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening gemeente Montfoort 2019;

 

overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden worden

ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor de

bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten

en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor de

verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belang

kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;

het gewenst is om een beleidsregel[s] vast te stellen omtrent

 

Besluit vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019:

 

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

- archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en

naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of

opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan

zijn overgegaan;

3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen

van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn

opgenomen om daar te berusten;

4. reproducties, ongeacht hun vomi, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld

van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in

artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

- archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van

archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;

- archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in

afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van

de Archiefwet 1995;

- beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om

archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

- beheerder: de gemeentesecretaris;

- conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in

artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

- informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede,

geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde

termijn;

- kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

- migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als

bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

- overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de

artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

- selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in

aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

- Strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de

informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang

voorbereidt;

-vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de

Archiefwet 1995, en

- vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of

van rechtswege.

 

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede

ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van

de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de

daarvoor geldende bewaartermijn.

 

Hoofdstuk 2. Beheerregeling

 

Artikel 3. Taken beheerder

1. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen

van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie

van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De

specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

 

Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en gemeentearchivaris

1. Het Strategisch informatieoverleg geeft burgemeester en wethouders in ieder geval advies over:

a. vervreemding van archiefbescheiden;

b. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst

gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het

Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken,

2. De gemeentearchivaris geeft burgemeester en wethouders in ieder geval advies over:

a. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;

b. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

c. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

d. beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht

naar de archiefbewaarplaats;

e. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en

f. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van

archiefbescheiden.

 

Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het

opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen

omtrent de archiefbescheiden getroffen:

a. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan,

worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding

opgemaakt;

c. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden

tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende

beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt

toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

d. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn

afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken

worden overgedragen, en

e. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan,

kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van

maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken

worden overgedragen.

 

Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden

omvat:

a. de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats:

b. het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer,

op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

c. het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van

gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens

alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden

gecollationeerd en geauthentiseerd;

d. het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare

archiefbescheiden;

e. het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, die

archiefbescheiden hebben overgedragen;

f. het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties, en

g. het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de

archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.

 

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

 

Artikel 7. Intrekking oud besluit informatiebeheer

Het Besluit informatiebeheer gemeente Montfoort 2015 wordt ingetrokken.

 

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze beheerregeling treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer gemeente

Montfoort 2019.

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de

gemeente Montfoort van 23 juli 2019.

 

de burgemeester, mr. P.J. van Hartskamp-de Jong,

de secretaris, M.H. van der Veer.

 

 

Toelichting

 

Algemeen

In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de

archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager)

gelegd. Burgemeester en wethouders moeten deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de

Archiefverordening van de gemeenteraad en met inachtneming van de specifieke kaders die de

Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna; Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen én in

lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna;

Awb) en de Gemeentewet.

 

Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening

beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan en

bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die

rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad

geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).

 

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting

behoeven.

 

Artikel 1. Begripsbepalingen

Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling

herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op de

begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een

specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd van een beheerseenheid

(verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel daarvan).

 

Artikel 2. Reikwijdte

De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op

blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen

voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit

artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden, ongeacht de

bewaartermijn.

 

Artikel 3. Taken beheerder

Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van

burgemeester en wethouders voor het beheer van archiefbescheiden in de ambtelijke organisatie

wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in

hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder

meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde

ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden

en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem

dat wordt toegepast.

 

Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd met

voorafgaande goedkeuring van de gemeentearchivaris.

 

Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en gemeentearchivaris

Het Strategisch informatieoverleg (SlO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de

informatiehuishouding. Het SlO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent

vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archief besluit. Daarnaast is een

SlO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit.

In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat burgemeester en wethouders, na machtiging

van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd zijn tot vervreemding van

archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist

bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit

hoeven burgemeester en wethouders in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het

SlO te overleggen.

 

Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt verzorgd

door de VNG die daartoe een specifiek SlO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na

vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden

genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring die volgens deze

selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder

e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzondere

gebeurtenissen of kwesties.

 

De advisering over archiefwettelijke taken die niet als taken bij het SlO zijn belegd, wordt verzorgd

door de gemeentearchivaris.

 

Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en

overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een

regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij

een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan,

een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid

wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid

in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn

bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).

 

Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt

verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van

de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is

geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter

beschikking gesteld.

 

Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor

vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een

archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de

zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel

van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte

beschikbaar te stellen.

 

In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en

verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32,

eerste lid, van de Archiefwet de gemeentearchivaris, of als deze niet is benoemd (automatisch) de

gemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name

beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het

afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder

van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening.

Het Archief besluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de praktijk

de beheerder) om tijdig overleg te voegen met de beheerder van de archiefbewaarplaats over

voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.

Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn jaarlijks

verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties. Tevens is de beheerder van

de archiefbewaarplaats bevoegd om particuliere archieven en verzamelingen in de gemeentelijke

archiefbewaarplaats op te nemen. Deze bevoegdheid is voorzien in onderdeel g.

 

Beheerregeling informatiebeheer gemeente Montfoort 2019

Naar boven