Besluit van de concerndirecteur van het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente Rotterdam houdende regels omtrent het privacyprotocol voor zones met voertuigrestricties (Privacyprotocol voor zones met voertuigrestricties Rotterdam)

De concerndirecteur van het cluster Stadsontwikkeling,

overwegende dat:

• in de gemeente Rotterdam voor de volgende drie gebieden voertuigrestricties gelden: de milieuzone Rotterdam,

• de ’s-Gravendijkwal e.o. en de Euro VI-zone Maasvlakte;

• de restricties zijn ingesteld door verkeersbesluiten en dat voor deze gebieden ontheffingsregels zijn vastgesteld;

• deze verkeersbesluiten en ontheffingsregels zijn:

  • milieuzone Rotterdam:

    • “Wijziging verkeersbesluit Milieuzone Rotterdam” d.d. 26 november 2019;

    • “Beleidsregels en ontheffingenbesluit ontheffingen Milieuzone Rotterdam 2020” d.d. 19 december 2019;

  • ’s-Gravendijkwal e.o.:

    • “Verbodszone voor vrachtwagens ’s-Gravendijkwal en omgeving” d.d. 10 november 2014;

    • “Ontheffingenbeleid Verkeersbesluit ‘s-Gravendijkwal en nabije omgeving” d.d. 28 november 2014;

  • Euro VI-zone Maasvlakte:

    • “Maasvlakte I en II Euro VI 2015” d.d. 1 april 2015;

    • “Wijziging Ontheffingenbesluit en -beleid Verkeersbesluit Maasvlakte 2015” d.d. 29 april 2019;

• in het kader van toezicht en handhaving van de verkeersbesluiten persoonsgegevens worden verwerkt welke onder meer worden verkregen door camera’s met automatische kentekenplaatherkenning met een vaste locatie;

• in het kader van het aanvragen en beoordelen van ontheffingen persoonsgegevens worden verwerkt;

• het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam verantwoordelijk is voor deze gegevensverwerkingen;

• op deze gegevensverwerkingen de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing is;

• er op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming dient te worden voldaan aan het transparantiebeginsel en de daaruit voortvloeiende informatieplicht;

besluit vast te stellen:

Privacyprotocol voor zones met voertuigrestricties Rotterdam

Artikel 1– Begripsbepalingen

• AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679;

• ANPR: Automatic Number Plate Recognition;

• betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven direct of indirect betrekking heeft;

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam;

• concerndirecteur Stadsontwikkeling: algemeen directeur van het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente Rotterdam;

• persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon: als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd;

• verwerker: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die of dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;

• verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen of wissen of vernietigen van gegevens;

• verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon, rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, in deze het college.

Artikel 2 – Het doel van de verwerking

• 1. Het college verwerkt de persoonsgegevens met het oog op de volgende primaire doelen:

  • a. toezicht en handhaving van de verkeersbesluiten;

  • b. beoordelen van aanvragen op grond van de ontheffingsregels.

• 2. Het college verwerkt de persoonsgegevens met het oog op de volgende secundaire doelen:

  • a. het afhandelen van bezwaar- en beroepszaken in het kader van de verkeersbesluiten en de ontheffingsregels;

  • b. het afhandelen van klachten van betrokkenen door of namens de gemeente in het kader van de verkeersbesluiten en de ontheffingsregels.

• 3. Het college verwerkt gepseudonimiseerde gegevens voor monitoring van de effecten van de verkeersbesluiten, voor verkeersanalyses en beleidsontwikkeling.

Artikel 3 – Grondslag

Het college verwerkt de persoonsgegevens op basis van de uitvoering van een taak van algemeen belang in de zin van artikel 6, eerste lid, onder e, van de AVG. De zones met voertuigrestricties zijn op grond van artikel 15, eerste lid, van de Wegenverkeerswet 1994 bij verkeersbesluiten ingesteld met het oog op de volgende doelstellingen:

• a. het voorkomen of beperken van door het verkeer veroorzaakte overlast, hinder of schade alsmede de gevolgen voor het milieu, bedoeld in de Wet milieubeheer in de zin van artikel 2, tweede lid, onder a, van de Wegenverkeerswet;

• b. het bevorderen van doelmatig of zuinig energiegebruik in de zin van artikel 2, derde lid, onder a, van de Wegenverkeerswet.

Artikel 4 – De verwerkte gegevens

• 1. De gegevensverwerking betreft een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens in de zin van artikel 2, eerste lid, van de AVG.

• 2. De volgende gegevens worden verwerkt in het kader van handhaving en toezicht van de verkeersbesluiten:

  • a. kenteken;

  • b. foto voertuig, in combinatie met locatie en tijdstip alsmede de feitcode in geval van een overtreding;

  • c. in geval van staandehoudingen van voertuigen met een buitenlands kenteken: kenteken in combinatie met datum, tijdstip en locatie van de overtreding; identiteitsbewijsnummer; naam, adres, postcode en woonplaats, nationaliteit.

• 3. De volgende gegevens worden verwerkt in het kader van de beoordeling van ontheffingsaanvragen op grond van de ontheffingsregelingen:

  • a. kenteken;

  • b. contactgegevens van de aanvrager en mogelijk van derden;

  • c. burgerservicenummer of registratienummer in het register van de Kamer van Koophandel van de aanvrager;

  • d. financiële gegevens;

  • e. overige gegevens ten behoeve van het voldoen aan de voorwaarden van de specifieke ontheffing;

  • f. overige gegevens die de aanvrager zelf aanlevert in het kader van de hardheidsclausule zoals opgenomen in de ontheffingsregelingen.

Artikel 5 – Verwerkingsverantwoordelijke

• 1. Het college is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Het college stelt het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast in de zin van artikel 4, zevende lid, van de AVG.

• 2. De concerndirecteur Stadsontwikkeling heeft de dagelijkse verantwoordelijkheid voor de verwerking. Hij draagt er zorg voor dat de in deze regeling gestelde regels worden nageleefd en is bevoegd namens het college te besluiten op verzoeken genoemd in de artikelen 11 en 12.

• 3. De verwerking van persoonsgegevens is opgedragen aan door de concerndirecteur Stadsontwikkeling daartoe geautoriseerde ambtenaren behorende tot zijn organisatie.

Artikel 6 – Automatische besluitvorming

Er vindt geautomatiseerde besluitvorming plaats bij het beoordelen van dagontheffingen en bij het constateren van overtredingen volgens de onderstaande onderliggende logica:

• a. dagontheffingen: de ontheffingen worden automatisch verleend tenzij al twaalf dagontheffingen in het lopende kalenderjaar voor hetzelfde kenteken zijn verleend;

• b. overtredingen: overtredingen worden geconstateerd op basis van het kenteken, waarbij het kenteken wordt vastgelegd door een ANPR-camera en aan de hand van een koppeling met gegevens uit het kentekenregister van de Rijksdienst voor het Wegverkeer, de database met ontheffingen milieuzones van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, de ontheffingendatabase en de voertuigregistratiedatabase van de gemeente Rotterdam wordt vastgesteld of het voertuig in overtreding is.

Artikel 7 – Verwerker

Voor de in artikel 2 omschreven doeleinden kan het college ook externe partijen inschakelen die in opdracht van het college persoonsgegevens verwerken, zogenaamde verwerkers. In die gevallen heeft het college over de verwerking van persoonsgegevens specifieke afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.

Artikel 8 – Verstrekking aan derden

• 1. De verwerker of verwerkingsverantwoordelijke weigert derden inzage in of verstrekking van persoonsgegevens van betrokkenen tenzij een wettelijke verplichting op verwerker of verwerkingsverantwoordelijke rust.

• 2. De verwerkingsverantwoordelijke weigert derden inzage in of verstrekking van persoonsgegevens tenzij het de doelen betreft, genoemd in artikel 2, of doelen die daarmee verenigbaar zijn. Per doel betreft het de volgende categorieën van ontvangers en categorieën van persoonsgegevens:

  • a. ten aanzien van artikel 2, eerste lid, onder a, aan het Centraal Justitieel Incasso Bureau:

    • 1°. kenteken in combinatie met datum, tijdstip en locatie;

    • 2°. in geval van staandehoudingen van voertuigen met een buitenlands kenteken: kenteken in combinatie met datum, tijdstip en locatie van de overtreding; identiteitsbewijsnummer; naam, adres, postcode en woonplaats; nationaliteit.

  • b. ten aanzien van artikel 2, tweede lid, onder a, aan het Openbaar Ministerie, de Algemene Bezwaarschriftencommissie van de gemeente Rotterdam en gerechtelijke instanties:

    • 1°. alle informatie over de ontheffingsaanvraag en opgelegde boetes.

  • c. ten behoeve van onderzoeksdoeleinden kunnen de persoonsgegevens genoemd in artikel 4 worden verstrekt aan derden, zoals het Centraal Bureau voor de Statistiek.

Artikel 9 – Toegang

• 1. Tot de bewaarde persoonsgegevens hebben de volgende personen toegang:

  • a. door de concerndirecteur Stadsontwikkeling aan te wijzen gemeenteambtenaren;

  • b. medewerkers die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke belast zijn met het onderhoud aan en de beveiliging van de applicatie.

• 2. Deze personen, voor wie niet reeds uit hoofde van hun ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 10 – Beveiliging

• 1. Het college neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn mede gericht op het voorkomen van onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens.

• 2. De persoonsgegevens worden op een beveiligd netwerk van de gemeente Rotterdam opgeslagen. Alleen daartoe geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot dat netwerk.

Artikel 11 – Bewaar- en vernietigingstermijnen

• 1. Kentekens van voertuigen die voldoen aan de toelatingscriteria van de verkeersbesluiten worden voor ten hoogste 72 uur bewaard. Daarna worden de kentekens gepseudonimiseerd voor ten hoogste 2 jaar bewaard.

• 2. Kentekens, datum, tijdstip, locatie en foto’s van voertuigen die niet voldoen aan de toelatingscriteria van de verkeersbesluiten, worden voor ten hoogste 5 jaar bewaard. De boetes zelf worden voor een periode van 7 jaar bewaard.

• 3. De persoonsgegevens die in het kader van de ontheffing verlening worden verwerkt, worden voor ten hoogste 1 jaar na het vervallen, intrekken of beëindigen van de ontheffing bewaard.

• 4. De persoonsgegevens die in het kader van bezwaarschriften en klachtenafhandeling worden verwerkt, worden voor ten hoogste 5 jaar bewaard.

Artikel 12 – Recht van inzage; recht op rectificatie; recht op gegevenswissing; recht op beperking; recht van bezwaar

• 1. Betrokkene heeft het recht om inzage te verzoeken in de op hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens. Tevens kan betrokkene het recht op rectificatie, recht op gegevenswissing, recht op beperking en het recht van bezwaar uitoefenen van de op hem of haar betrekking hebbende verwerkte persoonsgegevens.

• 2. Deze verzoeken worden gericht aan de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Rotterdam en kunnen via de website of via de post worden ingediend.

• 3. Het college kan deze verzoeken tot rectificatie, gegevenswissing, beperking, of staking van de persoonsgegevens slechts toewijzen indien dit in overeenstemming is met de AVG en indien de verwerkte gegevens aantoonbaar feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking.

• 4. De concerndirecteur Stadsontwikkeling beslist namens het college binnen een maand na ontvangst op deze verzoeken. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. De betrokkene wordt binnen een maand na ontvangst van het verzoek in kennis gesteld van een dergelijke verlenging.

• 5. De namens het college genomen beslissingen zijn besluiten ingevolge artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht waartegen bezwaar en beroep mogelijk is.

Artikel 13 – Klachten

• 1. Betrokkene kan een klacht indienen die betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de verkeersbesluiten en de ontheffingsregelingen.

• 2. Een klacht kan worden gericht aan de Functionaris Gegevensbescherming via het e-mailadres FG@rotterdam.nl.

• 3. De concerndirecteur Stadsontwikkeling beslist namens het college binnen een maand na ontvangst van de klacht.

• 4. Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer hij vermoedt dat sprake is van een hem rakende overtreding van de AVG.

Artikel 14 – Intrekken oude protocol

Het Privacyprotocol Besluit verkeersmaatregel Milieuzone Rotterdam wordt ingetrokken.

Artikel 15 – Inwerkingtreding

• 1. Dit protocol treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.

• 2. Dit protocol wordt gepubliceerd in het gemeenteblad en op de website van de gemeente Rotterdam.

Artikel 16 – Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Privacyprotocol voor zones met voertuigrestricties Rotterdam.

Aldus vastgesteld op 12 mei 2020

Namens het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam,

H.M. van Bockxmeer

Concerndirecteur Stadsontwikkeling

Dit gemeenteblad is uitgegeven op 12 mei 2020 en ligt op dinsdag, woensdag en donderdagen van 09.00 tot 13.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Wachtruimte Timmerhuis, Halvemaanpassage 1 (trap op, melden bij Informatiebalie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)