/2/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Aalsmeer
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Aalsmeer | Gemeenteblad 2020, 127206 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer tot vaststelling van het Privacybeleid
Aanleiding
Digitalisering en privacy, inmiddels kunnen we geen krant of digitale nieuwsbron meer raadplegen zonder deze begrippen tegen te komen. We zitten midden in de digitale revolutie. Deze revolutie heeft ingrijpende gevolgen voor onze maatschappij. Technologische ontwikkelingen zorgen voor nieuwe kansen, bijvoorbeeld in de zorg, veiligheid en in het openbaar vervoer. Maar naast kansen, brengen de ontwikkelingen ook uitdagingen met zich mee. Inwoners hebben andere verwachtingen van onze dienstverlening en de wijze waarop we met hen communiceren. Hierdoor worden er hogere eisen aan onze organisatie gesteld op het gebied van het gebruik, de opslag en uitwisseling van (persoons)gegevens.
De gemeente Aalsmeer bevindt zich in een snel veranderende omgeving. Gemeenten krijgen nieuwe taken, meer en andere samenwerkingspartners, de digitalisering zet zich voort en de rol van de gemeente in de lokale samenleving is in beweging. De gemeenten zien dat de verwachtingen bij inwoners, ondernemers en andere betrokkenen aan het schuiven zijn en willen met hun dienstverlening daarop inspelen. Aalsmeer heeft er in 2012 voor gekozen intensief te gaan samenwerken met Amstelveen. De ambtelijke organisaties zijn gefuseerd per 1 januari 2013. De ambtelijke organisatie van Amstelveen werkt sindsdien voor twee besturen: Aalsmeer en Amstelveen. In Aalsmeer is nog een kleine kernorganisatie aanwezig rond de gemeentesecretaris en de griffier. Het Privacybeleid geldt voor beide ambtelijke organisaties.
De ambtelijke organisatie van Amstelveen heeft door de nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen ervoor gekozen een drietal uitgangspunten te hanteren voor de dienstverlening. Ze willen de dienstverlening Sneller, meer Bereikbaar en in Samenhang aanbieden en doen er alles aan om in deze behoefte te voorzien met het grootste respect voor de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).1
Snelheid: De behoefte van de betrokkene om wanneer het hem schikt snel zaken met de gemeente te kunnen regelen. De factor tijd brengt met zich mee dat men steeds meer gewend is om snel bediend te worden. Deze snelheid mag u ook van ons verwachten binnen de taken waarin dat
Bereikbaarheid: De tweede ontwikkeling gaat over de manier waarop u bij ons terecht kunt. Het 24/7 kunnen indienen van aanvragen via webformulieren is hiervan een voorbeeld. Van het aanvragen van een paspoort of vergunning tot het melden van een kapotte lantaarnpaal. De AA-organisatie blijft werken aan een veiliger, toegankelijker en uitgebreidere digitale dienstverlening.
Samenhang: De maatschappij wordt steeds complexer en ons werk dus ook. Het komt steeds vaker voor dat een opgave, een dossier of een vraag het werkterrein van meerdere afdelingen raakt. Betrokkenen verwachten van ons onveranderd (en misschien wel steeds meer) dat ze samenhang zien in het antwoord waarmee we komen.
Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat de ambtelijke organisatie privacy respecteert en zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens. Dit privacybeleid laat zien op welke manier dit gebeurt. De bescherming van persoonsgegevens passen wij toe in onze dienstverlening en in de beleidskeuzes die wij mede maken conform dit privacybeleid. In onze afwegingen is wetgeving leidend, maar verliezen wij de menselijke maat en het belang van dienstverlening niet uit het oog.
’’De AVG is niet nieuw, hiervoor hadden we ook privacy regelgeving, echter namen deze regels een minder prominente plaats in. Door de komst van de AVG is de privacy bewustwording gegroeid en staan we meer stil bij dat we er voorzichtig mee om moeten gaan. Niet zo zeer zijn de regels veranderd als wel de invulling ervan.”
Gido Oude Kotte, burgemeester Aalsmeer
In dit privacybeleid wordt op strategisch en tactisch niveau beschreven welke uitgangspunten gelden ten aanzien van privacy binnen de ambtelijke organisatie. De naleving hiervan biedt, samen met het informatieveiligheidsbeleid, een adequaat beveiligingsniveau voor de persoonsgegevens van alle betrokkenen. De ambtelijke organisatie geeft met dit beleid duidelijk richting aan hoe om moet worden gegaan met privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op onze gehele organisatie en op alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de gemeente waarin persoonsgegevens worden verwerkt.
Hoofdstuk 1 Persoonsgegevens en de verwerking daarvan
De AVG is van toepassing op ‘de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen’2. Dit betekent kort gezegd dat bijna iedere verwerking van persoonsgegevens, zowel op de computer als op papier, onder de AVG valt. Hieronder vallen dus ook voor een dossier bestemde op papier gestelde gespreksnotities wanneer hierop persoonsgegevens zijn opgenomen.
De woorden “(bijzondere) persoonsgegevens” en “verwerken” komt men veel tegen wanneer onderwerpen als privacy en de bescherming daarvan worden behandeld. Het is echter van belang om te weten wat met deze definities wordt bedoelt. Om die reden is hier in het kort aandacht aan besteed.
Paragraaf 1.2 Bijzondere persoonsgegevens
Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over iemands ras of etniciteit, politieke opvattingen, religie/levensbeschouwing, vakbondslidmaatschap, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheid of seksualiteit.
Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. De AVG en de Uitvoeringswet AVG bepaalt in welke gevallen bijzondere of gevoelige gegevens verwerkt mogen worden. Een voorbeeld hiervan is de WMO 2015. Persoonsgegevens van kinderen zijn altijd gevoelig en krijgen daarom altijd extra bescherming. De gemeente gaat uiterst zorgvuldig om met bijzondere persoonsgegevens.
Paragraaf 1.3 Wat houdt verwerken in?
Tot de verwerking van persoonsgegevens behoren alle handelingen die gedaan worden met deze gegevens; bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bijwerken, opvragen, raadplegen, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden, combineren, afschermen, en vernietigen van gegevens.
Hoofdstuk 2 Kernwaarden, uitgangspunten en grondslagen
De organisatie hanteert bij de omgang met persoonsgegevens de volgende kernwaarden:
De organisatie verwerkt voor de uitvoering van haar publieke taken persoonsgegevens. Deze gegevens worden door betrokkenen veelal vrijwillig, maar soms ook verplicht afgestaan. Betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat en dat de gemeente voorkomt dat er een onnodige of een vergaande inbreuk wordt gemaakt op de persoonlijke levenssfeer. Daarbij is het er de gemeente veel aan gelegen om processen zo werkbaar mogelijk te houden voor een optimale dienstverlening naar haar inwoners, bedrijven en andere betrokkenen.
Het waarborgen van de juiste mate van de bescherming van persoonsgegevens moet daarbij niet in de weg staan aan een goede en tijdige uitvoering van de gemeentelijke taken. Denk hierbij aan hulpverlening of openbare orde en veiligheid. Met andere woorden: de bescherming van persoonsgegevens moet niet dusdanig ingewikkeld of rigide zijn, dat het in de weg staat aan de dienst- en hulpverlening.
De gemeente gaat op een professionele en integere wijze met persoonsgegevens om. Aandacht voor integriteit blijkt onder andere uit het vastgestelde integriteitsbeleid. De doelstelling van het integriteitsbeleid is het bieden van helderheid over wat integer handelen inhoudt en binnen welke kaders dit valt. De privacy van betrokkenen wordt gerespecteerd. De medewerkers van de gemeenten gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelen deze vertrouwelijk. Alle personen die werkzaam zijn binnen de gemeenten hebben een geheimhoudingsplicht en velen hebben hiervoor zelfs een geheimhoudingsverklaring getekend. Zij gebruiken persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Daarbij zorgt de gemeente voor passende beveiliging van persoonsgegevens zodat onrechtmatige toegang wordt voorkomen.
Iedereen binnen de organisatie neemt verantwoordelijkheid voor zijn handelen. Verantwoordelijkheid nemen om de privacy te waarborgen van inwoners en andere partijen die met de gemeente te maken hebben is een van onze belangrijkste kernwaarden. Dit kan door tijdig te reageren op verzoeken van betrokkenen, maar ook door proactief te handelen als de situatie daar om vraagt. Zo dient in het geval van een datalek snel te worden gehandeld, zodat erger kan worden voorkomen. Daarnaast betekent het verantwoordelijkheid nemen als regelgeving tekort schiet en dan actie te ondernemen om – waar nodig – zaken alsnog geregeld te krijgen.
De gemeente vindt dat betrokkenen zelf controle moeten hebben over hun persoonsgegevens. Iedere betrokkene heeft het recht op informatie over de (persoons)gegevens die de gemeente van hem of haar verwerkt. Daarbij is de gemeente transparant en open over het doel waarmee de gegevens worden verwerkt.
De gemeente gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. De gemeente houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten die uit de geldende wetgeving voortvloeien:
Rechtmatigheid, b ehoorlijkheid en transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Deze beginselen brengen met zich mee dat de betrokkene zoveel mogelijk moeten worden geïnformeerd over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Voor de informatie en communicatie over deze verwerking moet duidelijke en eenvoudige taal worden gebruikt. Ook moet op transparante wijze aan de betrokkene duidelijk gemaakt worden welke risico’s, regels, waarborgen en rechten hij heeft en hoe hij deze rechten kan uitoefenen.
De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtmatige grondslag verwerkt.
Voorbeeld: Bij het aanvragen van een paspoort vraagt de medewerker van de afdeling Publiekszaken niet aan de inwoner wat zijn/haar inkomen of zijn hoogst genoten opleiding is. Deze gegevens zijn namelijk helemaal niet nodig om een paspoortaanvraag te kunnen behandelen.
De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De gemeente streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is of dan wettelijk is toegestaan. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed te kunnen uitoefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
Voorbeeld: Een medewerker van de afdeling HRM vernietigt/verwijdert de sollicitatiebrief en CV van een sollicitant, vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd.
Hiermee handelt de gemeente in overeenstemming met ‘het niet langer dan noodzakelijk bewaren van persoonsgegevens’.
Wanneer een doel ook op een andere, meer privacyvriendelijke, wijze kan worden bereikt dan heeft dat de voorkeur (subsidiariteit). De gedachte hierachter is dat bij de verwerking van persoonsgegevens de privacy van de betrokkene en derden zo min mogelijk geschaad mag worden.
Voorbeeld: Kan het doel dat de gemeente voor ogen heeft, namelijk het informeren van inwoners uit een bepaald straat over overlastgevende wegwerkzaamheden, worden bereikt zonder dat daar verwerking van persoonsgegevens voor nodig is? In dit geval is het niet nodig om de inwoners van de straat bij naam en toenaam te noemen. De brieven kunnen worden gericht “aan de bewoner van…”. Op deze manier hoeven geen namen te worden verwerkt.
Het doel van de verwerking van de persoonsgegevens moet in verhouding staan tot de inbreuk op de privacy van de betrokkene (proportioneel). Dit betekent dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan nodig.
Eén van de eisen die de AVG stelt is dat persoonsgegevens rechtmatig worden verwerkt. Artikel 6 AVG geeft in dat kader de grondslagen voor verwerking. De AVG kent de volgende zes gronden op basis waarvan persoonsgegeven mogen worden verwerkt:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag;
Voorbeeld: De gemeente heeft vele wettelijke taken uit te voeren zoals het in behandeling nemen van vergunningaanvragen, handhaving parkeerbeleid en uitvoeren Participatiewet.
- 6.
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen. Hier komt het neer op het maken van een belangenafweging. Deze grondslag wordt soms door de gemeente gebruikt voor de uitvoering van andere dan haar wettelijke taken.
Voorbeeld: De gemeente wil haar (telefonische) dienstverlening verbeteren en analyseert hiervoor de telefoongesprekken. In dit geval wordt afgewogen of de verwerking noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen en of deze in verhouding staat tot de privacybelangen van betrokkenen (burgers, ondernemers en andere partijen die bellen met de gemeente).
Paragraaf 3.1 Governancestructuur en privacy
De gemeente Aalsmeer heeft een kleine kernorganisatie en werkt met de gemeente Amstelveen samen in een Centrumregeling. In deze Centrumregeling zijn de ambtelijke organisaties van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer gefuseerd. De gemeente Aalsmeer heeft de uitvoering van haar taken (grotendeels) gemandateerd aan het college en de burgemeester van Amstelveen. Deze taken zijn vervolgens weer doorgemandateerd aan de ambtelijke organisatie (zie 3.1.1).
Zowel de Aalsmeerse kernorganisatie als de ambtelijke organisatie Amstelveen, die voor twee besturen werkt, zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen van persoonsgegevens die daar plaatsvinden. Voor de Aalsmeerse kernorganisatie gaat het onder andere om de contacten die worden onderhouden met gemeenschappelijke regelingen, stichtingen, vennootschappen en corporaties. Voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de kernorganisatie is de gemeente Aalsmeer zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk. Ten aanzien van de verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Centrumregeling is er sprake van een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
De verantwoordelijkheid voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens ligt bij de afdelingen die in het kader van hun werkzaamheden werken met persoonsgegevens. Dit betekent dat de lijn binnen de afdelingen zelf wordt aangesproken op het nakomen van de uit het privacybeleid voortvloeiende eisen. Privacy is immers niet een op zichzelf staand iets, maar onlosmakelijk verbonden met de gemeentelijke dienstverlening.
De gemeente heeft een ‘Privacy governance-document’ opgesteld waarin de onderstaande verantwoordelijkheids- en taakniveaus aangaande privacy zijn opgenomen.
Paragraaf 3.1.1 Proceseigenaar (lijnmanagement)
De verwerkingen van persoonsgegevens vinden operationeel voornamelijk plaats binnen de afdelingen (zoals Burgerzaken, Sociale Voorzieningen, Veiligheid en Handhaving) van de ambtelijke organisatie. Om die reden staat de proceseigenaar dicht op het vuur. De proceseigenaar (verantwoordelijke) van de betreffende persoonsgegevens binnen de betreffende afdeling is verantwoordelijk voor een adequate bescherming van de persoonsgegevens. De proceseigenaar is het afdelingshoofd van de afdeling die de betreffende persoonsgegevens verwerkt. De proceseigenaar legt verantwoording af aan de directie (ambtelijke organisatie Amstelveen). Dit geldt niet voor de verwerkingen die plaatsvinden binnen de kernorganisatie, daarvoor wordt verantwoording afgelegd aan de wethouder bedrijfsvoering.
Paragraaf 3.1.2 College van burgemeester en wethouders en de burgemeester als verwerkingsverantwoordelijke
Het college van burgemeester en wethouders (hierna: college van B&W) en de burgemeester zijn de verantwoordelijke bestuursorganen die, ieder voor zover het hun taakuitoefening betreft, invulling geven aan de taken en verantwoordelijkheden die door de AVG zijn toebedeeld aan de verwerkingsverantwoordelijke.
De verwerkingsverantwoordelijken zijn verantwoordelijk voor:
- •
- •
Het college heeft zijn verantwoordelijkheden gemandateerd aan de gemeentesecretaris.
Paragraaf 3.1.3 Gemeentesecretaris
De gemeentesecretaris is de hoogste ambtenaar binnen de ambtelijke organisatie en de eerste adviseur van het college. Hij vormt dus de schakel tussen het bestuur en de medewerkers. Hij is verantwoordelijk voor de juiste en volledige implementatie van de wet- en regelgeving. Hij stelt samen met het managementteam het gewenste niveau van informatieveiligheid en privacy vast voor de gemeente. Dit krijgt vorm in het door het college vastgestelde informatieveiligheidsbeleid.
Paragraaf 3.1.4 Chief Information Officer (CIO)
De CIO is verantwoordelijk voor de strategische visie en kaderstelling op het terrein van (technologische) innovatie, informatievoorziening, ICT en privacy. Hij draagt zorg voor de ontwikkeling van een visie op het gebied van procesmanagement. Daarnaast voorziet hij in het goed aansluiten van de informatievoorziening op de doelstellingen van de organisatie.
Paragraaf 3.1.5 Chief Information Security Officer (CISO)
De CISO is op organisatieniveau verantwoordelijk voor het actueel houden van het informatie-veiligheids- en privacybeleid, het coördineren van de uitvoering van het beleid, het adviseren bij projecten, het beheersen van risico’s, evenals het opstellen van rapportages.
De CISO rapporteert rechtstreeks aan de gemeentesecretaris van de gemeente Aalsmeer.
Paragraaf 3.1.6 Functionaris Gegevensbescherming (FG)
De AVG stelt het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG) verplicht voor overheidsinstanties en publieke organisaties. De FG is verantwoordelijk voor het intern onafhankelijk toezicht op de naleving van de wettelijke verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. Daarnaast adviseert de FG de organisatie over de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en onderhoudt hij contact met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Paragraaf 3.1.7 Privacybeheerder
De privacybeheerder richt zich op de uitvoering en de naleving van de privacywetgeving. Hij adviseert de organisatie over alle onderdelen op het gebied van de (mogelijke) verwerking van persoonsgegevens en informeert de gemeentesecretaris Aalsmeer wanneer er sprake is van een datalek. In het bijzonder ziet de privacybeheerder toe op het doorlopen van de Privacy Impact Assessments, het privacyvriendelijk ontwerpen van werkprocessen en het maken en beoordelen van afspraken met ketenpartners over gegevensdeling Daarnaast adviseert hij de organisatie hoe conform het privacybeleid gewerkt kan worden. In geval van datalekken adviseert hij rechtstreeks aan de gemeentesecretaris.
Paragraaf 3.1.8 Contactpersonen Informatieveiligheid & Privacy
De ambtelijke organisatie Amstelveen, die werkt voor twee besturen, voert uiteenlopende taken uit welke zijn verdeeld over verschillende afdelingen. Door iedere afdelingsmanager is er een contactpersoon (plus achtervang) aangewezen die zich bezig houdt met de uitvoering van het informatieveiligheids-en privacybeleid. Tot de taken van de contactpersoon behoren bijvoorbeeld:
- •
- •
- •
- •
Het privacyteam en de contactpersonen komen regelmatig samen om actuele vraagstukken op het gebied van informatieveiligheid en privacy te bespreken. Tijdens deze vergaderingen vindt er uitwisseling van verschillende casussen plaats. Dit brengt met zich mee dat snel op de actuele thema’s kan worden ingespeeld en zo oplossingen kunnen worden bedacht voor dillema’s die zich kunnen aandienen.
Hoofdstuk 4 Informatieveiligheidsbeleid
Paragraaf 4.1 Informatieveiligheid als randvoorwaarde
In het gemeentebrede Informatieveiligheidsbeleid wordt op strategisch en tactisch niveau beschreven welke uitgangspunten gelden ten aanzien van de informatieveiligheid van de ambtelijke organisatie. Informatieveiligheid en de bescherming van persoonsgegevens zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Informatieveiligheid is een randvoorwaarde voor de borging van privacy bij de verwerking van persoonsgegevens. In het vastgestelde Informatieveiligheidsbeleid van de gemeenten zijn maatregelen genoemd om (persoons)gegevens te beschermen.
Deze maatregelen dienen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met (persoons)gegevens tegen te gaan. Denk hierbij onder andere aan het inregelen van autorisaties, het hebben van een betrouwbare back-up en een goede firewall om beschermd te zijn tegen hackers. Het informatieveiligheidsbeleid is gebaseerd op de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG en met ingang van 1-1-2020 BIO) en voldoet aan de laatste standaarden. De naleving van dit beleid levert samen met de technische beveiligingsmaatregelen en de procedures een adequaat niveau van beveiliging voor de organisatie op. Dit maakt dat de kwaliteitskenmerken van informatie, te weten: de beschikbaarheid, de integriteit, de vertrouwelijkheid en de controleerbaarheid van de informatie binnen alle domeinen van de organisatie zijn gewaarborgd.
Het garanderen van privacybescherming en het houden van een hoog niveau van informatieveiligheid is een continu doorlopend proces. De in dit hoofdstuk besproken instrumenten zetten wij hiervoor in.
De ambtelijke organisatie ziet in dat haar medewerkers de belangrijkste schakel zijn in het ten uitvoer brengen van haar ambities. Bewustzijn op het gebied van privacy en informatieveiligheid is dan ook essentieel voor het verwezenlijken van de ambities. Medewerkers moeten inzicht hebben in wat de impact van de AVG is op de verwerking van persoonsgegevens, processen en beleid. De ambtelijke organisatie investeert daarom in persoonlijke privacytrainingen voor haar medewerkers,. Dit begint al in de eerste werkweek waarin nieuwe medewerkers tijdens de ‘on-boarding’ een inleiding privacy en informatieveiligheid krijgen. Kort daaropvolgend wordt een uitgebreidere workshop over dit onderwerp aangeboden. Ook andere vormen van voorlichting vinden continu plaats.
Bewustwording wordt daarnaast gerealiseerd door middel van het jaarlijks organiseren van verschillende evenementen en trainingen. Wekelijks is er een laagdrempelig inloopspreekuur, waar iedereen binnen de organisatie terecht kan met vragen die gerelateerd zijn aan privacy- en in-formatieveiligheid. Verder wordt er zorg gedragen voor het actueel houden van beleid en procedures.
Paragraaf 5.2 Register van verwerkingen
De ambtelijke organisatie wil betrokkenen inzicht geven in de wijze waarop hun persoonsgegevens worden verwerkt en beheerd binnen de organisatie.
De gemeenten Amstelveen en Aalsmeer hebben daarom een openbaar register waarin alle verwerkingen van persoonsgegevens staan waarvoor de betreffende gemeente verantwoordelijk is. In het register zijn minimaal de volgende gegevens opgenomen:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Paragraaf 5.3 Procedure datalekken
Indien zich een veiligheidsincident voordoet, handelt de ambtelijke organisatie in overeenstemming met de vastgestelde werkwijze in de Procedure: melden en afhandelen van veiligheids-incidenten. Deze procedure bevat een vastgesteld proces van de te nemen stappen om de (kans op) eventuele schade bij een datalek te beperken en de getroffen betrokkenen te beschermen en te informeren. Er is sprake van een datalek wanneer persoonsgegevens zijn vernietigd of verloren, gewijzigd, verstrekt of toegankelijk gemaakt op een manier die in strijd is met de AVG. Indien er sprake is van een datalek, dient de ambtelijke organisatie, als verwerkingsverantwoordelijke, dit in voorkomende gevallen zo spoedig mogelijk te melden bij de toezichthouder – de Autoriteit Persoonsgegevens - zo mogelijk binnen 72 uur. Wanneer er een grote kans bestaat dat het datalek negatieve gevolgen heeft voor betrokkenen, moeten deze ook worden gewaarschuwd.
De ambtelijke organisatie houdt een register van veiligheidsincidenten bij waarin is terug te zien waar het incident betrekking op heeft gehad, of sprake was van een datalek, welke beheersmaatregelen zijn getroffen en of de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkene(n) op de hoogte zijn gesteld. Het register wordt jaarlijks geëvalueerd met als doel om met de verworven inzichten beheersmaatregelen te treffen die de kans op veiligheidsincidenten verkleinen.
Paragraaf 5.4 Risicobeheersing
De ambtelijke organisatie neemt verschillende maatregelen om de risico’s bij de verwerking van persoonsgegevens in kaart te brengen en zo veel mogelijk te verminderen.
Data Protection Impact Assessment (DPIA)
Privacy begint aan de voorkant. Voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens, en soms bij bestaande verwerkingen, voert de ambtelijke organisatie een risico-inventarisatie uit, ook wel een PIA genoemd. Op basis van de PIA wordt inzicht verworven in de verwerking van persoonsgegevens en in welke mate dit noodzakelijk en veilig is. Vervolgens neemt de ambtelijke organisatie maatregelen om de risico’s zo veel mogelijk weg te nemen of te beperken. Pas nadat de PIA is uitgevoerd en de maatregelen zijn getroffen die nodig zijn om de risico’s weg te nemen of te beperken, verwerkt de AA-organisatie de persoonsgegevens.
Privacy door ontwerp houdt in dat er bij de ontwikkeling van nieuwe processen, diensten en producten al aan de ontwerptafel wordt nagedacht over de bescherming van de persoonsgegevens.
Door het borgen van de privacyaspecten aan het begin van het inkoop-, ontwikkel- en inrichtingsproces wordt ervoor gezorgd dat risico’s zo veel mogelijk worden beperkt. Onder privacy door ontwerpmaatregelen wordt onder meer het afsluiten van verwerkersovereenkomsten, toegangsbeveiliging, encryptie, verwijderen van persoonsgegevens, dataminimalisatie en het houden van een PIA verstaan.
Privacy door standaardinstellingen
Privacy door standaardinstellingen wordt vaak in verband gebracht met Privacy door ontwerp. Hiervan is sprake als de standaardinstellingen van een programma, app, website, dienst of apparaat zodanig zijn ingesteld dat maximale privacy wordt nagestreefd. Bijvoorbeeld door een app niet de locatie van gebruikers te laten registreren als dat niet nodig is.
Verwerkersovereenkomsten/privacyconvenanten
De ambtelijke organisatie verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan andere organisaties indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met deze organisaties maken wij concrete afspraken over de beveiliging van die persoonsgegevens, de afhandeling van datalekken en de rechten van betrokkenen.
Wanneer de gemeente een partij inschakelt om ten behoeve van de gemeente persoonsgegevens te verwerken en het verwerken van de persoonsgegevens de primaire taak is van deze partij, kan deze partij worden beschouwd als verwerker. Hier kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een leverancier van software of een drukkerij. De gemeente schakelt enkel verwerkers in die afdoende garanties bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische, procesmatige, communicatieve en organisatorische maatregelen. De afspraken omtrent de verwerking door de verwerker worden schriftelijk vastgelegd in een verwerkersovereenkomst en worden voordat de dienstverlening aanvangt en daarna periodiek of steekproefsgewijs getoetst. Een verwerker heeft geen zeggenschap over de wijze van verwerken, en werkt strikt onder instructies en in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerker neemt geen beslissingen over het gebruik van de gegevens, verstrekking aan derden en andere ontvangers, de duur van de opslag van de gegevens etc.
Verder kan het voorkomen dat de ambtelijke organisatie een andere partij inschakelt, die geen verwerker is, maar waarmee wel persoonsgegevens worden uitgewisseld. Ook dan maakt de gemeente passende afspraken. In dat geval zal de ambtelijke organisatie een privacy-convenant afsluiten waarin de verantwoordelijkheden worden vastgelegd. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan zorgaanbieders en de politie.
De ambtelijke organisatie controleert periodiek de naleving van deze afspraken. Op deze manier wordt de veilige verwerking van de persoonsgegevens zo goed mogelijk geborgd en behoudt de gemeente de regie bij contracten met deze derden.
Hoofdstuk 6 Verwerkingen door middel van camera’s, Big data en tracking
Ook het opnemen van camerabeelden staat gelijk aan het verwerken van persoonsgegevens, de persoon zichtbaar op camerabeeld is immers te herleiden op grond van zijn voorkomen. Verwerking van persoonsgegevens kan ook van toepassing wanneer grote hoeveelheden data worden gebruikt om analyses op los te laten, in het bijzonder wanneer het gaat om data die tot een persoon terug te leiden is. Ten aanzien van het gebruik van tracking technologieën zoals cookies of wifi-tracking is terughoudendheid geboden. De ambtelijke organisatie is van mening dat een bezoeker van haar website zich onbespied mag wanen.
Paragraaf 6.1 Inzet van camera’s
Binnen de ambtelijke organisatie wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat en in het kader van de openbare orde. De gemeente maakt gebruik van cameratoezicht op openbare plaatsen. Persoonsgegevens die in dat kader verwerkt worden vallen onder de Wet politiegegevens, ze worden namelijk verwerkt met als doel het handhaven van de openbare orde. De AVG is niet van toepassing op politiegegevens.
Verder gebruikt de gemeente Amstelveen, die werkt voor twee besturen, camera’s in de pu-bliekshal van het stadskantoor en de gemeente Aalsmeer camera’s in de Meerlanden, ter beveiliging van hen die zich daar bevinden. De camerabeelden worden slechts ter beveiligings-doeleinden gebruikt en binnen 28 dagen vernietigt.
Paragraaf 6.2 Big data en tracking
Gegevens in big data en tracking mogen alleen worden verzameld, opgeslagen en gedeeld, als ze niet herleidbaar zijn tot een persoon en worden alleen verzameld voor onderzoek dat door of namens de ambtelijke organisatie wordt uitgevoerd;
Voor big data en tracking wordt uitsluitend gebruik gemaakt van brongegevens die door daartoe geautoriseerde personen zijn verzameld;
Er worden geen tracking links in door of namens de ambtelijke organisatie verzonden mails verwerkt. Evenmin worden er tracking cookies gebruikt op de websites amstelveen.nl, aals-meer.nl en zorgvlied.nl;
Brongegevens die gebruikt worden voor big datatoepassingen worden omgezet tot een dataset die geen persoonsgegevens bevat en dus geanonimiseerd is;
Indien anonimiseren niet mogelijk is, wordt vooraf toestemming aangevraagd aan de FG. Deze zal de aanvraag beoordelen in het kader van de wet- en doelmatigheid. Alleen bij een goedgekeurde aanvraag mogen de gegevens gepseudonimiseerd in plaats van geanonimiseerd worden;
Onderzoek aan de hand van de dataset mag niet door dezelfde medewerkers worden uitgevoerd die de gegevens hebben verzameld;
Voorafgaand aan het samenstellen van datasets in het kader van business intelligence vindt er, indien hierbij een relatie is met persoonskenmerken, overeenkomstig de “procedure verzoek informatie rondom personen”, een toetsing plaats ten aanzien van de borging van de privacy-rechten. Gegevens worden enkel geaggregeerd aangeleverd met een minimum resultaatregels zodat de gegevens niet tot een persoon herleidbaar zijn.
Hoofdstuk 7 Rechten van betrokkenen
Met de invoering van de AVG krijgen betrokkenen meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun gegevens. Hun rechten en plichten worden namelijk versterkt en uitgebreid in de artikelen 13 t/m 22 AVG. De betrokkene kan zich voor het inroepen van zijn rechten wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke, in de meeste gevallen het college van burgemeester en wethouders. De rechten en plichten gelden voor een ieder waarvan persoonsgegevens worden verwerkt door de gemeente. Het gaat dus niet alleen om de rechten en plichten van de inwoners van Amstelveen en Aalsmeer. De AVG spreekt daarom over de rechten van betrokkenen. Hieronder worden de verschillende rechten uiteengezet.
Paragraaf 7.1 Rechten en plichten
De gemeente informeert betrokkenen over welke persoonsgegevens waar verwerkt worden. Voor de gemeente is het heel belangrijk dat betrokkenen erop kunnen vertrouwen dat de gemeente hun persoonsgegevens zorgvuldig verwerkt. Dat vertrouwen wordt gecreëerd door inzichtelijk te maken op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt en beheerd.
Voorbeeld: Op verschillende manieren informeert de gemeente de betrokkene over voor welke doeleinde de persoonsgegevens worden verzamelt zoals via het re gister van verwerkingen, het pri vacystatement op de gemeentelijke website en de aanvraagformulieren in het sociaal domein.
Recht tot inzage en correctie van persoonsgegevens
Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of en op welke manier hun gegevens worden verzameld en verwerkt. Dit met inachtneming van de beperkingen zoals neergelegd in wet- en regelgeving. Iedere betrokkene kan daarom de gemeente verzoeken om zijn persoonsgegevens in te zien, te wijzigen, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dit verzoek kan digitaal via het webportaal, via het algemene mailadres (gemeen-te@aalsmeer.nl) mail of schriftelijk (postbus 253, 1430AG Aalsmeer) worden ingediend De gemeente deelt, na vaststelling van de identiteit, binnen een maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de betrokkene mede hoe het verzoek wordt afgehandeld.
De gemeente voert publiekrechtelijke taken uit, dit is doorgaans de grondslag voor gegevensverwerking. Ondanks dat heeft iedere betrokkene het recht om, vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden, te vragen zijn of haar persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van bezwaar. De gemeente zal bij dit verzoek beoordelen of de gegevensverwerking gerechtvaardigd is of dat de bijzondere omstandigheden van de betrokkene dusdanig zijn, dat het verzoek moet worden ingewilligd.
Recht op menselijke blik bij besluiten
Wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten (zoals de financiële situatie, interesses en gedrag) van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, is er sprake van profilering. Het nemen van geautomatiseerde besluiten op basis van profilering is niet toegestaan, tenzij er een (expliciete) wettelijke basis voor bestaat. Bij dit recht kan gedacht worden aan de verwerking van persoonsgegevens via internet zonder menselijke tussenkomst.
Om gebruik te kunnen maken van de bovenstaande rechten kunnen de betrokkenen een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de elektronische weg ingediend worden. Er zal, waar mogelijk, gebruik worden gemaakt van een formulier dat de betrokkene helpt om zijn recht(en) uit te oefenen. Deze formulieren zullen op de websites van de gemeenten beschikbaar komen.
Paragraaf 7.2 Besluitvorming verzoeken
Indien een betrokkene een recht gaat uitoefenen zal dat vooral zijn door middel van een gericht verzoek aan de gemeente. De beslissing van de gemeente op dit verzoek valt onder de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dat betekent dat de beslissing op het verzoek een besluit is in de zin van de Awb waartegen bezwaar en beroep kan worden ingediend. De wettelijke beslistermijn is één maand en bij een complex verzoek kan deze termijn verlengd worden met twee maanden.
Indien een betrokkene van mening is dat de gemeente privacyregels ten opzichte van hem overtreedt, kan betrokkene hierover een klacht indienen via de website van de gemeente Aalsmeer. Naast de op de website ten beschikking staande webformulieren kan de klacht ook schriftelijk worden gericht aan de gemeente Aalsmeer via postbus 253, 1430AG. In de afhandeling van de klacht vervult de FG een centrale rol.
De betrokkene kan zijn of haar klacht of een verzoek tot bemiddeling ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoofdstuk 8 Inwerkingtreding, evaluatie en herziening
De AVG verplicht de ambtelijke organisatie om steeds te kijken of het beleid nog voldoet en of het eventueel aangepast moet worden. Technologische en maatschappelijke ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Dit kan reden zijn om het beleid aan te passen. Omdat daarnaast nog niet geheel duidelijk is hoe de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens) zijn taak zal opvatten, is het noodzakelijk om het privacybeleid periodiek te evalueren. Er is immers sprake van nieuwe wetgeving die volop in beweging is en waar door de rechtspraak en de toezichthouder nog nader invulling aan zal worden gegeven.
Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling door het college van B&W. Het beleid wordt iedere twee jaar geëvalueerd en indien nodig herzien. Indien zich eerder grote wijzigingen voordoen vindt actualisatie eerder plaats. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via overheid.nl, Amstelveen.nl, Aalsmeer.nl.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 21 april 2020.
De secretaris,
mr. J.J.A. Dunselman
De voorzitter,
mr. G.E. Oude Kotte
Bijlage 1
Wettelijke kaders voor de omgang met persoonsgegevens
De gemeente is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende (wettelijke) kaders:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De kaders vormen het uitgangspunt voor nader uit te werken gedragsrichtlijnen en protocollen of om deze te actualiseren. Deze gedragsrichtlijnen en protocollen geven richting aan de uitvoering in de dagelijkse praktijk. Het gaat in ieder geval om de volgende protocollen (niet limitatief):
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Naast bovengenoemde kunnen in de toekomst nog meer richtlijnen en protocollen worden opgesteld. Hiermee kunnen we snel en flexibel inspelen op nieuwe ontwikkelingen.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2020-127206.html