Aanvullend Reglement van Orde gemeenteraad Zevenaar voor digitale vergaderingen

De raad van de gemeente Zevenaar;

 

overwegende dat;

 

als gevolg van de coronacrisis het niet mogelijk is om fysieke raads- en commissiebijeenkomsten te organiseren waar iedereen bij aanwezig kan zijn;

 

de wetgever het door middel van een Spoedwet digitaal vergaderen en besluiten mogelijk heeft gemaakt;

 

gelet op artikel 16 van de Gemeentewet dat bepaalt dat de raad haar eigen Reglement van Orde vaststelt;

besluit:

 

  • 1.

    De aanvulling op het Reglement van Orde in verband met digitale besluitvorming door de gemeenteraad van Zevenaar vast te stellen;

Aanvullend Reglement van Orde gemeenteraad Zevenaar voor digitale vergaderingen

 

Hoofdstuk 1 – Algemeen

Artikel 1 Digitaal video-vergaderen

  • 1.

    De gemeenteraad, de Agendacommissie, het Presidium, de commissies Samenleving, Ruimte en Middelen, de Auditcommissie en de Rekenkamercommissie vergaderen gedurende de periode waarin de spoedwet van kracht is digitaal.

  • 2.

    Alleen de vergaderingen van de gemeenteraad en van de commissies Samenleving, Ruimte en Middelen zijn openbaar en kunnen door een ieder op de voor de gemeente Zevenaar gebruikelijke wijze gevolgd worden.

  • 3.

    Er kan tijdens een openbare digitale video-vergadering geen vertrouwelijke informatie of documenten waarover geheimhouding is opgelegd, worden gedeeld. Dit kan wel bij een besloten digitale video-vergadering waarbij de beslotenheid bij iedere deelnemer aan de vergadering van toepassing is.

Artikel 2 Openbaarheid

  • 1.

    De openbare video-vergadering (van gemeenteraad en commissies Samenleving, Ruimte en Middelen) kan door een ieder op afstand op de voor de gemeente Zevenaar gebruikelijke wijze gevolgd worden.

  • 2.

    Voor het inspreken bij de vergaderingen van de commissies Samenleving, Ruimte en Middelen, wordt aan de inspreker de mogelijkheid aangeboden om digitaal deel te nemen aan de vergadering via een eigen voorziening of via een voorziening in een ruimte van het gemeentehuis of door middel van een schriftelijk ingediende tekst die door de commissiegriffier tijdens de vergadering wordt voorgelezen.

Hoofdstuk 2 – Raadsvergadering

Artikel 3 Voorbereiding

  • 1.

    Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering aan de griffie door welke raadsleden het woord willen voeren over een agendapunt.

  • 2.

    Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering aan de griffie van welke ingekomen stukken zij het behandeladvies willen wijzigen en/of willen bespreken in een commissievergadering.

Artikel 4 Aanvang digitale vergadering

  • 1.

    Raadsleden zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit zonder twijfel kan vaststellen.

  • 2.

    Van raadsleden wiens identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt verondersteld dat zij niet deelnemen aan de video-vergadering.

  • 3.

    De griffier stelt een presentielijst op van de deelnemers wiens identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst samen met de voorzitter. De presentielijst wordt op gebruikelijke wijze gearchiveerd.

  • 4.

    De vergadering kan door de voorzitter worden geopend indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden deelneemt aan de video-vergadering.

    Bij aanvang van de vergadering zet de voorzitter de microfoons van alle deelnemers, met uitzondering de microfoon van zichzelf, uit.

Artikel 5 Spreekregels

  • 1.

    De voorzitter geeft het woord aan het raadslid (de raadsleden) waarvan is aangegeven dat zij bij het betreffende agendapunt het woord zullen voeren. De voorzitter geeft hiervoor alleen de microfoon van het raadslid vrij. De spreekvolgorde wordt bepaald door de voorzitter.

  • 2.

    Indien een deelnemer het woord wenst, maakt hij dat kenbaar in de signaleringfunctie die de digitale vergaderapplicatie heeft.

Artikel 6 Schorsing van de vergadering

  • 1.

    Op verzoek van een raadslid kan de voorzitter besluiten de vergadering voor een bepaalde tijd te schorsen. De duur van de schorsing wordt voor de aanvang van de schorsing bepaald. Tijdens de schorsing worden alle microfoons en het videobeeld uitgezet.

  • 2.

    Gedurende de schorsing blijven de raadsleden wel digitaal aanwezig, doch niet zichtbaar, in de raadsvergadering. Raadsleden kunnen met behulp van bijvoorbeeld de telefoon met anderen overleggen. Ook de chatfunctie kan hiervoor gebruikt worden.

  • 3.

    Een minuut voor het einde van de schorsing geeft de voorzitter een geluidssignaal ten teken dat de vergadering bijna wordt heropend.

  • 4.

    Aan het einde van de schorsing stelt de voorzitter vast dat minimaal het quorum aanwezig is zodat de vergadering heropend kan worden.

Artikel 7 Besluitvorming

  • 1.

    Na afronding van de beraadslaging over het agendapunt volgt de besluitvorming.

  • 2.

    De voorzitter inventariseert eerst of ten aanzien van hetgeen waarover besluitvorming wordt gevraagd (amendement, raadsbesluit of motie), een raadslid een stemverklaring wenst af te leggen. Een stemverklaring is kort en zakelijk.

  • 3.

    Na het afleggen van eventuele stemverklaringen, inventariseert de voorzitter of er behoefte is aan stemming. Indien een raadslid stemming wenst, maakt hij dit kenbaar door zichtbaar in beeld zijn hand, of pen, op te steken (visueel) en meldt dit mondeling bij de voorzitter.

  • 4.

    Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt geacht het voorstel unaniem te zijn aangenomen.

  • 5.

    Indien door 1 of meerdere raadsleden wel om stemming wordt gevraagd, vindt stemming in een video-vergadering altijd hoofdelijk plaats.

  • 6.

    Bij hoofdelijke stemming wordt de microfoon van alle raadsleden ingeschakeld. De voorzitter (of griffier) roept de leden van de raad op alfabetische volgorde bij hun naam.

  • 7.

    Het raadslid maakt mondeling zijn stem kenbaar door voor of tegen uit te spreken.

  • 8.

    De voorzitter (of griffier) gaat pas over tot het uitspreken van een volgende naam indien er geen misverstand kan ontstaan over de mondelinge wilsuitdrukking van het raadslid.

  • 9.

    Bij een schriftelijke stemming wordt er aan ieder raadslid een stembriefje (per mail) gezonden. Na afloop van de digitale vergadering waarin het agendapunt besproken is worden de stembriefjes door ieder raadslid per mail (scan) of per brief ingeleverd bij de griffie. De echtheid van de stem moet dan door de voorzitter kunnen worden gecontroleerd.

Artikel 8 Storing bij stemming

  • 1.

    Indien door technische redenen een raadslid onverhoopt niet in staat is geweest zijn stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende raadslid.

  • 2.

    Indien alle overige raadsleden hun stem hebben uitgebracht, controleert de voorzitter of de technische problemen bij het raadslid dat nog niet zijn stem heeft uitgebracht, maar wel deelnam aan de vergadering, zijn verholpen. Indien de technische problemen zijn verholpen, brengt het raadslid alsnog zijn stem uit. Indien ook op dat moment de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten.

  • 3.

    Indien de voorzitter (of griffier), ook ná technische ondersteuning, de wilsuitdrukking van een raadslid niet heeft kunnen vaststellen, wordt dit raadslid geacht niet deel te hebben genomen aan de stemming.

Artikel 9 Moties en amendementen

  • 1.

    Moties en amendementen worden zo veel mogelijk uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de griffie aangeleverd.

  • 2.

    Indien moties en amendementen ter vergadering worden ingediend, stuurt de indiener de motie of het amendement met behulp van de chat functie naar de griffier.

  • 3.

    De griffie plaatst ontvangen moties en amendementen zo spoedig mogelijk in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem.

  • 4.

    Bij stemming over moties en amendementen wordt voor aanvang van de stemming voor alle deelnemers (ten minste) het dictum in beeld gebracht.

Hoofdstuk 3 – Slotbepalingen

Artikel 10 Uitleg

  • 1.

    Indien deze aanvulling ergens niet in voorziet, wordt teruggevallen op het Reglement van Orde ten behoeve van vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Zevenaar, mits niet strijdig met de gemeentewet.

  • 2.

    In gevallen waarin deze aanvulling of het vigerende Reglement van Orde niet voorziet of bij twijfel, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

  • 3.

    Bij twijfelgevallen waarin dit Reglement van Orde en deze aanvulling in bijeenkomsten van commissies zoals beschreven in artikel 1.1 niet voorziet, beslist de voorzitter

Artikel 11 Inwerkingtreding

De in deze aanvulling opgenomen bepalingen zijn met onmiddellijke ingang van kracht, na de vaststelling van deze aanvulling op het Reglement van Orde door de gemeenteraad. Deze aanvulling blijft van kracht gedurende de periode waarop de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba van kracht is.

Aldus besloten in de openbare digitale vergadering van de raad van de gemeente Zevenaar, gehouden op 9 april 2020.

De griffier,

W.M. van der Vlies

De voorzitter,

L.J.E.M. van Riswijk

Toelichting

Artikel 1

Voor het digitaal vergaderen wordt gebruik gemaakt van een daarvoor geschikte software applicatie die voor de raads- en commissieleden toegankelijk is. Mocht een raads- of commissielid niet beschikken over een digitale voorziening die geschikt is voor deelname aan digitale vergaderingen dan kan een geschikte voorziening in bruikleen gegeven worden.

Artikel 2, 3 en 4 behoeven geen toelichting

Artikel 5

Lid 2: In een aparte technische handleiding wordt uitgelegd hoe er van de signaleringsfunctie gebruik kan worden gemaakt.

De voorzitter geeft de spreker het woord, waarbij de voorzitter de microfoon van het raads- of commissielid inschakelt.

Artikel 6 behoeft geen toelichting

Artikel 7 Besluitvorming

Lid 3

Hierbij is niet gekozen voor de mogelijkheid die de digitale signaleringsfunctie biedt maar is gekozen voor de oplossing van een duidelijke hand in beeld. De digitale signaleringsfunctie is alleen voor de voorzitter zichtbaar en niet voor de andere deelnemers en voor de kijkers naar de vergadering

Lid 6

Door het bij de hoofdelijke stemming uitspreken van de stem is de stemming voor iedereen controleerbaar.

Artikelen 8 en 9

Deze artikelen behoeven geen toelichting.

Naar boven