Besluit tot vervanging analoge archiefbescheiden

Het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Zandvoort, gelezen het advies van de gemeentearchivaris van 19 december 2019 en gelet op:

• Artikel 7 Archiefwet 1995;

• Artikel 6 Archiefbesluit 1995;

• Hoofdstuk 3 a Archiefregeling 2009;

• Archiefverordening gemeente Zandvoort 2018;

• Besluit Informatiebeheer gemeente Zandvoort 2013;

besluit vast te stellen het volgende:

Besluit Vervanging Archiefbescheiden Begraafplaatsdossiers Gemeente Zandvoort

Artikel 1

De gemeente Zandvoort gaat over tot de seriematige vervanging van de analoge archiefbescheiden van de begraafplaats te Zandvoort door digitale reproducties, waarna de analoge archiefbescheiden worden vernietigd. Hierop geldt een uitzondering voor de begraafplaatsdossiers met een cultuurhistorische waarde. Deze dossiers worden volledig uitgezonderd van de vernietiging. Voor de overige dossiers geldt een uitzondering op de vervanging voor de historische (bron)documenten. De historische (bron)documenten betreffen (voor zover van toepassing): de begraafakte, crematieverklaring, plaatsing en tekening steen en de afstandsverklaring.

Artikel 2

De seriematige vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging Archiefbescheiden Begraafplaatsdossiers Gemeente Zandvoort. Dit Handboek maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 mei 2020 en wordt in het kader van de Algemene wet bestuursrecht (art. 1:3 en 3:40) bekend gemaakt.

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Vervanging Begraafplaatsdossiers Gemeente Zandvoort.

Zandvoort, 7 april 2020

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Zandvoort

de secretaris,

de burgemeester,

Toelichting

De gemeente Zandvoort neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van informatiebeheer. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, toegankelijkheid en volledigheid. Ook sluit volledig digitaal werken aan bij de ambities van de organisatie.

Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Zandvoort. De uitzonderingen (archiefbescheiden die worden uitgezonderd van het vervangingsproces) zijn beschreven in het Handboek Vervanging Archiefbescheiden Begraafplaatsdossiers Gemeente Zandvoort. In dit handboek zijn ook de diverse beheersmaatregelen beschreven die de kwaliteit van het vervangingsproces garanderen.

Bezwaar

Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:2 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar.

Bij de gemeente Zandvoort kunt u schriftelijk bezwaar maken. U kunt geen bezwaar maken per e-mail. Stuur uw bezwaarschrift naar:

Het college van Burgemeester en Wethouders

Gemeente Zandvoort

Postbus 2

2040 AA Zandvoort

U moet het bezwaarschrift ondertekenen en in ieder geval het volgende vermelden:

• uw naam en adres

• de datum

• een omschrijving van het besluit (bijvoorbeeld datum, kenmerk en het onderwerp)

• de reden waarom u het niet eens bent met het besluit.

U ontvangt van de gemeente altijd een ontvangstbevestiging van uw bezwaarschrift. Er gelden verschillende termijnen waarbinnen op een bezwaarschrift een beslissing moet komen. Wanneer een commissie over het bezwaarschrift adviseert, is de termijn 12 weken. In alle andere gevallen is de termijn 6 weken. De gemeente kan deze termijn één keer verlengen met 6 weken. Als een verlenging van de termijn nodig is, krijgt u daarvan schriftelijk bericht.

Het indienen van een bezwaar heeft geen schorsende werking. Wilt u dit besluit tijdelijk uitstellen, dien dan een verzoek in bij de voorzieningenrechter van de rechtbank voor een voorlopige voorziening.