Budgethoudersregeling gemeente Montfoort

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort;

gelet op de financiële verordening gemeente Montfoort 2018 en de Gemeentewet;

B E S L U I T E N :

vast te stellen de budgethoudersregeling gemeente Montfoort

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

• Begroting: de begroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een kaderstellende functie: ze wijst financiële middelen toe aan programma’s en autoriseert de besteding van die middelen;

• Begrotingswijziging: betreft de verschuiving van budgetten tussen programma`s en dekkingsmiddelen. Deze worden door het college ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad;

• College: het college van burgemeester en wethouders van gemeente Montfoort;

• Budget: een door het college in de taakveldraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van een taak binnen een door de gemeenteraad vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als investeringen;

• Financieel mandaat: de bevoegdheid van een ambtenaar aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie de bevoegdheid is gemandateerd om een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken aan te gaan en om ten laste hiervan bestedingen te verrichten. Om budgetten te kunnen aanwenden kan het nodig zijn dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. De budgethouder mag niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende rechtshandelingen verrichten, maar kan hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig hebben van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het mandaatregister gemeente Montfoort;

• Hoofdbudgethouder: de gemeentesecretaris van gemeente Montfoort. De hoofdbudgethouder is budgethouder of wijst één of meerdere budgethouders aan;

• Budgethouder: de medewerker (manager of griffier) die verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten en het aanwijzen van een of meerdere deelbudgethouders en/of budgetbeheerders; 

• Programmahouder: de door de budgethouder aangewezen medewerker die eindverantwoordelijk is voor het samenstellen van het aan hem/haar toegewezen programma en het aanspreekpunt is voor het beleid van dit programma;

• Deelbudgethouder: de medewerker die, onder eindverantwoordelijkheid van de budgethouder, verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen, verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• Budgetbeheerder: de medewerker die onder verantwoordelijkheid van de (deel)budgethouder belast is met de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• Prestatieverklaring: een bewijsstuk, waarmee vastgelegd wordt dat de prestatie, waarvoor een factuur ontvangen is, ook daadwerkelijk geleverd is;

• Taak: het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit;

• Taakveld: een door het Rijk voorgeschreven eenheid van taken en daaraan gerelateerde activiteiten van gemeenten waar budgetten aan gekoppeld zijn en op welk niveau de rechtmatigheid wordt vastgesteld;

• Technische begrotingswijziging: de verschuiving van budgetten binnen of tussen taakvelden binnen één programma;

• Verplichting: de verplichting tot het verrichten van een financiële beheershandeling (zoals het doen van betalingen of een verrekening) aan een derde op grond van een overeenkomst, besluit of beschikking.

Artikel 2 Vaststelling budgetten gemeenten

• 1. Jaarlijks, voor een door het college vast te stellen datum, levert het managementteam aan het college de conceptbegroting ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar vast te stellen gemeentebegroting aan.

• 2. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door de raad en/of het college vastgestelde kaders.

• 3. Indien in de begroting de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief, niet of onvoldoende zijn te beschrijven zullen tussen het college en de hoofdbudgethouder specifieke afspraken worden gemaakt.

Hoofdstuk 2 Budgethouderschap

Artikel 3 Hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting wordt door het college opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt de uitvoering op aan een budgethouder. De budgethouder kan voor de uitvoering deelbudgethouders aanwijzen. De (deel)budgethouder kan voor de uitvoering budgetbeheerders aanwijzen. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor voortgangs- en budgetbewaking en rapporteert, conform de Planning & Control cyclus, aan het college.

Artikel 4 Budgetbeheerder

• 1. De budgetbeheerder is de medewerker die belast is met de uitvoering en besteding van de aan de taak toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt hij verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taak toegewezen middelen (= budget).

• 2. De budgetbeheerder informeert de (deel)budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

• 3. De deelbudgethouder informeert de budgethouder tijdig over dreigende over- en

  onderschrijdingen.

• 4. De budgethouder informeert de hoofdbudgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

• 5. De hoofdbudgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk.

Artikel 5 Functiescheiding

De functie van (deel)budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met:

• 1. de registrerende functie;

• 2. de betalingsfiatterende functie;

• 3. de functie van kassier.

Artikel 6 Mandateren

• 1. De financiële mandaten worden schriftelijk (c.q. electronisch) vastgelegd. Dit geldt zowel voor de aanwijzing van de budgethouder door de hoofdbudgethouder als voor de budgetten die door het college aan de hoofdbudgethouder, door de hoofdbudgethouder aan de budgethouder, door de budgethouder aan deelbudgethouders en door de (deel)budgethouders aan de budgetbeheerders zijn gemandateerd.

• 2. Doormandateren en het intrekken daarvan kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de desbetreffende budgethouder.

• 3. Een kopie van de vastlegging van het mandaat of de intrekking ervan wordt verstrekt door de financiële administratie.

• 4. De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle gemandateerde medewerkers.

Hoofdstuk 3 Invulling van het budgethouderschap c.q. -beheer

Artikel 7 Aangaan van verplichtingen, betalingen

• 1. De hoofdbudgethouder, budgethouders, deelbudgethouders en budgetbeheerders gaan namens de gemeente Montfoort verplichtingen aan. Daarbij nemen zij de procedures (inkoop- en aanbestedingsbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht.

• 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 3. Indien onvoldoende budget aanwezig is dient vooraf bij het college aanvullende budgetruimte te worden aangevraagd.

• 4. Uitsluitend in geval van calamiteiten is het toegestaan, indien mogelijk na overleg met het college, verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 5. Als van de bepaling onder lid 4. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het college terstond geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk wordt aan het college een voorstel voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

• 6. Alleen de desbetreffende (deel)budgethouder/budgetbeheerder codeert, dateert en accordeert facturen. Bij afwezigheid van budgetbeheerder of (deel)budgethouder, als betaling van een factuur geen uitstel kan dulden, accordeert een gelijkwaardige budgetverantwoordelijke volgens het principe van horizontale vervanging. De vervanging dient schriftelijk te worden vastgelegd.

• 7. De budgetbeheerder laat gecodeerde facturen groter dan € 5.000,- mede accorderen door de (deel)budgethouder.

• 8. Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder, (deel)budgethouder en budgetbeheerder betalingen aan zichzelf autoriseren (bv declaraties).

• 9. Uitgaven die betrekking hebben op budgetten over diverse disciplines, zoals verzekeringen, reserves, dotaties aan voorzieningen, afschrijvingen, rente en OZB-aanslagen, worden centraal afgehandeld door team service, ondersteuning en staf. De afdelingsmanager service, ondersteuning en staf is verantwoordelijk voor de verdeling van de kosten. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor hun totale budget, inclusief deze posten.

• 10. De hoofdbudgethouder, de (deel)budgethouders en budgetbeheerders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:

Functie	Bevoegd tot maximaal
College	Bedragen hoger dan € 400.000,-
Hoofdbudgethouder	€ 400.000,-
(Deel)budgethouder	€ 200.000,-
Budgetbeheerder	€ 25.000,-

• 1. De

• 2. De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de (deel)budgethouders en budgetbeheerders en nadere regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording, autorisatie van verplichtingen en lagere maximale hoogtes van bevoegdheden.

Artikel 8 Verschuiving van budgetten

• 1. Verschuiving van inkomsten en/of uitgaven tussen programma en algemene dekkingsmiddelen is in het kader van deze regeling niet relevant omdat het een bevoegdheid betreft van de gemeenteraad.

• 2. Verschuivingen van budgetten tussen taakvelden binnen het programma (productniveau): Het college stelt, op voorstel van de budgethouder, een technische begrotingswijziging vast, waarbij wordt geschoven met budgetten tussen taakvelden binnen een programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden. De budgethouder is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

• 3. Verschuiving van middelen binnen een taakveld: Het is de budgethouder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een taakveld. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 9 Toezicht

• 1. Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende programmaregisseurs/schrijvers, (deel)budgethouders en budgetbeheerders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Hij heeft in deze rol een aanwijzingsbevoegdheid.

• 2. Toezicht op de naleving van deze regeling wordt vormgegeven volgens het PDCA (Plan, Do, Check, Act) principe.

Artikel 10 Informatievoorziening / registratie

• 1. Iedere programmahouder, (deel)budgethouder en budgetbeheerder heeft toegang tot financiële informatie over de toegewezen budgetten.

• 2. De financiële administratie houdt een register bij waarin (deel)budgethouders en budgetbeheerders per budget worden vastgelegd, alsmede tot welke bedragen zij verplichtingen mogen aangaan ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 3. De financiële administratie houdt een register bij waarin programmaregisseurs/schrijvers per programma worden vastgelegd.

Artikel 11 Overige bepalingen

• 1. De hoofdbudgethouder, programmahouder, (deel)budgethouders, en budgetbeheerders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

• 2. De hoofdbudgethouder, programmahouder, (deel)budgethouders en budgetbeheerders handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

  • 1. Deze budgethoudersregeling;

  • 2. De mandaatbesluiten en mandatenlijsten;

  • 3. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

  • 4. De Nederlandse wet.

• 3. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

Artikel 12 Intrekken en inwerkingtreding

• 1. De op 29 mei 2018 door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort, vastgestelde “Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein”, wordt ingetrokken voor zover die regeling de gemeente Montfoort betreft.

• 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2019.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling gemeente Montfoort.

Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van Montfoort, gehouden op 18 december 2018

M.H. van der Veer

de secretaris

P.J. van Hartskamp - de Jong

de burgemeester