Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Altena houdende regels omtrent controle Controleverordening gemeente Altena 2019

De raad van de gemeente Altena,

 

gelezen het voorstel dat is voorbereid door de werkgroep raad en griffie Altena;

 

gelet op artikel 213 lid 1 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten;

 

besluit

 

Vast te stellen de Verordening voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Altena 2019.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant: een door de raad benoemde registeraccountant of accountant-administratie-consulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountants¬controle bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

  • b.

    accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

    • -

      het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • -

      het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

    • -

      het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

    • -

      de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

  • c.

    rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

  • d.

    deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

  • e.

    auditcommissie: de door de raad ingestelde commissie die is belast met de advisering en afstemming van activiteiten op het gebied van auditing, financieel beleid en beheer en aangrenzende gebieden.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant, met de intentie voor een meerjarige opdrachtverlening en de optie deze met 1 jaar te verlengen.

  • 2.

    De auditcommissie bereidt in overleg met het college de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3.

    De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening, waarbij in beginsel het wettelijk maximum, zoals neergelegd in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten, wordt gehanteerd.

    • b.

      de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

    • f.

      de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

    • g.

      de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

    • h.

      de wijze van afstemming met de auditcommissie respectievelijk het college gedurende de uitvoering van de werkzaamheden.

  • 4.

    In afwijking van het derde lid, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

  • 5.

    In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

  • 1.

    Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad voor uiterlijk 1 juni na afloop van het dienstjaar aan de raad. In het geval deze termijn niet haalbaar is informeert het college de raad direct.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennis-geving uitvoeren.

  • 3.

    De auditcommissie draagt in overleg met de accountant zorg voor de afstemming voor een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de auditcommissie vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 3.

    Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college en aan de auditcommissie.

  • 2.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan het college.

  • 3.

    De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 4.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking met dien verstande dat zij voor het eerst van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2019.

  • 2.

    Op het in het eerste lid genoemde tijdstip vervallen de hierna genoemde verordeningen, met dien verstande dat deze van toepassing blijven op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2018:

    • -

      de Regeling Controle financieel beheer en inrichting van de financiële organisatie, vastgesteld door de gemeenteraad van Aalburg op 30 oktober 2003.

    • -

      de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie, vastgesteld door de gemeenteraad van Werkendam op 6 oktober 2009.

    • -

      de Controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet, vastgesteld door de gemeenteraad van Woudrichem op 26 januari 2004.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening gemeente Altena 2019’.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 8 januari 2019.

De raadsgriffier,

Drs. S.J. Peet

de voorzitter,

Naar boven